Slack Tips and Tricks สำหรับจัดการแชทในทีมเล็กๆ

การทำงานเป็นทีมเล็กๆ ไม่ได้เป็นงานที่วุ่นวายมากนัก เว้นแต่หรือจนกว่าคุณจะได้ติดต่อกับทุกคนในกลุ่มของคุณ มีหลายสิ่งที่ต้องทำ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถโทรหาพวกเขาในสำนักงาน จัดการประชุมทางโทรศัพท์ สร้าง กลุ่ม Facebookและอื่นๆ แต่ถ้าคุณกำลังมองหาบริการจัดการทีมที่ไม่เกะกะสำหรับธุรกิจออนไลน์หรือออฟไลน์Slackคือสิ่งที่คุณกำลังมองหา!

แม้ว่า(Though)Slack จะ นำเสนอโซลูชันระดับพรีเมียม แต่รุ่นฟรี(free edition)ก็เพียงพอสำหรับคุณถ้าคุณมีทีมที่มีสมาชิก 7 หรือ 8 คน หากคุณเคยใช้บริการนี้มาก่อน คุณจะรู้ว่าบริการนี้มีประโยชน์เพียงใด แต่ถ้าคุณไม่เคยใช้Slackมาก่อนและกำลังมองหาคำแนะนำในการใช้งาน เคล็ดลับและลูกเล่นที่มีประโยชน์เหล่านี้ของSlack(Slack tips and tricks)อาจช่วยให้คุณใช้บริการนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับและเทคนิคหย่อน

มาเริ่มกันด้วยเคล็ดลับและกลเม็ดเบื้องต้นของSlackกัน ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบคุณสมบัติขั้นสูงของSlackได้

1] เปิดใช้งานการแจ้งเตือนเบราว์เซอร์

เนื่องจากเป็นบริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที คุณควรตอบกลับผู้ส่งโดยเร็วที่สุด แต่คุณอาจลืมมันไปได้เลยเมื่อคุณเริ่มทำงานของคุณหลังจากย่อหน้าต่างเบราว์เซอร์ให้เล็กสุด ดังนั้น คุณสามารถเปิดใช้งานการแจ้งเตือนเบราว์เซอร์สำหรับSlack หากคุณเปิดSlackเป็นครั้งแรก คุณจะได้รับข้อความเล็ก ๆ บนหน้าจอของคุณ เพียง(Just)กดปุ่ม "เปิดใช้งานการแจ้งเตือน" เพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น

Slack Tips and Tricks - รับการแจ้งเตือนเบราว์เซอร์

ในกรณีที่คุณพลาด คุณสามารถไปที่การตั้งค่า และคลิกที่ปุ่ม " เปลี่ยน(Switch)ไปใช้การตั้งค่าที่แนะนำของเรา" หลังจากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนเสียงแจ้งเตือนได้เช่นกัน

2] ห้ามรบกวน

Slack Tips and Tricks - ตั้งค่าห้ามรบกวน

หากคุณได้เปิดใช้งานการแจ้งเตือนของเบราว์เซอร์ และตอนนี้คุณเบื่อที่จะได้รับการแจ้งเตือนทีละรายการ คุณสามารถปิดเสียงการแจ้งเตือนชั่วคราวได้ คุณจะได้รับข้อความ แต่จะไม่แจ้งให้คุณทราบ มีสองวิธีในการเปิดใช้งานห้ามรบกวน(Do not Disturb)ในSlack ขั้นแรก(First)คุณสามารถเลื่อนการปลุกเป็นเวลา 20 นาทีถึง 24 ชั่วโมง ประการที่สอง(Second)คุณสามารถกำหนดเวลาDnD เพื่อการนั้น เพียงคลิกที่ ปุ่ม Alarm Bellที่ปรากฏข้างชื่อทีมและเลือกเวลา หากต้องการกำหนดเวลา คุณสามารถคลิกที่ “ห้ามรบกวน(Disturb)ตารางเวลา” ตัวเลือก หลังจากนั้นคุณต้องตั้งเวลา อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกเขตเวลาของคุณเองในขณะที่ตั้งค่าทีมเป็นครั้งแรก

3] สิทธิ์ของทีม

เมื่อคุณเป็นเจ้าของทีม คุณควรดูแลความปลอดภัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการจัดการออนไลน์ Slackมีตัวเลือกมากมายในการจัดการความเป็นส่วนตัวของทีมของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณจะได้รับตัวเลือกบางอย่างเพื่อให้ผู้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบอนุญาตหรือบล็อกสิ่งต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอนุญาตให้ผู้อื่นเชิญบุคคล ลบสมาชิก (ไม่แนะนำ) ดูสถิติ แชร์ไฟล์กับภายนอก และอื่นๆ อีกมากมาย คุณต้องเปิดการตั้งค่า(Settings)และสลับไปที่แท็บ การ อนุญาต(Permissions )

4] เปลี่ยนชื่อทีม & URL

โดยทั่วไป ผู้คนสร้างทีมในSlackด้วยชื่อ "My Team" แต่ในภายหลัง พวกเขาเลือกชื่อทีมที่ถูกต้องและURLที่เกี่ยวข้อง หากเกิดเหตุการณ์เช่นเดียวกันกับคุณ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อทีมและURLได้ แต่URL ของทีม(Team URL)ต้องไม่ซ้ำกัน ไปที่หน้าต่อไปนี้เพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น ที่นี่ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อและURL :

https://abcd.slack.com/admin/name

อย่าลืมแทนที่abcdด้วย URL ทีมจริงของคุณ

5] นำเข้า/ส่งออกข้อมูล

สมมติว่าคุณต้องการลบทีมของคุณ ถ้าเป็นเช่นนั้น จะเป็นแนวปฏิบัติที่ดีเสมอในการส่งออกข้อมูลของคุณจากSlackเพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้ในภายหลัง คุณสามารถส่งข้อความ ลิงก์ไปยังไฟล์ ช่องทางที่เก็บถาวร บันทึกกิจกรรมการรวม ไม่สามารถส่งออกประวัติ/ไฟล์กลุ่มส่วนตัว ข้อความโดยตรง และบันทึกการลบ ไปที่หน้าต่อไปนี้:

https://abcd.slack.com/admin/settings

อย่าลืมแทนที่abcd ด้วย (abcd)URLของทีมจริง ที่นี่ คุณจะได้รับปุ่มที่เรียกว่าImport/Export Dataข้อมูล คลิก(Click)และเลือกว่าคุณต้องการนำเข้าหรือส่งออก หากคุณต้องการส่งออกข้อมูล เพียงสลับไปที่ส่งออก(Export)แล้วคลิกปุ่มเริ่มส่งออก (Start Export )หากคุณต้องการนำเข้า(Import)เพียงเลือกแหล่งที่มาและผ่านตัวเลือกหน้าจอ สามารถทำได้ก็ต่อเมื่อคุณเป็นผู้ดูแลระบบของทีม

6] โอนกรรมสิทธิ์

สมมติว่า(Suppose)คุณกำลังออกจากทีม และคุณเพียงแค่ต้องการให้คนอื่นเป็นผู้ดูแลระบบ ซึ่งจะจัดการทุกอย่างในนามของคุณ จากนั้นคุณสามารถไปที่หน้านี้เพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น:

https://abcd.slack.com/admin/settings

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แทนที่abcdด้วยชื่อทีมจริงของคุณแล้ว คุณสามารถค้นหาการจัดการสมาชิกในทีมและบทบาท(manage your team members and roles)ได้ที่นี่ หลังจากนั้น คุณจะได้รับตัวเลือกโอนความเป็นเจ้าของ (Transfer ownership )ตอนนี้ คุณต้องเลือกสมาชิกหลักใหม่และป้อนรหัสผ่านของคุณ

7] เปิดใช้งานการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย

การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยน่าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่คุณสามารถปกป้องบัญชีของคุณได้ Slackยังมีการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน ซึ่งจะสร้างชั้นการป้องกันเพิ่มเติมในบัญชีSlack ที่คุณมีอยู่ (Slack)อย่างไรก็ตาม เซสชันทั้งหมดของคุณจะถูกออกจากระบบหลังจากเปิดใช้งานการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย หากต้องการเปิดใช้งาน โปรดไปที่หน้าต่อไปนี้:

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

คลิกที่ปุ่มตั้งค่าการตรวจสอบสิทธิ์สองปัจจัย (Setup Two-Factor Authentication )หลังจากนั้น คุณต้องป้อนรหัสผ่านของคุณ จากนั้น คุณจะได้รับสองตัวเลือก ได้แก่ข้อความ SMS(SMS Text Message)และใช้แอ(Use an App)ป ใช้อะไรก็ได้ที่เหมาะกับคุณ แต่ ตัวเลือก SMSดีกว่ามาก

เคล็ดลับและเทคนิคหย่อน

เลือกและป้อนหมายเลขโทรศัพท์มือถือของคุณ ตอนนี้ คุณจะได้รับSMSเกี่ยวกับเรื่องนี้ ซึ่งคุณต้องป้อนในหน้าที่เกี่ยวข้องเพื่อเปิดใช้งานการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยในSlack

8] โทรหาสมาชิกในทีมใด ๆ

เมื่อเร็ว ๆ นี้Slackได้รวมตัวเลือกในการโทรหาสมาชิกในทีม อย่างไรก็ตาม นี่คือการโทรแบบVoIPซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถโทรหาบุคคลนั้นทางมือถือของเขา/เธอได้ สมาชิกจะต้องออนไลน์เพื่อรับสายของคุณ อย่างไรก็ตาม มันง่ายมากที่จะโทรหาใครก็ได้ในSlack เพียง(Just)เปิดโปรไฟล์ที่เกี่ยวข้องแล้วกด ปุ่ม โทร(Call )ที่ปรากฏที่ด้านขวาบนของคุณ

9] ลงชื่อเข้าใช้หลายทีม

Slack Tips and Tricks - ลงชื่อเข้าใช้หลายทีม

สมมติว่า คุณจัดการทีม (Suppose)Slackมากกว่าหนึ่งทีม หากคุณต้องการลงชื่อเข้าใช้หลายทีม คุณสามารถทำได้อย่างแน่นอน เพียง(Just)คลิกที่ชื่อทีมแล้วเลือกลงชื่อเข้าใช้(Sign in to another team)ตัวเลือก ทีมอื่น จากนั้นคุณต้องป้อนชื่อทีม ID อีเมลและรหัสผ่าน

10] เปลี่ยนธีมแถบด้านข้าง

มีคนจำนวนมากที่มักจะเล่นกับอินเทอร์เฟซ หากคุณเป็นหนึ่งในนั้นและต้องการเปลี่ยนรูปลักษณ์ที่เรียบง่ายของ แถบด้านข้าง Slackนี่คือวิธีแก้ปัญหาสำหรับคุณ สามารถเปลี่ยนธีมได้ เพื่อการนั้น เพียงคลิกที่ ชื่อ ทีม(Team)และไปที่การตั้งค่า (Preferences)ที่นี่ คุณจะได้รับตัวเลือกธีมแถบด้านข้าง (Sidebar Theme )สลับไปที่การเลือกธีมหรือการผสมสีใหม่

Slack เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการทีมขนาดเล็กของคุณ แบ่งปันประสบการณ์ของคุณกับ Slack(Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.)

อ่านต่อไป(Read next)Restyaboard เป็น ซอฟต์แวร์การจัดการงาน(Task Management)โอเพ่นซอร์สที่ยอดเยี่ยม



About the author

ฉันเป็นมืออาชีพด้านคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์การทำงานกับซอฟต์แวร์ Microsoft Office รวมถึง Excel และ PowerPoint ฉันยังมีประสบการณ์กับ Chrome ซึ่งเป็นเบราว์เซอร์ของ Google ทักษะของฉันรวมถึงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจา การแก้ปัญหา และการคิดอย่างมีวิจารณญาณ



Related posts