วิธีเข้าถึง Inbox Zero ใน Gmail

คุณเคยพลาดอีเมลสำคัญเพราะกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อความที่ยังไม่ได้ตอบก่อนหน้านี้หรือไม่? คนส่วนใหญ่เคยเจอเหตุการณ์นี้และเกือบทุกคนรู้ดีว่าอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 50 ฉบับทำให้ไขว้เขวซึ่งต้องการความสนใจจากคุณทันทีที่คุณเปิดกล่องจดหมายในตอนเช้า 

จากการศึกษาพบว่า พนักงานใช้เวลามากถึง28 เปอร์เซ็นต์ใน(28 percent of their week)การอ่านและตอบอีเมล ในหนึ่งสัปดาห์ นั่นเป็นมากกว่าหนึ่งในสี่ของเวลาทั้งหมดของคุณในที่ทำงาน คุณสามารถทำสำเร็จได้อีกมากเพียงใดหากคุณไม่ต้องจัดการกับอีเมลจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง 

Inbox Zero คืออะไร?

Inbox Zeroเป็นแนวคิดที่พัฒนาโดยMerlin Mannผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงาน แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะตีความ "ศูนย์" ในชื่อเพื่ออ้างถึงจำนวนอีเมลที่บุคคลมี แต่เดิมหมายถึงเวลาที่ผู้คนใช้ความคิดเกี่ยวกับอีเมล หากคุณมีอีเมลเป็นศูนย์ แสดงว่าคุณใช้เวลาเกือบเป็นศูนย์ในการคิดถึงอีเมลเหล่านั้น

บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีรักษาจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของคุณให้เหลือน้อยที่สุดโดยใช้เครื่องมือที่มีให้คุณในGmailตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่คุณสามารถนำไปใช้กับวันทำงานซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมอีเมลที่ได้รับจำนวนมาก ตลอดวัน. 

พื้นฐานการจัดการอีเมล

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลคือการปิดกล่องขาเข้าของคุณ อาจฟังดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่ควรให้เวลากับตัวเองในการอ่านและตอบกลับอีเมล ดีกว่ากำหนดเมื่ออีเมลมาถึง การวิจัย(Research)แสดงให้เห็นว่าเส้นตายที่กำหนดขึ้นเองหรือไม่ ปรับปรุงประสิทธิภาพ(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)และลดเวลาที่ใช้ในโครงการ

จัดสรร(Set) เวลาห้านาทีในตอนเริ่มต้นของแต่ละชั่วโมง หรืออาจจะยี่สิบนาทีในตอนเริ่ม ต้นและสิ้นสุดวันเพื่อตอบอีเมล (to answer emails)ลบอีเมลที่เป็นสแปมอย่าง(clearly spam)ชัดเจน ถ้าอีเมลต้องใช้เวลาสองนาทีหรือน้อยกว่าในการตอบ ให้ตอบกลับก่อน 

หากอีเมลต้องใช้เวลาตอบมากขึ้น ให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเป็นพิเศษ

การใช้ Gmail เพื่อเข้าถึง Inbox Zero

Gmailเป็นโปรแกรมรับส่งเมลที่ใช้มากที่สุดในโลก แต่คนส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าแพลตฟอร์มนี้ใช้งานได้หลากหลายเพียงใด Gmailเต็มไปด้วยเครื่องมือ(chock-full of tools)และตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมลักษณะที่ปรากฏได้อย่างมาก Inbox Zeroทำได้มากขึ้นเมื่อคุณใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้ 

ใช้ดาวพิเศษ

ทุกคนรู้เกี่ยวกับความสามารถในการ "ติดดาว" อีเมลโดยคลิกที่ ไอคอนรูป ดาว(Star)แต่คุณรู้ไหมว่ามีดาว 12 ดวงที่สามารถใช้ได้ คลิก(Click) Settings > See All Settings > Generalจากนั้นเลื่อนจนกว่าคุณจะเห็นส่วนย่อย  ของ ดาว(Stars)

ดาวมีสีต่างกัน แต่ก็มีไอคอนต่างๆ เช่น เครื่องหมายอัศเจรีย์ ลูกศรกรอไปข้างหน้า เครื่องหมายถูก เครื่องหมายคำถาม และตัว i ตัวพิมพ์เล็ก ตามค่าเริ่มต้น มีเพียงดาวหลักเท่านั้นที่เปิดใช้งาน แต่คุณสามารถคลิกและลากไอคอนใดก็ได้ไปยัง ส่วน ใช้(In use)งาน เพื่อเปิดใช้งาน 

มีเพียงสัญลักษณ์เดียวเท่านั้นที่จะปรากฏในGmail คลิก(Click)หลาย ๆ ครั้งเพื่อหมุนดูดาวต่าง ๆ ทั้งหมดที่คุณเลือก เลือกสัญลักษณ์อย่างน้อยสี่ตัว: ดาวมาตรฐาน, ดาวสีแดง, ตัวพิมพ์เล็ก i และเครื่องหมายถูกสีเขียว 

ตั้งค่ากล่องขาเข้าและตัวกรองหลายกล่อง(Set Up Multiple Inboxes and Filters)

คุณอาจคุ้นเคยกับแท็บต่างๆ ที่มีอยู่ในGmail อยู่ แล้ว: โปรโมชันส่วนตัว(Personal)โซเชีย(Social)ล ฯลฯ ไปที่Settings > Inboxและข้างประเภทกล่องจดหมาย ให้(Inbox type,)คลิกช่องแบบเลื่อนลงและเลือกกล่องจดหมายหลายกล่อง(Multiple inboxes.)

ส่วนใหม่จะปรากฏขึ้นที่เรียกว่าส่วนกล่องจดหมายหลายกล่อง (Multiple inbox sections.)คุณสามารถตั้งชื่อส่วนที่กำหนดเองได้มากถึงห้าส่วนเพื่อดูข้างกล่องจดหมายหลักของคุณ แม้ว่าสองส่วนจะถูกกรอกตามค่าเริ่มต้นก็ตาม ส่วนหนึ่งมีไว้สำหรับอีเมลที่ติดดาว ส่วนอีกส่วนหนึ่งสำหรับฉบับร่าง (Starred)ส่วนเหล่านี้ถูกกำหนดโดยคำค้นหา ดังนั้นคุณจะต้องเรียนรู้ว่าดาวพิเศษแต่ละดวงเรียกว่าอะไร เพื่อแยกส่วนสำหรับพวกเขา

นี่คือชื่อของแต่ละดาว:

  • ดาวเหลือง
  • ดาวสีแดง
  • ออเร้นจ์สตาร์
  • กรีนสตาร์
  • บลูสตาร์
  • ดาวสีม่วง
  • เหลืองปัง (เครื่องหมายอัศเจรีย์)
  • ปังแดง
  • สีม่วง-คำถาม
  • Orange-guillemet (สัญลักษณ์กรอไปข้างหน้า)
  • กรีนเช็ค
  • ข้อมูลสีน้ำเงิน (ตัวพิมพ์เล็ก i)

ฟิลด์คำค้นหารู้จักตัวดำเนินการที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณสามารถใช้ คำสั่ง OR/ANDเพื่อรวมดาวหลายดวงไว้ในส่วนเดียวกันได้ ข้างช่องคำค้นหา(Search query)คือช่องชื่อส่วน (Section name)ป้อนชื่อเฉพาะที่คุณต้องการให้ฟิลด์ถูกเรียกที่นี่

เพื่อให้ได้Inbox Zeroจะเป็นการดีที่สุดที่จะตั้งค่าส่วนที่เฉพาะเจาะจงสองสามส่วน:

  • ต้องการการดำเนินการ/ตอบกลับ
  • ต้องการคำตอบด่วน
  • รอการตอบกลับ
  • ได้รับมอบหมาย

คุณสามารถเลือกที่จะตั้งค่าส่วนที่ห้าได้ตามความต้องการของคุณ แต่สี่ส่วนนี้จะจัดการงานพื้นฐานที่สุด 

การเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์(Reaching Inbox Zero)

เมื่อคุณเปลี่ยน การตั้งค่า Gmailแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการทุกอย่าง ขั้นแรก(First)ตั้งค่าตัวกรองของคุณ ป้อนต่อไปนี้:

Search querySection name
has: yellow-starNeeds Action/Reply
has: red-starNeeds Urgent Reply
has: blue-infoAwaiting Reply
has: green-checkDelegated

เมื่อคุณได้รับอีเมล สิ่งแรกที่คุณควรทำคือตัดสินใจว่าอีเมลนั้นต้องการการตอบกลับหรือว่าคุณควรลบทิ้ง หากอีเมลนั้นเป็นสแปมหรือไม่รับประกันว่าจะได้รับการตอบกลับ ให้ลบทิ้งทันทีหรือเก็บถาวร 

หากอีเมลต้องการการตอบกลับและจะใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ให้ตอบอีเมลนั้น หากคุณต้องการเวลามากกว่าสองนาที ให้คลิก ไอคอน ดาว(Star)หนึ่งครั้ง หากอีเมลเป็นเรื่องด่วนและควรเป็นสิ่งถัดไปที่คุณตอบกลับ ให้คลิกไอคอนสองครั้งเพื่อทำเครื่องหมายด้วยดาว  แดง(Red Star)

เมื่อคุณตอบกลับอีเมลแล้ว หากคุณกำลังรอการตอบกลับ ให้คลิก ไอคอน ดาว(Star)สามครั้งเพื่อกำหนดให้เป็น "กำลังรอการตอบกลับ" หากคุณได้รับอีเมลที่จัดการได้ดีกว่าโดยบุคคลอื่น ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องและคลิก ไอคอนรูป ดาว(Star)สี่ครั้งเพื่อทำเครื่องหมายเป็น "มอบหมายแล้ว" 

เลือกเวลาที่คุณต้องการตอบกลับอีเมลและมุ่งเน้นการทำงานเฉพาะในช่วงเวลาดังกล่าว การกำหนดเส้นตายและกำหนดระยะเวลาในการจัดการอีเมลทำให้คุณสามารถใช้เวลาในกล่องจดหมายของคุณน้อยลง คุณจึงสามารถจดจ่อกับงานที่สำคัญมากขึ้นได้ หากคุณเลือกที่จะจัดการกับมันตั้งแต่ต้นชั่วโมง ให้เน้นที่การตอบกลับอีเมลด่วนก่อน จากนั้นค่อยจัดการที่เหลือ 

เมื่อนำวิธีการเหล่านี้ไปปฏิบัติจริง คุณจะสามารถควบคุมกล่องจดหมายทั้งหมดได้ในไม่ช้า ถ้ามันรกอยู่แล้ว ให้เผื่อเวลาไว้ครึ่งชั่วโมงต่อวันเพื่อจัดเรียงอีเมลที่คุณมีอยู่แล้วและพิจารณาว่าอีเมลเหล่านั้นสำคัญหรือไม่ ตอบสนองต่อผู้ที่ต้องการลบผู้ที่ไม่ต้องการ 

อาจใช้เวลาสักครู่แต่ตัวกรอง(but filters)กล่องจดหมายที่กำหนด และเครื่องมืออื่นๆ จะช่วยให้คุณเข้าถึงInbox Zero และ(Inbox Zero–and)คุณจะพบว่าเทคนิคใดที่จะช่วยให้คุณอยู่ที่นั่นได้ดีที่สุด 



About the author

ฉันเป็นผู้ตรวจทานมืออาชีพและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ฉันชอบใช้เวลาออนไลน์เล่นวิดีโอเกม สำรวจสิ่งใหม่ ๆ และช่วยเหลือผู้คนเกี่ยวกับความต้องการด้านเทคโนโลยีของพวกเขา ฉันมีประสบการณ์กับ Xbox มาบ้างแล้วและได้ช่วยเหลือลูกค้าในการรักษาระบบของพวกเขาให้ปลอดภัยมาตั้งแต่ปี 2552



Related posts