ความสามารถในการมีการประชุมออนไลน์ทางไกลที่บ้านนั้นสะดวกมาก แต่ยังแนะนำรายการทั้งหมดของโอกาสสำหรับช่วงเวลาที่น่าอายมาก

หากคุณมีเด็ก สัตว์เลี้ยง ทารก หรือแม้แต่หน้าต่างที่อยู่ข้างหลังคุณสำหรับแสดงนอกบ้าน คุณมีส่วนผสมทั้งหมดสำหรับสูตรภัยพิบัติ

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงปัญหาทั่วไปที่อาจนำไปสู่การประชุมออนไลน์ที่น่าอับอาย และวิธีป้องกัน

การประชุมออนไลน์: อะไรที่อาจ^(Could)ผิดพลาด^{(Go Wrong)}ได้ ?

ตัวอย่างที่มีชื่อเสียงที่สุดอย่างหนึ่งของช่วงเวลาที่น่าอายเกิดขึ้นกับศาสตราจารย์โรเบิร์ต เคลลี่^{(Professor Robert Kelly)}เมื่อเขาถูกสัมภาษณ์สดทางโทรทัศน์โดยBBC

เด็กวัยเตาะแตะคนหนึ่งของ Kelly เดินเข้าไปในห้องทำงานของเขา ระหว่างสัมภาษณ์ และลูกของเขาก็ใช้วอล์คเกอร์เช่นเดียวกัน ในที่สุด ภรรยาที่คลั่งไคล้ของเขารีบวิ่งเข้าไปในห้องเพื่อดึงเด็กๆ ออกจากห้อง

นี่ไม่ใช่เพียงช่วงเวลาการประชุมออนไลน์^{(online meeting moment)} ที่น่าอับอายเท่านั้น แต่ยังเป็นช่วงเวลา ที่มีการถ่ายทอดสดและแพร่ภาพไปยังผู้ชมหลายล้านคนทั่วโลก

การป้องกันช่วงเวลาการประชุมออนไลน์ที่น่าอับอาย^{(Embarrassing Online Meeting)}

มีวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าพื้นที่ทำงาน คอมพิวเตอร์ และการประชุมเพื่อลดโอกาสของเหตุการณ์ที่โชคร้าย

หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ทั้งหมด คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการประชุมออนไลน์ทั้งหมดของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและปราศจากช่วงเวลา "น่าจดจำ" ใดๆ

บล็อกกล้องของคุณเมื่อไม่ได้ใช้งาน

มีเหตุผลด้านความปลอดภัยมากมายว่าทำไมคุณจึงควรปิดเว็บแคมไว้ เว้นแต่จะใช้งานอยู่ นอกจากการรักษาความปลอดภัยแล้ว คุณยังไม่ต้องการแสดงวิดีโอของคุณในตอนเริ่มการประชุมออนไลน์ก่อนที่คุณจะพร้อม

มีเรื่องเล่าว่ามีคนไปเข้าห้องน้ำ^{(stories of people caught going to the bathroom)}ระหว่างการประชุมเพราะเว็บแคมของพวกเขาถูกชี้ไปที่ประตูห้องน้ำ^{(bathroom door)} ที่เปิด อยู่ 

สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ

• เว็บแคมจะเปิดโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลาเริ่มการประชุม
• ลืมไปเลยว่าเปิดกล้องระหว่างการประชุม
• คุณคิดว่าการประชุมสิ้นสุดลงแล้ว แต่กล้องยังเปิดอยู่ขณะที่ผู้คนเชื่อมต่ออยู่

วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้องกันสถานการณ์เหล่านี้คือการใช้ฝาครอบตัวเลื่อน^{(slider cover)}บนเว็บแคมของคุณ หากมี หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้เก็บเทปกาวไว้ใกล้ตัวกล้องเมื่อไม่ได้ใช้งาน

ใช้ผ้าม่านบนพื้นหลัง Windows

Windows อาจช่วยให้แสงส่องเข้ามาในสำนักงานของคุณได้ดี แต่เมื่อคุณอยู่ในการประชุมออนไลน์ อาจทำให้เกิดปัญหาได้มากมาย

มีหลายสถานการณ์ที่อาจนำไปสู่ความลำบากใจกับหน้าต่าง เรามาสำรวจสามสถานการณ์หลักกัน

คุณดูเหมือนคนร้าย

ลองนึกภาพว่ามีคน^{(Imagine someone)}ปรากฏตัวในที่ประชุมและดูเหมือนเงาในห้องมืดเท่านั้น ความประทับใจแรกของคุณที่มีต่อบุคคลนั้นคืออะไร?

คนส่วนใหญ่จะถูกเตือนถึงภาพยนตร์หลายเรื่องที่มีคนร้ายนั่งอยู่ในถ้ำใต้ดิน^{(dungeon lair)}วางแผนชั่วร้าย^{(evil plan)}ต่อ ไป

แสงที่ส่องผ่านหน้าต่างรบกวนเว็บแคมส่วนใหญ่ และบังคับให้เว็บแคมเหล่านี้กรองแสงโดยอัตโนมัติ ทำให้ทั้งห้องดูมืดกว่าที่เป็นจริงมาก

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแก้ไขปัญหานี้คือ แต่งหน้าต่างด้านหลังของคุณด้วยผ้าม่าน และปิดม่านหรือม่านบังตาไว้ในระหว่างการประชุมเสมอ

สัตว์เลี้ยงรัก Windows

สัตว์เลี้ยงก็ชอบหน้าต่างเช่นกัน สัตว์เลี้ยงและการประชุมออนไลน์ไม่ค่อยเข้ากันได้ดีนัก

หากคุณสังเกตเห็นผู้คนในที่ประชุมหัวเราะเยาะ^{(meeting snickering)}หรือหัวเราะในขณะที่คุณกำลังพูด คุณอาจต้องการมองไปข้างหลังคุณ

อัตราต่อรองค่อนข้างดีแมวของคุณก็ไม่ดี

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มการประชุมออนไลน์ ให้นำสัตว์เลี้ยงทั้งหมดของคุณออกจากห้องเพื่อไม่ให้มันซ่อนอยู่ที่ขอบหน้าต่าง^{(window sill)}พร้อมที่จะทำให้คุณอับอายในระหว่างการประชุมทาง^{(video conference)}วิดีโอ

หมายเหตุ: การปิดประตูสำนักงาน^{(office door)} (และล็อคประตู) สามารถกันสัตว์เลี้ยงที่ไม่ต้องการและแขกที่ไม่ได้รับเชิญคนอื่นๆ ได้

กลางแจ้งไม่ได้น่ารักเสมอไป

ปัญหาอีกอย่างของ windows คือสิ่งที่เกิดขึ้นที่อีกด้านหนึ่งของหน้าต่างเหล่านั้น

คุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นเห็นเพื่อนบ้านของคุณตัดหญ้าข้างนอกในชุดนอนหรือไม่? 

คุณไม่มีทางรู้ว่าใครหรืออะไรกำลังจะผ่านหน้าต่าง ดังนั้นนี่เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้มั่นใจว่าหน้าต่างที่อยู่ข้างหลังคุณมีผ้าม่าน และคุณใช้มัน

Crank Up The Lighting

เมื่อพูดถึงการจัดแสง สำนักงานที่มีแสงสว่างเพียงพอจะสร้างวิดีโอที่ดีที่สุดในระหว่างการประชุมทางเว็บ วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุแสงที่สมบูรณ์แบบคือการจัดตำแหน่งโต๊ะทำงานของคุณให้มีหน้าต่าง (โดยที่ม่านเปิดอยู่) ด้านหลังจอภาพที่คุณหันหน้าเข้าหาหรือออกไปด้านข้าง 

แสงธรรมชาติจากหน้าต่างด้านข้างทำตรงกันข้ามกับหน้าต่างด้านหลังคุณ แทนที่จะบังคับให้เว็บแคมกรองแสง กล้องจะฉายแสงธรรมชาติมาที่คุณเพื่อให้กล้องจับได้

หากคุณไม่มีหน้าต่างอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องในสำนักงาน ทางออกที่ดีที่สุดอันดับต่อไปคือการเปิดไฟเหนือศีรษะให้มากที่สุดเท่าที่คุณมี

ยัง ดีกว่า^(Better)ใช้ ไฟ Philips Hueและตั้งค่าเป็นการตั้งค่าที่สว่างที่สุด

ทำความสะอาดก่อนการประชุม

จากผลการศึกษาของมหาวิทยาลัยมิชิแกนในปี 2018^{(2018 study by the University of Michigan)}นักจิตวิทยาพบว่าผู้คนมีความคิดเห็นเชิงลบเกี่ยวกับผู้คนเพียงแค่สถานะในที่ทำงาน

การค้นพบ^{(finding isn)}นี้ ไม่ น่าแปลก^{(t surprising)}ใจ อย่างไรก็ตาม น่าเสียดายหากคุณทำงานหนักมาทั้งสัปดาห์และไม่มีเวลาทำความสะอาดพื้นที่รอบๆ ตัวคุณก่อนการประชุมทางวิดีโอ^{(video meeting)} ออนไลน์ นั้น

วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ คือกำหนดเวลาอย่างน้อย 15 นาทีในปฏิทินของคุณก่อนเริ่มการ ประชุม ทางวิดีโอ ^{(video meeting)}ใช้เวลานั้นเก็บขยะที่อยู่ข้างหลังคุณ อย่างน้อยก็ทำความสะอาดทุกอย่างที่กล้องมองเห็น

อาจไม่ได้หมายความว่าทั้งห้องสะอาด หรือเดสก์ท็อป^{(desktop isn)} ของคุณ ยังไม่รก แต่ถ้าคนที่เข้าร่วมการประชุมไม่เห็นความรก พวกเขาจะไม่รู้อะไรเลย

โอ้เสียงที่เราทำ

เสียงอาจเป็นศัตรูตัวฉกาจของคุณในระหว่างการประชุมทาง^{(video conference)}วิดีโอ ไมโครโฟนของคุณสามารถทำให้คุณอับอายได้หลายวิธี 

เพียงแต่ลืมไปว่าไมโครโฟนของคุณเปิดอยู่และทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• กินมันฝรั่งทอดหรืออย่างอื่นกรุบๆดังๆ^{(crunchy and loud)}
• พูดพึมพำแง่ลบเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานในลมหายใจให้ทุกคนได้ยิน
• มีการสนทนา^{(side conversation)} ส่วนตัว กับคู่สมรสหรือสมาชิกในครอบครัวคน อื่น ๆ ของคุณ^{(family member)}
• ทำเสียงน่าอาย

สถานการณ์ทั้งหมดเหล่านี้อาจมีตั้งแต่อารมณ์ขันเล็กน้อยไปจนถึงน่าอายอย่างเจ็บปวด 

ทางออกคืออะไร? ตรวจสอบ เสมอ^(Always)ว่าคุณถูกปิดเสียงเมื่อเริ่มการประชุม เว้นแต่ว่าคุณจำเป็นต้องพูด และคอยดูสถานะไมโครโฟน^{(microphone status)} ของคุณอย่างใกล้ชิดใน ระหว่างการประชุม 

ยิ่งไปกว่านั้น ให้กำหนดการ ตั้งค่า ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ^{(video conference software)}เพื่อให้ไมโครโฟนปิดเสียงโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มการประชุม

ในSkypeคุณจะพบการตั้งค่านี้ใน เมนู การตั้งค่า^(Settings)ใต้เสียงและ^{(Audio & Video)}วิดีโอ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่า ปิด เสียงสำหรับสายเรียกเข้า^{(Unmute for incoming calls)}ปิดอยู่

แอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอหลักๆ ส่วนใหญ่มีการตั้งค่าไมโครโฟนที่คล้ายกัน

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ

การคำนึงถึงคำแนะนำข้างต้นทั้งหมดจะช่วยให้การประชุมทางวิดีโอของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีปัญหาใดๆ 

มีเคล็ดลับอื่นๆ ที่อาจช่วยคุณในแฮงเอาท์วิดีโอ:

• หน้าจอการแชร์^{(Sharing screens)} : เมื่อแชร์หน้าจอ อย่าเลือกปุ่มแชร์^{(share button)}ก่อนที่คุณจะเห็นหน้าจอที่ถูกต้องถูกเน้น แอปการประชุมออนไลน์ที่สำคัญๆ ทุกแอปจะไฮไลต์หน้าจอที่คุณเลือก เพื่อให้คุณทราบเสมอว่ากำลังจะแชร์หน้าจอใด การแชร์หน้าจอที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้คนอื่นเห็นสิ่งที่คุณไม่ต้องการให้พวกเขาเห็น
• การ แจ้งเตือนที่น่าอับอาย^{(Embarrassing notifications)} : ไม่มีอะไร^{(s nothing)}เลวร้ายไปกว่าเพื่อนร่วมงานที่ส่งข้อความส่วนตัวถึงคุณในขณะที่คุณแชร์หน้าจอระหว่างการประชุม ปิดการแจ้งเตือนของ windows ก่อนการประชุมทางวิดีโอ^{(video conference)} ทุก ครั้ง
• ตำแหน่งหน้าต่าง^{(Window placement)} : ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนทำคือการวางหน้าต่างแชท^{(chat window)}โดยให้ใบหน้าของทุกคนอยู่บนหน้าจอห่างจากเว็บแคม ให้วางไว้บนหน้าจอเดียวกันเพื่อให้ดูเหมือนคุณกำลังมองผู้คนโดยตรง
• พื้นหลังเสมือนจริง^{(Virtual backgrounds)} – แอพส่วนใหญ่เช่นZoom และ Skype^{(Zoom and Skype)}ให้คุณเลือกพื้นหลังเสมือนได้แล้ว คุณสามารถเลือกบางอย่างจากค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าหรือคุณสามารถดาวน์โหลดภาพของคุณเองและใช้เป็นพื้นหลังได้ แอพบางตัวยังให้คุณเบลอพื้นหลังได้ด้วย ดังนั้นหากคุณเจอฉากหลังที่แย่สำหรับการโทร ให้หาฉากหลังเสมือนจริง

คุณเคยมีช่วงเวลาที่น่าอายระหว่างการประชุมทางวิดีโอหรือไม่? เราชอบที่จะได้ยินเรื่องราวของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability to have remote, online meetings at hоme can be very convenient. But іt also introduces a whole list of opportunities for very embarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

Related posts

• วิธีการป้องกันตัวเองจาก Hackers Online

• วิธีรับ Printer Online ของคุณถ้าเป็น Showing Offline

• แก้ไขด่วนเมื่อกล้องการประชุมซูมไม่ทำงาน

• วิธีฟังเพลงออนไลน์ฟรีโดยไม่ต้องดาวน์โหลด

• วิธีเข้ารหัสข้อมูลออนไลน์และออฟไลน์ทั้งหมดของคุณ

• วิธีดู March Madness 2022 ออนไลน์โดยไม่ต้องใช้สายเคเบิล

• วิธีการเปิด File กับ No Extension

• วิธีการ Find Birthdays บน Facebook

• วิธีการหา Memories บน Facebook

• วิธีการแก้ไข“รอดำเนินการทำธุรกรรม” ข้อผิดพลาด Steam

• 3 ไวรัสคอมพิวเตอร์ที่พบบ่อยที่สุดในปัจจุบันออนไลน์ [2020]

• 4 Ways เพื่อค้นหาอินเทอร์เน็ตที่ดีที่สุด Options (ISPs) ในพื้นที่ของคุณ

• OLED vs microled: คุณควรรอไหม

• วิธีใช้ Discord Spoiler Tags

• แบน Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED และอื่น ๆ

• วิธีการ Search Facebook Friends โดย Location, Job, หรือ School

• วิธีการ Mute Someone บน Discord

• วิธีการเปลี่ยนภาษาใน Netflix

• วิธีสร้าง Transparent Background ใน GIMP

• วิธีการ Download and Install Peacock บน Firestick