ถ้าคุณต้องการคัดลอกข้อความจากไฟล์ PDF^(PDF)เพื่อเพิ่มลงใน เอกสาร Wordให้วางสูตรลงใน สเปรดชีต Excelหรือแทรกลงใน สไลด์ PowerPointเพื่อนำเสนอ ก็ทำได้ง่ายๆ โดยใช้ฟังก์ชันCopy and Paste

อย่างไรก็ตาม นั่นอาจไม่จำเป็นสำหรับไฟล์ PDF^(PDF)ทั้งหมดเนื่องจากการรักษาความปลอดภัยและการอนุญาตอื่น ๆ แต่มีวิธีอื่นที่คุณสามารถทำงานเดียวกันให้สำเร็จได้

วิธีคัดลอกข้อความจาก PDF^{(How to Copy Text From a PDF)}

ก่อนที่คุณจะสามารถคัดลอกข้อความจากPDFไปยังแอปพลิเคชันอื่นได้ คุณต้องยืนยันว่าไม่มีการตั้งค่าความปลอดภัยที่ไม่อนุญาตให้คัดลอก มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถคัดลอกสิ่งใดได้ ซึ่งอาจระบุโดยคุณลักษณะการคัดลอกเป็นสีเทาหรือสีจางในReader

หาก PDF ที่คุณได้รับมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน^{(protected by a password)}ให้ใช้รหัสผ่านที่กำหนดเพื่อเปิดไฟล์นั้น จากนั้นตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยเพื่อยืนยันว่าอนุญาตให้คัดลอกเนื้อหาได้

เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้คลิกขวาที่เอกสารและเลือกคุณสมบัติ^{(Document Properties)}เอกสาร

คลิก แท็บ Securityแล้วดูที่Document Restriction Summary Summary^{(Document Restrictions Summary)}เพื่อดูว่าอนุญาตให้คัดลอกเนื้อหาหรือไม่

หมายเหตุ^(Note) : PDFที่มีข้อจำกัดด้านเนื้อหามักมีคำว่า "ปลอดภัย" ข้างชื่อไฟล์ที่ด้านบน

เปิดPDFในโปรแกรมอ่าน จากนั้นคัดลอกข้อความที่คุณต้องการโดยใช้วิธีการด้านล่าง

มีหลายวิธีในการคัดลอกข้อความจากไฟล์ PDF^(PDF)ที่เราจะกล่าวถึงในคู่มือนี้

ฟังก์ชันคัดลอกและวาง^{(Copy & Paste Function)}

นี่เป็นวิธีการคัดลอกข้อความจากเอกสารหรือไฟล์ส่วน ใหญ่โดยพฤตินัย ไม่ใช่แค่PDF ^(PDFs)คุณสามารถใช้ แป้นพิมพ์ลัด CTRL+Cเพื่อคัดลอกข้อความที่คุณต้องการ จากนั้นใช้CTRL+Vเพื่อวางลงในเอกสาร^{(paste it onto the other document)}อื่น

หากคุณใช้ Mac ให้กดCommand-Cเพื่อคัดลอกข้อความ และCommand-Vเพื่อวางเนื้อหาของคลิปบอร์ด^(Clipboard)ลงในเอกสารหรือแอพปัจจุบัน

หรือคุณสามารถใช้ปุ่มคลิกขวาของเมาส์หรือทัชแพดแล้วคลิกSelect tool^{(Select tool)}

เลือกข้อความที่คุณต้องการคัดลอกใน เอกสาร PDFโดยการลากเมาส์เพื่อเน้นส่วนที่คุณต้องการคัดลอก คลิกขวาที่ข้อความที่เลือก และเลือกคัด^(Copy)ลอก

คุณยังสามารถไปที่แท็บเมนู แล้วคลิกEdit>Copyลอก เมื่อคัดลอกแล้ว ให้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการวางข้อความที่คัดลอกไว้ คลิกขวาบนพื้นที่ที่คุณต้องการวาง แล้วเลือกวางหรือ^(Paste)คลิกEdit>Paste

เครื่องมือสแนปชอตหรือสกรีนช็อต^{(Snapshot Or Screenshot Tool)}

เครื่องมือสแนปชอตในโปรแกรมอ่าน PDF^{(PDF reader)}ช่วยให้คุณเลือกข้อความที่คุณต้องการเป็นภาพหน้าจอหรือกราฟิก แล้ววางลงในเอกสารอื่นโดยไม่ส่งผลต่อการจัดรูปแบบ หากคุณเลือกวิธีนี้ คุณจะได้ส่วนของข้อความที่ต้องการพอดี แต่ไม่สามารถแก้ไขได้

ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด เอกสาร PDFคลิก แก้ไข > ถ่ายEdit > Take a snapshot

หรือเลือก แถบชื่อเรื่องของหน้าต่าง PDFแล้วกดAlt+PrtScnบนแป้นพิมพ์เพื่อจับภาพหน้าจอ^{(capture the screen)}จากนั้นครอบตัดตามส่วนที่คุณต้องการ

หากคุณใช้ Mac ให้กดCommand+Shift+4แล้วใช้เคอร์เซอร์บนหน้าจอเพื่อลากและเลือกข้อความที่คุณต้องการจับภาพ

โปรแกรมอ่าน PDF ออนไลน์^{(Online PDF Reader)}

คุณสามารถคัดลอกข้อความจาก เอกสาร PDFในเบราว์เซอร์หรือโปรแกรมอ่านออนไลน์ได้

ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดPDFในเบราว์เซอร์ของคุณโดยคลิกขวาที่ไฟล์และเลือกOpen With > (choose browser)หรือลากไปที่หน้าต่างที่เปิดอยู่บนเบราว์เซอร์ของคุณ

เลือกข้อความที่คุณต้องการ กดCTRL+Cเพื่อคัดลอกข้อความและวางบนเอกสารอื่นโดยใช้CTRL CTRL+Vคุณยังสามารถคลิกขวาที่เมาส์หรือทัชแพดและเลือกคัดลอก^(Copy)จากนั้นคลิกขวาอีกครั้งบนเอกสารอื่นแล้วเลือกวาง^(Paste)

ซอฟต์แวร์สกัด PDF

เครื่องมือแยก ไฟล์ PDF^(PDF)ของบริษัทอื่นยังสามารถช่วยคุณแยกข้อความเพื่อใช้ในแอปพลิเคชันอื่น เช่นWord , งานนำเสนอ PowerPointหรือซอฟต์แวร์เผยแพร่บนเดสก์ท็อป

คุณสามารถใช้เครื่องมืออย่างเช่นExtractPDFอัปโหลดPDF ของคุณ แล้วคลิกเริ่ม ^(Start)เครื่องมือนี้จะแยกรูปภาพ ข้อความ หรือแม้แต่แบบอักษรหากต้องการ หลังจากนั้นคุณสามารถคัดลอกสิ่งที่คุณต้องการจากเนื้อหาที่แยกออกมาแล้ววางลงในแอปพลิเคชันอื่น

มีเครื่องมือแยกไฟล์ของบุคคลที่สามมากมาย^{(third-party extraction tools)}สำหรับไฟล์ PDF^(PDF)ที่แปลงเป็นHTMLโดยที่ยังคงรักษาเลย์เอาต์ของหน้าไว้ พวกเขายังแยกและแปลงเนื้อหาใน เอกสาร PDFเป็นรูปแบบกราฟิกแบบเวกเตอร์ที่คุณสามารถใช้ในแอปพลิเคชันอื่น

ตัวแปลง PDF^{(PDF Converter)}

ตัวแปลง PDF ช่วยให้คุณสามารถแปลงเอกสาร PDF เป็นเอกสารที่แก้ไขได้^{(convert a PDF document into an editable document)}หลังจากนั้นคุณสามารถคัดลอกข้อความและใช้ในแอปพลิเคชันอื่นได้

ตัวแปลงPDFยอดนิยมตัวหนึ่ง คือ SmallPDFเพราะเป็นเครื่องมือออนไลน์ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องติดตั้งใดๆ และใช้งานง่าย ในการใช้งาน ให้เปิดSmallPDFบนเบราว์เซอร์ของคุณ เลือกรูปแบบผลลัพธ์ เช่นPDF เป็น^{(PDF to Word)} Word

คลิกเลือกไฟล์^{(Choose file)}เพื่ออัปโหลดPDF ที่ คุณต้องการแปลง

คลิกดาวน์โหลด^(Download)เพื่อบันทึกไฟล์ที่แปลงแล้วบนอุปกรณ์ของคุณ ถัดไป เปิด เอกสาร Word ที่แปลง แล้ว และคัดลอกข้อความที่คุณต้องการ

เครื่องมือ OCR^{(OCR Tool)}

เครื่องมือการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)^{(Optical Character Recognition (OCR) tool)}ช่วยให้คุณแปลงไฟล์ PDF เป็นเอกสาร ^(PDF)Wordที่แก้ไขได้คัดลอกข้อความจากไฟล์ PDF^(PDF)และภาพที่สแกนเป็นรูปแบบข้อความที่แก้ไขได้

จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณได้รับเอกสารที่สแกนใน รูปแบบ PDFเนื่องจากจะเปลี่ยนไฟล์ดังกล่าวเป็นPDF^(PDFs) ที่แก้ไขได้ใน ทันที ด้วยแบบอักษรที่กำหนดเองและข้อความที่แก้ไขได้ซึ่งมีลักษณะเหมือนกับในเอกสารต้นฉบับ

Adobe Acrobatทำงานเป็นตัวแปลงข้อความด้วยOCRเนื่องจากจะแยกข้อความโดยอัตโนมัติจากภาพที่สแกนหรือเอกสารที่เป็นกระดาษ และแปลงเป็นPDF^(PDFs)

ส่วนที่ดีที่สุดคือPDF ของคุณ จะจับคู่กับงานพิมพ์ต้นฉบับด้วยการสร้างแบบอักษรที่กำหนดเอง^{(custom font generation)} โดยอัตโนมัติ และคุณสามารถใช้กับ แอปพลิเคชัน Office อื่นๆ ได้โดยการตัดและวางหรือส่งออกไปยังMS -Office ^(MS-Office)นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถรักษาลักษณะที่ปรากฏของเอกสารและจำกัดการแก้ไขเนื้อหา

หมายเหตุ^(Note) : หากต้องการใช้ขั้นตอนเหล่านี้ คุณต้องมีAdobe Acrobatไม่ใช่Adobe Readerเนื่องจากขั้นตอนหลังใช้สำหรับการดูPDF^(PDFs) เท่านั้น และไม่มีเครื่องมือ OCR

ในการใช้เครื่องมือ OCR^(OCR)ดั้งเดิมในAdobe Acrobatให้เปิดPDFที่มีข้อความหรือภาพที่สแกนในAcrobatสำหรับพีซีหรือMacแล้วคลิกแก้ไข PDF^{(Edit PDF)}

Acrobatจะใช้OCRกับPDF โดยอัตโนมัติ และแปลงเป็นสำเนาที่แก้ไขได้ทั้งหมด เลือกข้อความที่คุณต้องการคัดลอก แล้วคลิกEdit>Copyจากนั้นวางลงในแอปพลิเคชันอื่น

คุณสามารถคลิกFile > Save Asเพื่อบันทึกเอกสารที่แก้ไขได้เพื่อใช้ในภายหลัง

หรือเปิดเอกสารหรือรูปภาพที่สแกนที่คุณต้องการใช้ โปรแกรมอ่าน OCRคลิกเครื่องมือ^{(Tools )}ที่ด้านขวาบนของแถบเครื่องมือแล้วเลือกRecognize Text > In This Fileนี้

คุณจะเห็นป๊อปอัปแสดงการตั้งค่าทั่วไปในปัจจุบันของคุณ เช่นภาษาOCR รูปแบบ เอาต์พุตPDF และความละเอียด ^(PDF)คลิก^(Click) ตกลง^{(OK )}เพื่อให้รู้จักข้อความ

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า ให้คลิกแก้ไข^(Edit)จากนั้นคลิก ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

เมื่อระบบรู้จักข้อความจากหน้าที่สแกนแล้ว คุณสามารถเลือกและคัดลอกข้อความที่ต้องการด้วยการจัดรูปแบบที่ตรวจพบ แม้ว่าจะไม่ได้แม่นยำเท่าการจดจำข้อความก็ตาม

ถ้าทั้งหมดที่คุณมีคือAdobe Readerและคุณไม่ต้องการรับสำเนาของAcrobatมีเครื่องมือOCR ฟรี เช่น ^(OCR)OCR ของ OneNote^{(OneNote’s OCR)}สำหรับพีซี ซึ่งใช้งานได้ฟรี หรือไลบรารี Tesseract OCR^{(Tesseract OCR library)}สำหรับ Mac

หมายเหตุ:^(Note:)หากคุณมีAdobe Acrobatคุณสามารถ OCR หลายเอกสารพร้อมกันได้ เพียง^(Just)เปิดเอกสารใดๆ ในAcrobatคลิกจดจำข้อความ^{(Recognize Text)}ใน แถบด้านข้าง เครื่องมือ^{(Tools )}และเลือกในไฟล์หลาย^{(In Multiple Files)}ไฟล์ ลากไฟล์ PDF^(PDF)ที่คุณต้องการไปยังOCR แล้วAcrobatจะจดจำข้อความให้คุณ

คุณมีเทคนิคอื่นใดที่คุณใช้คัดลอกข้อความจากไฟล์ PDF^(PDF)หรือไม่? บอก^(Tell)เราเกี่ยวกับเรื่องนี้ในความคิดเห็นด้านล่าง

How To Copy Text From a PDF File

If you want to copy text from a PDF file to add to a Word document, рaste a formula оnto an Excel spreadѕheet, or іnsert into PowerРoint slides for a presentation, it can be aѕ easy as using the Copy and Paste function.

However, that may not necessarily work for all PDF files owing to security and other permissions, but there are other ways you can fulfill the same task.

How to Copy Text From a PDF

Before you can copy text from PDF to another application, you need to confirm that it doesn’t have security settings that disallow copying, otherwise you won’t be able to copy anything. This may be indicated by a grayed out or dimmed copy feature in Reader.

If the PDF you received is protected by a password, use the designated password combination to open it, and then check the security settings to confirm that content copying is allowed.

To do this, right-click the document and select Document Properties.

Click the Security tab and look at the Document Restrictions Summary to see if content copying is allowed or not.

Note: A PDF with content restrictions usually has the word “Secured” next to the file name at the top.

Open the PDF in any reader and then copy the text you want using any of the methods below.

There are several ways of copying text from a PDF file that we’ll cover in this guide.

Copy & Paste Function

This is the de-facto method of copying text from most documents or files, not just PDFs. You can use the CTRL+C keyboard shortcut to copy the text you want and then use CTRL+V to paste it onto the other document.

If you’re using a Mac, press Command-C to copy the text and Command-V to paste the contents of the Clipboard into the current document or app.

Alternatively, you can use your mouse or touchpad’s right-click button and click Select tool.

Select the text you want to copy on the PDF document by dragging your mouse to highlight the portion you’d like to copy, right click on the selected text, and select Copy.

You can also go to the menu tab, and click Edit>Copy. Once it’s copied, go to the document onto which you’d like to paste the copied text, right click on the space you’d like to place it, and select Paste, or click Edit>Paste.

Snapshot Or Screenshot Tool

The Snapshot tool in your PDF reader helps you select the text you want as a screenshot or graphic, and then paste it onto another document without affecting the formatting. If you choose this method, you’ll get exactly the portion of text you want, but it won’t be editable.

To do this, open the PDF document, click Edit > Take a snapshot.

Alternatively, select the PDF window’s title bar and press Alt+PrtScn on your keyboard to capture the screen, and then crop based on the portion you want.

If you’re using a Mac, press Command+Shift+4 and use the cursor on the screen to drag and select the text you’d like to capture.

Online PDF Reader

You can copy text from a PDF document in your browser or online reader.

To do this, open the PDF in your browser by right clicking on the file and selecting Open With > (choose browser) or drag it to an open window on your browser.

Select the text you want. Press CTRL+C to copy the text and paste it on another document using CTRL+V. You can also right-click your mouse or touchpad and select Copy, and then right-click again on the other document and select Paste.

PDF Extraction Software

A third-party PDF extraction tool can also help you extract text for use in a different application such as Word, PowerPoint presentation or desktop publishing software.

You can use a tool like ExtractPDF, upload your PDF and click Start. The tool will extract images, text or even fonts if you want, after which you can copy what you want from the extracted content and paste it onto another application.

There are many third-party extraction tools for PDF files that convert them to HTML, while preserving the layout of the page. They also extract and convert the content in the PDF document to vector graphics formats you can use in other applications.

PDF Converter

A PDF converter allows you to convert a PDF document into an editable document, after which you can copy your text and use it in another application.

One of the popular PDF converters is SmallPDF, because it’s an online tool so it doesn’t require any installation, and it’s easy to use. To use it, open SmallPDF on your browser, select the output format, for example PDF to Word.

Click Choose file to upload the PDF you want to convert.

Click Download to save the converted file on your device. Next, open the converted Word document, and copy the text you want.

OCR Tool

An Optical Character Recognition (OCR) tool lets you convert your PDF file to an editable Word document, copy text from PDF files and scanned images to editable text formats.

It’s particularly helpful if you received a scanned document in PDF format as it turns such files into editable PDFs instantly, with custom fonts and editable text that look just like those in the original document.

Adobe Acrobat works as a text converter with OCR as it extracts text automatically from scanned images or paper documents, and converts them into PDFs.

The best part is your PDF will match the original printout thanks to the automatic custom font generation, and you can use it with other Office applications by cutting and pasting or exporting to MS-Office. It also allows you to preserve the document’s exact look and feel, and restrict content editing.

Note: To use these steps, you need Adobe Acrobat, not Adobe Reader, as the latter is only for viewing PDFs and doesn’t have the OCR tool.

To use the native OCR tool in Adobe Acrobat, open the PDF containing the scanned text or image in Acrobat for PC or Mac and click Edit PDF.

Acrobat will automatically apply OCR to the PDF and convert it into a fully editable copy. Select the text you want to copy, and click Edit>Copy, then paste it onto another application.

You can click File > Save As to save the editable document for use later on.

Alternatively, open the scanned document or image you want to use the OCR reader with, click Tools at the top right side of the toolbar and select Recognize Text > In This File.

You’ll see a popup showing your current General Settings such as OCR language, PDF output style and resolution. Click OK to get the text recognized.

If you want to change the settings, click Edit, and then click OK once you’re done.

Once the text is recognized from the scanned page, you can select and copy the text you want with detected formatting, though it’s not as accurate as the text recognition.

If all you have is Adobe Reader, and you don’t want to get a copy of Acrobat, there are free OCR tools like OneNote’s OCR for PC, which is free to use, or Tesseract OCR library for Mac.

Note: If you have Adobe Acrobat, you can OCR multiple documents at once. Just open any document in Acrobat, click Recognize Text in the Tools sidebar and select In Multiple Files. Drag the PDF files you want to OCR and Acrobat will recognize the text for you.

Do you have any other tricks you use to copy text from a PDF file? Tell us about it in a comment below.

ธงชัย สันตติวงศ์

About the author

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี และฉันเชี่ยวชาญในการช่วยเหลือผู้คนในการจัดการคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน ฉันได้เขียนบทความเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ เช่น วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต วิธีตั้งค่าคอมพิวเตอร์เพื่อประสบการณ์การเล่นเกมที่ดีที่สุด และอื่นๆ หากคุณกำลังมองหาความช่วยเหลือเกี่ยวกับงานหรือชีวิตส่วนตัวของคุณ เราคือคนสำหรับคุณ!

วิธีคัดลอกข้อความจากไฟล์ PDF