ตัวติดตามค่าใช้จ่ายมีความสำคัญหากคุณกำลังจัดทำงบประมาณหรือคุณจำเป็นต้องรู้ว่าเงินของคุณกำลังจะไปไหน Google Formsเป็นโปรแกรมสร้างฟอร์มฟรีที่ใช้งานได้ดีเยี่ยมเป็นเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่าย

Google Formsปรับแต่งได้อย่างมาก ดังนั้นแม้ว่าจะใช้เป็นแบบสำรวจ, เครื่องมือ RSVP , แบบฟอร์มติดต่อ, แผ่นลงทะเบียนผลิตภัณฑ์ หรือแบบฟอร์มคำถาม/คำตอบอื่นๆ ได้ คุณก็ทำให้เป็นเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายที่กำหนดเองได้โดยเลือกคำถามที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย .

ตัว ติดตามค่าใช้จ่าย ของ Google ฟอร์ม^{(Google Forms)}สามารถติดตามทุกสิ่งที่คุณต้องการเกี่ยวกับธุรกรรม และเนื่องจากมันใช้งานได้ดีจากโทรศัพท์ คุณจึงมีมันติดตัวไปทุกที่ที่คุณไป

คุณสามารถหยุดการบันทึกใบเสร็จหรือพยายามถอดรหัสการเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตของคุณ เพียงดึงตัวติดตามค่าใช้จ่ายของคุณขึ้นมาทันทีหลังจากที่คุณใช้จ่ายเงินเพื่อบันทึกรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมด และส่งไปยังสเปรดชีตที่คุณสามารถตรวจสอบได้ในภายหลัง

เคล็ดลับ^(Tip) : ดูรายการแอปการจัดทำงบประมาณและการติดตามค่าใช้จ่ายที่ดีที่สุด^{(best budgeting and expense tracking apps)}สำหรับวิธีอื่นๆ ในการติดตามค่าใช้จ่าย ไม่สามารถปรับแต่งได้เหมือนกับGoogle ฟอร์ม^{(Google Forms)}แต่มีประโยชน์ในตัวเอง

ตัดสินใจว่าจะติดตามอะไร^{(Decide What To Track)}

แนวคิดของตัวติดตามค่าใช้จ่ายคือการติดตามสิ่งที่คุณกำลังใช้จ่ายเงิน ดังนั้นจึงมีรายละเอียดพื้นฐานบางประการที่แบบฟอร์มจำเป็นต้องรวมไว้ แต่ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการติดตามอะไร คุณอาจต้องมีช่องเพิ่มเติมในแบบฟอร์ม

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของสิ่งที่คุณอาจต้องการติดตาม:

• ราคา^(Price) : รายการนี้ราคาเท่าไหร่?
• ร้านค้า^(Store) : คุณใช้จ่ายเงินที่ไหน?
• Description : คุณใช้จ่ายเงินไปกับอะไร?
• หมวดหมู่^(Category) : เป็นการซื้อประเภทใด (บันเทิง อาหาร บิล ฯลฯ)?
• วิธีการชำระเงินที่ใช้^{(Payment method used)} : คุณชำระเงินอย่างไร (บัตร/ธนาคาร/แอปใด)
• ใครเป็นผู้ออกค่าใช้จ่าย^{(Who ran the expense)} : หากมีคนใช้แบบฟอร์มหลายคน
• หมายเหตุ^(Notes) : บันทึกเพิ่มเติมใด ๆ ที่คุณต้องทำ?

เมื่อตัดสินใจว่าจะรวมสิ่งใดใน เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่าย ของ Google ฟอร์ม^{(Google Forms)}โปรดจำไว้ว่าคุณต้องการให้ฟิลด์กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้สามารถนำไปใช้กับสิ่งที่คุณกำลังซื้อได้ คุณไม่จำเป็นต้องมีฟิลด์ที่ถามชนิดของอาหารที่คุณซื้อ ตัวอย่างเช่น เว้นแต่ว่านี่เป็นเพียงเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายด้านอาหาร คุณอาจต้องการใช้บันทึกการชำระค่าเช่าและค่าโทรศัพท์

ในบันทึกย่อนั้น คุณสามารถกำหนดให้ฟิลด์ใดก็ได้ในแบบฟอร์มติดตามค่าใช้จ่ายของคุณเป็นข้อมูลบังคับหรือไม่จำเป็น ดังนั้น ถ้าคุณต้องการฟิลด์ที่เฉพาะเจาะจงจริงๆ สำหรับบางสิ่ง เพียงแค่ทำให้มันไม่จำเป็น เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องใช้มันกับทุกๆ ธุรกรรม

สร้างตัวติดตามค่าใช้จ่ายของ Google ฟอร์ม^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

นี่คือตัวอย่างเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่าย ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องมีหน้าตาแบบนี้เลย เรากำลังใช้คำถามแบบกว้างๆ กับตัวเลือกคำตอบที่กว้างขึ้นเพื่อแสดงวิธีการทำงาน คุณจะได้เรียนรู้ว่าการแก้ไขแบบฟอร์มนั้นง่ายมาก ดังนั้นคุณไม่ควรมีปัญหาในการปรับแต่งแบบฟอร์มสำหรับตัวคุณเอง

• ^{(Open Google Forms)}เปิดGoogle ฟอร์ม
• เลือกว่าง^(Blank)เพื่อเริ่มแบบฟอร์มใหม่
• เปลี่ยนชื่อแบบฟอร์มของคุณเป็นสิ่งที่จดจำได้
• เลือกช่องแรกและเปลี่ยนเป็นคำตอบสั้น^{(Short answer)}ๆ

• ตั้ง ชื่ออันนี้ว่าPrice , ยืนยันว่าIs numberถูกแสดง จากนั้นทำเครื่องหมายที่ปุ่มRequired

• ใช้เครื่องหมายบวกจากเมนูทางด้านขวาเพื่อเพิ่มคำถามใหม่ แต่คราวนี้เลือกหลายตัว^{(Multiple choice)}เลือก
• ตั้ง ชื่อร้านค้านี้ ว่า Storeแล้วกรอกตัวเลือกคำตอบกับร้านค้าทั่วไปที่คุณซื้อของ อื่นๆ^(Other)จะถูกเพิ่มตามค่าเริ่มต้น ดังนั้น หากคุณตัดสินใจซื้อจากร้านค้าอื่น คุณก็สามารถพิมพ์เข้าไปที่นั่นได้

• ดำเนินการ ต่อ^(Continue)ผ่านแบบฟอร์มเพื่อสร้างคำถามที่แตกต่างกันทั้งหมดที่คุณต้องการถามตัวเองทุกครั้งที่ซื้อของบางอย่าง ใช้คำแนะนำข้างต้น เช่น วิธีการชำระเงินและคำถามเกี่ยวกับคำอธิบาย เพื่อให้รายละเอียดแก่ตัวคุณเองมากที่สุด สิ่งนี้จะมีประโยชน์ในภายหลังเมื่อเราตีความผลลัพธ์ทั้งหมดจากแบบฟอร์ม
• ใช้ปุ่มแสดงตัวอย่าง (ไอคอนรูปตา) ที่ด้านบนของGoogle ฟอร์ม^{(Google Forms)}เพื่อรับURLไปยังแบบฟอร์มของคุณ คุณสามารถแบ่งปันกับใครก็ได้ที่คุณต้องการใช้แบบฟอร์มด้วย หรือส่งให้ตัวคุณเองเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายจากโทรศัพท์ของคุณ

ไม่จำเป็น แต่แบบฟอร์มของคุณอาจมีรูปภาพ หัวเรื่อง และชุดสีที่ไม่ซ้ำใคร แบบฟอร์มที่มีสีสันอาจทำให้การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องสนุก ถ้าเป็นไปได้! ไอคอนระบายสีที่ด้านบนของหน้าคือที่ที่คุณไปสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

ตั้งค่าการคำนวณ^{(Set Up Calculations)}

ทุกรายการจากแบบฟอร์มของคุณจะถูกรวบรวมในสเปรดชีตที่มีรูปแบบสวยงามที่Google ชี^{(Google Sheets)}ต เลือกการตอบ^{(RESPONSES )}กลับจากด้านบนของแบบฟอร์ม แล้วคลิกไอคอนสเปรดชีตเพื่อเปลี่ยนชื่อสเปรดชีต (ถ้าคุณต้องการ)

หลังจากที่สเปรดชีตเปิดขึ้น ให้สร้างแท็บใหม่ที่ด้านล่างสุดแล้วตั้งชื่อเป็นอย่างอื่น เช่นการ  คำนวณ^{(Calculations)}

จากที่นั่น คุณสามารถทำทุกอย่างที่Google ชีต^(Sheets)สนับสนุนได้: รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณในช่วงเวลาที่กำหนด สร้างกราฟเพื่อให้เข้าใจค่าใช้จ่ายของคุณเป็นภาพ ดูว่าใครจ่ายเงินมากที่สุด ระบุร้านค้าที่คิดต้นทุนให้คุณมากที่สุด ฯลฯ .

การใช้สูตรประเภทนี้ในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}นั้นอยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้ แต่มาดูบางสิ่งที่ง่ายจริงๆ เช่น การเพิ่มค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับแต่ละคน เพื่อที่เราจะได้เห็นว่าใครใช้จ่ายมากที่สุด คุณสามารถปรับสูตรให้รวมยอดใช้จ่ายในแต่ละร้านได้เสมอ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงบุคคลที่ทำธุรกรรมคือการเรียกใช้ สูตร ผลรวม^(sum)ดังนี้:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

การคำนวณนี้ใช้ได้กับตัวอย่างของเรา เนื่องจากคอลัมน์ราคาจากการตอบกลับแบบฟอร์มอยู่ในคอลัมน์ B

ต่อไปนี้คือสูตรของGoogle ชีต^{(Google Sheets)}ที่แสดงรายละเอียดการใช้จ่ายของแต่ละคนโดยละเอียดยิ่งขึ้น:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

วิธีการทำงานคือการป้อนsumifจากนั้นเลือกคอลัมน์ที่มีชื่อ ( Gในตัวอย่างของเรา) ส่วนต่อไปคือการระบุชื่อเจฟฟ์^(Jeff) . สุดท้าย เลือกส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีราคา เพื่อที่ว่าเมื่อคอลัมน์อื่นตรงกับชื่อที่เราต้องการ จะเพิ่มเฉพาะราคาเหล่านั้น

ดูรายการฟังก์ชัน Google ชีตของ Google^{(list of Google Sheets functions)}เพื่อดูวิธีอื่นๆ ในการตีความข้อมูลจากแบบฟอร์มของคุณ อีกวิธีในการดูค่าใช้จ่ายของคุณคือการใช้แผนภูมิหรือกราฟ Google มีบทช่วยสอน^{(Google has a tutorial)}เกี่ยวกับการทำเช่นนั้น

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker is vital if you’re budgeting or you need to know where your money is going. Google Formѕ is a free fоrm builder that works grеat aѕ an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 ฟังก์ชันสคริปต์ Google ชีตที่คุณต้องรู้

• วิธีลบขอบตารางใน Google เอกสาร

• 4 วิธีในการแปลง Excel เป็น Google ชีต

• Google Docs Chat ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันบนเอกสารได้อย่างไร

• วิธีใส่ลายน้ำใน Word และ Google Docs

• วิธีแก้ไขแถวใน Excel

• แก้ไขข้อผิดพลาด End Tag Start Tag Mismatch เมื่อเปิดไฟล์ DOCX

• วิธีเพิ่มหมายเลขสไลด์ในงานนำเสนอ PowerPoint

• วิธีสร้างเอกสาร PDF ใน Microsoft Office

• Google Docs กับ Microsoft Word - อะไรคือความแตกต่าง?

• วิธีการเลเยอร์วัตถุในการนำเสนอ PowerPoint

• ใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตรงกลางประโยคใน Word

• 10 เครื่องมือในการกู้คืนรหัสผ่าน Outlook PST ที่สูญหายหรือถูกลืม

• Google Slides กับ Microsoft PowerPoint – อะไรคือความแตกต่าง?

• วิธีแทรกแผ่นงาน Excel ลงใน Word Doc

• Microsoft 365 คืออะไร?

• วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีการเปลี่ยนขนาดสไลด์ใน PowerPoint เพื่อการนำเสนอที่ดีขึ้น

• วิธีแสดงจำนวนคำใน Microsoft Word

• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด #N/A ในสูตร Excel เช่น VLOOKUP