Google ชีต^{(Google Sheets)}เป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่ทรงพลังที่สุดของ Google และเป็นหนึ่งในโซลูชันที่ใช้งานได้จริงสำหรับการจัดการสเปรดชีตและข้อมูลบนเว็บ อย่างไรก็ตาม นอกกรอบก็มีจุดอ่อน—จุดหนึ่งที่เราจะพูดถึงในบทความนี้

โชคดีที่ชีตรองรับฟังก์ชันและสูตรแบบกำหนดเองที่ช่วยชดเชยข้อบกพร่องบางประการเหล่านี้ หากผู้ใช้เข้าใจสูตรหรือ เขียนสคริปต์^(scripting) ได้ เล็กน้อยชีตก็มีประสิทธิภาพพอๆ กับที่พวกเขาสร้าง

ฟังก์ชันเฉพาะอย่างหนึ่งที่ชีตไม่สนับสนุนโดยกำเนิดคือความสามารถในการค้นหารายการที่ซ้ำกันในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่ซ้ำกันในเซลล์หรือแถว แม้ว่าจะมีวิธีลบรายการที่ซ้ำกันอย่างรวดเร็ว แต่การใช้ ตัวเลือก ลบรายการที่ซ้ำกัน^{(Remove duplicates)}ใต้ เมนู ข้อมูล^(Data)จะไม่มีทางแยกเฉพาะรายการที่ซ้ำกันเหล่านั้น ข่าวดีก็คือมีวิธีที่จะทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ

ในบทความนี้ มาดูวิธีค้นหารายการที่ซ้ำกันในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}โดยใช้ประโยชน์จากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีตคืออะไร^{(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)}

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ในโปรแกรมแก้ไขสเปรดชีตจำนวนมาก ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถนำการจัดรูปแบบข้อความและภาพอื่นๆ ไปใช้กับเซลล์ตามเงื่อนไขบางประการได้

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจบันทึกงบประมาณรายเดือนของตนโดยใช้สเปรดชีต โดยต้องการทราบข้อมูลโดยย่อว่าใช้จ่ายเกินขีดจำกัด $500 หรือไม่ ในคอลัมน์สเปรดชีตที่มีการนับยอดรวมสำหรับเดือน กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถตั้งค่าให้เป็นแถวตัวหนาที่มีมูลค่ามากกว่า $500 ทำให้ง่ายต่อการดูว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นที่ใด

ในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้การจัดรูปแบบตามรายการกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจำนวนมาก หรือโดยการป้อนสูตรที่กำหนดเอง การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดรูปแบบที่มีได้แก่ ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ ขีดทับ สีข้อความ และสีของเซลล์

นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถใช้มาตราส่วนสีแทนสีเดียว และกำหนดค่าต่ำสุดและสูงสุด และสีตามลำดับ สำหรับการปรับขนาดสีอัตโนมัติ

วิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหาแถวที่ซ้ำกันใน Google ชีต^{(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)}

สำหรับทุกคนที่ทำงานบนแผ่นข้อมูลที่มีความยาว รายการที่ซ้ำกันอาจกลายเป็นปัญหาที่บางครั้งจะทำลายการไหลของสิ่งต่าง ๆ ผู้ใช้อาจไม่เพียงต้องการลบข้อมูลนี้ซึ่งชีตรองรับอยู่แล้ว แต่จะวิเคราะห์และดำเนินการแทน

เป็นไปได้โดยใช้สูตรแบบกำหนดเองที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ขั้นตอนแรกในการบรรลุสิ่งนี้คือการเน้นทั้งคอลัมน์ที่ต้องค้นหารายการที่ซ้ำกันโดยคลิกที่ป้ายกำกับคอลัมน์ด้านบน

เมื่อไฮไลต์แล้ว ให้คลิกขวาและเลือก การจัดรูป แบบตามเงื่อนไข ^{(Conditional formatting)}นี่จะแสดงแผงทางด้านขวาของหน้าต่างที่แสดงกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ช่วงของคอลัมน์ที่เลือกจะถูกเติมไว้ล่วงหน้าใน ฟิลด์ นำไปใช้กับช่วง^{(Apply to range)}เพื่อที่จะได้ไม่ต้องแตะต้อง

ถัดไป คุณต้องการคลิกที่เมนูดรอปดาวน์ใต้กฎการจัดรูปแบบ^{(Format rules)}เพื่อเปลี่ยนเงื่อนไขนี้เป็นสูตรที่กำหนดเอง^{(Custom formula is)}คือ ฟิลด์ข้อความจะปรากฏใต้เมนูดรอปดาวน์หลังจากเสร็จสิ้น และควรป้อนสูตรต่อไปนี้:

=countif(A:A,A1)>1

อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องแก้ไขเพื่อแทนที่ทุกกรณีของ "A" ด้วยตัวอักษรประจำคอลัมน์ที่กำลังค้นหารายการที่ซ้ำกันในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}ซึ่งจะแสดงในช่องนำไปใช้กับช่วง^{(Apply to range)}

ขั้นตอนสุดท้ายคือการตั้งค่าการจัดรูปแบบเพื่อนำไปใช้กับเซลล์ทั้งหมดในแถวนี้ที่มีข้อมูลที่พบมากกว่าหนึ่งครั้ง หากทำงานกับชุดข้อมูลจำนวนมาก การจัดรูปแบบที่ดีที่สุดอาจเป็นสีเติม การใช้สีที่สว่างและเด่นชัด เช่น สีเหลือง สีชมพูร้อน หรือสีเขียวมะนาว จะดูโดดเด่นและช่วยให้สังเกตเห็นสิ่งซ้ำกันได้อย่างรวดเร็วขณะเลื่อนดู

ตอนนี้ แถวทั้งหมดที่มีข้อมูลที่พบในแถวอื่นอย่างน้อยหนึ่งแถวจะถูกเน้นหรือจัดรูปแบบในลักษณะใดก็ตามที่เลือกไว้ หากแถวที่ซ้ำกันถูกลบ แถวเดียวที่เหลืออยู่จะถูกนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขออกโดยอัตโนมัติ

อาจมีคนถามว่า “ทำไมต้องประสบปัญหานี้ในเมื่อGoogleสนับสนุนการลบซ้ำซ้อนในสองคลิกง่ายๆ” ระบบนี้ไม่ยืดหยุ่นและไม่สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น ไม่มีทางเปลี่ยนแปลงได้ว่าจะลบรายการใดที่ซ้ำกัน ผู้ใช้บางรายอาจต้องการลบอินสแตนซ์แรก และส่วนอื่นๆ อาจเป็นครั้งสุดท้ายGoogleไม่มีตัวเลือกและลบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดยกเว้นตัวเลือกแรก

เมื่อใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขง่ายๆ นี้ ผู้ใช้จะควบคุมการจัดการรายการซ้ำได้อย่างสมบูรณ์และไม่เสี่ยงต่อการทำลายแผ่นงาน ที่ดีที่สุดคือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นไดนามิกทั้งหมด ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องลบการจัดรูปแบบหากคุณเลือกที่จะลบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง

อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ก็ทำได้ง่ายๆ เพียงคลิกที่ เมนู รูปแบบ^(Format)แล้ว คลิกการจัดรูปแบบ ตามเงื่อนไข^{(Conditional formatting)}ซึ่งจะแสดงเมนูด้านขวาเหมือนเดิมเหมือนเมื่อก่อน ผู้ใช้สามารถวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือแถวที่แสดงสูตรที่กำหนดเองที่เราเพิ่งสร้างขึ้น และคลิกที่ไอคอนถังขยะที่ปรากฏขึ้นเพื่อนำออก

เมื่อตัวเลือกดั้งเดิมของ Google ชีตในการค้นหารายการที่ซ้ำกันเพื่อลบออกไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอหรือแปลงข้อมูลในลักษณะที่ไม่สามารถจ่ายได้ สูตรที่กำหนดเองอย่างง่ายที่เน้นในบทความนี้ช่วยให้ผู้ใช้จัดการเรื่องต่างๆ ด้วยตนเองได้

คุณมีคำถามหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับการใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นโปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง

How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets

Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.

Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.

One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.

In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.

What Is Conditional Formatting In Google Sheets?

Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.

For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.

In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.

Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.

How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets

For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.

Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.

Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.

Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:

=countif(A:A,A1)>1

However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.

The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.

Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.

One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.

Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.

However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.

When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.

Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.

Related posts

• วิธีดาวน์โหลดตัวติดตั้ง Google Chrome ออฟไลน์ (สแตนด์อโลน)

• วิธีเพิ่มเพลงลงใน Google สไลด์

• วิธีสร้างแบบฟอร์ม Google Docs ที่กรอกได้ด้วย Tables

• วิธีเปลี่ยนสีพื้นหลังบน Google Docs

• วิธีตั้งค่าและจัดการ Google Reminders

• วิธีตั้งค่าการตรวจสอบการตอบกลับใน Google ฟอร์ม

• วิธีการทำงานของสารบัญ Google Docs

• แบ่งเอกสารเป็นคอลัมน์ใน Google Docs

• วิธีสำรองไฟล์โดยอัตโนมัติไปยัง Google Drive หรือ OneDrive เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

• เปลี่ยนตำแหน่งโฟลเดอร์ดาวน์โหลดใน Google Chrome

• วิธีเพิ่ม Google Analytics ลงใน Squarespace

• วิธีตั้งค่าที่อยู่บ้านของคุณใน Google Maps

• วิธีใช้เครื่องมือค้นหารูปภาพอันทรงพลังที่มีอยู่ใน Google Photos

• วิธีใช้แอป Google Jamboard

• วิธีเปิดและปิด OK Google บนอุปกรณ์ Android ของคุณ

• วิธีแทรกหมายเลขหน้าใน Word และ Google Docs

• วิธีซิงค์ Google ปฏิทินกับ Outlook

• 20 เคล็ดลับเด็ด ๆ ของ Google ในการค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• วิธีคืนค่า WhatsApp จาก Google Drive

• วิธีตั้งค่าเว็บไซต์ของคุณบน Google Analytics