วิธีตั้งค่าเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Gmail

หากคุณใช้โปรแกรมรับส่งเมลทั่วไปในสภาพแวดล้อมแบบองค์กร เช่น (Corporate)Outlookคุณอาจเคยชินกับการตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่(setting your out of office reply)สำนักงาน คุณ(Did)ทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในGmailได้เช่นกัน

เนื่องจากคนส่วนใหญ่ใช้Gmailเป็นบัญชีอีเมลส่วนตัว การบอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณอยู่ในช่วงวันหยุดหรือวันหยุดจึงเป็นประโยชน์

การทำเช่นนี้ค่อนข้างง่ายในGmailแต่กระบวนการนี้แตกต่างไปจากที่คุณอาจเคยใช้ในOutlookเล็กน้อย ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าการลางานในGmailวิธีปิดการใช้งาน และสิ่งที่คนอื่นคาดหวังจะได้เห็นจากคุณเมื่อคุณเปิดใช้งาน

วิธีตั้งค่าเมื่อ(Out) ไม่อยู่ ที่สำนักงาน(Office)ในGmail

หากคุณกำลังจะไปเที่ยวพักผ่อนช่วงหนึ่งและต้องการเตือนผู้คนว่าคุณอาจไม่สามารถตอบกลับอีเมลของพวกเขาได้อย่างรวดเร็วเหมือนปกติ การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเป็นวิธีที่จะไป

ในการเริ่มต้นใช้งานตามขั้นตอนด้านล่าง ขั้นแรกให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชีGmail ของคุณ(Gmail)

1. เลือกไอคอน การตั้งค่า(Settings)เฟืองที่มุมบนขวาของบัญชีGmail ของคุณ(Gmail)

2. เลือกดูการตั้งค่าทั้งหมด(See all settings)ที่ด้านบนของรายการการตั้งค่า

3. เลื่อนลงไปที่ ส่วนการ ตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน(Vacation responder)ที่ด้านล่าง เปลี่ยนการตั้งค่าเป็นการตอบกลับสำหรับวันหยุด(Vacation responder on)ใน

4. เลือกวันแรกของวันหยุดพักผ่อน พิมพ์หัวเรื่องและข้อความที่คุณต้องการตอบกลับอัตโนมัติทุกครั้งที่มีคนส่งอีเมลถึงคุณ

สังเกตตัวเลือกต่อไปนี้เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มนี้

  • คุณไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานและเลือกวันสุดท้าย(Last day)แต่คุณควรอย่าลืมเปิดใช้งานการตอบกลับว่ากำลัง ลา พักร้อน ไว้(Vacation)
  • ตามค่าเริ่มต้น ฟิลด์ข้อความจะใช้ตัวแก้ไขการจัดรูปแบบที่หลากหลาย ซึ่งคุณสามารถใช้แถบการจัดรูปแบบเพื่อจัดรูปแบบข้อความได้ หากคุณเลือกข้อความธรรมดา(Plain Text)เหนือช่องข้อความ การจัดรูปแบบจะเปลี่ยนเป็นข้อความธรรมดา
  • เลือกส่งการตอบกลับไปยังบุคคลในรายชื่อติดต่อของฉัน(Only send a response to people in my Contacts)เท่านั้น หากคุณต้องการกำหนดเป้าหมายการตอบกลับอัตโนมัติของผู้ตอบกลับว่าลาพักร้อน ไปยังคนที่คุณรู้จักแล้วเท่านั้น และละเว้นคนอื่นๆ ทั้งหมด (Vacation)นี่เป็นความคิดที่ดีถ้าคุณไม่ต้องการให้คนแปลกหน้ารู้ว่าคุณไม่อยู่บ้านเป็นระยะเวลานาน 

5. เลือกบันทึกการเปลี่ยนแปลง(Save Changes)เพื่อเปิดใช้งานการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน

วิธีปิด การ ไม่(Out) อยู่ ที่สำนักงาน(Office)ในGmail

มีสองวิธีที่คุณสามารถปิดใช้งานการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน (Vacation)ขณะที่เปิดใช้งาน คุณจะเห็นข้อความที่ด้านบนของกล่องจดหมายเกี่ยวกับสถานะของผู้ตอบกลับ

คุณสามารถเลือกสิ้นสุด(End now)ทันทีเพื่อปิดการตอบกลับทันที นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการปิดใช้งานโดยไม่ต้องค้นหาผ่าน การตั้งค่า Gmail ของคุณ อีกครั้งเพื่อแก้ไขการตั้งค่าการตอบกลับ

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปิดใช้งานการตอบกลับ ว่ากำลัง พักร้อน ในการตั้งค่า (Vacation)Gmailคุณสามารถเลือกการตั้งค่าวันหยุด(Vacation Settings)ในข้อความแจ้งเตือน หรือคุณสามารถกลับไปที่หน้าต่างการตั้งค่า Gmail ของคุณ(Gmail Settings)

เลื่อน(Scroll)กลับไปที่ด้านล่างสุดของ เมนู การตั้งค่า Gmail(Gmail Settings)เพื่อค้นหาส่วนการตอบกลับว่ากำลังพักร้อน(Vacation responder)อีกครั้ง

เลือก ปิดการ ตอบกลับสำหรับวันหยุด(Vacation responder off)เพื่อปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ 

หมายเหตุ – คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้หากคุณได้ตั้งค่า ฟิลด์ วันสุดท้าย(Last day) เป็นวัน ที่สิ้นสุดวันหยุดของคุณ การ ตอบกลับว่ากำลังลา พักร้อน(Vacation)จะปิดใช้งานโดยอัตโนมัติหลังจากวันที่นี้

แต่ถ้าคุณต้องการปิดการ ตอบกลับว่ากำลังลา พักร้อน(Vacation)ก่อนการตั้งค่าวันสุดท้าย ขั้นตอนข้างต้นจะได้ผล

วิธีการทำงานของระบบตอบกลับในช่วงพักร้อนของ Gmail

โปรดทราบว่าเนื่องจากคุณสามารถป้อนได้เฉพาะวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับ ผู้ตอบกลับว่าลา พักร้อน(Vacation)เวลาจะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติทางอีเมล

  • วันที่เริ่ม เวลา: 00:00 น. เที่ยงคืน
  • วันที่สิ้นสุด เวลา: 23:59 น.

หากคุณต้องการให้เวลาเริ่มต้นตอนเที่ยงคืนก่อนวันที่วันหยุดพักผ่อนของคุณจะเริ่มต้น ให้ตั้งค่าวันที่เริ่มต้น(Start Date one)เร็วกว่าวันเริ่มต้นวันหยุดของคุณหนึ่งวัน

ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่คุณเปิดใช้งานการ ตอบกลับว่ากำลังลา พักร้อน(Vacation)จะเห็นพฤติกรรมต่อไปนี้จากบัญชีGmail ของคุณ(Gmail)

  • ผู้คนจะเห็นการตอบกลับอัตโนมัติของคุณในครั้งแรกที่พวกเขาส่งข้อความถึงคุณ หากพวกเขาส่งข้อความถึงคุณอีกครั้ง การตอบกลับอัตโนมัติจะไม่ถูกส่ง
  • หากผ่านไปสี่วันและบุคคลเดิมส่งข้อความถึงคุณ การตอบกลับอัตโนมัติจะทำงานอีกครั้ง
  • หากคุณแก้ไขการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน ตัวจับเวลาจะเริ่มต้นใหม่และใครก็ตามที่ส่งข้อความถึงคุณในครั้งแรกหลังจากแก้ไขจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ
  • Gmailฉลาดพอที่จะไม่ตอบกลับข้อความใดๆ ที่จัดเรียงโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์สแปมหรือรายชื่ออีเมล
  • ผู้ใช้ Gmail(Gmail) คน อื่นๆจะเห็นสถานะ "ลางาน" ของคุณ หากพวกเขาเริ่มเขียนอีเมลถึงคุณ 

(Create Smarter Out)สร้าง การตอบกลับ เมื่อไม่อยู่ที่ (Replies)สำนักงาน อย่าง (Office) ชาญฉลาดในGmailด้วยตัวกรอง

หากคุณต้องการสร้างการตอบกลับอัตโนมัติที่ตรงเป้าหมายยิ่งขึ้นด้วยข้อความที่กำหนดเองสำหรับบางคน คุณสามารถทำได้โดยใช้ตัวกรอง Gmail(Gmail Filters)

  1. ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ตัวกรองเพื่อเล่นซ้ำอัตโนมัติได้ คุณต้องสร้างเทมเพลตอีเมล(email template)เพื่อตอบกลับด้วย ในการดำเนินการนี้ ให้เขียนอีเมลใหม่ในGmailด้วยอีเมลที่คุณต้องการตอบกลับ จากนั้นเลือกเมนู "เพิ่มเติม" สามจุดที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง แล้วเลือกเทมเพลต(Templates)เลือกบันทึกฉบับร่างเป็นเทมเพลต(Save draft as template)จากนั้นเลือกบันทึกเป็นเทมเพลต(Save as new template)ใหม่

  1. ตั้งชื่อเทมเพลตในหน้าต่างป๊อปอัป

  1. ในการเข้าถึง ตัวกรอง Gmailให้กลับไปที่ การ ตั้งค่า Gmail (Gmail Settings)เลือกตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก(Filters and Blocked Addresses)ที่ด้านบนของหน้าต่างการตั้งค่า

  1. เลื่อนไปที่ด้านล่างของหน้านี้และเลือกสร้างตัวกรอง(Create a new filter)ใหม่

4. ใน แบบฟอร์ม สร้าง(Create)ตัวกรอง ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการตอบกลับอัตโนมัติในช่องจาก (From)เลือกสร้างตัวกรอง(Create filter)เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

  1. ใน หน้าต่าง สร้าง(Create)ตัวกรอง ให้เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายถัดจากส่งเทมเพลต (Send template)ในกล่องดรอปดาวน์ เลือกเทมเพลต การ ตอบกลับของหัวหน้า ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้(Boss Reply)

  1. สุดท้าย เพียงเลือก ปุ่ม สร้างตัวกรอง(Create filter)ที่ด้านล่าง และตัวกรองใหม่และการตอบกลับอัตโนมัติของคุณก็ทำงานอยู่

ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่บุคคลที่มีที่อยู่ที่คุณกำหนดไว้ในตัวกรองส่งอีเมลถึงคุณ พวกเขาจะได้รับการตอบ(out of office)กลับเมื่อลางานพร้อมกับเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้น



About the author

ฉันเป็นนักพัฒนาเว็บที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในการทำงานกับเบราว์เซอร์ Firefox และ Google Docs ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญในการสร้างแอปพลิเคชันออนไลน์ที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง และได้พัฒนาโซลูชันบนเว็บสำหรับทั้งธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ ฐานลูกค้าของฉันประกอบด้วยชื่อที่ใหญ่ที่สุดในธุรกิจ เช่น FedEx, Coca Cola และ Macy's ทักษะของฉันในฐานะนักพัฒนาทำให้ฉันเป็นผู้สมัครในอุดมคติสำหรับโครงการใดๆ ที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ - ตั้งแต่การพัฒนาเว็บไซต์ที่กำหนดเองไปจนถึงการสร้างแคมเปญการตลาดทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพ



Related posts