10 สุดยอดโปรแกรมเสริม Google Doc เพื่อสร้างเอกสารที่น่าทึ่ง

Google Docsมีคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมมากมาย แต่ในบางกรณี มีบางสิ่งที่ผู้คนต้องการเป็นครั้งคราวโดยที่Google Docs(Google Docs doesn)ไม่มีโดยค่าเริ่มต้น

มีส่วนเสริมของGoogle เอกสาร(Google Doc) จำนวน หนึ่งที่คุณสามารถเปิดใช้งาน ซึ่งจะขยายฐานของคุณลักษณะที่มีในGoogle เอกสาร (Google Docs)ต่อไปนี้เป็นสิบคนที่ดีที่สุด

เครื่องมือไฮไลท์(Highlight Tool)

เมื่อคุณแก้ไขเอกสารหรือทำงานร่วมกันในลักษณะอื่น ความสามารถในการเน้นข้อความนั้นมีค่ามาก 

มีวิธีเน้นในGoogle เอกสาร(Google Docs)เป็นค่าเริ่มต้น ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องเลือกข้อความที่คุณต้องการเน้น เลือกไอคอนไฮไลต์(highlight icon)ใน Ribbon และเลือกสีไฮไลต์(highlight color) ที่ คุณต้องการใช้

สิ่งนี้จะสร้าง เอ ฟเฟกต์ไฮไลท์(highlight effect) ที่ดี สำหรับข้อความที่คุณเลือก อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้ใช้เวลาสองสามขั้นตอนและตัวเลือกมีจำกัด

ส่วน เสริมของ เครื่องมือเน้น(Highlight Tool) Google Docทำให้กระบวนการเน้นการทำงานมากขึ้น

หลังจากที่คุณติดตั้งเครื่องมือแล้ว คุณจะต้องทำตามขั้นตอนการตั้งค่าสองสามขั้นตอนให้เสร็จสิ้น ในการดำเนินการนี้ ในGoogle เอกสาร ให้เลือก(Google Docs select) Add-on(Add-ons)จากเมนู เลือกHighlight ToolและเลือกSettings

เปิดใช้งานการสแกนอัตโนมัติสำหรับชุดปากกาเน้นข้อความเมื่อเริ่ม(Automatically scan for highlighter sets on start)ต้น

เลือก X ที่มุมเพื่อปิดหน้าต่าง สุดท้าย ให้เริ่มเครื่องมือเน้น(highlighter tool) ข้อความ โดยเลือก  Add-on(Add-ons)จากเมนู เลือกHighlight ToolและเลือกStart

การดำเนินการนี้จะเปิดเครื่องมือไฮไล(Highlight Tool)ต์ 

ในการเริ่มต้นใช้การเน้นสี เพียงเลือกข้อความที่คุณต้องการเน้นด้วยสีใดก็ได้ แล้วเลือกคลัง(Highlighter Library)เครื่องมือเน้นข้อความในหน้าต่างเครื่องมือเน้นข้อความ

เลือกNew Setในหน้าต่างแรก ตั้งชื่อชุดและใช้สีที่เหมาะสม ให้สีฉลากถ้าคุณต้องการ เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก  บันทึก(Save)

เมื่อคุณสร้างชุดสีไฮไลท์ ชุดสีเหล่านั้นจะปรากฏในหน้าต่างเครื่องมือไฮไลท์(Highlight Tool window)ที่ด้านขวาของหน้าจอ

แนวคิดก็คือคุณสามารถเลือกข้อความที่ต้องการเน้นได้อย่างรวดเร็ว และเลือกจากชุดสีไฮไลต์ที่คุณสร้างขึ้น ซึ่งจะเน้นข้อความที่เลือกที่เป็นสี

แนวคิดก็คือคุณสามารถสร้างชุดสีไฮไลท์จำนวนมากได้ตามต้องการ จากนั้น คุณสามารถเน้นข้อความที่เลือกได้อย่างรวดเร็วด้วยสีเหล่านั้นโดยคลิกที่ชุดสีใดก็ได้ที่คุณชอบในหน้าต่างนั้น

มันเร่งกระบวนการไฮไลท์(highlight process)และทำให้ง่ายขึ้นมาก

โค้ดบล็อค(Code Blocks)

โปรแกรมเสริม Google Doc ที่ยอดเยี่ยมอีกตัวหนึ่งคือCode  Blocks(Code Blocks)

หากคุณต้องการรหัสเอกสารบ่อยๆ วิธีหนึ่งที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้โปรแกรมประมวลผลคำ(word processor)ที่สามารถจัดการและจัดรูปแบบภาษารหัสเฉพาะได้

ตามค่าเริ่มต้นGoogle เอกสารไม่(Google Docs doesn)สามารถจัดการรูปแบบโค้ดได้เป็นอย่างดี คุณต้องจัดรูปแบบบล็อคโค้ดด้วยตนเองโดยเลือกแบบอักษรประเภทต่างๆ เพิ่มสีพื้นหลัง(background color)และอื่นๆ แต่ทำไมถึงใช้ได้ผลในเมื่อคุณสามารถใช้ส่วนเสริมที่เหมาะกับคุณได้

เมื่อคุณติดตั้งส่วน เสริม Code Blocksคุณสามารถเข้าถึงได้โดยการเลือกเมนูAdd-on(Add-ons)เลือกCode Blocksจากนั้นเลือกStart

ซึ่งจะเปิดหน้าต่างใหม่ทางด้านขวา ซึ่งให้คุณเลือกภาษาของโค้ด(code language)และธีมการจัดรูปแบบที่คุณต้องการใช้

ตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือวางโค้ดของคุณลงในเอกสาร ไฮไลท์ทั้งบล็อคของโค้ด แล้วเลือก ปุ่ม รูปแบบ(Format)ในหน้าต่าง Code Blocks

ซึ่งจะสร้างโค้ดที่มีรูปแบบสวยงามซึ่งฝังอยู่ในGoogle เอกสารของ(Google doc)คุณ

ส่วนเสริมนี้จัดการอาร์เรย์ภาษาที่น่าประทับใจและมีธีมการจัดรูปแบบโค้ดที่ยอดเยี่ยมมากมาย

เอกสารที่กรอกได้(Fillable Document)

การใช้Google เอกสาร(Google Docs) โดยทั่วไป คือการสร้างเทมเพลตฟอร์มที่บุคคลอื่นสามารถกรอกได้ ขออภัยGoogle เอกสาร(Google Docs doesn)ไม่มีคุณลักษณะที่ดีที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารที่กรอกได้ง่าย

โชคดีที่มีส่วนเสริมของGoogle Doc(Google Doc add-on)ชื่อFillable Documentซึ่งช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้

เช่นเดียวกับโปรแกรมเสริมอื่นๆ เมื่อคุณติดตั้งแล้ว คุณต้องเลือกจากรายการเมนูส่วนเสริม แล้ว(Add-ons menu item and select) เลือก  เริ่ม(Start)

เมื่อคุณเรียกใช้ addon ครั้งแรก คุณจะต้องเลือกเริ่มการตั้งค่า(Start setup)เพื่อเริ่มต้น สำหรับขั้นตอนที่ 1(Step 1)คุณจะต้องเลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มที่กรอกได้

คุณสามารถสร้างสเปรดชีตใหม่หรือเลือก(spreadsheet or choose)จากสเปรดชีตที่มีอยู่ เลือกถัดไป(Next)เพื่อดำเนินการต่อ ในขั้นตอนที่สอง คุณจะต้องเลือกหรือสร้างโฟลเดอร์   ปลายทาง(destination folder)

ในขั้นตอนสุดท้าย คุณจะต้องสร้างเทมเพลตอีเมลสำหรับส่งแบบฟอร์มที่กรอกได้ไปยังผู้รับ ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือก 

เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว คุณสามารถใช้หน้าต่างเอกสาร(Document window) ที่กรอก ได้ทางด้านขวาเพื่อสร้างฟิลด์ทั้งหมดสำหรับเอกสารที่กรอกได้ของคุณ เพียง(Just)เลือกไอคอน + ถัดจากรายการฟิลด์ (Field List)คุณยังสามารถเลือกสร้างฟิลด์(Create New Field)ใหม่ จากนั้น คุณสามารถแทรกฟิลด์เหล่านั้นลงในเอกสารโดยเลือกไอคอนแทรกฟิลด์ (Insert Field). 

ฟิลด์เหล่านั้นจะแสดงขึ้นภายในเอกสารโดยมีตัวยึดตำแหน่งที่มีสัญลักษณ์ $ อยู่ข้างหน้า

คุณสามารถดูแบบฟอร์มบนเว็บได้โดยการเลือกเปิดแบบฟอร์มบนเว็บ(Open Web Form)ในหน้าต่างเอกสาร(Document window) ที่กรอก ได้

เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มเสร็จแล้ว ให้เลือกเผยแพร่แบบ(Publish Form)ฟอร์ม เลือก แท็บ การแชร์(Sharing)เพื่อระบุรายชื่อที่อยู่อีเมลที่จะส่งแบบฟอร์มที่คุณกรอกได้

เลือกเผยแพร่แบบฟอร์ม(Publish Form)เพื่อสิ้นสุดและส่งอีเมล

จดหมายเวียน(Mail Merge)

โปรแกรม เสริม Mail Merge เป็นโปรแกรมเสริม (Mail Merge)ของ Google Doc(Google Doc)ที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณใช้ค่าจากสเปรดชีตของ Google ชีตและแทรก(Google Sheets spreadsheet and inserts) ค่า เหล่านี้ลงในเอกสารเทมเพลตได้ 

ทำไมสิ่งนี้ถึงมีประโยชน์? หากคุณพิจารณาธุรกิจที่เจ้าของจำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหลายร้อยราย ส่วนเสริมนี้จะช่วยให้พวกเขาสร้างเอกสาร "(” document)เทมเพลต" ของ ใบแจ้งหนี้หลัก(master invoice)ได้ แต่กรอกข้อมูลในฟิลด์เฉพาะโดยใช้แถวข้อมูลจากสเปรดชีต

ซึ่งจะสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ได้มากเท่าที่จำเป็นในการประมวลผลข้อมูลทั้งหมดจากสเปรดชีตต้นฉบับ ในการใช้ Add-on นี้ คุณเพียงแค่เลือกMail MergeจากเมนูAdd-on(Add-ons)แล้วเลือกStart

ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Mail Merge(Mail Merge window)ทางด้านขวา

ใช้หน้าต่างนี้เพื่อเลือกสเปรดชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการผสาน จากนั้นคุณสามารถเลือกแต่ละฟิลด์ที่คุณต้องการใช้เพื่อผสานเข้ากับเทมเพลต(document template)เอกสาร

คุณยังสามารถเลือกแสดงการตั้งค่าอีเมล(Show Email Settings)เพื่อปรับแต่งเทมเพลตส่วนหัวของอีเมล(email header template)ได้ หากคุณต้องการส่งชุดเอกสารไปยังผู้ใช้หลายรายโดยอัตโนมัติ 

หากคุณต้องการใช้คุณลักษณะอีเมลแบบกลุ่ม(batch email feature)ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าการ ตั้งค่า SMTPสำหรับ addon เพื่อใช้การ ตั้งค่า SMTP ที่ถูกต้อง สำหรับบัญชีอีเมลของ(email account)คุณ

Pixabay รูปภาพฟรี(Pixabay Free Images)

โปรแกรมเสริม Google Doc(Google Doc add-on)ที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือPixabay Free Images (Pixabay Free Images)นี่เป็นหนึ่งในโปรแกรมเสริมที่ใช้งานง่ายที่สุด เนื่องจากเป็นเพียงการค้นหารูปภาพ(image search) ฟรี สำหรับรูปภาพที่คุณสามารถใช้ได้ในเอกสารของคุณเอง

ในการใช้งาน เพียงเลือกAdd-on(Add-ons)จากเมนู เลือกPixabay Free Imagesและ  เลือกSearch Images

ซึ่งจะเปิดหน้าต่างทางด้านขวาสำหรับใช้ค้นหารูปภาพฟรีเพื่อใช้ในเอกสาร Google(Google document)ของ  คุณ

เพียงเลือกรูปภาพฟรีเพื่อวางลงในเอกสารของคุณทุกที่ที่คุณมีเคอร์เซอร์อยู่

ตัวแปรเอกสาร(Doc Variables)

ทางเลือกอื่นนอกเหนือจากโปรแกรม เสริม Mail Mergeหรือ Add-on ของเอกสารที่กรอกได้  คือ(Document add-on)ส่วน เสริม Doc Variables

ส่วนเสริมนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการให้คนหลายคนกรอกเอกสารที่มีค่าของตนเอง ส่วนเสริมนี้ให้รูปแบบการทำงานร่วมกันที่ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อป้อนข้อมูลลงในตัวแปรที่คุณสร้างขึ้นในเอกสาร

เมื่อคุณติดตั้งส่วนเสริมแล้ว การสร้างเอกสารเทมเพลตก็เป็นเรื่องง่าย เพียงเลือก(Just select) Add-on(Add-ons)จากเมนู เลือกDoc VariablesเลือกInsert Variableและเลือกประเภทของตัวแปรที่คุณต้องการฝังลงในเอกสาร 

เมื่อคุณเลือกประเภทตัวแปรแล้ว ให้ตั้งชื่อและเลือก(name and select)ว่าจะเป็นฟิลด์เดียวหรือครอบคลุม(field or covers)หลายบรรทัด

เลือกตกลง(Select OK)แล้วคุณจะเห็นตัวแปรปรากฏ(variable show)ในเอกสารโดยมีสัญลักษณ์ “$” อยู่ข้างหน้า

คุณสามารถส่งเอกสารให้ผู้อื่นกรอกได้ และสิ่งที่พวกเขาต้องทำคือเลือกเริ่มต้น(Start)จากเมนูAdd -on(Add-on)

ซึ่งจะเปิดหน้าต่างทางด้านขวาพร้อมช่องสำหรับตัวแปรทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นสำหรับเอกสาร 

คนที่คุณส่งแบบฟอร์มให้นั้นเพียงแค่ต้องกรอกตัวแปรและกดลูกศรสีน้ำเงินเพื่อเสร็จสิ้น การดำเนินการนี้จะกรอกเอกสารที่มีข้อมูลทั้งหมดที่บุคคลป้อนโดยอัตโนมัติ

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างแบบฟอร์มที่กรอกง่าย หรือเพียงแค่เอกสารเทมเพลตที่ผู้คนสามารถกรอกได้ง่ายๆ เพียงกรอกแบบฟอร์มเสริม

ตัวล้างข้อความ(Text Cleaner)

หากคุณแก้ไขเอกสารจำนวนมาก โปรแกรมเสริมText Cleaner Google Docจะทำให้งานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

การติดตั้งส่วนเสริมนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงการแก้ไขอย่างรวดเร็วจากเมนู เพียงเลือก(Just select) Add-on(Add-ons)จากเมนู เลือกText Cleanerและเลือกการแก้ไขด่วนที่มี

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดำเนินการใดๆ กับทั้งเอกสารได้:

  • ลบตัวแบ่งบรรทัด
  • ลบตัวแบ่งย่อหน้า
  • แก้ไขตัวแบ่งสายยาก
  • ลบ(Remove)ช่องว่างหลายตัวออกจากประโยค
  • ลบแท็บ
  • แก้ไขคำพูดที่ชาญฉลาด

หากคุณต้องการเข้าถึงเครื่องมือแก้ไขเพิ่มเติม ให้เลือกกำหนด(Configure)ค่า หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถปรับแต่งคุณสมบัติText Cleaner ได้(Text Cleaner)

หน้าจอนี้ไม่เพียงแต่ให้คุณปรับแต่งการแก้ไขทั้งหมดที่จะทำเพื่อคุณเท่านั้น แต่หากคุณเลือกทุกอย่างที่คุณต้องการ แล้วเลือกบันทึกและล้าง(Save and clean now)ทันที จะทำการแก้ไขทั้งหมดในเอกสารพร้อมกัน

เครื่องมือนี้ เช่นเดียวกับเครื่องมืออื่นๆ ที่ระบุไว้ในบทความนี้ ปรับปรุงสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยGoogle เอกสาร (Google Docs)ช่วยให้คุณทำสิ่งที่น่าประหลาดใจกับเอกสารของคุณได้ง่ายขึ้นมาก



ชนนิภา อัศวรัช

About the author

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี เชี่ยวชาญด้านแอปและไฟล์ของ Windows ฉันได้เขียนและ/หรือทบทวนบทความหลายร้อยเรื่องในหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของคอมพิวเตอร์ ซึ่งช่วยให้บุคคลต่างๆ ออนไลน์ได้อย่างปลอดภัย ฉันยังเป็นที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์สำหรับธุรกิจที่ต้องการความช่วยเหลือในการปกป้องระบบของตนจากการละเมิดข้อมูลหรือการโจมตีทางไซเบอร์


Related posts