เมื่อคุณทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การรู้วิธีกรองในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}จะ เป็นประโยชน์

มีสองวิธีในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้มุมมองตัวกรองในเมนู Google ชีต^{(Google Sheets menu)}ซึ่งช่วยให้คุณปรับแต่งวิธีเฉพาะในการกรองข้อมูลในแผ่นงานที่คุณสามารถนำมาใช้ซ้ำได้ วิธีการกรองข้อมูลในGoogle ชีต^{(Google Sheets)} แบบไดนามิกมากขึ้น คือการใช้ฟังก์ชันFILTER

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ทั้งสองวิธี

สร้างมุมมองตัวกรอง^{(Filter View)}ในGoogleชีต

ในวิธีนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ตัวกรองที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่คุณต้องการดู มุมมองตัวกรองนี้จะซ่อนข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด คุณยังสามารถรวมพารามิเตอร์ตัวกรองสำหรับมุมมองตัวกรองขั้นสูงได้อีกด้วย

วิธีสร้างมุมมองตัวกรอง^{(How to Create a Filter View)}

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลที่รวมถึงการซื้อสินค้าของลูกค้า ข้อมูลรวมถึงชื่อ ที่อยู่ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และอื่นๆ

สำหรับตัวอย่างนี้ สมมติว่าคุณต้องการเห็นเฉพาะลูกค้าจากPlaya Vista , CA และเฉพาะลูกค้าที่มีที่อยู่อีเมล ".gov" 

1. ในการสร้างตัวกรองนี้ ให้เลือก ไอคอน สร้างตัวกรอง^{(Create a Filter)}ในเมนู ไอคอนนี้ดูเหมือนกรวย 

2. คุณจะเห็นไอคอนตัวกรองขนาดเล็กปรากฏขึ้นที่ด้านขวาของส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ เลือกไอคอนช่องทางนี้ที่ด้านบนของช่องที่อยู่ลูกค้า^{(Customer Address)}เพื่อปรับแต่งตัวกรองสำหรับฟิลด์นี้ 

3. จะเป็นการเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกตัวกรองได้ เลือกลูกศรทางด้านซ้ายของกรองตาม^{(Filter by values)}ค่า เลือกล้าง^(Clear)เพื่อยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมดในฟิลด์นั้น 

หมายเหตุ^(Note) : นี่เป็นขั้นตอนสำคัญเพราะจะรีเซ็ตมุมมองจากการแสดงระเบียนทั้งหมดเป็นการแสดงไม่มี นี่เป็นการเตรียมExcelเพื่อใช้ตัวกรองที่คุณจะสร้างในขั้นตอนต่อไป

4. พิมพ์ข้อความในฟิลด์ด้านล่างที่คุณต้องการกรองฟิลด์ตาม ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ “Playa Vista” และเลือกไอคอนค้นหาเพื่อดูเฉพาะระเบียนที่มีข้อความนั้น เลือกระเบียน^(Select)ทั้งหมดที่แสดงในรายการผลลัพธ์ สิ่งนี้จะปรับแต่งตัวกรองของคุณเพื่อให้แสดงเฉพาะรายการที่คุณเลือกในสเปรดชีต

4. เมื่อคุณเลือก ปุ่ม ตกลง^(OK)คุณจะเห็นข้อมูลในแผ่นงานของคุณถูกกรองเพื่อให้แสดงเฉพาะลูกค้าจากPlaya Vistaเท่านั้น

5. ในการกรองในฟิลด์ที่สอง เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของฟิลด์นั้น ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเพื่อสร้างตัวกรอง ล้างรายการทั้งหมด พิมพ์ข้อความ "gov" เพื่อกรองที่อยู่อีเมลที่ไม่มี "gov" เลือกรายการเหล่านั้น และเลือกตกลง^(OK)

ตอนนี้ คุณได้ปรับแต่งตัวกรองของคุณเพื่อให้แสดงเฉพาะระเบียนในชุดข้อมูลที่คุณสนใจเท่านั้น เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ซ้ำทุกครั้งที่เปิดสเปรดชีต ก็ถึงเวลาบันทึกตัวกรอง

การบันทึกและการดูตัวกรอง การดู^{(Saving and Viewing Filter Views)}

เมื่อคุณตั้งค่าตัวกรองเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกเป็นมุมมองตัวกรองที่คุณเปิดใช้งานได้ตลอดเวลา

หากต้องการบันทึกมุมมองตัวกรอง เพียงเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากไอคอนตัวกรอง แล้วเลือกบันทึกเป็นมุมมองตัว^{(Save as filter view)}กรอง 

คุณจะเห็นช่องสีเทาเข้มเปิดที่ด้านบนของสเปรดชีต ซึ่งจะแสดงช่วงที่เลือกซึ่งใช้กับตัวกรองและชื่อของฟิลด์ เพียง^(Just)เลือกฟิลด์ถัดจากชื่อ^(Name)แล้วพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการใช้กับตัวกรองนั้น 

เพียงพิมพ์ชื่อแล้วกดEnter

คุณจะสังเกตเห็นทางด้านขวาของแถบสีเทาที่มีไอคอนรูปเฟือง เลือกไอคอนนี้เพื่อดูตัวเลือกตัวกรอง 

ตัวเลือกที่มีจำหน่าย ได้แก่ :

• เปลี่ยนชื่อตัวกรอง
• อัปเดตช่วงที่ใช้ตัวกรอง
• ทำซ้ำตัวกรองเพื่ออัปเดตโดยไม่ส่งผลต่อตัวกรองเดิม
• ลบตัวกรอง 

คุณสามารถปิดตัวกรองที่คุณเปิดใช้งานได้ทุกเมื่อโดยเลือกไอคอนตัวกรองอีกครั้ง

โปรดทราบว่าเมื่อเปิดใช้งานตัวกรองใดๆ ไอคอนตัวกรองจะเปลี่ยนเป็นสีเขียว เมื่อคุณปิดใช้งานตัวกรอง ไอคอนนี้จะเปลี่ยนกลับเป็นสีดำ นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการดูชุดข้อมูลทั้งหมด หรือหากตัวกรองใดได้ลบข้อมูลออกจากมุมมองปัจจุบัน

หลังจากนั้น หากคุณต้องการเปิดใช้งานตัวกรองใดๆ ที่คุณสร้างขึ้นอีกครั้ง เพียงแค่เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากไอคอนตัวกรอง คุณจะเห็นตัวกรองที่คุณบันทึกไว้ปรากฏในเมนู เพียง^(Just)เลือกตัวกรองนั้นเพื่อเปิดใช้งานเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ

การดำเนินการนี้จะกรองข้อมูลพร็อพเพอร์ตี้อีกครั้งโดยใช้การตั้งค่าตัวกรองที่คุณกำหนดค่าไว้

การใช้ฟังก์ชัน FILTER

ตัวเลือกอื่นในการกรองในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}คือการใช้ฟังก์ชันFILTER

ฟังก์ชันFILTERให้คุณกรองชุดข้อมูลตามเงื่อนไขจำนวนเท่าใดก็ได้ที่คุณเลือก 

มาดูการใช้ฟังก์ชันFILTER โดยใช้ตัวอย่าง ^(FILTER)Customer Purchases เดียวกัน กับส่วนสุดท้าย

ไวยากรณ์ของ ฟังก์ชัน FILTERมีดังนี้:

FILTER(ช่วง, เงื่อนไข1, [เงื่อนไข2, …])^{(FILTER(range, condition1, [condition2, …]))}

ต้องการเฉพาะช่วงและหนึ่งเงื่อนไขสำหรับการกรอง คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติมได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ไม่จำเป็น

พารามิเตอร์ของ ฟังก์ชัน FILTERมีดังนี้:

• range : ช่วงของเซลล์ที่^{(range of cells)}คุณต้องการกรอง
• condition1 : คอลัมน์หรือแถวที่คุณต้องการใช้เพื่อกรองผลลัพธ์ 
• conditionX : คอลัมน์หรือแถวอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้เพื่อกรองผลลัพธ์

โปรดทราบว่าช่วงที่คุณใช้สำหรับเงื่อนไขต้องมีจำนวนแถวเท่ากันกับทั้งช่วง

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้างตัวกรองเดียวกันกับส่วนแรกของบทความนี้ คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน FILTER^{(FILTER function)} ต่อไป นี้

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

ซึ่งจะดึงแถวและคอลัมน์จากตารางข้อมูลดั้งเดิม (F1: J20 ) จากนั้นใช้ฟังก์ชัน ^(J20)SEARCHที่ฝังไว้เพื่อค้นหาคอลัมน์ที่อยู่และอีเมลสำหรับกลุ่มข้อความที่เราสนใจ

จำเป็นต้องใช้ ฟังก์ชันSEARCHเฉพาะในกรณีที่คุณต้องการค้นหาส่วนข้อความ หากคุณสนใจการจับคู่แบบตรงทั้งหมดมากกว่า คุณสามารถใช้สิ่งนี้เป็นคำสั่งเงื่อนไขแทน:

I1:I20=”[email protected] ”

คุณยังสามารถใช้ตัวดำเนินการตามเงื่อนไขอื่นๆ เช่น > หรือ < หากคุณต้องการกรองค่าที่มากกว่าหรือน้อยกว่าขีดจำกัดคงที่

เมื่อคุณกดEnterคุณจะเห็นผลลัพธ์ของ ฟังก์ชัน FILTERเป็นตารางผลลัพธ์

อย่างที่คุณเห็น ระบบจะส่งคืนเฉพาะคอลัมน์ในช่วงที่คุณเลือกในพารามิเตอร์แรกของฟังก์ชันเท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะวาง ฟังก์ชัน FILTERในเซลล์ที่มีที่ว่าง (คอลัมน์เพียงพอ) เพื่อให้ผลลัพธ์ทั้งหมดปรากฏ

การใช้ตัวกรองใน Google ชีต

ตัวกรองในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการค้นหาชุดข้อมูลจำนวนมาก^{(very large sets of data)}ในGoogle ชี^{(Google Sheets)}ต ฟังก์ชันFILTERให้ความยืดหยุ่นในการเก็บชุดข้อมูลเดิมไว้แต่แสดงผลลัพธ์ที่อื่น

คุณลักษณะตัวกรองในตัวในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขมุมมองชุดข้อมูลที่ใช้งานอยู่ได้ในทุกรูปแบบที่คุณสนใจในช่วงเวลาที่กำหนด คุณสามารถบันทึก เปิดใช้งาน ปิดใช้งาน หรือลบตัวกรองตามที่คุณต้องการ

คุณมีคำแนะนำที่น่าสนใจสำหรับการใช้ตัวกรองในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}หรือไม่ แบ่งปัน^(Share)ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

How to Filter in Google Sheets

When you’re working with large dаtaѕets, it’s υseful to know how to filter in Google Sheets.

There are two ways to do this. You can use filter views in the Google Sheets menu, which lets you customize specific ways to filter the data in the sheet that you can reuse. A more dynamic method to filter data in Google Sheets is using the FILTER function.

In this article, you’ll learn how to use both methods.

Create a Filter View in Google Sheets

In this method, you’ll learn how to apply a filter that will show you only data from a large dataset that you want to see. This filter view will hide all other data. You can also combine filter parameters for more advanced filter views as well.

How to Create a Filter View

As an example, imagine you have a set of data that includes product purchases made by customers. The data includes names, addresses, emails, phone numbers, and more.

For this example, let’s say you want to see only customers from Playa Vista, CA, and only customers who have a “.gov” email address. 

1. To create this filter, select the Create a Filter icon in the menu. This icon looks like a funnel. 

2. You’ll see small filter icons appear on the right side of each column header. Select this funnel icon at the top of the Customer Address field to customize the filter for this field. 

3. This will open a window where you can customize the filter options. Select the arrow to the left of Filter by values. Select Clear to deselect all entries in that field. 

Note: This is an important step because it resets the view from showing all records to showing none. This prepares Excel to apply the filter you’re going to create in the next steps.

4. Type the text in the field below that you want to filter the field by. In this example, we’ll use “Playa Vista” and select the search icon to see only those records that contain that text. Select all of the records that show up in the results list. This customizes your filter so that only the items you select will be displayed in the spreadsheet.

4. Once you select the OK button, you’ll see the data in your sheet filtered so that only customers from Playa Vista are displayed.

5. To filter on a second field, select the filter icon at the top of that field. Repeat the process above to create the filter. Clear all entries, type the “gov” text to filter out any email addresses that don’t contain “gov,” select those entries, and select OK.

Now you’ve customized your filter so that only the records in the dataset you care about are displayed. So that you don’t have to repeat this process every time you open the spreadsheet, it’s time to save the filter.

Saving and Viewing Filter Views

When you’re done setting up your filter, you can save it as a filter view that you can enable at any time.

To save a filter view, just select the dropdown arrow next to the filter icon and select Save as filter view. 

You’ll see a dark gray field open at the top of the spreadsheet. This will show you the selected range that the filter applies to and the name of the field. Just select the field next to Name and type the name you’d like to apply to that filter. 

Just type the name and press Enter.

You’ll notice on the right side of the gray bar that there’s a gear icon. Select this icon to see filter options. 

Available options include:

• Rename the filter
• Update the range that the filter applies to
• Duplicate the filter to update it without affecting the original filter
• Delete the filter 

You can turn off the filter you’ve enabled at any point simply by selecting the filter icon again.

Note that when any filter is enabled, the filter icon will turn green. When you disable the filters, this icon will turn back to black. This is a quick way to see the entire dataset or if any filter has removed data from the current view.

Later, if you want to re-enable any of the filters you’ve created, just select the dropdown arrow next to the filter icon. You’ll see the filters you’ve saved appear in the menu. Just select that filter to enable it whenever you like.

This will filter the view again using the filter settings you’ve configured.

Using the FILTER Function

Another option to filter in Google Sheets is using the FILTER function.

The FILTER function lets you filter a dataset based on any number of conditions you choose. 

Let’s take a look at using the FILTER function using the same Customer Purchases example as the last section.

The syntax of the FILTER function is as follows:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Only the range and one condition for filtering are required. You can add as many additional conditions as you like, but they aren’t required.

The parameters of the FILTER function are as follows:

• range: The range of cells you want to filter
• condition1: The column or rows that you want to use to filter results 
• conditionX: Other columns or rows you’d also like to use to filter results

Keep in mind that the range you use for your conditions needs to have the same number of rows as the entire range.

For example, if you want to create the same filter as the first part of this article, you’d use the following FILTER function.

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

This grabs the rows and columns from the original table of data (F1:J20) and then uses an embedded SEARCH function to search the address and email columns for the text segments that we’re interested in.

The SEARCH function is only needed if you want to look for a text segment. If you’re more interested in an exact match, you can just use this as the condition statement instead:

I1:I20=”[email protected]”

You can also use other conditional operators, like > or < if you want to filter values greater than or less than a fixed limit.

Once you press Enter, you’ll see the results of the FILTER function as a results table.

As you can see, only the columns in the range you selected in the first parameter of the function are returned. So it’s important to place the FILTER function in a cell where there’s room (enough columns) for all of the results to appear.

Using Filters in Google Sheets

Filters in Google Sheets are a very powerful way to dig through very large sets of data in Google Sheets. The FILTER function gives you the flexibility of keeping the original dataset in place but outputting the results elsewhere.

The built-in filter feature in Google Sheets lets you modify the active dataset view in whatever way you’re interested at any given moment. You can save, activate, deactivate, or delete filters however you like.

Do you have any interesting tips to offer for using filters in Google Sheets? Share those in the comments section below.

Related posts

• วิธีการเรียงลำดับหรือ Filter โดย Color ในแผ่น Google

• วิธีการใช้ Google Sheets Drop Down รายการ

• คุณสมบัติ 9 Hidden ใน Google Maps คุณควรตรวจสอบ

• คืออะไร Google App & How ที่จะใช้

• วิธีการแทรกลายเซ็นใน Google Docs

• วิธีการทำ Line Graph ในแผ่น Google

• วิธีการ Backup Google Chrome History

• Google Search Bar Widget Missing? วิธีการคืนค่าใน Android

• วิธีการใช้ Google Calendar: 10 Pro Tips

• YouTube Algorithm Work เป็นอย่างไร

• วิธีการเปลี่ยน Default Google Account

• ทำไม Does Chrome Have So กระบวนการจำนวนมากทำงาน?

• วิธีการใช้ Stops หลายใน Google Maps

• วิธีการ Embed Google Forms บน Your Website

• วิธีการเพิ่ม Shapes ใน Google Docs

• วิธีดู Google Maps Search History ของคุณ

• วิธียกเลิกหรือหยุดชั่วคราว YouTube Premium Subscription

• วิธีการ Fix SSL Security Certificate ข้อผิดพลาดใน Chrome

• วิธีการลบ YouTube History and Search Activity

• Metric and Dimension ใน Google Analytics คืออะไร