วิธีเข้าถึง Inbox Zero ใน Gmail
คุณเคยพลาดอีเมลสำคัญเพราะกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อความที่ยังไม่ได้ตอบก่อนหน้านี้หรือไม่? คนส่วนใหญ่เคยเจอเหตุการณ์นี้และเกือบทุกคนรู้ดีว่าอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 50 ฉบับทำให้ไขว้เขวซึ่งต้องการความสนใจจากคุณทันทีที่คุณเปิดกล่องจดหมายในตอนเช้า
จากการศึกษาพบว่า พนักงานใช้เวลามากถึง28 เปอร์เซ็นต์ใน(28 percent of their week)การอ่านและตอบอีเมล ในหนึ่งสัปดาห์ นั่นเป็นมากกว่าหนึ่งในสี่ของเวลาทั้งหมดของคุณในที่ทำงาน คุณสามารถทำสำเร็จได้อีกมากเพียงใดหากคุณไม่ต้องจัดการกับอีเมลจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง
Inbox Zero คืออะไร?
Inbox Zeroเป็นแนวคิดที่พัฒนาโดยMerlin Mannผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงาน แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะตีความ "ศูนย์" ในชื่อเพื่ออ้างถึงจำนวนอีเมลที่บุคคลมี แต่เดิมหมายถึงเวลาที่ผู้คนใช้ความคิดเกี่ยวกับอีเมล หากคุณมีอีเมลเป็นศูนย์ แสดงว่าคุณใช้เวลาเกือบเป็นศูนย์ในการคิดถึงอีเมลเหล่านั้น
บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีรักษาจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของคุณให้เหลือน้อยที่สุดโดยใช้เครื่องมือที่มีให้คุณในGmailตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่คุณสามารถนำไปใช้กับวันทำงานซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมอีเมลที่ได้รับจำนวนมาก ตลอดวัน.
พื้นฐานการจัดการอีเมล
ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลคือการปิดกล่องขาเข้าของคุณ อาจฟังดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่ควรให้เวลากับตัวเองในการอ่านและตอบกลับอีเมล ดีกว่ากำหนดเมื่ออีเมลมาถึง การวิจัย(Research)แสดงให้เห็นว่าเส้นตายที่กำหนดขึ้นเองหรือไม่ ปรับปรุงประสิทธิภาพ(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)และลดเวลาที่ใช้ในโครงการ
จัดสรร(Set) เวลาห้านาทีในตอนเริ่มต้นของแต่ละชั่วโมง หรืออาจจะยี่สิบนาทีในตอนเริ่ม ต้นและสิ้นสุดวันเพื่อตอบอีเมล (to answer emails)ลบอีเมลที่เป็นสแปมอย่าง(clearly spam)ชัดเจน ถ้าอีเมลต้องใช้เวลาสองนาทีหรือน้อยกว่าในการตอบ ให้ตอบกลับก่อน
หากอีเมลต้องใช้เวลาตอบมากขึ้น ให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเป็นพิเศษ
การใช้ Gmail เพื่อเข้าถึง Inbox Zero
Gmailเป็นโปรแกรมรับส่งเมลที่ใช้มากที่สุดในโลก แต่คนส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าแพลตฟอร์มนี้ใช้งานได้หลากหลายเพียงใด Gmailเต็มไปด้วยเครื่องมือ(chock-full of tools)และตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมลักษณะที่ปรากฏได้อย่างมาก Inbox Zeroทำได้มากขึ้นเมื่อคุณใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้
ใช้ดาวพิเศษ
ทุกคนรู้เกี่ยวกับความสามารถในการ "ติดดาว" อีเมลโดยคลิกที่ ไอคอนรูป ดาว(Star)แต่คุณรู้ไหมว่ามีดาว 12 ดวงที่สามารถใช้ได้ คลิก(Click) Settings > See All Settings > Generalจากนั้นเลื่อนจนกว่าคุณจะเห็นส่วนย่อย ของ ดาว(Stars)
ดาวมีสีต่างกัน แต่ก็มีไอคอนต่างๆ เช่น เครื่องหมายอัศเจรีย์ ลูกศรกรอไปข้างหน้า เครื่องหมายถูก เครื่องหมายคำถาม และตัว i ตัวพิมพ์เล็ก ตามค่าเริ่มต้น มีเพียงดาวหลักเท่านั้นที่เปิดใช้งาน แต่คุณสามารถคลิกและลากไอคอนใดก็ได้ไปยัง ส่วน ใช้(In use)งาน เพื่อเปิดใช้งาน
มีเพียงสัญลักษณ์เดียวเท่านั้นที่จะปรากฏในGmail คลิก(Click)หลาย ๆ ครั้งเพื่อหมุนดูดาวต่าง ๆ ทั้งหมดที่คุณเลือก เลือกสัญลักษณ์อย่างน้อยสี่ตัว: ดาวมาตรฐาน, ดาวสีแดง, ตัวพิมพ์เล็ก i และเครื่องหมายถูกสีเขียว
ตั้งค่ากล่องขาเข้าและตัวกรองหลายกล่อง(Set Up Multiple Inboxes and Filters)
คุณอาจคุ้นเคยกับแท็บต่างๆ ที่มีอยู่ในGmail อยู่ แล้ว: โปรโมชันส่วนตัว(Personal)โซเชีย(Social)ล ฯลฯ ไปที่Settings > Inboxและข้างประเภทกล่องจดหมาย ให้(Inbox type,)คลิกช่องแบบเลื่อนลงและเลือกกล่องจดหมายหลายกล่อง(Multiple inboxes.)
ส่วนใหม่จะปรากฏขึ้นที่เรียกว่าส่วนกล่องจดหมายหลายกล่อง (Multiple inbox sections.)คุณสามารถตั้งชื่อส่วนที่กำหนดเองได้มากถึงห้าส่วนเพื่อดูข้างกล่องจดหมายหลักของคุณ แม้ว่าสองส่วนจะถูกกรอกตามค่าเริ่มต้นก็ตาม ส่วนหนึ่งมีไว้สำหรับอีเมลที่ติดดาว ส่วนอีกส่วนหนึ่งสำหรับฉบับร่าง (Starred)ส่วนเหล่านี้ถูกกำหนดโดยคำค้นหา ดังนั้นคุณจะต้องเรียนรู้ว่าดาวพิเศษแต่ละดวงเรียกว่าอะไร เพื่อแยกส่วนสำหรับพวกเขา
นี่คือชื่อของแต่ละดาว:
- ดาวเหลือง
- ดาวสีแดง
- ออเร้นจ์สตาร์
- กรีนสตาร์
- บลูสตาร์
- ดาวสีม่วง
- เหลืองปัง (เครื่องหมายอัศเจรีย์)
- ปังแดง
- สีม่วง-คำถาม
- Orange-guillemet (สัญลักษณ์กรอไปข้างหน้า)
- กรีนเช็ค
- ข้อมูลสีน้ำเงิน (ตัวพิมพ์เล็ก i)
ฟิลด์คำค้นหารู้จักตัวดำเนินการที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณสามารถใช้ คำสั่ง OR/ANDเพื่อรวมดาวหลายดวงไว้ในส่วนเดียวกันได้ ข้างช่องคำค้นหา(Search query)คือช่องชื่อส่วน (Section name)ป้อนชื่อเฉพาะที่คุณต้องการให้ฟิลด์ถูกเรียกที่นี่
เพื่อให้ได้Inbox Zeroจะเป็นการดีที่สุดที่จะตั้งค่าส่วนที่เฉพาะเจาะจงสองสามส่วน:
- ต้องการการดำเนินการ/ตอบกลับ
- ต้องการคำตอบด่วน
- รอการตอบกลับ
- ได้รับมอบหมาย
คุณสามารถเลือกที่จะตั้งค่าส่วนที่ห้าได้ตามความต้องการของคุณ แต่สี่ส่วนนี้จะจัดการงานพื้นฐานที่สุด
การเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์(Reaching Inbox Zero)
เมื่อคุณเปลี่ยน การตั้งค่า Gmailแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการทุกอย่าง ขั้นแรก(First)ตั้งค่าตัวกรองของคุณ ป้อนต่อไปนี้:
Search query | Section name |
has: yellow-star | Needs Action/Reply |
has: red-star | Needs Urgent Reply |
has: blue-info | Awaiting Reply |
has: green-check | Delegated |
เมื่อคุณได้รับอีเมล สิ่งแรกที่คุณควรทำคือตัดสินใจว่าอีเมลนั้นต้องการการตอบกลับหรือว่าคุณควรลบทิ้ง หากอีเมลนั้นเป็นสแปมหรือไม่รับประกันว่าจะได้รับการตอบกลับ ให้ลบทิ้งทันทีหรือเก็บถาวร
หากอีเมลต้องการการตอบกลับและจะใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ให้ตอบอีเมลนั้น หากคุณต้องการเวลามากกว่าสองนาที ให้คลิก ไอคอน ดาว(Star)หนึ่งครั้ง หากอีเมลเป็นเรื่องด่วนและควรเป็นสิ่งถัดไปที่คุณตอบกลับ ให้คลิกไอคอนสองครั้งเพื่อทำเครื่องหมายด้วยดาว แดง(Red Star)
เมื่อคุณตอบกลับอีเมลแล้ว หากคุณกำลังรอการตอบกลับ ให้คลิก ไอคอน ดาว(Star)สามครั้งเพื่อกำหนดให้เป็น "กำลังรอการตอบกลับ" หากคุณได้รับอีเมลที่จัดการได้ดีกว่าโดยบุคคลอื่น ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องและคลิก ไอคอนรูป ดาว(Star)สี่ครั้งเพื่อทำเครื่องหมายเป็น "มอบหมายแล้ว"
เลือกเวลาที่คุณต้องการตอบกลับอีเมลและมุ่งเน้นการทำงานเฉพาะในช่วงเวลาดังกล่าว การกำหนดเส้นตายและกำหนดระยะเวลาในการจัดการอีเมลทำให้คุณสามารถใช้เวลาในกล่องจดหมายของคุณน้อยลง คุณจึงสามารถจดจ่อกับงานที่สำคัญมากขึ้นได้ หากคุณเลือกที่จะจัดการกับมันตั้งแต่ต้นชั่วโมง ให้เน้นที่การตอบกลับอีเมลด่วนก่อน จากนั้นค่อยจัดการที่เหลือ
เมื่อนำวิธีการเหล่านี้ไปปฏิบัติจริง คุณจะสามารถควบคุมกล่องจดหมายทั้งหมดได้ในไม่ช้า ถ้ามันรกอยู่แล้ว ให้เผื่อเวลาไว้ครึ่งชั่วโมงต่อวันเพื่อจัดเรียงอีเมลที่คุณมีอยู่แล้วและพิจารณาว่าอีเมลเหล่านั้นสำคัญหรือไม่ ตอบสนองต่อผู้ที่ต้องการลบผู้ที่ไม่ต้องการ
อาจใช้เวลาสักครู่แต่ตัวกรอง(but filters)กล่องจดหมายที่กำหนด และเครื่องมืออื่นๆ จะช่วยให้คุณเข้าถึงInbox Zero และ(Inbox Zero–and)คุณจะพบว่าเทคนิคใดที่จะช่วยให้คุณอยู่ที่นั่นได้ดีที่สุด
Related posts
วิธีการส่ง Private Emails ใน Gmail
คุณสามารถลบอีเมล์ทั้งหมดจาก Gmail ในครั้งเดียว
วิธีการ Unsend Email ใน Gmail
7 Best Gmail Add-Ons
วิธีการ Fix Gmail เมื่อมันไม่ได้รับอีเมล
วิธีการอ้างสิทธิ์ในธุรกิจบน Google
วิธีการตั้งค่า Voicemail บน Google Voice
เพิ่ม Protection ใน Google Chrome and How เพื่อเปิดใช้งานอะไร
คุณสมบัติ 9 Hidden ใน Google Maps คุณควรตรวจสอบ
Google Search Bar Widget Missing? วิธีการคืนค่าใน Android
Software Reporter Tool ใน Chrome and How คืออะไรเพื่อปิดการใช้งาน
วิธีการทำ Line Graph ในแผ่น Google
วิธีทำ Business Card ใน Google Drive
วิธีการ Filter ในแผ่น Google
วิธีการแทรกลายเซ็นใน Google Docs
วิธีเปลี่ยน Google SafeSearch Off
คืออะไร Google Exposure Notifications สำหรับ COVID Protection?
วิธีการเปลี่ยน Default Google Account
วิธีโอนอีเมลระหว่างบัญชี Gmail สองบัญชี
วิธียกเลิกหรือหยุดชั่วคราว YouTube Premium Subscription