Microsoft 365เพิ่งประกาศคุณสมบัติใหม่เพื่อติดตามประสิทธิภาพการทำงาน มีจุดมุ่งหมายเพื่อตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับผู้ปฏิบัติงาน แต่การเปิดใช้คุณลักษณะนี้มีผลย้อนกลับหลังจากที่ผู้คนทราบถึงจำนวนข้อมูลผู้ใช้ที่รวบรวมโดยMicrosoft Teams^{(Microsoft Teams)}

Microsoft Teamsรวบรวมข้อมูลใดบ้าง

Microsoft Teamsรวบรวมข้อมูลสามประเภท ได้แก่ ข้อมูลสำมะโน การใช้งาน^{(Census, Usage, )}และการรายงานข้อผิด^{( Error reporting data)}พลาด ข้อมูลสำมะโนเป็นเพียงข้อมูลมาตรฐานเกี่ยวกับอุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ และภาษาของผู้ใช้ นอกจากนี้ยังสร้าง ID ผู้ใช้เฉพาะซึ่งได้รับการปกป้องสองครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการเชื่อมโยงที่ไม่จำเป็น ข้อมูล สำมะโน^(Census)ใน รายงานกิจกรรมของ ผู้ใช้ Teams^{(Teams user)}เป็นข้อมูลเริ่มต้นที่รวบรวมและผู้ใช้ไม่สามารถยกเลิกได้

Microsoftยังรวบรวมข้อมูลการใช้งานซึ่งรวมถึงจำนวนข้อความที่ส่ง^{(number of messages sent)}การโทร^(calls)และการประชุมที่เข้าร่วม^{(meetings joined)}พร้อมกับชื่อของ^{(name of the organization)}องค์กร นอกจากนี้ยังช่วยในการติดตามข้อผิดพลาดเพื่อให้สามารถแก้ไขได้ทันเวลา เรียกว่าข้อมูลการรายงานข้อผิดพลาด^(Error)

อ่าน: ^(Read:) วิธีสร้างทีมส่วนตัวและเปลี่ยนความเป็นส่วนตัวใน Microsoft^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} Teams

รายงานกิจกรรมผู้ใช้ Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

หากต้องการดูและแก้ไข รายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Teamsคุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบบริการ^{(Teams service admin)} Teams หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทผู้ดูแลระบบและสิทธิ์ ให้ เข้าถึงบทบาทผู้ดูแลระบบ Teams เพื่อจัดการทีม^{(access Teams administrator roles to manage a team)}

1. ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายของศูนย์การจัดการMicrosoft Teamsไปที่Analytics & reports > Usage reportsงาน
2. เลือกกิจกรรมของผู้ใช้ Teams^{(Teams user activity )}จาก แท็บ ดูรายงาน^{(View reports)}ใต้แท็บรายงาน^{(Report )}
3. เลือกช่วงภายใต้แท็บช่วงข้อมูล^{(data range)}
4. คลิกเรียกใช้^(Run)รายงาน

การตีความรายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Teams^{(Teams User Activity Report)}

สามารถดูรายงานกิจกรรมของผู้ใช้ Teams ได้ในช่วง7 วัน^{(Teams user)}, 30 วัน หรือ 90 วัน^{(7 days, 30 days, or 90 days)} ที่ผ่าน มา รายงานให้รายละเอียดการใช้งานโดยผู้ใช้ ให้รายละเอียดของข้อความช่อง การตอบกลับและโพสต์ข้อความ รายละเอียดการประชุมที่จัด และการเข้าร่วมในรายละเอียดการประชุม นอกจากนี้ยังสามารถให้รายละเอียดของกิจกรรมล่าสุด เวลาวิดีโอ และกิจกรรมการแชร์หน้าจอ

รายงานนี้มีประโยชน์สำหรับผู้ดูแลระบบของบริษัทในการดูข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกิจกรรมของพนักงานโดยใช้Teams ผู้ดูแลระบบสามารถดูข้อมูลกิจกรรมของผู้ใช้ได้ถึง 19 ประเภท ปัจจุบัน ผู้ใช้ไม่สามารถยกเลิกการรวบรวมข้อมูลนี้จากผู้ดูแลระบบของบริษัทของตนได้ แม้ว่าหลายบริษัทอาจไม่ทราบถึงความพร้อมของข้อมูลดังกล่าว

ข้อมูลผู้ใช้ Teams^{(Teams user)}ถูกเก็บไว้ที่ไหน?

Microsoft Teamsดำเนินงานทั่วโลกและในเขตอำนาจศาลหลายแห่งที่มีมาตรฐานแตกต่างกันสำหรับวิธีการจัดการข้อมูล ในกรณีที่คุณต้องการดูว่าข้อมูลส่วนบุคคลถูกเก็บไว้ที่ใด คุณสามารถไปที่Microsoft 365 admin center ^{(Microsoft 365 admin center)}คลิกSettings > Organization profileจากนั้นเลื่อนไปที่ตำแหน่งข้อมูล^{(Data Location)}

การแจ้งเตือนการจัดการทีม

ขณะทำงานบนTeamsการรับการแจ้งเตือนหลายรายการพร้อมการส่ง Ping อย่างต่อเนื่องที่ด้านล่างขวาของหน้าจออาจทำให้เสียสมาธิได้

คุณสามารถนำการควบคุมกลับคืนมาได้ด้วยการคลิกที่จุดสามจุดที่ด้านบนขวาของทีม^(Teams)เลือก การแจ้งเตือนช่องทาง^{(Channel notifications)}และปิดโดยสมบูรณ์ คุณยังตั้งกฎใหม่ได้โดยเลือก"กำหนดเอง^{(“Custom”)} "

คุณอาจต้องการปิด “ โพสต์ใหม่ทั้งหมด^{(All new posts)} ” และอาจต้องการลดการ กล่าวถึง ช่อง^(Channel)ด้วย เช่น เมื่อมีคนแท็กคุณในช่องโดยใช้ @ ชื่อ ช่อง^(Channel)จาก “ แบนเนอร์และฟีด^{(Banner and feed)} ” เป็น “ แสดงในฟีดเท่านั้น^{(Only show in feed)} “

สิ่งที่ทำให้ไขว้เขวอีกอย่างคือเมื่อคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมตามกำหนดการหรือออกจากการประชุมระหว่างทาง แต่ยังคงได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีการพิมพ์ข้อความลงในกล่องสนทนาของการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่

วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวสำหรับปัญหานี้คือเปลี่ยนสถานะเป็น " ห้ามรบกวน^{(Do not disturb)} " คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่รูปโปรไฟล์ของคุณในหน้าหลักของทีม^(Teams)คลิก " ว่าง^(Available) " และเปลี่ยนเป็น " ห้ามรบกวน^{(Do not disturb)} "

คุณยังสามารถจัดการลำดับความสำคัญได้โดยไปที่Settings > Privacyคลิก " จัดการการเข้าถึงที่มีลำดับความสำคัญ^{(Manage priority access)} " และเพิ่มชื่อของบุคคลที่คุณต้องการรับการแจ้งเตือน

อ่าน^(Read) : Microsoft Teams ขัดข้องหรือค้างระหว่างการ^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)}ประชุม

การควบคุมการเข้าถึงใน Microsoft Teams

Teamsยังให้วิธีการจำกัดการเข้าถึงMicrosoft Teamsเพื่อให้คุณมีเวลาและพื้นที่ในการคิดและทำงาน

คุณสามารถทำได้โดยไปที่Settings > Privacyและสลับปุ่มตัวเลือก “ ใบ ตอบ รับการอ่าน^{(Read receipts)} ”

คุณสามารถขอให้องค์กรของคุณเปิดการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย^{(multi-factor authentication)}ในบัญชีของคุณและเพิ่มระดับการป้องกันเพิ่มเติมได้ รหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำใครและผู้จัดการรหัสผ่านเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปกป้องบัญชี

คุณยังสามารถตั้งค่าแชนเนลส่วนตัว^{(private channels)} ได้ หากคุณเป็นสมาชิกของทีมใดทีมหนึ่ง โดยอนุญาตให้เข้าถึงได้เฉพาะสมาชิกบางคนในทีมเท่านั้น ในทีมที่เลือก ไปที่ส่วนช่อง แล้วคลิกจุดสามจุด ไปที่เพิ่มช่อง^{(Add channel)}ภายใต้ความเป็นส่วนตัว^(Privacy)และเลือก ความ เป็นส่วนตัว^(Privacy)

จากนั้น คุณจะเลือกบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อเพิ่มลงในทีมได้ สูงสุด 250 คน เฉพาะผู้สร้างช่องเท่านั้นที่สามารถเพิ่มหรือลบบุคคลออกจากช่องส่วนตัวได้ ไฟล์หรือข้อความที่แชร์ภายในช่องส่วนตัวจะไม่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลภายนอก

Microsoft Teamsได้รับความนิยมจากการเปลี่ยนไปใช้งานทางไกล ตอนนี้ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องทำงานร่วมกันในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนยังคงปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ และ รายงานกิจกรรมของ ผู้ใช้ Teams^{(Teams user)}จะไม่ถูกใช้ในทางที่ผิด คำแนะนำที่กล่าวถึงข้างต้นจะช่วยรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยในขณะที่ยังคงการสื่อสารที่ราบรื่น หวังว่าพวกเขาจะได้ผลสำหรับคุณ

อ่านต่อไป^{(Read next)} : ปัญหาหน่วยความจำสูงและการใช้งาน CPU ของ Microsoft Teams^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Mіcrosоft 365 recently announced new fеaturеs to track productivity. It was aimed at monіtoring data about workers but the feature launch backfired aftеr people were made aware of the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• วิธีการสร้าง Private Team and change Privacy ใน Microsoft Teams

• วิธีเพิ่ม Zoom ถึง Microsoft Teams

• วิธีการติดตั้ง Microsoft Teams บน Linux and macOS

• วิธีการสรรเสริญใครบางคนใน Microsoft Teams ในงานของพวกเขาทำได้ดี

• คุณขาดหายไปขอให้ผู้ดูแลระบบของคุณเปิดใช้งาน Microsoft Teams

• วิธีการเบลอพื้นหลังใน Microsoft Teams meeting

• Best Project Management apps สำหรับ Microsoft Teams

• วิธีการแก้ไขข้อผิดพลาด Microsoft Teams code 500 บน Windows 11/10

• วิธีการเปลี่ยน Theme ใน Microsoft Teams บน Windows 11

• วิธีการกู้คืน Deleted Document จาก Microsoft Teams

• การแก้ไข: Microsoft Teams ไม่สามารถโหลดหรือส่งภาพในการแชท

• วิธีการกู้คืนลบ Teams and Channels ใน Microsoft Teams

• การรับรองความถูกต้องที่ทันสมัยล้มเหลว Status code 4c7 - Microsoft Teams error

• วิธีติดตั้งแอปและเพิ่มเป็นแท็บใน Microsoft Teams

• วิธีการหยุด Microsoft Teams จากการเปิดโดยอัตโนมัติใน Startup

• Microsoft Teams เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าร่วมการประชุมกับจอภาพสองจอ

• ไฟล์ถูกล็อคข้อผิดพลาดบน Microsoft Teams

• Turn Off Read Receipts ใน Microsoft Teams สำหรับสมาชิกในทีม

• Zoom vs Microsoft Teams VS Google Meet vs Skype

• วิธีสร้าง Kanban Board ใน Microsoft Teams