วิธีพิมพ์บนซองจดหมายโดยใช้ Google Docs
แม้ว่าโลกจะเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้นทุกปี จดหมายจริงก็ยังคงเป็นวิธีที่สำคัญในการสื่อสารกับผู้อื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ ชุดเครื่องมือ Google Apps(Google Apps)มีเครื่องมือและส่วนเสริมมากมายที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการสร้างซองจดหมายได้ สิ่งที่คุณต้องมีคือเครื่องพิมพ์ พีซีที่ใช้ Windows(Windows)หรือApple(Apple PC)และการเข้าถึงเบราว์เซอร์ เช่นGoogle Chrome หรือ แอป iOS และAndroid
นี่คือวิธีที่คุณสามารถพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้Google(Google Docs)เอกสาร
วิธีพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Google Docs(Envelopes Using Google Docs)
มีส่วนเสริมของซองจดหมายหลายแบบสำหรับ Google เอกสาร(add-ons for Google Docs)ที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและพิมพ์ซองจดหมายได้ สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราจะใช้โปรแกรมเสริม Mail Merge(Mail Merge add-on)
หมายเหตุ: Mail Mergeจะช่วยให้คุณสามารถรวม 20 ได้ถึง 30 แถวในการทดลองใช้ฟรี
ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารของคุณ
เปิดเอกสาร Google Docs(Google Docs)โดยไปที่ เว็บแอป Google Docs (หรือแอปสมาร์ทโฟน) แล้วคลิกGoogle Doc(New Google Doc)ใหม่
ขั้นตอนที่ 2: เปิดMail Mergeและเลือกขนาดซองจดหมาย(Choose Envelope Size)
หากคุณยังไม่มีโปรแกรม เสริม Mail Mergeคุณสามารถติดตั้งได้ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ หากติดตั้งไว้แล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 5
- คลิกส่วนขยาย(Click Extensions)ในแถบเครื่องมือ จากนั้นเลือกAdd-ons > Get Add-onsเสริม
- ในเมนูส่วน เสริม ของ Google Docs(Google Docs)ซึ่งมีข้อความว่า " Search apps" ให้พิมพ์Mail Merge (Mail Merge)เลือกจดหมายเวียน(Select Mail Merge)จากรายการ
- คลิก(Click)แอ ป Mail Mergeแล้วเลือกติด(Install)ตั้ง
- เลือกดำเนินการต่อ(Select Continue)จากนั้นยืนยันบัญชีของคุณและให้ สิทธิ์ Mail Mergeที่ต้องการ
- เมื่อติดตั้ง แล้ว ให้คลิกExtensions > Mail Merge > EnvelopesหรือเลือกMail Merge จากแถบด้านข้าง แล้ว เลือกEnvelopes
- รอ(Wait)ให้ป๊อปอัปโหลดขึ้นมา จากนั้นเลือก ขนาด ซองจดหมาย(Envelope)จากเมนูแบบเลื่อนลงหรือตั้งค่าขนาดหน้าแบบกำหนดเอง คลิกบันทึก(Click Save)เพื่อเสร็จสิ้น
หมายเหตุ: หากคุณไม่สามารถสร้างเทมเพลตซองจดหมายด้วยวิธีนี้ ให้เลือกFile > Page Setupกระดาษ ที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าการวางแนว(Orientation)และ ขนาด กระดาษ(Paper)ก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งซองจดหมายของคุณ
ขั้นตอนต่อไปคือการแก้ไขเอกสารของคุณเพื่อเพิ่มฟิลด์ที่จำเป็น รวมทั้งที่อยู่ของผู้รับและที่อยู่ผู้ส่งของคุณ ในการดำเนินการดังกล่าว ให้ใช้เครื่องมือแก้ไข Google เอกสาร(Google Docs editing tools)เหมือนกับที่ทำในเอกสารทั่วไป ตัวอย่างเช่น:
หมายเหตุ: เพิ่ม(Add)แบบอักษร สี และตราสินค้าแบบกำหนดเองเพื่อปรับแต่งซองจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเขตข้อมูลผสาน
หากคุณกำลังพิมพ์ชุดซองจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถเพิ่มช่องการผสานเพื่อเร่งกระบวนการโดยการสร้าง เทมเพลตซองจดหมาย ของ Google เอกสาร(Google Docs) (แทนที่จะเพิ่มรายละเอียดแต่ละรายการลงในแต่ละซองจดหมาย) ในการทำเช่นนั้น:
- Click Extensions > Mail Merge > Startเริ่ม
- เลือกเปิดสเปรดชีต
- เลือกGoogle ชี(Google Sheet)ต ของคุณ หากไม่ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกGoogle Driveและใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาเอกสาร หากคุณใช้Microsoft Excelเพื่อสร้างสเปรดชีต คุณสามารถแปลงเป็นGoogle ชี(Google Sheet)ต ได้อย่างง่ายดาย
- วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกฟิลด์ผสาน ในรายการ แบบเลื่อนลง Merge Fieldเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่ม (เช่นRecipient Name ) คลิก(Click Add)เพิ่ม
- เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกจดหมาย(Letters)ในกล่องดรอปดาวน์ผสาน ไปยัง (Merge)จาก นั้น คลิกผสาน(Merge)
- Mail Mergeจะแสดงจำนวนซองจดหมายที่คุณต้องการสร้าง คลิก(Click)ใช่หากถูกต้อง
- ซองจดหมายของคุณจะถูกสร้างขึ้นตามค่าจากสเปรดชีตของคุณ
ขั้นตอนที่ 5: เปิดเอกสารใหม่(New Document)และพิมพ์(Print)
เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น ให้เปิดเอกสารซองจดหมาย นี่จะแสดงซองจดหมายที่คุณสร้างใหม่ทั้งหมดในรายการ ตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกรูปแบบได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง
ถ้าใช่ ก็ถึงเวลาพิมพ์:
- เลือก ไฟล์ > พิมพ์
- เลือก การตั้งค่าเพิ่มเติม(Select More Settings)และตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดกระดาษ(Paper Size)และการตั้งค่าอื่นๆ ถูกต้อง
- เลือกพิมพ์
ส่งอีเมลได้ง่ายกว่าที่เคย
ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณจะสามารถพิมพ์ซองจดหมายได้มากเท่าที่คุณต้องการ เราใช้Mail Merge เนื่องจากเป็นส่วน เสริมของ Google Docs(Google Docs)ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักมากที่สุด อย่างไรก็ตาม มีตัวเลือกฟรีมากมายหากคุณใช้ช่วงทดลองใช้ฟรีและพบว่าราคาสูงเกินไป
Related posts
วิธีการแทรกลายเซ็นใน Google Docs
3 วิธีในการ Create Borders ใน Google Docs
วิธีการติดตาม Changes ใน Google Docs
วิธีการเพิ่ม Shapes ใน Google Docs
วิธีใช้ Google Docs ใน Dark Mode
วิธีเปลี่ยน Google SafeSearch Off
วิธีการใช้ Google Calendar: 10 Pro Tips
วิธีใช้ Google Family Calendar เพื่อให้ Family ของคุณใน Time
วิธีสร้างแบบสำรวจออนไลน์ฟรีโดยใช้ Google Docs
Metric and Dimension ใน Google Analytics คืออะไร
3 ไซต์เพื่อค้นหาเทมเพลตประวัติย่อของ Google Docs ฟรี
วิธีทำโบรชัวร์หรือแผ่นพับใน Google Docs
วิธีการ Unsend Email ใน Gmail
วิธียกเลิกหรือหยุดชั่วคราว YouTube Premium Subscription
วิธีการสร้าง Google Form สอง: Complete Guide
วิธีการใช้ Stops หลายใน Google Maps
วิธีทำตัวห้อย & ตัวยกใน Google Docs
วิธีการ Export and Import Chrome Bookmarks
วิธีการใช้ Google Sheets Drop Down รายการ
คืออะไร Google Exposure Notifications สำหรับ COVID Protection?