เมื่อสร้างGoogleชีตที่ผู้อื่นจำเป็นต้องกรอก รายการแบบเลื่อนลงจะทำให้ขั้นตอนการป้อนข้อมูลง่ายขึ้น

คุณสามารถดึงรายการสำหรับรายการดรอปดาวน์ของคุณจากช่วงของเซลล์อื่น หรือป้อนโดยตรงก็ได้ เรียนรู้วิธีทำทั้งสองอย่าง รวมถึงวิธีแก้ไขรายการดรอปดาวน์ที่มีอยู่

สร้างรายการดรอปดาวน์ด้วยตนเอง^{(Create Manual Dropdown Lists)}ในGoogleชีต

วิธีที่เร็วที่สุดในการสร้าง รายการดรอปดาวน์ ของ Google ชีต^{(Google Sheets)}คือการแสดงรายการภายในการตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูล

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการแบบหล่นลง เลือกข้อมูล^(Data)จากเมนู จากนั้นเลือกการตรวจสอบ^{(Data validation)}ข้อมูล

2. ถัด  จากเกณฑ์ ให้เลือกรายการ^{(List of items)}

3. ในฟิลด์ถัดจากการเลือกนี้ ให้พิมพ์รายการที่คุณต้องการรวมในรายการดรอปดาวน์ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

4. เลือก ปุ่ม บันทึก^(Save)และคุณจะเห็นว่าเซลล์ที่คุณเลือกในขณะนี้มีรายการแบบเลื่อนลง

ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูล

มีการตั้งค่าที่สำคัญบางประการใน หน้าต่างการตรวจสอบ ข้อมูล^(Data)ที่ควรทราบ

หากคุณยกเลิกการเลือกแสดงรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์^{(Show dropdown list in cell)}ลูกศรแบบเลื่อนลงจะไม่ปรากฏขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้ใช้เริ่มพิมพ์ รายการจะปรากฏขึ้น

ใน ส่วน ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง^{(On invalid data)}หากคุณเลือกแสดงคำเตือน^{(Show warning)}ตัวระบุคำเตือนสีแดงจะปรากฏขึ้น ซึ่งจะแสดงข้อความเตือนผู้ใช้ว่ารายการที่พิมพ์ไม่ตรงกับรายการใดในรายการ

หากคุณเลือกปฏิเสธการป้อนข้อมูล^{(Reject input)}แทนGoogle ชีต^{(Google Sheets)}จะปฏิเสธรายการและแทนที่ด้วยรายการแรกของรายการแบบเลื่อนลงแทน

ใน ส่วน ลักษณะ^(Appearance) ที่ปรากฏ หากคุณเลือกแสดงข้อความช่วยเหลือสำหรับการตรวจสอบความถูกต้อง^{(Show validation help text)}และพิมพ์ข้อความลงในฟิลด์ด้านล่าง ข้อความนั้นจะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์ดรอปดาวน์

สร้างรายการแบบเลื่อนลง^{(Create Dropdown)}จากช่วงGoogle ชีต^{(Google Sheets Range)}

วิธี สร้าง รายการดรอปดาวน์ ของ Google ชีต^{(Google Sheets)}แบบไดนามิก^{(dynamic way)}มากขึ้นคือการใช้เนื้อหาจากช่วงของเซลล์^{(range of cells)}เพื่อเติมรายการ

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. ขั้นแรก^(First)สร้างรายการตรวจสอบความถูกต้องของคุณในช่วงของเซลล์ใดก็ได้ สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องอยู่ในสเปรดชีตเดียวกัน คุณสามารถสร้างและเลือกรายการเหล่านี้ในแท็บสเปรดชีตอื่นๆ ได้เช่นกัน

2. จากนั้นเลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการแบบหล่นลง เลือกข้อมูล^(Data)จากเมนู จากนั้นเลือกการตรวจสอบ^{(Data validation)}ข้อมูล

3. คราวนี้ เลือกรายการจากช่วง^{(List from a range)}จากรายการแบบเลื่อนลงเกณฑ์ ^(Criteria)จากนั้นเลือกไอคอนการเลือกตารางขนาดเล็กเพื่อเปิดหน้าต่างการเลือกช่วง

4. เลือกช่วงที่คุณต้องการใช้เป็นรายการของคุณ แล้วคุณจะเห็นข้อความช่วงปรากฏขึ้นใน ฟิลด์ เลือกช่วง^{(Select a data range)}ข้อมูล

5. เลือกตกลง^(OK)เพื่อปิดหน้าต่างการเลือกและกลับสู่หน้าต่างตรวจสอบความถูกต้อง กำหนดค่าตัวเลือกดรอปดาวน์ที่เหลือที่คุณต้องการ จากนั้นเลือก ปุ่ม บันทึก^(Save)เพื่อเสร็จสิ้น

6. ตอนนี้ คุณจะเห็นข้อมูลช่วงปรากฏเป็นรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ที่คุณเลือก

7. ทำขั้นตอนเดียวกันนี้ต่อไปสำหรับคอลัมน์อื่นๆ ที่คุณต้องการเพิ่มเป็นรายการดรอปดาวน์แบบไดนามิก

การใช้ช่วงเป็นแหล่งที่มาของข้อมูลเป็นวิธีที่ดีในการทำให้สเปรดชีตอัปเดตโดยไม่ต้องอ่านและอัปเดตรายการดรอปดาวน์ทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นด้วยตนเอง

ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจเกี่ยวกับรายการดรอปดาวน์ของ Google ชีต^{(Google Sheets Dropdown)}

รายการดรอปดาวน์ ของ Google ชีต^{(Google Sheets)}ที่เชื่อมต่อกับช่วงต่างๆ มีประโยชน์มากที่สุด เนื่องจากลดการบำรุงรักษาสเปรดชีตโดยรวมของคุณลงอย่างมาก

อัปเดตหลายเซลล์ด้วยการเปลี่ยนแปลงช่วงเดียว^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีเซลล์จำนวนมากที่ดึงข้อมูลจากช่วงของรายการเดียว หากคุณต้องการอัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงรายการเหล่านั้น คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงในช่วงเดียวเท่านั้น

แม้ว่าจะมีเซลล์หลายร้อยเซลล์ที่มีรายการเหล่านั้น การอัปเดตช่วงครั้งเดียวจะอัปเดตเซลล์แบบเลื่อนลงทั้งหมดทันที

การคัดลอกเซลล์ที่ตรวจสอบแล้วเพื่อประหยัดเวลา^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

คุณยังประหยัดเวลาได้ด้วยการคัดลอกเซลล์ดรอปดาวน์ที่ตรวจสอบแล้ว^{(copying validated dropdown cells)}ไปยังเซลล์อื่นๆ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาที่ต้องผ่านกระบวนการก้าวผ่านหน้าจอตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

การคัดลอกเซลล์ที่ตรวจสอบความถูกต้องมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับรายการส่วนที่เลือก เช่น วัน เดือน เวลา และชุดข้อมูลมาตรฐานอื่นๆ

ลบการตรวจสอบเซลล์อย่างรวดเร็ว^{(Quickly Remove Cell Validation)}

สมมติว่า^(Suppose)คุณไม่ต้องการให้รายการรวมอยู่ในเซลล์ใดๆ คุณสามารถลบออกได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกขวาที่เซลล์ เลือก การตรวจสอบ^(Validation)แล้วเลือกลบการตรวจสอบ^{(Remove validation)}ในหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล

คุณจะเห็นลูกศรดรอปดาวน์หายไปจากเซลล์ และรายการดรอปดาวน์ทั้งหมดจะหายไป เซลล์จะกลายเป็นเซลล์สเปรดชีตปกติอีกเซลล์หนึ่ง

การใช้Double Dropdown ListsในGoogleชีต

อีกวิธีหนึ่งที่เป็นประโยชน์ในการใช้รายการดรอปดาวน์ของ Google ชีต คือการ ^{(Google Sheets)}ส่งข้อมูลระหว่าง^{(pass information between sheets)} ชี ต คุณยังสามารถใช้เทคนิคนี้เพื่อถ่ายทอดข้อมูลระหว่างผู้คน

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีแผ่นงานต้นฉบับที่มีรายการงานที่เสร็จสมบูรณ์โดยทีมเดียว คุณสามารถใช้สเปรดชีตที่สองตามงานที่เสร็จสมบูรณ์เหล่านั้นได้

คุณอาจต้องการหรือไม่ต้องการสร้างรายการแรกนั้นตามรายการดรอปดาวน์แบบไดนามิกเดียวกันตามที่อธิบายไว้ในส่วนสุดท้าย

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ให้เลือกเซลล์บนแผ่นงานที่คุณต้องการส่งงานที่เสร็จสมบูรณ์ไปเป็นรายการดรอปดาวน์อื่น แล้วเปิดหน้าต่างการตรวจสอบตามที่อธิบายไว้ในส่วนสุดท้าย เมื่อคุณเลือกช่วงข้อมูล ให้สลับไปที่สเปรดชีตงานต้นทางและเลือกทั้งคอลัมน์ของงาน (รวมถึงเซลล์ว่าง)

ตอนนี้ ในสเปรดชีตปลายทาง คุณจะเห็นว่ามีการดึงข้อมูลจากคอลัมน์งาน ซึ่งหมายความว่าทีมที่สองของคุณสามารถทำงานโครงการของตนเองตามงานที่เสร็จสมบูรณ์จากทีมแรกได้

ทีมแรกสามารถเพิ่มงานที่เสร็จแล้วใหม่ไปยังสเปรดชีตต้นทางได้

เนื่องจากคุณรวมเซลล์ว่างไว้ในช่วงแหล่งที่มา งานใหม่ที่ไม่ซ้ำเหล่านั้นจะปรากฏในรายการดรอปดาวน์ของทีมที่สอง 

โปรดทราบว่าเฉพาะงานที่ไม่ซ้ำเท่านั้นที่จะปรากฏในรายการดรอปดาวน์ที่สอง ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการส่งรายการแถวที่เจาะจงจากต้นทาง แต่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมที่ 2 ในการดูรายการที่ไม่ซ้ำทั้งหมดที่คนอื่นเพิ่มลงในสเปรดชีตในสเปรดชีต

คุณจะ ใช้รายการ ^(Will)ดรอปดาวน์^(Dropdown)ของ Google ชีตอย่างไร

อย่างที่คุณเห็นGoogle ชีต^{(Google Sheets)}มีหลายวิธีในการดึงข้อมูลจากเซลล์อื่นๆ เพื่อกรอกรายการดรอปดาวน์ หรือหากความต้องการในการป้อนข้อมูลของคุณค่อนข้างง่าย คุณสามารถใส่ด้วยตนเองในรายการดรอปดาวน์โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค 

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณควรจะสามารถป้อนข้อมูลสำหรับสเปรดชีตใดก็ได้ที่ง่ายและสะดวกที่สุด

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that other people need to fill оut, a dropdown list can simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• เทมเพลต Google ชีตที่ใช้งานได้จริง 14 แบบสำหรับการใช้งานทุกวัน

• 10 สูตรที่มีประโยชน์ใน Google ชีตเพื่อช่วยคุณประหยัดเวลา

• คุณสมบัติ 9 Hidden ใน Google Maps คุณควรตรวจสอบ

• วิธีการ Filter ในแผ่น Google

• คืออะไร Google App & How ที่จะใช้

• วิธีการใช้ Stops หลายใน Google Maps

• 3 วิธีในการ Create Borders ใน Google Docs

• เพิ่ม Protection ใน Google Chrome and How เพื่อเปิดใช้งานอะไร

• วิธีการ Backup Google Chrome History

• วิธีการอ้างสิทธิ์ในธุรกิจบน Google

• คืออะไร Google“การจราจรที่ผิดปกติ” ข้อผิดพลาดและวิธีการแก้ไขมัน

• วิธีใช้งาน Google Tasks - คู่มือการเริ่มต้นใช้งาน

• วิธีการเปลี่ยน Default Google Account

• Google Search Bar Widget Missing? วิธีการคืนค่าใน Android

• คุณสามารถลบอีเมล์ทั้งหมดจาก Gmail ในครั้งเดียว

• คืออะไร Google Exposure Notifications สำหรับ COVID Protection?

• วิธีการที่ใช้ใน SUMIF Google แผ่น

• วิธีการรับการ Inbox Zero ใน Gmail

• วิธีการทำ Line Graph ในแผ่น Google

• วิธีการติดตาม Changes ใน Google Docs