เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Excel สำหรับผู้เริ่มต้น
แม้ว่าจะมีเครื่องมือสเปรดชีตและแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันมากมาย แต่เรายังคงต้องการทำงานร่วมกับMicrosoft Excelเอง เนื่องจากโปรแกรมสเปรดชีตนี้ทำให้งานของคุณสะดวกขึ้นถ้าคุณรู้วิธีใช้งาน ไม่ว่าคุณจะเป็นนักธุรกิจขนาดเล็กหรือทำงานในสำนักงานของบริษัท แผ่นงาน Excelได้กลายเป็นทรัพยากรที่มีประโยชน์และจำเป็นสำหรับผู้ใช้รายวัน
แอปพลิเคชั่นนี้ใช้เป็นหลักในการบันทึกและจัดการข้อมูลตัวเลขเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เนื่องจากฟังก์ชันตรงไปตรงมาและคุณลักษณะที่ใช้งานง่าย จึงเป็นเครื่องมือหลักสำหรับผู้ใช้ในองค์กรทุกคน ในคู่มือนี้มีเคล็ดลับและลูกเล่น excel ที่เป็นประโยชน์ 10 ข้อที่จำเป็นต้องรู้
เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Excel
ในโพสต์นี้ เราจะกล่าวถึง เคล็ดลับ และเทคนิค ของ (Tricks)Excel(Excel Tips) ต่อไปนี้ ซึ่งเราคิดว่ามีประโยชน์มากที่สุด:
- เลือกเซลล์ทั้งหมดในครั้งเดียว
- ปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติ
- ย้ายคอลัมน์และแถว
- ใช้คำสั่งตัวกรอง(Use Filter Command)เพื่อซ่อนข้อมูล ที่ไม่ต้องการ(Hide Unwanted Data)
- ลบรายการที่ซ้ำกัน
- ลบบันทึกเปล่า
- แทรกแถวว่างลงในบันทึก
- คัดลอกข้อมูล(Copy Data)ไปยังแผ่นงานอื่นโดยอัตโนมัติ(Sheet Automatically)
- จับภาพหน้าจอโดยใช้ Excel Camera
- เชื่อมโยงเซลล์กับที่อยู่อีเมลของคุณ
ให้เราเริ่มต้นและรู้รายละเอียดแต่ละอย่าง
1] เลือกเซลล์ทั้งหมดในครั้งเดียว
บางครั้ง คุณอาจจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในเวิร์กชีตExcel ของคุณ (Excel)ในกรณีเช่นนี้ คุณสามารถเลือกเซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีตของคุณได้โดยใช้กล่องสี่เหลี่ยมที่มุมซ้ายบนสุดของสเปรดชีต
เมื่อคุณเลือกกล่องสี่เหลี่ยม กล่องจะเน้นเซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีต แม้กระทั่งเซลล์ว่างด้วย คุณยังสามารถใช้ แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+Aเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดบนเวิร์กชีตได้อีกด้วย
2] ปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติ
ขณะทำงานกับMS Excelที่มีบันทึกข้อมูลจำนวนมาก มักจะกลายเป็นเรื่องยากที่จะปรับขนาดเซลล์คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ตามข้อความ ในการปรับขนาดคอลัมน์ด้วยวิธีง่ายๆ คุณสามารถใช้ คุณลักษณะความกว้างคอลัมน์ พอดีอัตโนมัติ(AutoFit)ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ฝังอยู่ในExcel
ทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปยังขอบเขตของคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับให้พอดีอัตโนมัติ จากนั้นดับเบิลคลิกที่มัน และถ้าคุณต้องปรับทั้งคอลัมน์ ให้เลือกคอลัมน์ทั้งหมดแล้วดับเบิลคลิกที่ขอบของคอลัมน์ใดๆ
อีกวิธีหนึ่ง คุณยังสามารถปรับขนาดความกว้างของคอลัมน์ได้โดยใช้ตัวเลือก ปรับ ความกว้างคอลัมน์ ให้พอดีอัตโนมัติ (Autofit Column width)ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการปรับ จากนั้นไปที่ แถบ เมนู(Menu) > แท็บหน้าแรก (Home)ใน ส่วน Cellsให้คลิกที่ ตัวเลือก Formatจากนั้นเลือกAutofit Columns Widthจากเมนูแบบเลื่อนลง
3] ย้ายคอลัมน์และแถว
บางคนสร้าง สเปรดชีต Excelโดยที่เขตข้อมูลหลักจะข้ามในแนวนอนเป็นแถว คนอื่นใส่ข้อมูลในแนวตั้ง บางครั้งการกำหนดลักษณะเหล่านี้นำไปสู่สถานการณ์ที่คุณต้องการย้ายข้อมูลExcel Transposeเป็น ฟังก์ชันของ Excelที่ให้คุณสลับ คอลัมน์ Excelเป็นแถวโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำ
ฟังก์ชัน Transpose(Transpose)เป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมที่คุณจะได้รับในสเปรดชีตMS Excel จะมีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนคอลัมน์ข้อมูลจากแนวนอนเป็นแนวตั้งโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำ
ในภาพด้านบน ข้อมูลถูกจัดเรียงในรูปแบบตารางโดยที่ร่างของตัวแบบจะแสดงในแนวตั้ง หากเราจำเป็นต้องจัดเรียงข้อมูลในแนวนอนด้วยวิธีแมนนวล มันก็จะค่อนข้างยาก แต่ด้วยความช่วยเหลือของฟังก์ชันทรานสโพส คุณสามารถทำได้ในไม่กี่วินาที
ดังนั้น คุณต้องเลือกข้อมูลจากตารางและคัดลอกข้อมูลก่อน ตอนนี้ วางตัวชี้เมาส์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการย้ายข้อมูล คลิกขวาแล้วเลือกตัวเลือกวางแบบพิเศษ(Paste Special)จากเมนูบริบท เมื่อ หน้าต่าง Paste Specialเปิดขึ้น ให้ตรวจสอบ ฟังก์ชัน Transposeแล้วคลิกปุ่ม OK
4] ใช้คำสั่งตัวกรอง(Use Filter Command)เพื่อซ่อนข้อมูล ที่ไม่ต้องการ(Hide Unwanted Data)
ฟังก์ชันตัวกรองของ Excel(Excel)ช่วยให้คุณสามารถซ่อนข้อมูลที่ไม่ต้องการและแสดงเฉพาะข้อมูลสำคัญบางอย่างในสเปรดชีต เมื่อใช้คุณสมบัตินี้ คุณสามารถกรองชื่อ วันที่ และตัวเลขจากชุดข้อมูลหรือตารางขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม จะไม่ลบหรือแก้ไขข้อมูลเดิม มันจะมีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการเน้นเฉพาะข้อมูลบางประเภทเท่านั้น
ในชุดข้อมูลข้างต้น คุณจะเห็นรายชื่อนักเรียนที่มีคะแนนต่างกัน ที่อยู่ของนักเรียนต่างกัน สามารถมีขนาดใหญ่มากยิ่งขึ้น ดังนั้น หากคุณต้องการกรองข้อมูลที่ระบุ มันอาจจะค่อนข้างยาก
เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้คำสั่งตัวกรอง ดังนั้น ทั้งหมดที่คุณต้องมีในการเลือกส่วนหัวของตารางแล้วไปที่ส่วน การ แก้ไข (Editing)ในส่วนที่เกี่ยวข้อง ให้เลือกSort & Filterจากนั้นเลือกเครื่องมือFilter
คลิก(Click)ตัวเลือกลูกศรชี้ลงที่ปรากฏขึ้นใกล้กับส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณตามลำดับตัวอักษรหรือจัดเรียงตัวเลขจากน้อยไปมาก นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ตัวกรองข้อความเพื่อกรองข้อมูลได้ตามความต้องการของคุณ
5] ลบรายการที่ซ้ำกัน
เป็นงานที่ค่อนข้างง่ายในการค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันสำหรับสเปรดชีตที่มีชุดข้อมูลขนาดเล็ก แต่ถ้าต้องทำด้วยชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีคอลัมน์และแถวเป็นร้อยๆ ตัว มันจะเป็นงานที่ท้าทายจริงๆ
ในตารางด้านบน มีสิบระเบียนโดยที่รายการสองรายการมีความคล้ายคลึงกันโดยสิ้นเชิงและมีการใช้ชื่อสามัญในสามแถว ดังนั้น ในการค้นหารายการที่ซ้ำกัน คุณต้องเลือกตาราง หลังจากนั้น ไปที่เมนูข้อมูล เลือกหมวดหมู่ (Data)เครื่องมือข้อมูล(Data Tools)จากนั้นคลิกลบรายการที่ซ้ำ(Remove Duplicates)กัน
ในกล่องโต้ตอบ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายใกล้กับส่วนหัว ข้อมูลของฉันมี และภายใต้ส่วนคอลัมน์ ให้ลบเครื่องหมายของหมายเลขประจำเครื่องออกเนื่องจากจะแตกต่างกันสำหรับแต่ละรายการ สุดท้าย คลิกที่ ปุ่ม OKและคุณจะเห็นรายการที่ซ้ำกันถูกลบออกจากตาราง
6] ลบบันทึกเปล่า
บางครั้ง คุณอาจสังเกตเห็นเซลล์หรือแถวว่างในสเปรดชีตซึ่งส่วนใหญ่ไม่พึงปรารถนา ผู้ใช้มักคลิกขวาที่แถวที่ระบุและลบออกทีละรายการ แต่คุณจะทำอย่างไรถ้าตัวเลขของพวกเขาเป็นร้อย? ในสถานการณ์นั้น การลบทีละรายการจะเป็นงานที่น่าเบื่อหน่ายจริงๆ
ดังนั้นหากต้องการลบในครั้งเดียว ให้กดCtrl+Gปุ่มลัด และเมื่อกล่องโต้ตอบ ไปที่ ปรากฏขึ้น ให้เลือก(Go To)ปุ่มพิเศษ (Special)ในหน้าถัดไป ให้ทำเครื่องหมายที่ ปุ่มตัวเลือก Blanksและคลิกที่ปุ่ม OK คุณจะสังเกตเห็นว่าเซลล์ว่างทั้งหมดถูกเลือก
ตอนนี้ให้กดปุ่มCtrl Ctrl+minusเมื่อเมนูป๊อปอัปปรากฏขึ้น ให้เลือกShift cells upแล้วคลิกปุ่ม OK คุณจะเห็นว่าเซลล์ว่างทั้งหมดจะถูกลบออกและชุดข้อมูลก็จัดเรียงอย่างเหมาะสมเช่นกัน
7] แทรกแถวว่างลงในบันทึก
ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ข้างต้นว่าแถวว่างส่วนใหญ่ไม่พึงปรารถนา แต่บางครั้งก็ใช้ได้เช่นกัน ดังนั้น ถ้าคุณต้องการแทรก คุณสามารถคลิกขวาที่แถวที่ระบุ และเพิ่มทีละรายการตามที่ฉันระบุขณะลบแถวว่าง
ดังนั้น ในการแทรกแถวว่างในแต่ละระเบียนแยกกัน ให้สร้างชุดของหมายเลขซีเรียลที่กล่าวถึง หลังจากนั้น เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด จากนั้นคลิกที่เครื่องมือSort ที่มีอยู่ใน แท็บData
ในกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ ให้คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง Sort by และจัดเรียงตามหมายเลขซีเรียล
คลิกที่ปุ่ม OK จะเป็นการแทรกแถวว่างระหว่างแต่ละแถวที่แยกจากกัน
8] คัดลอกข้อมูล(Copy Data)ไปยังชีตอื่นโดยอัตโนมัติ(Sheet Automatically)
บางครั้งคุณต้องใช้ข้อมูลในชีตอื่นที่คุณป้อนในชีตแรก ในการทำเช่นนั้น โดยทั่วไปคุณใช้วิธีการคัดลอกและวางแบบดั้งเดิม แต่เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนข้อมูลบางอย่างในชีตหนึ่ง ข้อมูลนั้นก็ต้องเปลี่ยนอีกครั้งในชีตอื่นด้วย ซับซ้อนเล็กน้อยเมื่อคุณต้องเปลี่ยนข้อมูลเดียวกันบนแผ่นงานทั้งสองแผ่นทีละแผ่น
ใน excel มีตัวเลือกที่จะคัดลอกข้อมูลของชีตแรกไปยังชีตอื่นโดยอัตโนมัติในกระบวนการแบบเรียลไทม์ อย่างไรก็ตาม ในการคัดลอกข้อมูลไปยังแผ่นงานอื่นโดยอัตโนมัติ คุณต้องทำการเชื่อมต่อระหว่างแผ่นงานก่อน
โดยไปที่แถบสถานะของแผ่นงานแรก หลังจากนั้น ให้กดปุ่มCtrl ค้าง(Ctrl)ไว้แล้วคลิกชีตที่คุณต้องคัดลอกข้อมูลโดยอัตโนมัติ แค่นั้นแหละ.
ตอนนี้ข้อมูลใดก็ตามที่คุณป้อนในชีตแรก ข้อมูลนั้นจะถูกคัดลอกไปยังชีตอื่นโดยอัตโนมัติ
9] จับภาพหน้าจอ(Screenshot)โดยใช้Excel Camera
มีคนเคยกล่าวไว้ว่า "ภาพหนึ่งภาพแทนคำพูดนับพันคำ" ดังนั้น บางครั้งคุณอาจต้องเพิ่มภาพหน้าจอใน เวิร์กชีต Excel ของคุณ เพื่อที่คุณจะได้อธิบายสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้น
อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องใช้แอปพลิเคชันของบริษัทอื่นเพื่อจับภาพหน้าจอ Excelมีคำสั่งกล้องในตัวที่ช่วยให้คุณจับภาพหน้าจอได้ในคลิกเดียว
ในการใช้คุณสมบัตินี้ คุณต้องเปิดใช้งานคำสั่งกล้องก่อน ดังนั้น ทั้งหมดที่คุณต้องใช้เพื่อไปยังแถบเครื่องมือด่วน และคลิกที่กำหนดแถบเครื่องมือ(Customize Quick Access Toolbar)ด่วน หลังจากนั้น คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ของเลือกคำสั่งจาก(Choose commands from) > All commands > Camera. ตอนนี้เลือก ปุ่ม เพิ่ม(Add)แล้วกดตกลง
หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้น คุณจะสังเกตเห็นว่า ขณะนี้ไอคอน กล้อง(Camera)ถูกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน ตอนนี้ เลือกเซลล์หรือข้อมูลที่คุณต้องการรูปภาพ หลังจากนั้น คลิกที่ ไอคอน กล้อง(Camera)จากนั้นคลิกที่ใดก็ได้บนเวิร์กชีต คุณยังสามารถลากและปรับขนาดรูปภาพเพื่อปรับตามความต้องการของคุณได้
10] เชื่อมโยง(Link)เซลล์กับที่อยู่อีเมลของคุณ
ในเวิร์กชีต excel คุณสามารถสร้างไฮเปอร์ลิงก์ไปยังที่อยู่Gmail ของคุณได้อย่างง่ายดาย(Gmail)
ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องเลือกเซลล์ที่คุณต้องการแทรกลิงก์ก่อน หลังจากนั้นให้กดCtrl+Kทางลัด เมื่อกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นบนหน้าจอ ให้เลือกที่อยู่อีเมล(E-mail Address)จากบานหน้าต่างด้านซ้าย เพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณแล้วกดปุ่มตกลง
แค่นั้นแหละ. ฉันหวังว่าคำแนะนำและเคล็ดลับเหล่านี้อาจเป็นประโยชน์ในขณะที่ใช้ เวิร์กชีต Excelบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
Related posts
3 Ways ถึง Password Protect AN Excel File
วิธีการสร้าง Gantt Charts ใน Microsoft Excel
วิธีทำความเข้าใจการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Microsoft Excel
บทช่วยสอนพื้นฐานของ Microsoft Excel – การเรียนรู้วิธีใช้ Excel
Google ชีตกับ Microsoft Excel - อะไรคือความแตกต่าง?
วิธีการทำ Curved line graph ใน Excel and Google Sheets
วิธีสร้าง Flowchart ใน Word and Excel
วิธีเพิ่มหรือรวม Time ใน Microsoft Excel
วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Excel
Microsoft Edge Browser Tips and Tricks สำหรับ Windows 10
วิธีใช้ TRUNC function ใน Microsoft Excel กับ Examples
วิธีล็อคเซลล์ใน Microsoft Excel
ดีที่สุด Microsoft Publisher Tips and Tricks - วิธีใช้งานสำนักพิมพ์
วิธีการเพิ่ม Trendline ใน Microsoft Excel worksheet
วิธีใช้ Data Validation ถึง Cells ใน Microsoft Excel
Microsoft To-Do บน iPhone Tips and Tricks: เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตของคุณ!
ฉันจะแก้ไข Runtime Error 1004 ใน Microsoft Excel ได้อย่างไร
เพิ่ม Regression Trendline แนวตรงไปยัง Excel Scatter Plot
วิธีใช้ MID and MIDB function ใน Microsoft Excel
วิธีการสลับ Columns or Rows ใน Excel [ทีละขั้นตอน]