วิธีใช้ Smartsheet: บทช่วยสอนสำหรับผู้เริ่มต้น

สำหรับเครื่องมือบนระบบคลาวด์และบนเว็บสำหรับติดตามโครงการ งาน รายการ สมาชิกในทีม และอื่นๆSmartsheet.comนำเสนอคุณสมบัติที่หลากหลายและยืดหยุ่น

หากคุณกำลังพิจารณาที่จะทดลองใช้งานหรือสมัครทดลองใช้งานฟรีแล้ว การใช้เครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุดหมายถึงการรู้ว่าเครื่องมือนี้ช่วยอะไรคุณและทีมของคุณได้ มาเจาะลึกถึงวิธีใช้Smartsheetสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานกัน

Smartsheet คืออะไร?

หากคุณเคยใช้แอปพลิเคชันเช่น Asana(like Asana) , Monday.comหรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คล้ายกันSmartsheetเปรียบได้กับวัตถุประสงค์ โครงสร้าง และคุณลักษณะ คุณสามารถใช้คนเดียวหรือทำงานร่วมกับผู้อื่น สร้างแดชบอร์ดเพื่อการเข้าถึงรายการอย่างรวดเร็ว และเพลิดเพลินกับมุมมองที่หลากหลาย เช่นKanbanปฏิทิน และตาราง

Smartsheetยังมีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เทมเพลตสำหรับการเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว รายงานที่เป็นประโยชน์ แบบฟอร์มแบบกำหนดเอง และการผสานรวมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ เพื่อทำให้กระบวนการของคุณคล่องตัวขึ้น

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นใช้Smartsheetคือการสร้างหรือนำเข้าโครงการ แผ่นงาน หรือรายการงานที่คุณต้องการติดตาม จากนั้นเราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับคุณสมบัติของเครื่องมือแต่ละอย่าง

สร้าง นำเข้า หรือใช้เทมเพลต

เลือก ไอคอน ศูนย์โซลูชัน(Solution Center) (เครื่องหมายบวก) ในการนำทางด้านซ้ายมือ จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลือกที่ด้านบนซ้ายของหน้าจอสำหรับสร้าง(Create)และนำ(Import)เข้า

เลือกสร้าง(Create,)และคุณมีแปดตัวเลือกสำหรับGrid , Project , Cards , Task List , Form , ReportและDashboard/Portal Portal เลือกประเภทของรายการที่คุณต้องการสร้าง ตั้งชื่อ แล้วเลือกสร้าง(Create)

เลือกนำเข้า(Import)หากคุณมีแผนโครงการหรือแผ่นงานอื่นที่คุณต้องการเริ่มต้น เลือก Microsoft Excel(Pick Microsoft Excel) , Microsoft Project , Google ชีต(Google Sheets)หรือAtlassian Trello จากนั้นทำตามคำแนะนำเพื่อนำเข้ารายการ

หากคุณต้องการเริ่มต้นด้วยเทมเพลตหรือชุดเทมเพลต ให้เลือกเรียกดูโซลูชันทั้งหมด(Browse All Solutions)เลือกอุตสาหกรรม หรือใช้ ช่อง ค้นหา(Search)เพื่อค้นหาสิ่งที่เฉพาะเจาะจง 

เลือกเทมเพลตหรือชุดเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม จากนั้นหากต้องการใช้เทมเพลต(use a template)ให้เลือกปุ่มใช้(Use)

สำหรับชุดแม่แบบ ให้เลือกเรียนรู้เพิ่มเติม(Learn More)เพื่อดูรายละเอียดทั้งหมดว่ามีอะไรบ้างและดาวน์โหลดชุดดังกล่าว

ใช้ผู้ช่วยโครงการ

หากเป็นโครงการใหม่ที่คุณต้องการเริ่มต้น คุณสามารถใช้ Project Assistantได้เช่นกัน นี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นการตั้งค่าโครงการ

ในSolution Centerให้เลือกProject Assistant ตั้งชื่อโปรเจ็กต์ของคุณ ป้อนสองงานเพื่อเริ่มต้น และเพิ่มสองงานย่อยสำหรับงาน(Task) #1

จากนั้น คุณจะเห็น เลย์เอาต์ มุมมองกริด(Grid View)สำหรับโปรเจ็กต์ใหม่พร้อมงานและงานย่อยที่คุณป้อน 

ลักษณะโครงการ

การ ติดตามโครงการของคุณในSmartsheetนั้นง่ายดายด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการในตัว เช่นGantt View(Gantt View)

คุณมีจุดสำหรับงาน ระยะเวลา เริ่ม สิ้นสุด ก่อนหน้า มอบหมายให้ เปอร์เซ็นต์เสร็จสมบูรณ์ สถานะ และความคิดเห็นทางด้านซ้าย ทางด้านขวามือคือแผนภูมิแกนต์ ของคุณ(Gantt)

คุณสามารถเพิ่มเส้นฐานและแสดงหรือซ่อนเส้นทางวิกฤติได้โดยใช้ไอคอนที่ด้านบนขวา

เลือกไอคอนรูปเฟือง เพื่อเปิดการ (gear)ตั้งค่าโปรเจ็(Project Settings)กต์ จากนั้นปรับการ ตั้งค่า การพึ่งพา การ(Dependency Settings)แสดงไทม์ไลน์(Timeline Display)และการจัดการทรัพยากร(Resource Management)

คุณสมบัติรายการงาน

รายการงานมีสิ่งที่คุณต้องการติดตาม(track your to-dos) สิ่งที่ต้องทำ ตั้งแต่ต้นจนจบ 

ป้อน(Enter)ชื่องาน วันที่ครบกำหนด ผู้รับมอบหมาย และสถานะ ใช้คอลัมน์เสร็จสิ้น เพื่อทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสิ้นและส่วน (Done)ความคิดเห็น(Comments)สำหรับบันทึก

คุณสมบัติการ์ด

ถ้าคุณชอบ วิธี Kanbanในการจัดการโครงการ คุณสามารถใช้เลย์เอาต์การ์ดได้ ไม่ว่าจะสำหรับตัวคุณเองหรือทีมของคุณ

คุณจะเริ่มต้นด้วยช่องทางสำหรับUncategorized ,(Uncategorized) Backlog ,(Backlog) Planning ,(Planning) In ProgressและComplete อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนป้ายกำกับเหล่านี้ได้ตามโปรเจ็กต์ของคุณ

ใช้เครื่องหมายบวกเพื่อเพิ่มการ์ดในเลน การ์ดของคุณสามารถรวมรายการตรวจสอบงานย่อย ไฟล์แนบ ความคิดเห็น การพิสูจน์ และการเตือนความจำ คุณยังสามารถแก้ไขงานย่อยบนการ์ดในมุมมองที่ใหญ่ขึ้นได้ด้วยการเลือก ไอคอน แก้ไข(Edit) (ดินสอ)

เลือก(Choose)ระหว่างมุมมองแบบย่อหรือแบบเต็มของการ์ด และปรับการ ตั้งค่า มุมมองการ์ด(Card View)ด้วย ไอคอน รูปเฟือง(gear)ที่ด้านบนขวา

คุณสมบัติกริด

คุณใช้แอปพลิเคชันเช่นMicrosoft Excel หรือ Google ชีต(Microsoft Excel or Google Sheets)เพื่อติดตามรายการหรือไม่ ถ้าใช่ เลย์ เอาต์ กริด(Grid)ก็เหมาะสำหรับคุณ ดูเหมือนสเปรดชีตที่มีคอลัมน์ แถว และเซลล์

คุณสมบัติแบบฟอร์ม

การสร้างแบบฟอร์มแบบกำหนดเอง(Building a custom form)เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์สำหรับโครงการทุกประเภท ด้วยSmartsheetคุณสามารถออกแบบแบบฟอร์มของคุณและปรับการตั้งค่าได้อย่างง่ายดาย

เพิ่ม(Add)และลบองค์ประกอบ ของ (Elements)ฟอร์ม(Form) ด้วยส่วนทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกช่องแบบฟอร์มเพื่อปรับการตั้งค่าเฉพาะทางด้านขวา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดฟิลด์ที่จำเป็น ใส่ป้ายกำกับหรือข้อความช่วยเหลือ ใช้การตรวจสอบความถูกต้อง และเพิ่มตรรกะ

ปรับการตั้งค่าแบบฟอร์มสำหรับธีม(Theme)และแบรนด์(Brand)ความปลอดภัย(Security)การส่งแบบฟอร์ม(Form Submission)และอีเมลสำหรับการส่ง

คุณสมบัติรายงาน

สร้างรายงานแถว รายงาน(Row Report)สรุป(Summary Report)หรือทั้งสองอย่าง เลือกแผ่นงานหรือโครงการและเพิ่มคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มตัวกรอง จัดเรียงและจัดกลุ่มคอลัมน์ และใส่ข้อมูลสรุปที่ด้านบนได้

คุณสมบัติแดชบอร์ด

ด้วยการสร้าง แดชบอร์ด Smartsheetคุณสามารถดูสแน็ปช็อตของโครงการของคุณ ตรวจสอบรายการที่ใช้งานอยู่ ดูแผนภูมิที่มีประโยชน์ หรือดูตัวชี้วัด

ตั้งชื่อแดชบอร์ดของคุณ แล้วเลือกวิดเจ็ตที่คุณต้องการใช้ คุณจะเห็นวิดเจ็ตสวยๆ ให้เลือกมากมายทางด้านขวา และเลือกหนึ่งวิดเจ็ตเพื่อเพิ่ม 

เมื่อคุณมีวิดเจ็ตบนแดชบอร์ดแล้ว คุณสามารถปรับการตั้งค่าได้ คุณสามารถเพิ่มและจัดรูปแบบชื่อและเลือกการดำเนินการเมื่อมีคนคลิกวิดเจ็ต ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทวิดเจ็ต

(Smartsheet Navigation)การนำ ทางSmartsheet เค้าโครง(Layout)และเครื่องมือ(Tools)

Smartsheetนำเสนอวิธีง่ายๆ ในการนำทางแอปพลิเคชันและใช้เครื่องมือต่างๆ 

การนำทางด้านซ้ายมือ

ทางด้านซ้าย คุณมีการนำทางหลักสำหรับหน้าแรก(Home)การแจ้งเตือน การ(Notifications)เรียกดู(Browse)ล่าสุดรายการ(Favorites)โปรดWorkApps(Recents)และศูนย์(WorkApps)โซลูชัน (Solution Center)เมื่อคุณเข้าสู่ระบบSmartsheetให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเริ่มต้น

ที่ด้านล่าง เลือกไอคอนวิธี ใช้ (เครื่องหมายคำถาม) เพื่อขอความช่วยเหลือหรือไอคอน (Help)บัญชี(Account)เพื่อปรับโปรไฟล์และการตั้งค่าของคุณ

เครื่องมือด้านขวา

ด้านขวาเป็นเครื่องมือ คุณจะเห็นสิ่งเหล่านี้บนหน้าจอสำหรับแต่ละรายการที่คุณใช้ เช่น โครงการรายการงาน(Task List)หรือการ์ด ข้อยกเว้นคือแดช(Dashboard)บอร์ด  และรายงาน(Report)

เมื่อคุณเลือกเครื่องมือ แถบด้านข้างจะแสดงรายการที่เกี่ยวข้อง คุณมี การสนทนา เอกสารแนบหลักฐาน(Proofs)คำขออัป(Update Requests)เดตเผยแพร่(Publish)บันทึก  กิจกรรม(Activity Log)และสรุป(Summary)

การดำเนินการที่มีอยู่ในแถบด้านข้างขึ้นอยู่กับเครื่องมือ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูการสนทนาทั้งหมด การสนทนาที่ยังไม่ได้อ่าน หรือความคิดเห็นต่อแผ่นงานหรือแถว สำหรับสิ่งที่แนบมา คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ ดาวน์โหลด เปลี่ยนชื่อ หรือเพิ่มคำอธิบาย

แถบเครื่องมือยอดนิยม

ที่ด้านบนของแต่ละรายการ คุณมีเครื่องมือเพิ่มเติม ทางด้านซ้าย คุณสามารถบันทึก พิมพ์ เลิกทำ หรือทำซ้ำการทำงานได้ ถัดจากนั้น คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองของคุณซึ่งค่อนข้างสะดวก สลับระหว่างมุมมอง  กริด(Grid)แกน(Gantt)ต์การ์ด(Card)หรือปฏิทิน(Calendar)

คุณจะเห็นปุ่มแบบอักษรและรูปแบบที่คล้ายกับที่คุณเห็น ใน Microsoft Word (in Microsoft Word)ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบแบบอักษร ขนาด หรือสี เปลี่ยนการจัดตำแหน่ง จัดรูปแบบเป็นสกุลเงิน และอื่นๆ

(Additional Smartsheet Features)คุณสมบัติ และตัวเลือกSmartsheet เพิ่มเติม

เมื่อคุณเรียนรู้พื้นฐานของวิธีใช้Smartsheetแล้ว ให้ดูคุณสมบัติและตัวเลือกเพิ่มเติมเหล่านี้

การแบ่งปัน : นอกจาก (Sharing)เครื่องมือการสนทนาและการทำงานร่วมกัน(collaboration tools)แบบเรียลไทม์แล้ว คุณสามารถปรับการตั้งค่าการแบ่งปันและการอนุญาตสำหรับทีมของคุณได้ ใช้ ปุ่ม แชร์(Share)ที่ด้านบนขวาเพื่อดูตัวเลือกของคุณ

การผสานการ(Integrations) ทำงาน : เชื่อมต่อSmartsheetกับแอปต่างๆ เช่นSlack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jiraและอื่นๆ ในการดูตัวเลือกของคุณ ไปที่Solution CenterเลือกBrowse All SolutionsและเลือกSee More Add-on(See More Add-Ons)ในส่วน Add-Ons

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ(Automated Workflows) : งานอัตโนมัติ(Automate tasks)สำหรับโครงการหรือแผ่นงานของคุณโดยการเลือกทริกเกอร์และการดำเนินการ คุณทำให้สิ่งต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติได้ เช่น การแจ้งเตือน คำขออนุมัติ บันทึกวันที่ หรือการล็อกแถว เลือกแท็บ การทำงานอัตโนมัติ(Automation)ด้านบนแถบเครื่องมือด้านบน

คุณยังสามารถสร้างพื้นที่ทำงาน ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และตรวจสอบฟังก์ชันการทำงานสำหรับการสร้างเว็บหรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับบริษัทของคุณ

Smartsheetเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและครบครันสำหรับการจัดการโครงการทุกขนาด อย่าลืมตรวจสอบราคาแผนการสมัคร(subscription plan pricing) ของพวกเขา ให้เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

สำหรับเครื่องมือที่คล้ายกัน โปรดดูวิธีใช้เครื่องมือ Todoist Kanban(use the Todoist Kanban tool)หรือวิธี เพิ่มประสิทธิภาพ ด้วยTrello(be productive with Trello)



About the author

ฉันเป็นวิศวกรซอฟต์แวร์และบล็อกเกอร์ที่มีประสบการณ์เกือบ 10 ปีในสาขานี้ ฉันเชี่ยวชาญในการสร้างบทวิจารณ์เครื่องมือและบทช่วยสอนสำหรับแพลตฟอร์ม Mac และ Windows รวมถึงการให้ความเห็นจากผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อการพัฒนาซอฟต์แวร์ ฉันยังเป็นวิทยากรและผู้สอนมืออาชีพ โดยได้นำเสนอผลงานในการประชุมเทคโนโลยีทั่วโลก



Related posts