พนักงาน ออฟฟิศ^(Office)ทั่วโลกประสบกับความเปลี่ยนแปลงอย่างมากในวิธีการทำงานของพวกเขาในช่วง 15 เดือนที่ผ่านมา เกือบ^(Almost)ชั่วข้ามคืน การระบาดใหญ่ทั่วโลก^{(global pandemic)}บีบให้นายจ้างต้องย้ายไปทำงานที่ห่างไกล และตอนนี้บางคนกำลังกลับมาที่สำนักงานของพวกเขาในขณะที่คนอื่นๆ ยังคงทำงานจากระยะไกลต่อไป จึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อรองรับการจัดเตรียมงานที่ยืดหยุ่น

บริษัทซอฟต์แวร์ต่างๆ ได้เปิดตัววิธีใหม่ๆ และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในการทำงานร่วมกันจากระยะไกล^{(collaborate remotely)}และในสถานการณ์การประชุมแบบไฮบริด ตัวอย่างเช่นMicrosoft เพิ่งเปิดตัวแอป ^(Microsoft)Whiteboardเวอร์ชันอัปเดตสำหรับWindows 10 ^{(Windows 10)}มันมาพร้อมกับส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่รีเฟรชและคุณสมบัติใหม่บางอย่าง เราจะแสดงวิธีค้นหาและติดตั้ง แอป Whiteboard ที่ทันสมัย และให้คำแนะนำในการใช้งาน

วิธีรับแอปไวท์บอร์ดใหม่

แอป Whiteboard^(Whiteboard)ใหม่ พร้อมใช้ งานผ่านMicrosoft Store หากองค์กรของคุณจำกัดการเข้าถึงStoreให้พูดคุยกับทีมไอทีของคุณเกี่ยวกับการเข้าถึงแอปWhiteboard ใหม่ ^(Whiteboard)หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึง ให้ไปที่Microsoft Store ในเว็บเบราว์ เซอร์และค้นหาWhiteboard จากนั้นเลือก แอป Microsoft Whiteboardและทำตามคำแนะนำเพื่อติดตั้ง

หรือใช้ช่องค้นหา ของ Windows เลือก แท็บ แอป^(Apps)และค้นหาไวท์^(whiteboard)บอร์ด เลือกค้นหาแอปใน Microsoft Store^{(Search for apps in the Microsoft Store)}และStoreจะเปิดขึ้นในหน้าต่าง

คุณจะเห็น แอป Microsoft Whiteboardในผลการค้นหา เลือกMicrosoft Whiteboardและทำตามขั้นตอนเพื่อติดตั้งแอปในเครื่อง Windows 10 ของคุณ

หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้า ใช้บัญชี Microsoft ของคุณ ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณจะเห็นข้อความแจ้งให้ลงชื่อเข้าใช้ด้วย บัญชี MicrosoftฟรีหรือบัญชีMicrosoft 365

วิธีใช้แอปไวท์บอร์ด

ครั้งแรกที่คุณใช้Whiteboardคุณจะสังเกตเห็นว่าสีขาว^(white)เป็นอย่างไร

ตัวแอปเองมีสี่ส่วนหลัก:

ลูกศรนำทาง เลือกตัวเลือกนี้เพื่อดูรายการไวท์บอร์ดทั้งหมดที่คุณบันทึกไว้
มุมบนขวาของWhiteboardคือที่ที่คุณสามารถเพิ่มผู้ทำงานร่วมกัน ลงชื่อเข้าใช้และออกจาก บัญชี Microsoft ของคุณ และเข้าถึงการตั้งค่าWhiteboard
คุณจะเห็นแถบเครื่องมือที่ด้านล่างของแอปซึ่งคุณสามารถเลือกเครื่องมือได้ นี่คือที่ที่คุณจะพบปุ่มเลิกทำ^(undo)และทำซ้ำ^(redo)
พื้นที่ทำงานหลัก ซึ่งเป็นพื้นที่ความร่วมมือหลัก

วิธีเชิญผู้^(Invite) อื่น^(Others)มาที่ไวท์บอร์ด ของคุณ^(Whiteboard)

สิ่งแรกที่คุณอาจต้องการทำคือเชิญใครสักคนมาร่วมงานกับคุณ เลือก ไอคอน เชิญบุคคลอื่น^{(Invite someone)}และสลับบนลิงก์การแชร์เว็บเพื่อสร้างลิงก์ไปยังไวท์บอร์ดเฉพาะนี้ จากนั้นคุณสามารถแชร์ลิงก์นั้นกับผู้อื่นได้

หากคุณใช้ บัญชี Microsoft ส่วนบุคคล คุณสามารถแชร์ลิงก์ที่สร้างกับบัญชีส่วนบุคคลอื่นๆ ได้ หากคุณใช้บัญชีขององค์กร คุณจะแชร์กับบัญชีอื่นๆ ในองค์กรเดียวกันได้

คุณไม่สามารถ^{(cannot )}ใช้Whiteboardเพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นจากภายนอกองค์กรของคุณได้ ผู้ใช้บัญชี Microsoft ส่วนบุคคล^{(Personal Microsoft)}ต้องใช้แอปที่ติดตั้ง ไม่ใช่เวอร์ชันของเบราว์เซอร์ หวังว่า^(Hopefully) Microsoft จะ^(Microsoft)ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นไม่ว่าคุณจะมีบัญชีประเภทใด

เครื่องมือไวท์บอร์ดของ Microsoft

เครื่องมือไวท์บอร์ดแบบดั้งเดิมจะพร้อมใช้งานผ่านแถบเครื่องมือที่ด้านล่างของ แอป Whiteboardเสมอ

คุณสามารถเลือก:

ปากกา^(pen) . _ เขียน^(Write)โดยตรงบนไวท์บอร์ดด้วยเครื่องมือนี้ ปรับแต่งโดยเลือกสีของปากกา คุณจะเห็นปากกาเน้นข้อความ ยางลบ ไม้บรรทัด และเครื่องมือบ่วงบาศ

ไม้บรรทัด^(ruler)สามารถช่วยคุณได้ แต่คุณจะต้องการทราบวิธีการหมุนอย่างแน่นอน และไม่ชัดเจนว่าจะต้องทำอย่างไรในทันที เลือกไม้บรรทัด กดปุ่ม Alt^(Alt)ค้างไว้ แล้วใช้ล้อเลื่อนของเมาส์หรือปุ่มลูกศรบนแป้นพิมพ์เพื่อหมุนไม้บรรทัด

เพิ่มข้อความ^{(Add text )}หรือบันทึกย่อ^(note)ช่วย เตือน หากคุณต้องการพิมพ์แทนที่จะเขียนลวก ๆ ด้วยเครื่องมือปากกา ให้เลือกหนึ่งในเครื่องมือเหล่านี้ ในการเพิ่มข้อความลงในกระดานโดยตรง (เทียบกับบันทึกย่อช่วยเตือน) ให้คลิกที่ไวท์บอร์ดแล้วเริ่มพิมพ์

คลิกขวาเพื่อเข้าถึงปุ่มเพื่อเลือก^{(select all)}ทั้งหมดและวาง ^(paste)เมื่อคุณเลือกข้อความที่คุณพิมพ์ คุณจะสามารถเข้าถึงเครื่องมือในการคัดลอก^(copy)วาง^(paste)ตัด^(cut)และลบ ^(delete)หากต้องการปรับขนาดข้อความสำหรับทั้งข้อความและบันทึก^{(sticky notes)}ช่วยเตือน ให้ปรับขนาดกล่องโดยลากที่มุมล่างขวา

หากต้องการเพิ่มรูปภาพลงในไวท์บอร์ด ให้คลิกขวาบนกระดานแล้วเลือก ปุ่ม เพิ่มรูปภาพ^{(Add image)}หรือเลือก ปุ่ม เมนูรูปภาพ^{(Image menu)}บนแถบเครื่องมือที่ด้านล่าง

หากคุณเลือกเมนูรูปภาพ^{(Image menu)}คุณสามารถเลือกLibrary image , Bing imageหรือCamera

เลือก ปุ่ม เมนูแทรก^{(Insert menu)}บนแถบเครื่องมือเพื่อดูตัวเลือกต่างๆ เลือกตาราง^{(Note grid)}บันทึกย่อเพื่อแทรกบันทึกย่อช่วยเตือนหลายรายการพร้อมกัน รายการ^(List)จะเริ่มรายการหัวข้อย่อยพร้อมตัวเลือกสำหรับผู้ทำงานร่วมกันของคุณเพื่อกดถูกใจรายการในรายการ

คุณยังสามารถแทรกเอกสาร เช่นไฟล์PDF^(PDFs)และ Word หรือPowerPoint คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการแทรกทั้งเอกสารหรือหน้าที่เลือก

การแทรกเทมเพลต

ที่ซ่อนอยู่ภายในเมนูแทรก^{(Insert menu)}ในแถบเครื่องมือคือเทมเพลต ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่สุดของMicrosoft Whiteboard ^{(Microsoft Whiteboard)}นี่คือเทมเพลตที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถเลือกได้

เทมเพลต การระดมความคิด^{(Brainstorming)}จะเพิ่มส่วนประกอบต่างๆ ลงในไวท์บอร์ดเพื่อช่วยให้คุณติดตามแนวคิดได้ ประกอบด้วยกฎเกณฑ์สำหรับการระดมความคิด กำหนดการ รายการติดตามผล และตารางบันทึกย่อ

เทมเพลต Kanban^(Kanban)แทรกตารางบันทึกย่อเพื่อให้เห็นภาพงานของ^{(visualize your work)}คุณ

เทมเพลต ย้อนหลัง^{(Retrospective)} ช่วยให้คุณและ ทีมประเมินงานล่าสุดและวิธีวางแผนเพื่อความสำเร็จที่มากขึ้นในอนาคต

แม่ แบบการประชุม^{(Effective Meeting)} ที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณมีวาระการประชุม รายการติดตามผล และที่จอดรถเพื่อติดตามหัวข้อที่จะพูดคุยในภายหลัง

ใช้ เทมเพลตการ วิเคราะห์ SWOT^{(SWOT Analysis)}เพื่อสร้างแผนภูมิจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภัยคุกคามของทีม

เทมเพลต การวางแผนโครงการ^{(Project Planning )}ช่วยให้คุณแสดงรายการวัตถุประสงค์ของโครงการ ผลลัพธ์ที่สำคัญ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และความเสี่ยง พร้อมกับสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตของโครงการ

หากคุณอยู่ใน โหมด การแก้ปัญหา^{(Problem Solving)}มีเทมเพลตสำหรับสิ่งนั้น มันถามคุณว่า “เกิดอะไรขึ้น? ทำไมมันเกิดขึ้น? จะเกิดอะไรขึ้น?” และ “เราจะป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีกได้อย่างไร”

สำหรับนักพัฒนาผลิตภัณฑ์Empathy Mapมีประโยชน์สำหรับการคิดเกี่ยวกับประสบการณ์ของผู้ใช้

สุดท้าย ลองใช้เทมเพลตPersona Builder เพื่อจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับผู้ชมสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ^{(Persona Builder)}

ไม่ง่ายนัก แต่มีประโยชน์

Microsoft Whiteboardไม่ใช่แอปที่ใช้งานง่ายที่สุด และเราพบข้อบกพร่องบางประการขณะใช้งาน ที่กล่าวว่า เมื่อคุณเรียนรู้รายละเอียดทั้งหมดแล้ว คุณจะอยู่ในตำแหน่งที่จะใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะทั้งหมดของมันได้

How to Use the Windows 10 Whiteboard App

Office workers across the globe have experienced stark changes to the way they wоrk over the last 15 or so months. Almost overnight, the global pandemic forced employers to pivot to a remote workforce. And now that some people are returning to their offices while others continue to work remotely, new tools are needed to support flexible work arrangements.

Software companies have been steadily rolling out new and improved ways to collaborate remotely and in hybrid meeting situations. For example, Microsoft recently released an updated version of its Whiteboard app for Windows 10. It comes with a refreshed user interface and some new features. We’ll show you how to find and install the modernized Whiteboard app and give you a few tips for using it.

How to Get the New Whiteboard App

The new Whiteboard app is available through the Microsoft Store. If your organization has restricted access to the Store, talk to your IT team about getting access to the new Whiteboard app. If you do have access, visit the Microsoft Store in a web browser and search for Whiteboard. Then, select the Microsoft Whiteboard app and follow the instructions to install it.

Alternatively, use the Windows search box. Select the Apps tab and search for whiteboard. Select Search for apps in the Microsoft Store, and the Store will launch in its window.

You’ll see the Microsoft Whiteboard app in the search results. Select Microsoft Whiteboard, and follow the steps to install the app on your Windows 10 machine.

If you’re not already logged into your Microsoft account, at some point during this process, you will see a prompt to sign in with either a free Microsoft account or a Microsoft 365 account.

How to Use the Whiteboard App

The first time you use Whiteboard, you’ll notice how, um, white it is.

The app itself has four main sections:

The navigation arrow. Select this to view a list of all the whiteboards you’ve saved.
The top-right corner of Whiteboard is where you can add a collaborator, sign in and out of your Microsoft account, and access Whiteboard settings.
You’ll see a toolbar at the bottom of the app where you can choose tools. This is also where you’ll find the undo and redo buttons.
The main workspace. This is the main collaboration area.

How to Invite Others to Your Whiteboard

The first thing you’ll probably want to do is invite someone to collaborate with you. Select the Invite someone icon and toggle on the web sharing link to create a link to this specific whiteboard. Then you can share that link with others.

If you are using a personal Microsoft account, you can share the generated link with other personal accounts. If you’re on an organizational account, you can share with other accounts in the same organization.

You cannot use Whiteboard to collaborate with someone from outside your organization. Personal Microsoft account users must use the installed app and not the browser version. Hopefully, Microsoft will make it easier to collaborate no matter which type of account you have.

Microsoft Whiteboard Tools

The traditional whiteboard tools are always available via the toolbar at the bottom of the Whiteboard app.

You can select:

The pen. Write directly on the whiteboard with this tool. Customize it by choosing the pen’s color. You’ll also see a highlighter, an eraser, a ruler, and a lasso tool.

The ruler can be helpful, but you’ll definitely want to know how to rotate it, and it’s not immediately obvious how to do that. Select the ruler, hold down the Alt key, and then use either the scroll wheel on your mouse or the arrow keys on your keyboard to rotate the ruler.

Add text or a sticky note. If you’d rather type than awkwardly scrawl with the pen tool, select one of these tools. To add text directly to the board (vs. on a sticky note), click on the whiteboard and begin typing.

Right-click to access buttons to select all and paste. When you select text you’ve typed, you’ll get access to tools to copy, paste, cut, and delete. To adjust the text size for both text and sticky notes, resize the box by dragging the bottom-right corner.

To add an image to the whiteboard, either right-click on the board and select the Add image button or choose the Image menu button on the toolbar at the bottom.

If you select Image menu, you can choose Library image, Bing image, or Camera.

Select the Insert menu button on the toolbar to get several options. Choose Note grid to insert several sticky notes all at once. List will start a bulleted list with options for your collaborators to like an entry in the list.

You can also insert documents like PDFs and Word or PowerPoint files. You’ll be prompted to decide whether you want to insert the whole document or selected pages.

Inserting Templates

Hidden inside the Insert menu in the toolbar are templates—arguably the coolest feature of Microsoft Whiteboard. Here are some of the best templates you can choose from.

The Brainstorming template adds several components to the whiteboard to help you keep track of ideas. It includes rules for brainstorming, an agenda, a follow-up list, and a note grid.

The Kanban template inserts note grids to visualize your work.

The Retrospective template helps you and your team assess your recent work and how to plan for greater success in the future.

The Effective Meeting template gives you an agenda, a follow-up list, and a parking lot to keep track of topics to discuss later.

Use the SWOT Analysis template to chart your team’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats.

The Project Planning template helps you list your project’s objectives, key deliverables, stakeholders, and risks, along with things that are out of the project scope.

If you’re in Problem Solving mode, there’s a template for that. It asks you, “What happened? Why did it happen? What should happen?” and “How do we keep it from happening again?”

For product developers, the Empathy Map is useful for thinking about the user experience.

Lastly, try using the Persona Builder template to organize data about the audience for your product or service.

Not So Intuitive, But Useful

Microsoft Whiteboard isn’t the most intuitive of apps, and we encountered a few glitches while using it. Having said that, once you learn the ins and outs, you’ll be positioned to take advantage of all its features.

อดิเทพ ตะลุมพุก

About the author

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญ Windows 10 ที่ได้รับการแนะนำเป็นอย่างยิ่ง และฉันเชี่ยวชาญในการช่วยเหลือผู้คนในการปรับแต่งรูปลักษณ์ของคอมพิวเตอร์และทำให้เครื่องมือ Office ของพวกเขาใช้งานง่ายขึ้น ฉันใช้ทักษะของฉันเพื่อช่วยให้ผู้อื่นค้นพบวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำงานกับ Microsoft Office รวมถึงวิธีจัดรูปแบบข้อความและกราฟิกสำหรับการพิมพ์ออนไลน์ วิธีสร้างธีมที่กำหนดเองสำหรับ Outlook และแม้กระทั่งวิธีปรับแต่งรูปลักษณ์ของแถบงานบนเดสก์ท็อป คอมพิวเตอร์.

วิธีใช้แอพ Windows 10 Whiteboard

วิธีรับแอปไวท์บอร์ดใหม่