ถ้าคุณกำลังทำงานกับข้อมูลในExcelที่คุณนำเข้าจากแหล่งอื่น บางครั้ง คุณต้องทำงานกับข้อมูลที่ไม่อยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อความที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคที่มาในเซลล์เดียว

วิธีเดียวที่จะจัดการกับข้อมูลนั้นก็คือการแยกเซลล์ในExcel มีหลายวิธีในการดำเนินการนี้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของข้อมูล 

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีแบ่งเซลล์ วิธีขยายไปยังทั้งคอลัมน์ และเวลาที่คุณควรเลือกแต่ละตัวเลือก

แปลงข้อความเป็นคอลัมน์^{(Convert Text To Columns)}

วิธีหนึ่งที่ใช้กันทั่วไปในการแบ่งเซลล์ในExcel คือการใช้ เครื่องมือText to Columns ซึ่งช่วยให้คุณแบ่งทั้งคอลัมน์ของเซลล์โดยใช้กฎใดก็ได้ที่คุณต้องการ 

คุณลักษณะนี้ยังรวมถึงวิซาร์ดที่ใช้งานง่าย ซึ่งเป็นเหตุผลที่คนส่วนใหญ่ชอบที่จะใช้มัน นอกจากนี้ยังจัดการรูปแบบข้อความใดๆ ไม่ว่าข้อความที่คั่นจะเป็นช่องว่าง แท็บ หรือเครื่องหมายจุลภาค

มาดูตัวอย่างการใช้ฟีเจอร์ Text to Columns^{(Text to Columns feature)}ใน Excel 

ในตัวอย่างนี้ เราต้องการแบ่งคอลัมน์ Name ออกเป็นสองเซลล์ ได้แก่ ชื่อและนามสกุลของพนักงานขาย

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. เลือกเมนูข้อมูล ^(Data)จากนั้นเลือกText to Columnsในกลุ่มData Toolsบน Ribbon

2. จะเป็นการเปิดวิซาร์ดสามขั้นตอน ในหน้าต่างแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้เลือก ตัวคั่น^(Delimited)แล้วเลือกถัด^(Next)ไป 

3. ในหน้าต่างWizard ถัดไป ให้ยกเลิกการเลือก ^(Wizard)Tabและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกSpace แล้ว ^(Space)เลือกถัดไป^(Next)เพื่อดำเนินการต่อ

4. ในหน้าต่างถัดไป เลือกฟิลด์ปลายทาง ^{(Destination)}จากนั้นในสเปรดชีต ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ใส่ชื่อ การดำเนินการนี้จะอัปเดตเซลล์ใน ฟิลด์ ปลายทาง^{(Destination)}ไปยังตำแหน่งที่คุณเลือก

5. ตอนนี้ เลือกเสร็จสิ้น^(Finish)เพื่อสิ้นสุดวิซาร์ด

คุณจะเห็นว่าเซลล์เดียวที่มีทั้งชื่อและนามสกุลถูกแบ่งออกเป็นสองเซลล์โดยแต่ละเซลล์แยกกัน 

หมายเหตุ^(Note) : ขั้นตอนข้างต้นใช้งานได้เนื่องจากข้อมูลที่จะแยกในเซลล์มีช่องว่างคั่นข้อความ ฟีเจอร์แปลงข้อความเป็นคอลัมน์นี้ยังสามารถจัดการการแบ่งเซลล์ในExcelได้ ถ้าข้อความถูกคั่นด้วยแท็บ อัฒภาค เครื่องหมายจุลภาค หรืออักขระอื่นๆ ที่คุณระบุ

ใช้ฟังก์ชันข้อความ Excel^{(Use Excel Text Functions)}

อีกวิธีในการแบ่งเซลล์ในExcelคือการใช้ฟังก์ชันข้อความ^{(text functions)}ต่างๆ ฟังก์ชันข้อความช่วยให้คุณสามารถแยกชิ้นส่วนของเซลล์ที่คุณสามารถส่งออกไปยังเซลล์อื่นได้

ฟังก์ชันข้อความใน Excel ประกอบด้วย:

• ซ้าย^(Left) (): แยกอักขระจำนวนหนึ่งจากด้านซ้ายของข้อความ
• ขวา^(Right) (): แยกอักขระจำนวนหนึ่งจากด้านขวาของข้อความ
• กลาง^(Mid) (): แยกอักขระจำนวนหนึ่งออกจากตรงกลางของสตริง
• ค้นหา^(Find) (): ค้นหา^(Find)สตริงย่อยภายในสตริงอื่น
• Len (): ส่งกลับจำนวนอักขระทั้งหมดในสตริงข้อความ

ในการแบ่งเซลล์ คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้วิธีเหล่านี้เพื่อทำสิ่งเดียวกันได้หลายวิธี

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ ฟังก์ชัน LeftและFindเพื่อแยกชื่อ ฟังก์ชันFindช่วยได้เพราะสามารถบอกคุณได้ว่าอักขระตัวคั่นอยู่ที่ไหน ในกรณีนี้คือช่องว่าง

ดังนั้นฟังก์ชันจะมีลักษณะดังนี้:

=LEFT(C3,FIND(” “,C3))

เมื่อคุณกด Enter หลังจากพิมพ์ฟังก์ชันนี้ คุณจะเห็นว่าชื่อนั้นแยกจากสตริงในเซลล์ C3

ใช้งานได้เนื่องจาก ฟังก์ชัน Leftต้องการจำนวนอักขระในการแยก เนื่องจากอักขระช่องว่างอยู่ในตำแหน่งท้ายชื่อ คุณจึงสามารถใช้ ฟังก์ชัน FINDเพื่อค้นหาช่องว่าง ซึ่งจะคืนค่าจำนวนอักขระที่คุณต้องการเพื่อให้ได้ชื่อ

คุณสามารถแยกนามสกุลโดยใช้ ฟังก์ชัน ขวา^(Right)หรือฟังก์ชันกลาง^(Mid)

ในการใช้ฟังก์ชันขวา:

=RIGHT(C3,LEN(C3)-FIND(” “,C3))

วิธีนี้จะแยกนามสกุลโดยค้นหาตำแหน่งของช่องว่าง จากนั้นลบออกจากความยาวของสตริงทั้งหมด ซึ่งจะทำให้ฟังก์ชัน Right มีจำนวนอักขระที่จำเป็นในการแยกนามสกุล

ในทางเทคนิค คุณสามารถทำสิ่งเดียวกันกับ ฟังก์ชัน Rightโดยใช้ ฟังก์ชัน Midได้ดังนี้:

=MID(C3,FIND(” “,C3),LEN(C3)-FIND(” “,C3))

ในกรณีนี้ ฟังก์ชัน Findจะให้ ฟังก์ชัน Midเป็นจุดเริ่มต้น และLenร่วมกับFindจะให้จำนวนอักขระที่จะแยก นี่จะส่งคืนนามสกุลด้วย

การใช้ ฟังก์ชันข้อความของ Excelเพื่อแยกเซลล์ในExcelจะทำงานเช่นเดียวกับ โซลูชัน Text-To-Columnแต่ยังช่วยให้คุณเติมทั้งคอลัมน์ด้านล่างผลลัพธ์โดยใช้ฟังก์ชันเดียวกันได้

แยกเซลล์ใน Excel โดยใช้ Flash Fill^{(Split Cell in Excel Using Flash Fill)}

ตัวเลือกสุดท้ายในการแบ่งเซลล์ในExcelคือการใช้คุณลักษณะการเติมแบบ^{(Flash Fill feature)}รวดเร็ว สิ่งนี้ต้องการให้เซลล์ที่คุณกำลังแยกเซลล์เดิมอยู่ข้างขวา

หากเป็นกรณีนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์ส่วนของเซลล์ต้นฉบับที่คุณต้องการแยกออก จากนั้นลากมุมล่างขวาของเซลล์ลงเพื่อเติมเซลล์ที่อยู่ข้างใต้ เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณจะเห็นไอคอนเติมเซลล์ขนาดเล็กปรากฏขึ้นพร้อมกับเครื่องหมายบวกเล็กๆ ข้างๆ

เลือกไอคอนนี้แล้วคุณจะเห็นเมนูป๊อปอัป เลือกFlash Fillในเมนูนี้

เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณจะเห็นว่าคุณลักษณะการเติม^{(Flash Fill)} แบบรวดเร็ว จะตรวจจับโดยอัตโนมัติว่าเหตุใดคุณจึงพิมพ์สิ่งที่คุณพิมพ์ และจะทำซ้ำขั้นตอนในเซลล์ถัดไป ทำได้โดยการตรวจหาและกรอกชื่อในเซลล์เดิมทางด้านซ้าย

คุณสามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้ได้เมื่อคุณกรอกทั้งคอลัมน์ เลือกไอคอนเดียวกันและเลือก เติม แบบแฟลช ^{(Flash Fill)}มันจะเติมทั้งคอลัมน์ด้วยชื่อที่ถูกต้องจากเซลล์ทางด้านซ้าย

จากนั้นคุณสามารถคัดลอกทั้งคอลัมน์นี้แล้ววางลงในอีกคอลัมน์หนึ่ง จากนั้นทำขั้นตอนเดียวกันนี้ซ้ำเพื่อแยกนามสกุล สุดท้าย ให้คัดลอกและวางทั้งคอลัมน์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ไปในสเปรดชีต จากนั้นลบคอลัมน์เดิมที่คุณใช้ในการดำเนินการเติม^{(Flash Fill)}แบบรวดเร็ว

การแยกเซลล์ใน Excel

ดังที่คุณเห็นว่ามีสองสามวิธีในการทำสิ่งเดียวกันให้สำเร็จ วิธีที่คุณแบ่งเซลล์ในExcelลงถึงจุดที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์สุดท้ายไปและสิ่งที่คุณวางแผนจะทำ ตัวเลือกใดๆ ก็ใช้ได้ ดังนั้นให้เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์ของคุณและใช้มัน

3 Ways To Split a Cell In Excel

If уou’re working wіth data in Excel that yoυ’ve imрorted from other sources, sometimes you have to work with data that isn’t in a format that you want. This is еsрecially true with comma-delimіted text thаt comes intо singlе cells.

The only way to deal with that data is to split a cell in Excel. There are different ways to do this, depending on the format of the data. 

In this article you’ll learn how to split a cell, how to roll that out to an entire column, and when you should choose each option.

Convert Text To Columns

One of the most common methods to split a cell in Excel is using the Text to Columns tool. This lets you split an entire column of cells using whatever rules you like. 

The feature also includes an easy-to-use wizard, which is why most people prefer using it. It also handles any text format, whether the separating text is a space, a tab, or a comma.

Let’s look at an example of how to use the Text to Columns feature in Excel. 

In this example, we want to split the Name column into two cells, the first name and the last name of the salesperson.

To do this:

1. Select the Data menu. Then select Text to Columns in the Data Tools group on the ribbon.

2. This will open a three-step wizard. In the first window, make sure Delimited is selected and select Next. 

3. On the next Wizard window, deselect Tab and make sure Space is selected. Select Next to continue.

4. On the next window, select the Destination field. Then, in the spreadsheet, select the cell where you want the first name to go. This will update the cell in the Destination field to where you’ve selected.

5. Now, select Finish to complete the Wizard.

You’ll see that the single cell that contained both the first name and last name has been split into two cells that contain each one individually. 

Note: The process above works because the data to split in the cell had a space separating the text. This text-to-column feature can also handle splitting a cell in Excel if the text is separated by a tab, semicolon, comma, or any other character you specify.

Use Excel Text Functions

Another way to split a cell in Excel is by using different text functions. Text functions let you extract pieces of a cell that you can output into another cell.

Text functions in Excel include:

• Left(): Extract a number of characters from the left side of the text
• Right(): Extract a number of characters from the right side of the text
• Mid(): Extract a number of characters from the middle of a string
• Find(): Find a substring inside of another string
• Len(): Return the total number of characters in a string of text

To split cells, you may not need to use all of these functions. However, there are multiple ways you can use these to accomplish the same thing.

For example, you can use the Left and Find function to extract the first name. The Find function helps because it can tell you where the delimiting character is. In this case, it’s a space.

So the function would look like this:

=LEFT(C3,FIND(” “,C3))

When you press enter after typing this function, you’ll see that the first name is extracted from the string in cell C3.

This works, because the Left function needs the number of characters to extract. Since the space character is positioned at the end of the first name, you can use the FIND function to find the space, which returns the number of characters you need to get the first name.

You can extract the last name either using either the Right function or the Mid function.

To use the Right function:

=RIGHT(C3,LEN(C3)-FIND(” “,C3))

This will extract the last name by finding the position of the space, then subtracting that from the length of the total string. This gives the Right function the number of characters it needs to extract the last name.

Technically, you could do the same thing as the Right function using the Mid function, like this:

=MID(C3,FIND(” “,C3),LEN(C3)-FIND(” “,C3))

In this case the Find function gives the Mid function the starting point, and the Len combined with Find provides the number of characters to extract. This will also return the last name.

Using Excel text functions to split a cell in Excel works as well as the Text-To-Column solution, but it also lets you fill the entire column beneath those results using the same functions.

Split Cell in Excel Using Flash Fill

The last option to split a cell in Excel is using the Flash Fill feature. This requires that the cells you’re splitting the original one into are right beside it.

If this is the case, all you have to do is type the part of the original cell that you want to split out. Then drag the lower right corner of the cell down to fill the cell beneath it. When you do this, you’ll see a small cell fill icon appear with a small plus sign next to it.

Select this icon and you’ll see a menu pop-up. Select Flash Fill in this menu.

When you do this, you’ll see that the Flash Fill feature automatically detects why you typed what you typed, and will repeat the process in the next cell. It’ll do this by detecting and filling in the first name in the original cell to the left.

You can actually do this same procedure when you fill the entire column. Select the same icon and select Flash Fill. It’ll fill the entire column with the correct first name from the cells to the left.

You can then copy this entire column and paste it into another column, then repeat this same process to extract the last names. Finally, copy and paste that entire column where you want it to go in the spreadsheet. Then delete the original column you used to perform the Flash Fill process.

Splitting Cells in Excel

As you can see there are a few ways to accomplish the same thing. How you split a cell in Excel boils down to where you want the final result to go and what you plan to do with it. Any options works, so choose the one that makes the most sense for your situation and use it.

Related posts

• 4 วิธีในการแปลง Excel เป็น Google ชีต

• 5 วิธีในการแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel

• รักษาการอ้างอิงเซลล์เมื่อคัดลอกสูตรใน Excel

• วิธีการลบบรรทัดว่างใน Excel

• Microsoft Outlook จะไม่เปิด? 10 วิธีในการแก้ไข

• จัดกึ่งกลางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณใน Excel สำหรับการพิมพ์

• วิธีแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel

• คู่มือ VBA ขั้นสูงสำหรับ MS Excel

• วิธีสร้าง Pivot Table แบบง่ายใน Excel

• วิธีใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ใน Excel

• วิธีใช้การวิเคราะห์แบบ What-If ของ Excel

• วิธีใช้ฟังก์ชัน PMT ใน Excel

• วิธีติดตามผู้อยู่ในอุปการะใน Excel

• วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel

• Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?

• วิธีสร้างมาโครหรือสคริปต์ VBA ใน Excel

• 2 วิธีในการใช้ฟังก์ชัน Transpose ของ Excel

• วิธีลบเส้นตารางใน Excel

• ใช้แป้นพิมพ์เพื่อเปลี่ยนความสูงของแถวและความกว้างของคอลัมน์ใน Excel

• วิธีการเขียนสูตร IF/คำสั่งใน Excel