วิธีป้องกันช่วงเวลาการประชุมออนไลน์ที่น่าอับอาย

ความสามารถในการมีการประชุมออนไลน์ทางไกลที่บ้านนั้นสะดวกมาก แต่ยังแนะนำรายการทั้งหมดของโอกาสสำหรับช่วงเวลาที่น่าอายมาก

หากคุณมีเด็ก สัตว์เลี้ยง ทารก หรือแม้แต่หน้าต่างที่อยู่ข้างหลังคุณสำหรับแสดงนอกบ้าน คุณมีส่วนผสมทั้งหมดสำหรับสูตรภัยพิบัติ

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงปัญหาทั่วไปที่อาจนำไปสู่การประชุมออนไลน์ที่น่าอับอาย และวิธีป้องกัน

การประชุมออนไลน์: อะไรที่อาจ(Could)ผิดพลาด(Go Wrong)ได้ ?

ตัวอย่างที่มีชื่อเสียงที่สุดอย่างหนึ่งของช่วงเวลาที่น่าอายเกิดขึ้นกับศาสตราจารย์โรเบิร์ต เคลลี่(Professor Robert Kelly)เมื่อเขาถูกสัมภาษณ์สดทางโทรทัศน์โดยBBC

เด็กวัยเตาะแตะคนหนึ่งของ Kelly เดินเข้าไปในห้องทำงานของเขา ระหว่างสัมภาษณ์ และลูกของเขาก็ใช้วอล์คเกอร์เช่นเดียวกัน ในที่สุด ภรรยาที่คลั่งไคล้ของเขารีบวิ่งเข้าไปในห้องเพื่อดึงเด็กๆ ออกจากห้อง

นี่ไม่ใช่เพียงช่วงเวลาการประชุมออนไลน์(online meeting moment) ที่น่าอับอายเท่านั้น แต่ยังเป็นช่วงเวลา ที่มีการถ่ายทอดสดและแพร่ภาพไปยังผู้ชมหลายล้านคนทั่วโลก

การป้องกันช่วงเวลาการประชุมออนไลน์ที่น่าอับอาย(Embarrassing Online Meeting)

มีวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าพื้นที่ทำงาน คอมพิวเตอร์ และการประชุมเพื่อลดโอกาสของเหตุการณ์ที่โชคร้าย

หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ทั้งหมด คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการประชุมออนไลน์ทั้งหมดของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและปราศจากช่วงเวลา "น่าจดจำ" ใดๆ

บล็อกกล้องของคุณเมื่อไม่ได้ใช้งาน

มีเหตุผลด้านความปลอดภัยมากมายว่าทำไมคุณจึงควรปิดเว็บแคมไว้ เว้นแต่จะใช้งานอยู่ นอกจากการรักษาความปลอดภัยแล้ว คุณยังไม่ต้องการแสดงวิดีโอของคุณในตอนเริ่มการประชุมออนไลน์ก่อนที่คุณจะพร้อม

มีเรื่องเล่าว่ามีคนไปเข้าห้องน้ำ(stories of people caught going to the bathroom)ระหว่างการประชุมเพราะเว็บแคมของพวกเขาถูกชี้ไปที่ประตูห้องน้ำ(bathroom door) ที่เปิด อยู่ 

สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ

  • เว็บแคมจะเปิดโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลาเริ่มการประชุม
  • ลืมไปเลยว่าเปิดกล้องระหว่างการประชุม
  • คุณคิดว่าการประชุมสิ้นสุดลงแล้ว แต่กล้องยังเปิดอยู่ขณะที่ผู้คนเชื่อมต่ออยู่

วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้องกันสถานการณ์เหล่านี้คือการใช้ฝาครอบตัวเลื่อน(slider cover)บนเว็บแคมของคุณ หากมี หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้เก็บเทปกาวไว้ใกล้ตัวกล้องเมื่อไม่ได้ใช้งาน

ใช้ผ้าม่านบนพื้นหลัง Windows

Windows อาจช่วยให้แสงส่องเข้ามาในสำนักงานของคุณได้ดี แต่เมื่อคุณอยู่ในการประชุมออนไลน์ อาจทำให้เกิดปัญหาได้มากมาย

มีหลายสถานการณ์ที่อาจนำไปสู่ความลำบากใจกับหน้าต่าง เรามาสำรวจสามสถานการณ์หลักกัน

คุณดูเหมือนคนร้าย

ลองนึกภาพว่ามีคน(Imagine someone)ปรากฏตัวในที่ประชุมและดูเหมือนเงาในห้องมืดเท่านั้น ความประทับใจแรกของคุณที่มีต่อบุคคลนั้นคืออะไร?

คนส่วนใหญ่จะถูกเตือนถึงภาพยนตร์หลายเรื่องที่มีคนร้ายนั่งอยู่ในถ้ำใต้ดิน(dungeon lair)วางแผนชั่วร้าย(evil plan)ต่อ ไป

แสงที่ส่องผ่านหน้าต่างรบกวนเว็บแคมส่วนใหญ่ และบังคับให้เว็บแคมเหล่านี้กรองแสงโดยอัตโนมัติ ทำให้ทั้งห้องดูมืดกว่าที่เป็นจริงมาก

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแก้ไขปัญหานี้คือ แต่งหน้าต่างด้านหลังของคุณด้วยผ้าม่าน และปิดม่านหรือม่านบังตาไว้ในระหว่างการประชุมเสมอ

สัตว์เลี้ยงรัก Windows

สัตว์เลี้ยงก็ชอบหน้าต่างเช่นกัน สัตว์เลี้ยงและการประชุมออนไลน์ไม่ค่อยเข้ากันได้ดีนัก

หากคุณสังเกตเห็นผู้คนในที่ประชุมหัวเราะเยาะ(meeting snickering)หรือหัวเราะในขณะที่คุณกำลังพูด คุณอาจต้องการมองไปข้างหลังคุณ

อัตราต่อรองค่อนข้างดีแมวของคุณก็ไม่ดี

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มการประชุมออนไลน์ ให้นำสัตว์เลี้ยงทั้งหมดของคุณออกจากห้องเพื่อไม่ให้มันซ่อนอยู่ที่ขอบหน้าต่าง(window sill)พร้อมที่จะทำให้คุณอับอายในระหว่างการประชุมทาง(video conference)วิดีโอ

หมายเหตุ: การปิดประตูสำนักงาน(office door) (และล็อคประตู) สามารถกันสัตว์เลี้ยงที่ไม่ต้องการและแขกที่ไม่ได้รับเชิญคนอื่นๆ ได้

กลางแจ้งไม่ได้น่ารักเสมอไป

ปัญหาอีกอย่างของ windows คือสิ่งที่เกิดขึ้นที่อีกด้านหนึ่งของหน้าต่างเหล่านั้น

คุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นเห็นเพื่อนบ้านของคุณตัดหญ้าข้างนอกในชุดนอนหรือไม่? 

คุณไม่มีทางรู้ว่าใครหรืออะไรกำลังจะผ่านหน้าต่าง ดังนั้นนี่เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้มั่นใจว่าหน้าต่างที่อยู่ข้างหลังคุณมีผ้าม่าน และคุณใช้มัน

Crank Up The Lighting

เมื่อพูดถึงการจัดแสง สำนักงานที่มีแสงสว่างเพียงพอจะสร้างวิดีโอที่ดีที่สุดในระหว่างการประชุมทางเว็บ วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุแสงที่สมบูรณ์แบบคือการจัดตำแหน่งโต๊ะทำงานของคุณให้มีหน้าต่าง (โดยที่ม่านเปิดอยู่) ด้านหลังจอภาพที่คุณหันหน้าเข้าหาหรือออกไปด้านข้าง 

แสงธรรมชาติจากหน้าต่างด้านข้างทำตรงกันข้ามกับหน้าต่างด้านหลังคุณ แทนที่จะบังคับให้เว็บแคมกรองแสง กล้องจะฉายแสงธรรมชาติมาที่คุณเพื่อให้กล้องจับได้

หากคุณไม่มีหน้าต่างอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องในสำนักงาน ทางออกที่ดีที่สุดอันดับต่อไปคือการเปิดไฟเหนือศีรษะให้มากที่สุดเท่าที่คุณมี

ยัง ดีกว่า(Better)ใช้ ไฟ Philips Hueและตั้งค่าเป็นการตั้งค่าที่สว่างที่สุด

ทำความสะอาดก่อนการประชุม

จากผลการศึกษาของมหาวิทยาลัยมิชิแกนในปี 2018(2018 study by the University of Michigan)นักจิตวิทยาพบว่าผู้คนมีความคิดเห็นเชิงลบเกี่ยวกับผู้คนเพียงแค่สถานะในที่ทำงาน

การค้นพบ(finding isn)นี้ ไม่ น่าแปลก(t surprising)ใจ อย่างไรก็ตาม น่าเสียดายหากคุณทำงานหนักมาทั้งสัปดาห์และไม่มีเวลาทำความสะอาดพื้นที่รอบๆ ตัวคุณก่อนการประชุมทางวิดีโอ(video meeting) ออนไลน์ นั้น

วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ คือกำหนดเวลาอย่างน้อย 15 นาทีในปฏิทินของคุณก่อนเริ่มการ ประชุม ทางวิดีโอ (video meeting)ใช้เวลานั้นเก็บขยะที่อยู่ข้างหลังคุณ อย่างน้อยก็ทำความสะอาดทุกอย่างที่กล้องมองเห็น

อาจไม่ได้หมายความว่าทั้งห้องสะอาด หรือเดสก์ท็อป(desktop isn) ของคุณ ยังไม่รก แต่ถ้าคนที่เข้าร่วมการประชุมไม่เห็นความรก พวกเขาจะไม่รู้อะไรเลย

โอ้เสียงที่เราทำ

เสียงอาจเป็นศัตรูตัวฉกาจของคุณในระหว่างการประชุมทาง(video conference)วิดีโอ ไมโครโฟนของคุณสามารถทำให้คุณอับอายได้หลายวิธี 

เพียงแต่ลืมไปว่าไมโครโฟนของคุณเปิดอยู่และทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • กินมันฝรั่งทอดหรืออย่างอื่นกรุบๆดังๆ(crunchy and loud)
  • พูดพึมพำแง่ลบเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานในลมหายใจให้ทุกคนได้ยิน
  • มีการสนทนา(side conversation) ส่วนตัว กับคู่สมรสหรือสมาชิกในครอบครัวคน อื่น ๆ ของคุณ(family member)
  • ทำเสียงน่าอาย

สถานการณ์ทั้งหมดเหล่านี้อาจมีตั้งแต่อารมณ์ขันเล็กน้อยไปจนถึงน่าอายอย่างเจ็บปวด 

ทางออกคืออะไร? ตรวจสอบ เสมอ(Always)ว่าคุณถูกปิดเสียงเมื่อเริ่มการประชุม เว้นแต่ว่าคุณจำเป็นต้องพูด และคอยดูสถานะไมโครโฟน(microphone status) ของคุณอย่างใกล้ชิดใน ระหว่างการประชุม 

ยิ่งไปกว่านั้น ให้กำหนดการ ตั้งค่า ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ(video conference software)เพื่อให้ไมโครโฟนปิดเสียงโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มการประชุม

ในSkypeคุณจะพบการตั้งค่านี้ใน เมนู การตั้งค่า(Settings)ใต้เสียงและ(Audio & Video)วิดีโอ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่า ปิด เสียงสำหรับสายเรียกเข้า(Unmute for incoming calls)ปิดอยู่

แอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอหลักๆ ส่วนใหญ่มีการตั้งค่าไมโครโฟนที่คล้ายกัน

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ

การคำนึงถึงคำแนะนำข้างต้นทั้งหมดจะช่วยให้การประชุมทางวิดีโอของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีปัญหาใดๆ 

มีเคล็ดลับอื่นๆ ที่อาจช่วยคุณในแฮงเอาท์วิดีโอ:

  • หน้าจอการแชร์(Sharing screens) : เมื่อแชร์หน้าจอ อย่าเลือกปุ่มแชร์(share button)ก่อนที่คุณจะเห็นหน้าจอที่ถูกต้องถูกเน้น แอปการประชุมออนไลน์ที่สำคัญๆ ทุกแอปจะไฮไลต์หน้าจอที่คุณเลือก เพื่อให้คุณทราบเสมอว่ากำลังจะแชร์หน้าจอใด การแชร์หน้าจอที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้คนอื่นเห็นสิ่งที่คุณไม่ต้องการให้พวกเขาเห็น
  • การ แจ้งเตือนที่น่าอับอาย(Embarrassing notifications) : ไม่มีอะไร(s nothing)เลวร้ายไปกว่าเพื่อนร่วมงานที่ส่งข้อความส่วนตัวถึงคุณในขณะที่คุณแชร์หน้าจอระหว่างการประชุม ปิดการแจ้งเตือนของ windows ก่อนการประชุมทางวิดีโอ(video conference) ทุก ครั้ง
  • ตำแหน่งหน้าต่าง(Window placement) : ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนทำคือการวางหน้าต่างแชท(chat window)โดยให้ใบหน้าของทุกคนอยู่บนหน้าจอห่างจากเว็บแคม ให้วางไว้บนหน้าจอเดียวกันเพื่อให้ดูเหมือนคุณกำลังมองผู้คนโดยตรง
  • พื้นหลังเสมือนจริง(Virtual backgrounds) – แอพส่วนใหญ่เช่นZoom และ Skype(Zoom and Skype)ให้คุณเลือกพื้นหลังเสมือนได้แล้ว คุณสามารถเลือกบางอย่างจากค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าหรือคุณสามารถดาวน์โหลดภาพของคุณเองและใช้เป็นพื้นหลังได้ แอพบางตัวยังให้คุณเบลอพื้นหลังได้ด้วย ดังนั้นหากคุณเจอฉากหลังที่แย่สำหรับการโทร ให้หาฉากหลังเสมือนจริง

คุณเคยมีช่วงเวลาที่น่าอายระหว่างการประชุมทางวิดีโอหรือไม่? เราชอบที่จะได้ยินเรื่องราวของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง



About the author

ฉันเป็นช่างคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี รวมถึง 3 ปีในฐานะพนักงานสาขา員 ฉันมีประสบการณ์ทั้งในอุปกรณ์ Apple และ Android และมีทักษะพิเศษในการซ่อมและอัพเกรดคอมพิวเตอร์ ฉันยังสนุกกับการดูภาพยนตร์บนคอมพิวเตอร์และใช้ iPhone เพื่อถ่ายภาพและวิดีโอ



Related posts