เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Excel สำหรับผู้เริ่มต้น

แม้ว่าจะมีเครื่องมือสเปรดชีตและแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันมากมาย แต่เรายังคงต้องการทำงานร่วมกับMicrosoft Excelเอง เนื่องจากโปรแกรมสเปรดชีตนี้ทำให้งานของคุณสะดวกขึ้นถ้าคุณรู้วิธีใช้งาน ไม่ว่าคุณจะเป็นนักธุรกิจขนาดเล็กหรือทำงานในสำนักงานของบริษัท แผ่นงาน Excelได้กลายเป็นทรัพยากรที่มีประโยชน์และจำเป็นสำหรับผู้ใช้รายวัน

แอปพลิเคชั่นนี้ใช้เป็นหลักในการบันทึกและจัดการข้อมูลตัวเลขเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เนื่องจากฟังก์ชันตรงไปตรงมาและคุณลักษณะที่ใช้งานง่าย จึงเป็นเครื่องมือหลักสำหรับผู้ใช้ในองค์กรทุกคน ในคู่มือนี้มีเคล็ดลับและลูกเล่น excel ที่เป็นประโยชน์ 10 ข้อที่จำเป็นต้องรู้

เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Excel

ในโพสต์นี้ เราจะกล่าวถึง เคล็ดลับ และเทคนิค ของ (Tricks)Excel(Excel Tips) ต่อไปนี้ ซึ่งเราคิดว่ามีประโยชน์มากที่สุด:

  1. เลือกเซลล์ทั้งหมดในครั้งเดียว
  2. ปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติ
  3. ย้ายคอลัมน์และแถว
  4. ใช้คำสั่งตัวกรอง(Use Filter Command)เพื่อซ่อนข้อมูล ที่ไม่ต้องการ(Hide Unwanted Data)
  5. ลบรายการที่ซ้ำกัน
  6. ลบบันทึกเปล่า
  7. แทรกแถวว่างลงในบันทึก
  8. คัดลอกข้อมูล(Copy Data)ไปยังแผ่นงานอื่นโดยอัตโนมัติ(Sheet Automatically)
  9. จับภาพหน้าจอโดยใช้ Excel Camera
  10. เชื่อมโยงเซลล์กับที่อยู่อีเมลของคุณ

ให้เราเริ่มต้นและรู้รายละเอียดแต่ละอย่าง

1] เลือกเซลล์ทั้งหมดในครั้งเดียว

บางครั้ง คุณอาจจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในเวิร์กชีตExcel ของคุณ (Excel)ในกรณีเช่นนี้ คุณสามารถเลือกเซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีตของคุณได้โดยใช้กล่องสี่เหลี่ยมที่มุมซ้ายบนสุดของสเปรดชีต

เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Excel

เมื่อคุณเลือกกล่องสี่เหลี่ยม กล่องจะเน้นเซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีต แม้กระทั่งเซลล์ว่างด้วย คุณยังสามารถใช้ แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+Aเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดบนเวิร์กชีตได้อีกด้วย

2] ปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติ

ขณะทำงานกับMS Excelที่มีบันทึกข้อมูลจำนวนมาก มักจะกลายเป็นเรื่องยากที่จะปรับขนาดเซลล์คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ตามข้อความ ในการปรับขนาดคอลัมน์ด้วยวิธีง่ายๆ คุณสามารถใช้ คุณลักษณะความกว้างคอลัมน์ พอดีอัตโนมัติ(AutoFit)ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ฝังอยู่ในExcel

เคล็ดลับและเทคนิคของ Excel

ทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปยังขอบเขตของคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับให้พอดีอัตโนมัติ จากนั้นดับเบิลคลิกที่มัน และถ้าคุณต้องปรับทั้งคอลัมน์ ให้เลือกคอลัมน์ทั้งหมดแล้วดับเบิลคลิกที่ขอบของคอลัมน์ใดๆ

ปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติ

อีกวิธีหนึ่ง คุณยังสามารถปรับขนาดความกว้างของคอลัมน์ได้โดยใช้ตัวเลือก ปรับ ความกว้างคอลัมน์ ให้พอดีอัตโนมัติ (Autofit Column width)ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับ จากนั้นไปที่ แถบ เมนู(Menu) > แท็บหน้าแรก (Home)ใน ส่วน Cellsให้คลิกที่ ตัวเลือก Formatจากนั้นเลือกAutofit Columns Widthจากเมนูแบบเลื่อนลง

3] ย้ายคอลัมน์และแถว

บางคนสร้าง สเปรดชีต Excelโดยที่เขตข้อมูลหลักจะข้ามในแนวนอนเป็นแถว คนอื่นใส่ข้อมูลในแนวตั้ง บางครั้งการกำหนดลักษณะเหล่านี้นำไปสู่สถานการณ์ที่คุณต้องการย้ายข้อมูลExcel Transposeเป็น ฟังก์ชันของ Excelที่ให้คุณสลับ คอลัมน์ Excelเป็นแถวโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำ

ฟังก์ชัน Transpose(Transpose)เป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมที่คุณจะได้รับในสเปรดชีตMS Excel จะมีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนคอลัมน์ข้อมูลจากแนวนอนเป็นแนวตั้งโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำ

ย้ายคอลัมน์และแถว

ในภาพด้านบน ข้อมูลถูกจัดเรียงในรูปแบบตารางโดยที่ร่างของตัวแบบจะแสดงในแนวตั้ง หากเราจำเป็นต้องจัดเรียงข้อมูลในแนวนอนด้วยวิธีแมนนวล มันก็จะค่อนข้างยาก แต่ด้วยความช่วยเหลือของฟังก์ชันทรานสโพส คุณสามารถทำได้ในไม่กี่วินาที

ดังนั้น คุณต้องเลือกข้อมูลจากตารางและคัดลอกข้อมูลก่อน ตอนนี้ วางตัวชี้เมาส์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการย้ายข้อมูล คลิกขวาแล้วเลือกตัวเลือกวางแบบพิเศษ(Paste Special)จากเมนูบริบท เมื่อ หน้าต่าง Paste Specialเปิดขึ้น ให้ตรวจสอบ ฟังก์ชัน Transposeแล้วคลิกปุ่ม OK

4] ใช้คำสั่งตัวกรอง(Use Filter Command)เพื่อซ่อนข้อมูล ที่ไม่ต้องการ(Hide Unwanted Data)

ฟังก์ชันตัวกรองของ Excel(Excel)ช่วยให้คุณสามารถซ่อนข้อมูลที่ไม่ต้องการและแสดงเฉพาะข้อมูลสำคัญบางอย่างในสเปรดชีต เมื่อใช้คุณสมบัตินี้ คุณสามารถกรองชื่อ วันที่ และตัวเลขจากชุดข้อมูลหรือตารางขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม จะไม่ลบหรือแก้ไขข้อมูลเดิม มันจะมีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการเน้นเฉพาะข้อมูลบางประเภทเท่านั้น

ใช้คำสั่งตัวกรองเพื่อซ่อนข้อมูลที่ไม่ต้องการ

ในชุดข้อมูลข้างต้น คุณจะเห็นรายชื่อนักเรียนที่มีคะแนนต่างกัน ที่อยู่ของนักเรียนต่างกัน สามารถมีขนาดใหญ่มากยิ่งขึ้น ดังนั้น หากคุณต้องการกรองข้อมูลที่ระบุ มันอาจจะค่อนข้างยาก

เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้คำสั่งตัวกรอง ดังนั้น ทั้งหมดที่คุณต้องมีในการเลือกส่วนหัวของตารางแล้วไปที่ส่วน การ แก้ไข (Editing)ในส่วนที่เกี่ยวข้อง ให้เลือกSort & Filterจากนั้นเลือกเครื่องมือFilter

คำสั่งตัวกรองเพื่อซ่อนข้อมูลที่ไม่ต้องการ

คลิก(Click)ตัวเลือกลูกศรชี้ลงที่ปรากฏขึ้นใกล้กับส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณตามลำดับตัวอักษรหรือจัดเรียงตัวเลขจากน้อยไปมาก นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ตัวกรองข้อความเพื่อกรองข้อมูลได้ตามความต้องการของคุณ

5] ลบรายการที่ซ้ำกัน

เป็นงานที่ค่อนข้างง่ายในการค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันสำหรับสเปรดชีตที่มีชุดข้อมูลขนาดเล็ก แต่ถ้าต้องทำด้วยชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีคอลัมน์และแถวเป็นร้อยๆ ตัว มันจะเป็นงานที่ท้าทายจริงๆ

ลบรายการที่ซ้ำกัน

ในตารางด้านบน มีสิบระเบียนโดยที่รายการสองรายการมีความคล้ายคลึงกันโดยสิ้นเชิงและมีการใช้ชื่อสามัญในสามแถว ดังนั้น ในการค้นหารายการที่ซ้ำกัน คุณต้องเลือกตาราง หลังจากนั้น ไปที่เมนูข้อมูล เลือกหมวดหมู่ (Data)เครื่องมือข้อมูล(Data Tools)จากนั้นคลิกลบรายการที่ซ้ำ(Remove Duplicates)กัน

ในกล่องโต้ตอบ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายใกล้กับส่วนหัว ข้อมูลของฉันมี และภายใต้ส่วนคอลัมน์ ให้ลบเครื่องหมายของหมายเลขประจำเครื่องออกเนื่องจากจะแตกต่างกันสำหรับแต่ละรายการ สุดท้าย คลิกที่ ปุ่ม OKและคุณจะเห็นรายการที่ซ้ำกันถูกลบออกจากตาราง

6] ลบบันทึกเปล่า

บางครั้ง คุณอาจสังเกตเห็นเซลล์หรือแถวว่างในสเปรดชีตซึ่งส่วนใหญ่ไม่พึงปรารถนา ผู้ใช้มักคลิกขวาที่แถวที่ระบุและลบออกทีละรายการ แต่คุณจะทำอย่างไรถ้าตัวเลขของพวกเขาเป็นร้อย? ในสถานการณ์นั้น การลบทีละรายการจะเป็นงานที่น่าเบื่อหน่ายจริงๆ

ลบเซลล์ว่าง

ดังนั้นหากต้องการลบในครั้งเดียว ให้กดCtrl+Gปุ่มลัด และเมื่อกล่องโต้ตอบ ไปที่ ปรากฏขึ้น ให้เลือก(Go To)ปุ่มพิเศษ (Special)ในหน้าถัดไป ให้ทำเครื่องหมายที่ ปุ่มตัวเลือก Blanksและคลิกที่ปุ่ม OK คุณจะสังเกตเห็นว่าเซลล์ว่างทั้งหมดถูกเลือก

ลบบันทึกเปล่า

ตอนนี้ให้กดปุ่มCtrl Ctrl+minusเมื่อเมนูป๊อปอัปปรากฏขึ้น ให้เลือกShift cells upแล้วคลิกปุ่ม OK คุณจะเห็นว่าเซลล์ว่างทั้งหมดจะถูกลบออกและชุดข้อมูลก็จัดเรียงอย่างเหมาะสมเช่นกัน

7] แทรกแถวว่างลงในบันทึก

ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ข้างต้นว่าแถวว่างส่วนใหญ่ไม่พึงปรารถนา แต่บางครั้งก็ใช้ได้เช่นกัน ดังนั้น ถ้าคุณต้องการแทรก คุณสามารถคลิกขวาที่แถวที่ระบุ และเพิ่มทีละรายการตามที่ฉันระบุขณะลบแถวว่าง

แทรกแถวว่างลงในบันทึก

ดังนั้น ในการแทรกแถวว่างในแต่ละระเบียนแยกกัน ให้สร้างชุดของหมายเลขซีเรียลที่กล่าวถึง หลังจากนั้น เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด จากนั้นคลิกที่เครื่องมือSort ที่มีอยู่ใน แท็บData

ในกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ ให้คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง Sort by และจัดเรียงตามหมายเลขซีเรียล

แทรกแถวว่าง

คลิกที่ปุ่ม OK จะเป็นการแทรกแถวว่างระหว่างแต่ละแถวที่แยกจากกัน

8] คัดลอกข้อมูล(Copy Data)ไปยังชีตอื่นโดยอัตโนมัติ(Sheet Automatically)

บางครั้งคุณต้องใช้ข้อมูลในชีตอื่นที่คุณป้อนในชีตแรก ในการทำเช่นนั้น โดยทั่วไปคุณใช้วิธีการคัดลอกและวางแบบดั้งเดิม แต่เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนข้อมูลบางอย่างในชีตหนึ่ง ข้อมูลนั้นก็ต้องเปลี่ยนอีกครั้งในชีตอื่นด้วย ซับซ้อนเล็กน้อยเมื่อคุณต้องเปลี่ยนข้อมูลเดียวกันบนแผ่นงานทั้งสองแผ่นทีละแผ่น

คัดลอกข้อมูลไปยังแผ่นงานอื่นโดยอัตโนมัติ

ใน excel มีตัวเลือกที่จะคัดลอกข้อมูลของชีตแรกไปยังชีตอื่นโดยอัตโนมัติในกระบวนการแบบเรียลไทม์ อย่างไรก็ตาม ในการคัดลอกข้อมูลไปยังแผ่นงานอื่นโดยอัตโนมัติ คุณต้องทำการเชื่อมต่อระหว่างแผ่นงานก่อน
โดยไปที่แถบสถานะของแผ่นงานแรก หลังจากนั้น ให้กดปุ่มCtrl ค้าง(Ctrl)ไว้แล้วคลิกชีตที่คุณต้องคัดลอกข้อมูลโดยอัตโนมัติ แค่นั้นแหละ.
ตอนนี้ข้อมูลใดก็ตามที่คุณป้อนในชีตแรก ข้อมูลนั้นจะถูกคัดลอกไปยังชีตอื่นโดยอัตโนมัติ

9] จับภาพหน้าจอ(Screenshot)โดยใช้Excel Camera

มีคนเคยกล่าวไว้ว่า "ภาพหนึ่งภาพแทนคำพูดนับพันคำ" ดังนั้น บางครั้งคุณอาจต้องเพิ่มภาพหน้าจอใน เวิร์กชีต Excel ของคุณ เพื่อที่คุณจะได้อธิบายสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องใช้แอปพลิเคชันของบริษัทอื่นเพื่อจับภาพหน้าจอ Excelมีคำสั่งกล้องในตัวที่ช่วยให้คุณจับภาพหน้าจอได้ในคลิกเดียว

จับภาพหน้าจอโดยใช้ Excel Camera

ในการใช้คุณสมบัตินี้ คุณต้องเปิดใช้งานคำสั่งกล้องก่อน ดังนั้น ทั้งหมดที่คุณต้องใช้เพื่อไปยังแถบเครื่องมือด่วน และคลิกที่กำหนดแถบเครื่องมือ(Customize Quick Access Toolbar)ด่วน หลังจากนั้น คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ของเลือกคำสั่งจาก(Choose commands from) > All commands > Camera. ตอนนี้เลือก ปุ่ม เพิ่ม(Add)แล้วกดตกลง

จับภาพหน้าจอโดยใช้ Excel Camera

หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้น คุณจะสังเกตเห็นว่า ขณะนี้ไอคอน กล้อง(Camera)ถูกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน ตอนนี้ เลือกเซลล์หรือข้อมูลที่คุณต้องการรูปภาพ หลังจากนั้น คลิกที่ ไอคอน กล้อง(Camera)จากนั้นคลิกที่ใดก็ได้บนเวิร์กชีต คุณยังสามารถลากและปรับขนาดรูปภาพเพื่อปรับตามความต้องการของคุณได้

10] เชื่อมโยง(Link)เซลล์กับที่อยู่อีเมลของคุณ

ในเวิร์กชีต excel คุณสามารถสร้างไฮเปอร์ลิงก์ไปยังที่อยู่Gmail ของคุณได้อย่างง่ายดาย(Gmail)

เชื่อมโยงเซลล์กับที่อยู่อีเมลของคุณ

ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องเลือกเซลล์ที่คุณต้องการแทรกลิงก์ก่อน หลังจากนั้นให้กดCtrl+Kทางลัด เมื่อกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นบนหน้าจอ ให้เลือกที่อยู่อีเมล(E-mail Address)จากบานหน้าต่างด้านซ้าย เพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณแล้วกดปุ่มตกลง

แค่นั้นแหละ. ฉันหวังว่าคำแนะนำและเคล็ดลับเหล่านี้อาจเป็นประโยชน์ในขณะที่ใช้ เวิร์กชีต Excelบนคอมพิวเตอร์ของคุณ



About the author

ฉันเป็นมืออาชีพด้านการรีวิวซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี ฉันได้เขียนและตรวจสอบซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ มากมาย รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง Microsoft Office (Office 2007, 2010, 2013), แอป Android และเครือข่ายไร้สาย ทักษะของฉันอยู่ที่การจัดเตรียมการทบทวนโปรแกรม/แอปพลิเคชันโดยละเอียดและมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้อื่นใช้เป็นเอกสารอ้างอิงหรือสำหรับงานของตนเอง ฉันยังเป็นผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ MS office และมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล



Related posts