จดหมายเวียนในMicrosoft Wordช่วยให้คุณสามารถส่งจดหมายและอีเมลส่วนบุคคลโดยไม่ต้องปรับแต่งจดหมายแต่ละฉบับ คุณสามารถเตรียมเอกสารของคุณในแบบที่คุณต้องการและเพิ่มพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับเขตข้อมูลต่างๆ ที่คุณต้องการเติมแบบไดนามิกจากแหล่งข้อมูล

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเตรียมจดหมายฉบับเดียวสำหรับเพื่อนของคุณทุกคนที่ถามว่าพวกเขาเป็นอย่างไร แต่สามารถเปลี่ยนชื่อและเมืองแบบไดนามิกในจดหมายได้ ด้วยวิธีนี้ จดหมายทั่วไปของคุณที่ส่งถึงJohnจะกล่าวถึงชื่อและเมืองของเขา และจดหมายฉบับเดียวกันกับMikeจะมี ชื่อของ Mikeและเมืองของเขาในจดหมาย

สร้างรายชื่อผู้รับของคุณในสเปรดชีต Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

คุณจะต้องรวบรวมรายชื่อผู้รับและข้อมูลของพวกเขาไว้ในแหล่งข้อมูลเดียว วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือสร้าง สเปรดชีต Microsoft Excelและเพิ่มข้อมูลของผู้รับทั้งหมดลง ในสเปรดชีต จากนั้น คุณสามารถดึงข้อมูล Excel นี้ลงในจดหมายเวียน^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)}ใน Microsoft Word

1. ใช้การ ค้นหา เมนูเริ่ม^{(Start Menu)}เพื่อค้นหาและเปิดMicrosoft Excel^{(Microsoft Excel)}

1. คลิก แท็บ หน้าแรก^(Home)ในแถบด้านข้างด้านซ้ายและเลือก เวิร์กบุ๊ก เปล่า^{(Blank workbook)}จากบานหน้าต่างด้านขวา สิ่งนี้จะสร้างเวิร์กชีตเปล่าให้คุณ

1. เริ่ม^(Start)ป้อนข้อมูลสำหรับผู้รับจดหมายเวียนของคุณ ตรวจ^(Make) สอบให้ แน่ใจว่าได้ใช้แถวแรกสำหรับส่วนหัวของข้อมูลของคุณ หากคุณกำลังจะป้อนชื่อบุคคล ให้ใช้ชื่อ^(Name)เป็นส่วนหัวในแถวแรก เป็นต้น

1. ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราได้สร้างตารางที่มีข้อมูลสำหรับสี่คน เราจะสร้างจดหมายเวียนส่วนบุคคลสำหรับบุคคลเหล่านี้ในMicrosoft Word^{(Microsoft Word)}

1. คลิก เมนู ไฟล์^(File)ที่ด้านบน เลือกบันทึก^(Save)จากแถบด้านข้างทางซ้าย แล้วคลิกปุ่มเรียกดู^(Browse)

1. ไป^(Navigate)ที่เดสก์ท็อปของคุณ ป้อนชื่อสำหรับสเปรดชีตExcel ของคุณ แล้วคลิกปุ่ม ^(Excel)บันทึก^(Save)เพื่อบันทึกสเปรดชีตไปยังเดสก์ท็อปของคุณ ซึ่งจะทำให้ค้นหาสเปรดชีตของคุณง่ายขึ้นเมื่อคุณใช้ในMicrosoft Word^{(Microsoft Word)}

1. คุณสามารถปิดMicrosoft Excelบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

เตรียมเอกสารของคุณใน Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

คุณจะต้องเขียนจดหมายทั่วไปที่คุณต้องการส่งถึงผู้รับแต่ละ^{(send to each of your recipients)}คน จดหมายนี้ควรมีข้อมูลที่เหมือนกันสำหรับผู้รับทุกคน ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ การเขียนคำทักทาย การถามว่าพวกเขาเป็นอย่างไร แบ่งปันความคิดของคุณ และอื่นๆ

เว้นช่องว่างไว้ในส่วนที่คุณต้องการให้ข้อมูลของผู้รับปรากฏ คุณจะเพิ่มในภายหลังเมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียนในMicrosoft Word^{(Microsoft Word)}

1. เปิดMicrosoft Wordจากเมนู Start^{(Start Menu)}บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

1. คลิกหน้าแรก^(Home)ในแถบด้านข้างด้านซ้ายและเลือกเอกสารเปล่า^{(Blank document )}จากบานหน้าต่างด้านขวา คุณสามารถใช้เทมเพลตได้เช่นกันหากต้องการ

1. เอกสารเปล่าจะเปิดขึ้น เขียนจดหมายที่คุณต้องการส่งถึงผู้รับ

1. คุณสามารถใช้สี การจัดรูปแบบ ลักษณะแบบอักษร และรายการอื่นๆ ได้ตามต้องการ เราได้สร้างจดหมายง่ายๆ ต่อไปนี้เพื่อส่งถึงผู้รับของเรา จดหมายจะมีชื่อของบุคคลนั้นที่ด้านบนและเมืองของพวกเขาที่ด้านล่าง

1. เปิดเอกสารไว้ในขณะที่คุณทำจดหมายเวียนในส่วนด้านล่าง

สร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Wordช่วยให้คุณสร้างจดหมายเวียนโดยใช้วิซาร์ดทีละขั้นตอน ซึ่งทำให้คุณสามารถเลือกจดหมายที่คุณต้องการใช้ เพิ่มผู้รับที่คุณต้องการ และเปลี่ยนเนื้อหาของจดหมายแบบไดนามิกได้ง่ายมาก

1. ในขณะที่จดหมายของคุณยังคงเปิดอยู่ในWordให้คลิกแท็บการส่งจดหมาย^(Mailings)ที่ด้านบน เลือกตัวเลือกเริ่มจดหมายเวียน^{(Start Mail Merge)}และเลือกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้น^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)}ตอน

1. บานหน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านขวามือของหน้าจอ ในส่วนแรกที่ระบุว่าSelect document typeให้เลือกLetters คุณสามารถเลือกข้อความอีเมลได้^{(E-mail messages)}หากต้องการส่งจดหมายทางอีเมล
   
   จากนั้นคลิกถัดไป: เอกสารเริ่มต้น^{(Next: Starting document)}ที่ด้านล่างสุดเพื่อดำเนินการต่อ

1. บนหน้าจอต่อไปนี้Wordจะถามถึงเอกสารที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน คลิก ตัวเลือก ใช้ เอกสารปัจจุบัน^{(Use the current document)}เพื่อใช้จดหมายปัจจุบันของคุณสำหรับงาน
   
   ถ้าจดหมายของคุณอยู่ใน ไฟล์ Word อื่น ให้คลิกที่เริ่มต้นจากเอกสารที่มีอยู่^{(Start from existing document)}เพื่อเปิดไฟล์นั้น
   
   จากนั้นคลิกถัดไป: เลือกผู้รับ^{(Next: Select recipients)}ที่ด้านล่าง

1. ในส่วนเลือกผู้รับ^{(Select recipients)}ให้เลือกใช้รายการที่มี^{(Use an existing list)}อยู่ เนื่องจากคุณได้สร้าง สเปรดชีต Excelที่มีข้อมูลของผู้รับแล้ว
   
   คุณสามารถเลือกตัวเลือกพิมพ์รายการใหม่^{(Type a new list)}หากคุณยังไม่ได้รวบรวมข้อมูลของผู้รับ
   
   จากนั้นคลิกเรียกดู^(Browse)เพื่อนำเข้าสเปรดชีต Excel ของคุณ

1. ไป^(Navigate)ที่เดสก์ท็อปของคุณและดับเบิลคลิกที่สเปรดชีตExcel ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ ^(Excel)ซึ่งจะเป็นการเปิดสเปรดชีตในMicrosoft Word^{(Microsoft Word)}
2. Wordจะถามว่าคุณต้องการใช้แผ่นงานใดจากสเปรดชีตของคุณ เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลของคุณ ทำเครื่องหมายที่ตัว เลือก แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์^{(First row of data contains column headers)}แล้วคลิกตกลง^(OK)

1. Wordให้คุณเลือกผู้รับที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ทุกคนที่อยู่ในรายการ กล่อง กา^(Checkmark)เครื่องหมายสำหรับคนที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายของคุณ
   
   คุณสามารถใช้ตัวเลือกการปรับแต่งใต้รายการเพื่อจัดเรียงและกรองผู้รับของคุณ การเรียงลำดับ^(Sorting)ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงระเบียนของคุณในลำดับจากน้อยไปมากและจากมากไปน้อย การ กรอง^(Filtering)ช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบฟิลด์และกรองฟิลด์ที่คุณไม่ต้องการได้
   
   สุดท้าย คลิกตกลง^(OK)ที่ด้านล่าง

1. คลิกถัดไป: เขียนจดหมายของคุณ^{(Next: Write your letter)}ที่ด้านล่าง
2. หน้าจอต่อไปนี้ให้คุณใช้เขตข้อมูลของคุณในจดหมาย เมื่อต้องการใช้สิ่งนี้ ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มฟิลด์ข้อมูลในจดหมาย แล้วคลิกรายการเพิ่มเติม^{(More items )}ในบานหน้าต่างด้านขวามือ

1. เลือกช่องข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มแล้วคลิกแทรก^(Insert)ที่ด้านล่าง

1. คุณจะต้องเพิ่มฟิลด์ข้อมูลทั้งหมดของคุณลงในจดหมายเพื่อให้จดหมายของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในนั้น จากนั้นคลิกถัดไป: แสดงตัวอย่างจดหมายของ^{(Next: Preview your letters)}คุณ

1. คุณสามารถดูตัวอย่างตัวอักษรที่จะสร้างขึ้นจากจดหมายเวียนของคุณได้ คลิกไอคอนลูกศรซ้ายและขวาเพื่อดูจดหมายของผู้รับแต่ละคน
   
   จากนั้นคลิกถัดไป: ทำการผสานให้^{(Next: Complete the merge)}สมบูรณ์

1. ตอนนี้คุณสามารถคลิกพิมพ์^(Print)เพื่อพิมพ์จดหมายส่วนบุคคลเหล่านี้หรือเลือกแก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ^{(Edit individual letters)}เพื่อแก้ไขจดหมายเหล่านี้

จดหมายเวียน^(Mail)เป็นคุณสมบัติที่ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างแท้จริงในMicrosoft Word^{(feature in Microsoft Word)}

คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถรวมเอกสารหลายฉบับเข้าด้วยกันใน Word^{(merge multiple documents together in Word)}ได้ วิธีนี้จะช่วยคุณได้หากคุณได้เขียนจดหมายส่วนตัวแล้วและต้องการรวมเป็นไฟล์เดียว

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• วิธีแสดงจำนวนคำใน Microsoft Word

• ทำให้ OpenOffice Writer มีลักษณะและฟังก์ชันเหมือน Microsoft Word

• วิธีลบหน้าใน Microsoft Word

• วิธีการวาดใน Microsoft Word

• เปลี่ยนหน่วยวัดใน Microsoft Word

• วิธีสร้างปฏิทินอย่างง่ายใน Microsoft Word

• แสดง/ซ่อนรหัสฟิลด์ใน Word และแปลงฟิลด์เป็นข้อความ

• วิธีสร้างเอกสาร PDF ใน Microsoft Office

• สร้างข้อความสุ่มหรือข้อความ Lorem Ipsum ใน MS Word

• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดที่คั่นหน้าไม่ได้กำหนดไว้ใน Word

• วิธีซ่อมแซม Microsoft Office เวอร์ชันใดก็ได้

• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดของ Microsoft Office 25090

• Microsoft Outlook จะไม่เปิด? 10 วิธีในการแก้ไข

• วิธีใช้เครื่องมือสกรีนช็อตของ Microsoft Word

• วิธีรับ Microsoft Word ฟรี

• ใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตรงกลางประโยคใน Word

• วิธีค้นหาและแทนที่ข้อความใน Microsoft Word

• วิธีรวมเอกสาร Word หลายชุดเข้าด้วยกัน

• วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย