วิธีพิมพ์บนซองจดหมายโดยใช้ Google Docs

แม้ว่าโลกจะเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้นทุกปี จดหมายจริงก็ยังคงเป็นวิธีที่สำคัญในการสื่อสารกับผู้อื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ ชุดเครื่องมือ Google Apps(Google Apps)มีเครื่องมือและส่วนเสริมมากมายที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการสร้างซองจดหมายได้ สิ่งที่คุณต้องมีคือเครื่องพิมพ์ พีซีที่ใช้ Windows(Windows)หรือApple(Apple PC)และการเข้าถึงเบราว์เซอร์ เช่นGoogle Chrome หรือ แอป iOS และAndroid

นี่คือวิธีที่คุณสามารถพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้Google(Google Docs)เอกสาร

วิธีพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Google Docs(Envelopes Using Google Docs)

มีส่วนเสริมของซองจดหมายหลายแบบสำหรับ Google เอกสาร(add-ons for Google Docs)ที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและพิมพ์ซองจดหมายได้ สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราจะใช้โปรแกรมเสริม Mail Merge(Mail Merge add-on)

หมายเหตุ: Mail Mergeจะช่วยให้คุณสามารถรวม 20 ได้ถึง 30 แถวในการทดลองใช้ฟรี

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารของคุณ

เปิดเอกสาร Google Docs(Google Docs)โดยไปที่ เว็บแอป Google Docs (หรือแอปสมาร์ทโฟน) แล้วคลิกGoogle Doc(New Google Doc)ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เปิดMail Mergeและเลือกขนาดซองจดหมาย(Choose Envelope Size)

หากคุณยังไม่มีโปรแกรม เสริม Mail Mergeคุณสามารถติดตั้งได้ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ หากติดตั้งไว้แล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 5

  1. คลิกส่วนขยาย(Click Extensions)ในแถบเครื่องมือ จากนั้นเลือกAdd-ons > Get Add-onsเสริม

  1. ในเมนูส่วน เสริม ของ Google Docs(Google Docs)ซึ่งมีข้อความว่า " Search apps" ให้พิมพ์Mail Merge (Mail Merge)เลือกจดหมายเวียน(Select Mail Merge)จากรายการ

  1. คลิก(Click)แอ ป Mail Mergeแล้วเลือกติด(Install)ตั้ง

  1. เลือกดำเนินการต่อ(Select Continue)จากนั้นยืนยันบัญชีของคุณและให้ สิทธิ์ Mail Mergeที่ต้องการ

  1. เมื่อติดตั้ง แล้ว ให้คลิกExtensions > Mail Merge > EnvelopesหรือเลือกMail Merge จากแถบด้านข้าง แล้ว เลือกEnvelopes

  1. รอ(Wait)ให้ป๊อปอัปโหลดขึ้นมา จากนั้นเลือก ขนาด ซองจดหมาย(Envelope)จากเมนูแบบเลื่อนลงหรือตั้งค่าขนาดหน้าแบบกำหนดเอง คลิกบันทึก(Click Save)เพื่อเสร็จสิ้น

หมายเหตุ: หากคุณไม่สามารถสร้างเทมเพลตซองจดหมายด้วยวิธีนี้ ให้เลือกFile > Page Setupกระดาษ ที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าการวางแนว(Orientation)และ ขนาด กระดาษ(Paper)ก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งซองจดหมายของคุณ

ขั้นตอนต่อไปคือการแก้ไขเอกสารของคุณเพื่อเพิ่มฟิลด์ที่จำเป็น รวมทั้งที่อยู่ของผู้รับและที่อยู่ผู้ส่งของคุณ ในการดำเนินการดังกล่าว ให้ใช้เครื่องมือแก้ไข Google เอกสาร(Google Docs editing tools)เหมือนกับที่ทำในเอกสารทั่วไป ตัวอย่างเช่น:

หมายเหตุ: เพิ่ม(Add)แบบอักษร สี และตราสินค้าแบบกำหนดเองเพื่อปรับแต่งซองจดหมายของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเขตข้อมูลผสาน

หากคุณกำลังพิมพ์ชุดซองจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถเพิ่มช่องการผสานเพื่อเร่งกระบวนการโดยการสร้าง เทมเพลตซองจดหมาย ของ Google เอกสาร(Google Docs) (แทนที่จะเพิ่มรายละเอียดแต่ละรายการลงในแต่ละซองจดหมาย) ในการทำเช่นนั้น:

  1. Click Extensions > Mail Merge > Startเริ่ม

  1. เลือกเปิดสเปรดชีต

  1. เลือกGoogle ชี(Google Sheet)ต ของคุณ หากไม่ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกGoogle Driveและใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาเอกสาร หากคุณใช้Microsoft Excelเพื่อสร้างสเปรดชีต คุณสามารถแปลงเป็นGoogle ชี(Google Sheet)ต ได้อย่างง่ายดาย

  1. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกฟิลด์ผสาน ในรายการ แบบเลื่อนลง Merge Fieldเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่ม (เช่นRecipient Name ) คลิก(Click Add)เพิ่ม

  1. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกจดหมาย(Letters)ในกล่องดรอปดาวน์ผสาน ไปยัง (Merge)จาก นั้น คลิกผสาน(Merge)

  1. Mail Mergeจะแสดงจำนวนซองจดหมายที่คุณต้องการสร้าง คลิก(Click)ใช่หากถูกต้อง

  1. ซองจดหมายของคุณจะถูกสร้างขึ้นตามค่าจากสเปรดชีตของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: เปิดเอกสารใหม่(New Document)และพิมพ์(Print)

เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น ให้เปิดเอกสารซองจดหมาย นี่จะแสดงซองจดหมายที่คุณสร้างใหม่ทั้งหมดในรายการ ตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกรูปแบบได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง

ถ้าใช่ ก็ถึงเวลาพิมพ์:

  1. เลือก ไฟล์ > พิมพ์

  1. เลือก การตั้งค่าเพิ่มเติม(Select More Settings)และตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดกระดาษ(Paper Size)และการตั้งค่าอื่นๆ ถูกต้อง

  1. เลือกพิมพ์

ส่งอีเมลได้ง่ายกว่าที่เคย

ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณจะสามารถพิมพ์ซองจดหมายได้มากเท่าที่คุณต้องการ เราใช้Mail Merge เนื่องจากเป็นส่วน เสริมของ Google Docs(Google Docs)ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักมากที่สุด อย่างไรก็ตาม มีตัวเลือกฟรีมากมายหากคุณใช้ช่วงทดลองใช้ฟรีและพบว่าราคาสูงเกินไป



About the author

ฉันเป็นวิศวกรซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในการพัฒนาและบำรุงรักษาแอปพลิเคชัน Windows 11 หรือ 10 ฉันยังมีประสบการณ์ในการทำงานกับ Google Docs และ Microsoft Edge ทักษะของฉันในด้านเหล่านี้ทำให้ฉันเป็นผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมสำหรับบทบาทวิศวกรรมซอฟต์แวร์ในอนาคต



Related posts