คุณเคยมีสเปรดชีตขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลในExcelและต้องการวิธีง่ายๆ ในการกรองและดึงข้อมูลเฉพาะหรือไม่? ถ้าคุณเรียนรู้วิธีใช้VLOOKUPในExcelคุณสามารถค้นหาได้ด้วยฟังก์ชัน Excel อันทรงพลังเพียงฟังก์ชัน^{(Excel function)}เดียว

ฟังก์ชันVLOOKUP^{(VLOOKUP function)}ในExcelทำให้คนจำนวนมากกลัว เนื่องจากมีพารามิเตอร์จำนวนมากและมีหลายวิธีในการใช้งาน ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีต่างๆ ในการใช้VLOOKUPในExcelและเหตุผลที่ฟังก์ชันนี้มีประสิทธิภาพมาก

พารามิเตอร์ VLOOKUP ใน Excel^{(VLOOKUP Parameters In Excel)}

เมื่อคุณเริ่มพิมพ์=VLOOKUP(ลงในเซลล์ใดๆ ในExcelคุณจะเห็นป๊อปอัปแสดงพารามิเตอร์ของฟังก์ชันที่มีอยู่ทั้งหมด

เรามาตรวจสอบพารามิเตอร์เหล่านี้กันและความหมายของมันกัน

• lookup_value : ค่าที่คุณกำลังมองหาจากสเปรดชีต
• table_array : ช่วงของเซลล์ในชีตที่คุณต้องการค้นหาผ่าน
• col_index_num : คอลัมน์ที่คุณต้องการดึงผลลัพธ์จาก
• [range_lookup] : โหมดจับคู่^{(Match mode)} ( TRUE = approximate , FALSE = exact ทั้งหมด )

พารามิเตอร์ทั้งสี่นี้ช่วยให้คุณทำการค้นหาข้อมูลภายในชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่แตกต่างกันและมีประโยชน์มากมาย

ตัวอย่าง VLOOKUP Excel อย่างง่าย^{(A Simple VLOOKUP Excel Example)}

VLOOKUP ไม่ใช่ฟังก์ชัน^{(VLOOKUP isn)}พื้นฐานของExcelอย่างที่คุณอาจเคยเรียนรู้มา ดังนั้นเรามาดูตัวอย่างง่ายๆ เพื่อเริ่มต้นกัน

สำหรับตัวอย่างต่อไปนี้ เราจะใช้สเปรดชีตขนาดใหญ่ของคะแนนSATสำหรับโรงเรียนใน^(States)สหรัฐอเมริกา ^(United) สเปรดชีตนี้มีโรงเรียนมากกว่า 450 แห่ง พร้อมด้วย คะแนน SAT ของแต่ละคน สำหรับการอ่าน คณิตศาสตร์ และการเขียน โหลด^(Feel)มาติดตามกันได้เลยคร้าบบบ มีการเชื่อมต่อภายนอกที่ดึงข้อมูล ดังนั้นคุณจะได้รับคำเตือนเมื่อเปิดไฟล์ แต่ก็ปลอดภัย

จะใช้เวลามากในการค้นหาชุดข้อมูลขนาดใหญ่เพื่อค้นหาโรงเรียนที่คุณสนใจ

แต่คุณสามารถสร้างฟอร์มอย่างง่ายในเซลล์ว่างที่ด้านข้างของตารางได้ ในการค้นหานี้ เพียงสร้างหนึ่งฟิลด์สำหรับSchoolและอีกสามฟิลด์สำหรับการอ่าน คณิตศาสตร์ และคะแนนการเขียน

ถัดไป คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}ในExcelเพื่อให้ทั้งสามฟิลด์นี้ทำงานได้ ในฟิลด์Reading ให้สร้าง ^(Reading)ฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}ดังนี้:

1. ชนิด=VLOOKUP(
2. เลือกฟิลด์ School^{(School field)}ซึ่งในตัวอย่างนี้คือI2 พิมพ์เครื่องหมายจุลภาค
3. เลือกช่วงของเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา พิมพ์เครื่องหมายจุลภาค

เมื่อคุณเลือกช่วง คุณสามารถเริ่มจากคอลัมน์ที่คุณใช้เพื่อค้นหา (ในกรณีนี้คือคอลัมน์ชื่อโรงเรียน^{(school name column)} ) จากนั้นเลือกคอลัมน์และแถวอื่นๆ ทั้งหมดที่มีข้อมูล

หมายเหตุ^(Note) : ฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}ในExcelสามารถค้นหาผ่านเซลล์ทางด้านขวาของคอลัมน์ค้นหา^{(search column)}เท่านั้น ในตัวอย่างนี้คอลัมน์ชื่อโรงเรียน^{(school name column)}ต้องอยู่ทางด้านซ้ายของข้อมูลที่คุณกำลังค้นหา

1. ถัดไป ในการดึงคะแนนการอ่าน^{(Reading score)}คุณจะต้องเลือกคอลัมน์ที่ 3 จากคอลัมน์ซ้ายสุดที่เลือก ดังนั้น พิมพ์3แล้วพิมพ์เครื่องหมายจุลภาคอื่น
2. สุดท้าย พิมพ์FALSEสำหรับการจับคู่แบบตรงทั้งหมด และปิดฟังก์ชันด้วยa )

ฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}สุดท้ายของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

เมื่อคุณกดEnter ครั้งแรก และสิ้นสุดฟังก์ชัน คุณจะสังเกตเห็นว่าช่องการอ่าน^{(Reading field)}จะมี#N/A A

เนื่องจากฟิลด์ School^{(School field)}ว่างเปล่าและไม่มีฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}ให้ค้นหา อย่างไรก็ตาม หากคุณป้อนชื่อโรงเรียนมัธยมที่ต้องการค้นหา คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ถูกต้องจากแถวนั้นสำหรับ คะแนน การอ่าน^{(Reading score)}

วิธีจัดการกับ VLOOKUP ที่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่^{(How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive)}

คุณอาจสังเกตเห็นว่าถ้าคุณไม่พิมพ์ชื่อโรงเรียนในกรณีเดียวกับที่ระบุไว้ในชุดข้อมูล คุณจะไม่เห็นผลลัพธ์ใดๆ

เนื่องจากฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} คำนึงถึงขนาดตัว พิมพ์ สิ่งนี้อาจสร้างความรำคาญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่มากซึ่งคอลัมน์ที่คุณกำลังค้นหาไม่สอดคล้องกับวิธีการพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถบังคับสิ่งที่คุณกำลังค้นหาให้เปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์เล็กก่อนที่จะค้นหาผลลัพธ์ ในการดำเนินการนี้ ให้สร้างคอลัมน์ใหม่ถัดจากคอลัมน์ที่คุณกำลังค้นหา พิมพ์ฟังก์ชัน:

=TRIM(LOWER(B2))

การดำเนินการนี้จะเป็นตัวพิมพ์เล็กชื่อโรงเรียน^{(school name)}และลบอักขระที่ไม่เกี่ยวข้อง (ช่องว่าง) ที่อาจอยู่ทางด้านซ้ายหรือด้านขวาของชื่อ

กดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้ววาง^{(Shift key and place)}เคอร์เซอร์^{(mouse cursor)}ของ เมาส์ไว้ เหนือมุมล่างขวาของเซลล์แรกจนกว่าจะเปลี่ยนเป็นเส้นแนวนอนสองเส้น ดับเบิล^(Double)คลิกเมาส์เพื่อเติมทั้งคอลัมน์โดยอัตโนมัติ

สุดท้าย เนื่องจากVLOOKUPจะพยายามใช้สูตรแทนข้อความในเซลล์เหล่านี้ คุณจึงต้องแปลงค่าทั้งหมดให้เป็นค่าเท่านั้น ในการดำเนินการนี้ ให้คัดลอกทั้งคอลัมน์ คลิกขวาในเซลล์แรก แล้ววางค่าเท่านั้น

เมื่อข้อมูลทั้งหมดของคุณได้รับการล้างในคอลัมน์ใหม่นี้แล้ว ให้ปรับเปลี่ยนฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}ในExcel เล็กน้อย เพื่อใช้คอลัมน์ใหม่นี้แทนคอลัมน์ก่อนหน้าโดยเริ่มช่วงการค้นหา^{(the lookup range)}ที่ C2 แทนที่จะเป็น B2

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

ตอนนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าหากคุณพิมพ์คำค้นหาด้วยตัวพิมพ์เล็กเสมอ คุณจะได้ผลการค้นหา^{(search result)} ที่ดี เสมอ

นี่เป็นเคล็ดลับ Excel ที่มีประโยชน์^{(handy Excel tip)}ในการเอาชนะข้อเท็จจริงที่ว่าVLOOKUPจะคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่

VLOOKUP การแข่งขันโดยประมาณ

แม้ว่า ตัวอย่างการค้นหาการ^{(LOOKUP example)}จับคู่แบบตรง ทั้งหมดที่ อธิบายไว้ในส่วนแรกของบทความนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่การจับคู่โดยประมาณนั้นซับซ้อนกว่าเล็กน้อย

ค่าที่ตรงกันโดยประมาณจะใช้ดีที่สุดในการค้นหาช่วงตัวเลข ในการดำเนินการนี้อย่างถูกต้องจะต้องจัดเรียงช่วงการค้นหา อย่างเหมาะสม ^{(search range)}ตัวอย่างที่ดีที่สุดคือฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}เพื่อค้นหาเกรดตัวอักษร^{(letter grade)}ที่ตรงกับ เกรด ที่ เป็น ตัวเลข^{(number grade)}

หากครูมีรายการ เกรดการ บ้านของนักเรียน^{(student homework)} จำนวน มากตลอดทั้งปีโดยมีคอลัมน์เฉลี่ย^{(averaged column)} สุดท้าย คงจะดีถ้าเกรดตัวอักษรที่ตรงกับเกรดสุดท้ายนั้นปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ

เป็นไป ได้ด้วยฟังก์ชัน VLOOKUP ^{(VLOOKUP function)}ทั้งหมดที่จำเป็นคือตารางค้นหา^{(lookup table)}ทางด้านขวาซึ่งมีเกรดตัวอักษร ที่เหมาะสมสำหรับแต่ละ ^{(letter grade)}ช่วงคะแนนที่^{(score range)}เป็นตัวเลข

ขณะนี้ เมื่อใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}และการจับคู่โดยประมาณ คุณสามารถค้นหาเกรดตัวอักษรที่เหมาะสมกับช่วงตัวเลขที่ถูกต้องได้

ในฟังก์ชัน VLOOKUP นี้:

• lookup_value : F2 เกรดเฉลี่ยสุดท้าย
• table_array : I2:J8 ช่วงการค้นหาเกรดตัวอักษร^{(letter grade lookup range)}
• index_column : 2 คอลัมน์ที่สองในตารางค้นหา^{(lookup table)}
• [range_lookup] : TRUE ค่าที่ตรงกันโดยประมาณ

เมื่อคุณใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}ในG2 เสร็จแล้วกด Enter^{(G2 and press Enter)}คุณสามารถกรอกข้อมูลในเซลล์ที่เหลือโดยใช้วิธีการเดียวกันกับที่อธิบายไว้ในส่วนสุดท้าย คุณจะเห็นเกรดตัวอักษรทั้งหมดถูกกรอกอย่างถูกต้อง

โปรดทราบว่าฟังก์ชัน VLOOKUP^{(VLOOKUP function)}ในExcelจะค้นหาจากด้านล่างสุดของช่วงเกรด^{(grade range)}ด้วยคะแนนตัวอักษร^{(letter score)} ที่กำหนด ไปที่ด้านบนของช่วงคะแนนตัวอักษร^{(letter score)} ถัด ไป

ดังนั้น “C” จะต้องเป็นตัวอักษรที่กำหนดให้กับช่วงล่าง (75) และ B ถูกกำหนดไว้ที่ด้านล่าง (ขั้นต่ำ) ของช่วงตัวอักษร^{(letter range)} ของตัว เอง VLOOKUPจะ "ค้นหา" ผลลัพธ์สำหรับ 60 (D) เป็นค่าโดยประมาณที่ใกล้เคียงที่สุดสำหรับค่าใดๆ ระหว่าง 60 ถึง 75

VLOOKUPในExcelเป็นฟังก์ชันที่ทรงพลังมากซึ่งมีให้ใช้งานมาเป็นเวลานาน นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สำหรับการค้นหาค่าที่ตรงกันทุกที่ใน เวิร์กบุ๊ กExcel^{(Excel workbook)}

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่า ผู้ใช้ Microsoftที่มีการ สมัครใช้งาน Office 365 แบบรายเดือน จะสามารถเข้าถึงฟังก์ชัน XLOOKUP ที่ใหม่กว่าได้ ฟังก์ชันนี้มีพารามิเตอร์และความยืดหยุ่นเพิ่มเติม ผู้ใช้ที่สมัครรับข้อมูลรายครึ่งปีจะต้องรอให้การอัปเดตเปิดตัวในเดือนกรกฎาคม 2020^{(July 2020)}

How to Use VLOOKUP in Excel

Have you ever had a large spreadsheet with data in Excel and neеd an easy way to filter and extract specific informatiоn from it? If you learn how to use VLOOKUP in Excel, you can do this lookup with just a single, powerful Excel function.

The VLOOKUP function in Excel scares a lot of people because it has a lot of parameters and there are multiple ways to use it. In this article you’ll learn all of the ways you can use VLOOKUP in Excel and why the function is so powerful.

VLOOKUP Parameters In Excel

When you start typing =VLOOKUP( into any cell in Excel, you’ll see a pop-up showing all of the available function parameters.

Let’s examine each of these parameters and what they mean.

• lookup_value: The value you’re looking for from the spreadsheet
• table_array: The range of cells in the sheet you want to search through
• col_index_num: The column where you want to pull your result from
• [range_lookup]: Match mode (TRUE = approximate, FALSE = exact)

These four parameters let you do a lot of different, useful searches for data inside of very large datasets.

A Simple VLOOKUP Excel Example

VLOOKUP isn’t one of the basic Excel functions you might have learned, so let’s look at a simple example to get started.

For the following example, we’ll use a large spreadsheet of SAT scores for schools in the United States. This spreadsheet contains over 450 schools along with individual SAT scores for reading, math, and writing. Feel free to download to follow along. There is an external connection that pulls the data, so you’ll get a warning when opening the file, but it’s safe.

It would be very time consuming to search through such a large dataset to find the school that you’re interested in.

Instead, you can create a simple form in the blank cells on the side of the table. To conduct this search, just make one field for School, and three additional fields for reading, math, and writing scores.

Next, you’ll need to use the VLOOKUP function in Excel to make these three fields work. In the Reading field, create the VLOOKUP function as follows:

1. Type =VLOOKUP(
2. Select the School field, which in this example is I2. Type a comma.
3. Select the entire range of cells that contain the data you want to look up. Type a comma.

When you select the range, you can start from the column you’re using to look up (in this case the school name column), and then select all of the other columns and rows that contain the data.

Note: The VLOOKUP function in Excel can only search through cells to the right of the search column. In this example, the school name column needs to be to the left of the data you’re looking up.

1. Next, to retrieve the Reading score, you’ll need to select the 3rd column from the leftmost selected column. So, type a 3 and then type another comma.
2. Finally, type FALSE for an exact match, and close the function with a ).

Your final VLOOKUP function should look something like this:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

When you first press Enter and finish the function, you’ll notice the Reading field will contain an #N/A.

This is because the School field is blank and there is nothing for the VLOOKUP function to find. However, if you enter the name of any high school you want to look up, you’ll see the correct results from that row for the Reading score.

How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive

You may notice that if you don’t type the name of the school in the same case as how it’s listed in the dataset, you will not see any results.

This is because the VLOOKUP function is case sensitive. This can be annoying, especially for a very large dataset where the column you’re searching through is inconsistent with how things are capitalized.

To get around this, you can force what you’re searching for to switch to lowercase before looking up the results. To do this, create a new column next to the column you’re searching. Type the function:

=TRIM(LOWER(B2))

This will lowercase the school name and remove any extraneous characters (spaces) that might be on the left or right side of the name.

Hold down the Shift key and place the mouse cursor over the lower right corner of the first cell until it changes to two horizontal lines. Double click the mouse to autofill the entire column.

Finally, since VLOOKUP will try to use the formula rather than the text in these cells, you need to convert them all to values only.  To do this, copy the entire column, right click in the first cell, and paste values only.

Now that all of your data is cleaned up in this new column, slightly modify your VLOOKUP function in Excel to use this new column instead of the previous one by starting the lookup range at C2 instead of B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Now you’ll notice that if you always type your search in lower case, you’ll always get a good search result.

This is a handy Excel tip to overcome the fact that VLOOKUP is case sensitive.

VLOOKUP Approximate Match

While the exact match LOOKUP example described in the first section of this article is pretty straightforward, the approximate match is a little more complex.

The approximate match is best used to search through number ranges. To do this correctly the search range needs to be properly sorted. The best example of this is a VLOOKUP function to search for a letter grade that corresponds to a number grade.

If a teacher has a long list of student homework grades from throughout the year with a final averaged column, it would be nice to have the letter grade corresponding to that final grade come up automatically.

This is possible with the VLOOKUP function. All that’s required is a lookup table off to the right that contains the appropriate letter grade for each numerical score range.

Now, using the VLOOKUP function and an approximate match, you can find the proper letter grade corresponding to the correct numeric range.

In this VLOOKUP function:

• lookup_value: F2, the final averaged grade
• table_array: I2:J8, The letter grade lookup range
• index_column: 2, the second column in the lookup table
• [range_lookup]: TRUE, approximate match

Once you finish the VLOOKUP function in G2 and press Enter, you can fill in the rest of the cells using the same approach described in the last section. You’ll see all of the letter grades properly filled in.

Note that the VLOOKUP function in Excel searches from the bottom end of the grade range with the assigned letter score to the top of the range of the next letter score.

So, “C” needs to be the letter assigned to the lower range (75), and B is assigned to the bottom (minimum) of its own letter range. VLOOKUP will “find” the result for 60 (D) as the closest approximate value for anything between 60 to 75.

VLOOKUP in Excel is a very powerful function that has been available for a long time. It is also useful for finding matching values anywhere in an Excel workbook.

Keep in mind, however, that Microsoft users who have a monthly Office 365 subscription now have access to a newer XLOOKUP function. This function has more parameters and additional flexibility. Users with a semi-annual subscription will need to wait for the update to roll out in July 2020.

Related posts

• เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot

• วิธีทำ Histogram ใน Excel

• วิธีที่จะปลอดภัย Password Protect Excel File

• วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel

• วิธีการ Create Labels ใน Word จาก Excel Spreadsheet

• วิธีเพิ่มความคิดเห็นในเซลล์แผ่นงาน Excel

• วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

• ใช้ฟังก์ชันสรุปเพื่อสรุปข้อมูลใน Excel

• วิธีการสร้าง Drop Down List ใน Excel

• เชื่อมโยงเซลล์ระหว่างชีตและเวิร์กบุ๊กใน Excel

• วิธีเปิด Excel หลายอินสแตนซ์

• วิธีสร้างกราฟหรือแผนภูมิอย่างง่ายใน Excel

• ใช้หน้าต่างดูของ Excel เพื่อตรวจสอบเซลล์ที่สำคัญในสมุดงาน

• วิธีเพิ่มและพิมพ์รูปภาพพื้นหลังของ Excel

• วิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์และเน้นความแตกต่าง

• 40 แป้นพิมพ์ลัด Microsoft Excel ที่ดีที่สุด

• ใช้ Excel เพื่อหาอัตราดอกเบี้ยที่แท้จริงจากอัตราดอกเบี้ยที่กำหนด

• วิธีลบ แตก หรือทำลายรหัสผ่าน Excel XLS ที่ถูกลืม

• วิธีการบันทึก Macro ใน Excel

• วิธีเพิ่มแถบข้อผิดพลาดใน Excel