Todoist เป็นหนึ่งในบริการออนไลน์ที่ต้องทำซึ่งช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดด้วยเวลาที่จำกัด 

ในขณะที่เราเคยพูดคุยกันเรื่องการใช้Todoist ควบคู่ไปกับวิธี Getting Things Done (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)}หลายคนไม่ทราบว่าTodoistช่วยให้คุณสามารถจัดวางรายการของคุณโดยใช้บอร์ด  Kanban

ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีใช้บอร์ดKanban ใน ^(Kanban)Todoistและวิธีการปรับปรุงการจัดการเวลา^{(time management)}และประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น

วิธีใช้บอร์ด Kanban ใน Todoist

หากคุณเคยใช้ Trello มาก่อน^{(used Trello before)}คุณจะรู้ว่าแนวทางKanban " lists" มีประโยชน์เพียงใด ช่วยให้คุณสามารถจัดวางแต่ละขั้นตอนของโครงการหรือกระบวนการในรายการแต่ละรายการได้ จากนั้น คุณสามารถเลื่อนรายการจากเวิร์กโฟลว์นั้นข้ามกระบวนการเมื่องานแต่ละรายการเสร็จสิ้น

แต่ละโปรเจ็กต์ในTodoistใช้รูปแบบเลย์เอาต์ที่คุณเลือกเมื่อคุณสร้างโปรเจ็กต์ในครั้งแรก ค่าเริ่มต้นคือรูปแบบรายการที่คุณอาจคุ้นเคย หากคุณเคยใช้Todoistมาระยะหนึ่งแล้ว

ในการสร้าง บอร์ด Kanban แรก คุณจะต้องสร้างโปรเจ็กต์ใหม่ ถัดจากโปรเจ็^(Projects)กต์ในเมนูด้านซ้าย ให้เลือกไอคอนเครื่องหมายบวก 

ในกล่องโต้ตอบเพิ่มโปรเจ็^{(Add project)} กต์ เมื่อคุณตั้งชื่อและสี แล้ว ให้เปลี่ยน View to Board เลือกเพิ่ม^(Add) _

นี้จะสร้างโครงการใหม่ในเมนูด้านซ้าย แต่ตอนนี้ แทนที่จะใช้รูปแบบรายการ คุณจะเห็นว่าโครงการถูกจัดวางโดยใช้รูปแบบกระดานKanban

ในตอนแรก มันจะดูไม่เหมือนกระดาน เพราะคุณจะต้องสร้างมันโดยกำหนด "ส่วน" 

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำสิ่งนี้ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงเวิร์กโฟลว์หรือ "ขั้นตอน" ในโครงการของคุณ

วิธีการจัดวาง Kanban Board^{(Kanban Board)}ของโครงการของคุณ

ให้ความคิดบางอย่างกับแผนโครงการของคุณ หรือถ้าคุณได้สร้าง บอร์ด Kanban ใหม่ สำหรับโครงการที่บ้านแล้ว ให้คิดถึงขั้นตอนที่คุณจำเป็นต้องดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบโครงการของคุณ

ในตัวอย่างนี้ เราจะสร้างบอร์ดสำหรับสร้างธุรกิจเว็บไซต์ใหม่ เมื่อคิดถึงขั้นตอนที่ใหญ่ขึ้นของโครงการนั้น เราจะสร้างส่วนสำหรับแต่ละขั้นตอนเหล่านั้น

• จัดทำบัญชีและทรัพยากรสำหรับสร้างเว็บไซต์^{(building the website)}
• ขั้นตอนการออกแบบเว็บไซต์ทั้งหมด
• รับการเงินธุรกิจและตั้งค่าร้านค้าออนไลน์
• เตรียมการตลาดและโฆษณา
• เปิดตัวเว็บไซต์

โดยคำนึงถึงขั้นตอนสำคัญเหล่านี้ของโครงการของคุณ ให้ตั้งชื่อแต่ละส่วนเป็นคำอธิบาย

กรอกข้อมูล^(Fill)ในช่องชื่อใต้แต่ละส่วนและเลือกเพิ่ม^{(Add section)}ส่วน 

ทำต่อในแต่ละขั้นตอนหรือส่วนหลักของโครงการของคุณ สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเป็นขั้นตอนจริงในโครงการ แต่ควรประกอบด้วยประเด็นสำคัญทั้งหมดในลักษณะที่เป็นตรรกะซึ่งเหมาะสมสำหรับคุณ

เมื่อเสร็จแล้วกระดานKanban ที่ว่างเปล่าใน ^(Kanban)Todoistควรมีลักษณะดังนี้

ตอนนี้ได้เวลากรอกกระดานของคุณด้วยรายการเล็ก ๆ ในแผนโครงการของคุณ คิดว่าสิ่งเหล่านี้เป็นโครงการย่อยที่รวบรวมเหตุการณ์สำคัญ 

หากต้องการเพิ่มในส่วนนี้ ให้เลือกเพิ่มงาน^{(Add task)}เพื่อเพิ่มการ์ดโครงการย่อยนั้น

คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มรายละเอียดใดๆ ตอนนี้ คุณแค่ร่างโครงงานและขั้นตอนสำคัญๆ คุณจะเพิ่มรายการเพิ่มเติมได้ในภายหลัง คุณยังเพิ่มรายการย่อยและกำหนดการในภายหลังสำหรับแต่ละรายการได้อีกด้วย

เพียงเลือกเพิ่มงาน^{(Add task)}เมื่อคุณตั้งชื่อแต่ละงานเสร็จแล้ว เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณควรมีกระดานเบื้องต้นที่ประกอบด้วยแผนโครงการเริ่มต้นทั้งหมดของคุณ

เมื่อคุณตั้งค่าโปรเจ็กต์ย่อยเหล่านี้แล้ว คุณก็พร้อมที่จะดำดิ่งลงไปในแต่ละโปรเจ็กต์และแยกย่อยเป็นงานที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

การทำงานกับTodoist Kanban Board Cards

หากคุณเลือกการ์ดโครงการย่อยเหล่านี้ คุณจะเห็นทุกสิ่งที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อวางแผนได้

ที่สำคัญที่สุด คุณสามารถวางแผนสิ่งเหล่านี้ออกเป็นงานย่อยได้ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกเพิ่มงาน^{(Add sub-task)}ย่อย

เขียนงานในช่องคำอธิบาย เลือกกำหนดเวลา^(Schedule)ถ้าคุณพร้อมที่จะวางงานในปฏิทินของคุณ หรือคุณสามารถปล่อยให้มันวางแผนในภายหลัง

เลือกไอคอนความคิดเห็นทางด้านขวาของงานเพื่อเพิ่มความคิดเห็นหรือบันทึกย่อที่จะช่วยคุณเมื่อคุณเริ่มทำงานกับงานนั้น

เมื่อคุณตั้งค่างานเสร็จแล้ว ให้เลือกเพิ่ม^{(Add task)}งาน

เมื่อคุณตั้งค่างานทั้งหมดเสร็จแล้ว คุณควรวางแผนโครงการย่อยของคุณให้ดี

เลือก แท็บ ความคิดเห็น^(Comments)เพื่อเพิ่มบันทึกย่อที่เกี่ยวข้องกับงานหรือความคิดเห็นที่คุณต้องการรวมไว้ สิ่งเหล่านี้ใช้กับโปรเจ็กต์ย่อยทั้งหมดโดยรวม ไม่ใช่งานย่อยใดๆ

หากคุณกำลังทำงานกับทีม แท็บ กิจกรรม^(Activity)จะมีประโยชน์เนื่องจากคุณสามารถดูว่าใครกำลังทำงานอะไรและเมื่อใด

อย่างที่คุณเห็นTodoist Kanbanช่วยให้คุณวางแผนและจัดระเบียบโครงการทั้งหมดโดยใช้พื้นที่น้อยลงและอยู่ในรูปแบบที่สมเหตุสมผลมากขึ้น

การใช้คัมบังสำหรับ GTD

สิ่งสุดท้ายที่ต้องสัมผัสคือการใช้ เลย์เอาต์ Kanbanสำหรับ แนวทาง GTDเพื่อการจัดการเวลา

การใช้ บอร์ด Todoist Kanbanสำหรับสิ่งนี้เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลว์GTD นี่เป็นเพราะว่าในGTDคุณจะมีโปรเจ็กต์ที่ตั้งขึ้นสำหรับกรอบเวลาต่อไปนี้:

• เป้าหมาย
• กิจวัตร
• ระยะยาว / ถูกระงับ
• เดือนหน้า
• เดือนนี้
• สัปดาห์หน้า
• ในสัปดาห์นี้

คุณสามารถตั้งค่าบอร์ดKanban ใน ^(Kanban)Todoistโดย ให้ Week นี้^{(This Week)}ทางด้านซ้ายสุดด้านซ้ายสุด จากนั้นกรอบเวลาอื่นๆ ทั้งหมดจะไหลเข้ามา มันก็จะหน้าตาประมาณนี้

ตอนนี้ เพิ่มงานภายใต้รายการกรอบเวลาที่ถูกต้อง โดยย้ายจากขวาไปซ้ายเมื่อใกล้ถึงเวลาที่คุณจะมอบหมายงานให้กับตัวคุณเอง

จากนั้น คุณสามารถกำหนดวันที่ครบกำหนดเมื่อคุณเพิ่มลงในสัปดาห์นี้^{(This Week)}และเพิ่มรายการนั้นในกำหนดการของคุณระหว่างการวางแผนรายสัปดาห์ 

อย่างที่คุณเห็น บอร์ด Todoist Kanbanมีประโยชน์สำหรับหลาย ๆ อย่าง และช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของแผนงานหรือกำหนดการทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าคุณต้องการใช้อย่างไร การวางแผนเวลา GTDหรือการวางแผนโครงการบอร์ดKanban ก็คุ้มค่าที่จะลองใช้^(Kanban)

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is one of the most functional online to-do services that allows you to be as рrоductive as pоѕsible with your limited time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

Related posts

• Todoist GTD Tips เพื่อเพิ่ม Productivity ของคุณ

• 4 ยูทิลิตี้ฟรีเพื่อปรับแต่งเมาส์ของคุณและเพิ่มผลผลิต

• วิธียอดนิยมในการเพิ่มสัญญาณ WiFi และปรับปรุงประสิทธิภาพ

• วิธีสร้างและปรับปรุงเมื่อมีสถานะออนไลน์

• Harman Curve คืออะไร (และช่วยปรับปรุงคุณภาพเสียงของหูฟังได้อย่างไร)

• วิธีการแยก Clip ใน Adobe Premiere Pro

• อะไร Do BCC and CC Mean? ความเข้าใจ Basic Email Lingo

• วิธีสร้าง Transparent Background ใน GIMP

• Discord ไม่ใช่ Opening? 9 Ways เพื่อแก้ไข

• วิธีการ Search Facebook Friends โดย Location, Job, หรือ School

• วิธีการ Insert Emoji ใน Word, Google Docs and Outlook

• วิธีการ Post บทความเกี่ยวกับ Linkedin (และ Best Times ถึง Post)

• วิธีการ Fix Disney Plus Error Code 83

• วิธีเปลี่ยน Caps Lock บนหรือปิดใน Chromebook

• คุณสามารถเปลี่ยน Twitch Name ของคุณได้ไหม ใช่ แต่ Be Careful

• DVI vs HDMI vs DisplayPort - สิ่งที่คุณต้องรู้

• วิธีการขับรถไปที่ Roku TV จาก PC or Mobile

• OLED vs microled: คุณควรรอไหม

• 8 Ways เพื่อขยาย Facebook Page Audience ของคุณ

• วิธีการเปิด File กับ No Extension