ในชีวิตการทำงาน อีเมล^{(life email)}อาจเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่ง คุณทำมันทุกวัน และถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน คุณก็จมดิ่งลงไปในนั้น

แน่นอน คุณสามารถอุทิศเวลาหนึ่งหรือสองชั่วโมงต่อวันโดยเฉพาะเพื่อจัดการอีเมลของคุณ แต่ถ้าคุณใช้เวลา 10 นาทีหรือนานกว่านั้นในการตอบกลับทุกครั้ง อีเมลจะใช้เวลาทั้งวันในเร็วๆ นี้ และการ ปิดการแจ้งเตือนของ Gmailจะไม่ช่วยคุณประหยัด

นั่นคือเหตุผลที่การเรียนรู้การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่ได้รับการตอบกลับและ^(AND)ใช้เวลาเขียนไม่เกินสองสามนาทีจึงเป็นสิ่งสำคัญ โชคดีที่วันนี้คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักเขียนที่ยอดเยี่ยมหรือกูรูด้านการผลิต^{(productivity guru)}เพื่อบรรลุเป้าหมายนั้น มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการค้นหากลยุทธ์ที่เหมาะสมและชุดเครื่องมือที่จะใช้งาน 

ตั้งค่าเทมเพลตอีเมล (คำตอบสำเร็จรูป)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

การสร้างเทมเพลตอีเมลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประหยัดเวลาสำหรับผู้ที่มักได้รับคำถามหรือความคิดเห็นเดียวกันทางอีเมล ใช้เวลาหนึ่งวันเพื่อตั้งค่าการตอบกลับสำเร็จรูป และคุณจะไม่ต้องเขียนคำตอบเดิมสิบครั้งต่อวันอีกต่อไป ทั้งGmail และ Outlook^{(Gmail and Outlook)}มีคุณลักษณะนี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและทำให้อีเมลของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้ฟรี 

ต่อไปนี้คือวิธีตั้งค่าเทมเพลตอีเมลระดับมืออาชีพในGmailเพียงไม่กี่คลิก:

• หลังจากลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณแล้ว ให้คลิกไอคอนรูปเฟืองแล้วเลือก^{(icon and select)} การตั้งค่า^(Settings)
• จากนั้นไปที่ขั้นสูง^(Advanced)แล้วคลิกเปิดใช้งาน^(Enable)ถัดจากตัวเลือกเทมเพลต ^(Templates)เลื่อน^(Scroll)ลงไปที่ด้านล่างของหน้าเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

• ตอนนี้คุณสามารถเริ่มทำงานกับเทมเพลตอีเมลของคุณเองได้แล้ว พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการบันทึกลงในอีเมลใหม่ จากนั้นคลิกจุดแนวตั้งสามจุดที่ด้านล่างขวาและเลือกเทมเพลต^(Templates)เพื่อบันทึกแบบร่างของคุณเป็นเทมเพลต 

คุณสามารถสร้างเทมเพลตสำหรับการตอบกลับที่มีย่อหน้ายาวๆ รวมถึงการตอบกลับ 2-3 ประโยคอย่างรวดเร็ว คุณจะประหลาดใจว่าเวลาเหล่านั้นจะช่วยคุณได้มากเพียงใดในอนาคต 

อีเมลเครือข่าย^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

ในกรณีที่ปัญหา^{(problem isn)} ของคุณ ไม่ได้อยู่ที่การใช้เทมเพลตอีเมลแต่สร้างเทมเพลตขึ้นมา ลองใช้Networking^{(Networking Emails)} Emails เป็นเครื่องมือทางเว็บที่มีเทมเพลตอีเมลหลายสิบแบบที่สามารถช่วยให้คุณขยายเครือข่ายมืออาชีพได้ 

สร้างโดยResume Worded อีเมลเครือข่าย^{(Networking Emails)}เป็นแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของคุณ ตัวอย่างของเทมเพลตที่นำเสนอ ได้แก่ การแนะนำแบบเย็น/อบอุ่น การติดตามโดยไม่ตอบกลับ และแม้แต่การเขียนบันทึกขอบคุณ 

เทมเพลตแต่ละแบบยังมาพร้อมกับเคล็ดลับและคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ ซึ่งสามารถปรับปรุงการสื่อสารของคุณกับผู้รับได้ดียิ่งขึ้น 

คุณสามารถใช้ปุ่มค้นหาหรือเรียกดู^{(search button or browse)}รายการเพื่อค้นหาอีเมลที่ถูกต้อง ที่เหลือก็แค่คัดลอกและวางลงในกล่องข้อความและเปลี่ยนแปลง^{(message box and change)}รายละเอียดเล็กน้อย 

Word Counter Plus

หากคุณเป็นคนที่เขียนอีเมลมากกว่า 10 ฉบับต่อวัน จำเป็นต้องเขียนอีเมลบางฉบับที่สั้นและไพเราะ ดังนั้น หากคุณมักจะลงเอยด้วยอีเมลที่ยาวเกินไป คุณอาจต้องการพิจารณาใช้เครื่องมือนับคำ^{(word counter tool)}เพื่อหยุดตัวเอง ส่วนขยายของ Chrome ^{(Chrome extension)} Word Counter Plusสามารถทำงานให้คุณได้ 

เน้น^(Highlight)ข้อความในอีเมลของคุณและดูจำนวนคำและอักขระที่คุณใช้ในคลิกเดียว จากนั้นคุณสามารถดำเนินการเขียนอีเมลของคุณต่อหรือสรุป^{(email or wrap)}ก่อนที่จะกลายเป็นสองส่วน 

DraftMap

คุณสามารถหาเครื่องมือดีๆ มากมายที่จะช่วยให้คุณเขียนได้ดีขึ้น และลดเวลาที่คุณใช้ในการพิสูจน์อักษรและเขียนอีเมลใหม่ DraftMapเป็นหนึ่งในนั้น ลองนึกถึงGrammarly หรือ Hemingway นอกจากนี้ยังตรวจสอบการ ^{(Grammarly or Hemingway)}ซ้ำคำ^{(word repetition)}ที่ไม่จำเป็นและช่วยให้คุณใช้รูปแบบการเขียนแบบ^{(writing style)}เดียว 

ส่วนขยาย Chrome^{(Chrome extension)}นี้ให้คำแนะนำแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับงานเขียนของคุณโดยใช้รหัสสี มันจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการใช้เสียงพูด การพิมพ์ผิด ความคิดโบราณ ตลอดจนคำแนะนำเกี่ยวกับความสามารถในการอ่านอีเมลของคุณ คำแนะนำทั้งหมดเป็นไปตามกฎการเขียนของเออร์เนสต์ เฮมิงเวย์ DraftMapมีประโยชน์อย่างยิ่งเนื่องจากกระบวนการทั้งหมดเกิดขึ้นภายในกล่ององค์ประกอบ^{(composition box)} อีเมล ของ คุณ

อย่ากังวลหากคุณยังคงเน้นคำหลังจากแก้ไขอีเมลเสร็จแล้ว ผู้รับจะไม่เห็นสี มีเพียงคุณเท่านั้นที่เห็นคำแนะนำ 

อีเมลของคุณน่าจะดีกว่านี้^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

อีเมลของคุณน่าจะดีกว่า^(Better)นี้เป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อลดเวลาที่คุณใช้ไปกับการจัดการอีเมลโดยให้ความรู้กับทุกคนเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับอีเมล 

เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ คุณต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ เช่นเดียวกับการทำให้แน่ใจว่าข้อความของคุณมีหัวเรื่องที่ชัดเจนหรือทิ้งสิ่งที่แนบมาที่ไม่จำเป็นออกไป คุณจะประหลาดใจกับความถี่ที่ผู้คนฝ่าฝืนกฎเหล่านี้ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วส่งผลให้ทั้งสองฝ่ายใช้เวลาและความพยายาม^{(time and effort)}มากขึ้น 

อีเมลของคุณน่าจะดีกว่า^{(Your Email Could Be Better)}นี้ มีรายการข้อผิดพลาดทั่วไป 10 รายการ แต่ละประเด็นมาพร้อมกับคำอธิบายและตัวอย่าง^{(explanation and examples)}วิธีปรับปรุงอีเมลของคุณให้ดีขึ้น วิธีนี้มีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการบอกเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับกฎเกณฑ์เหล่านั้นแต่ไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร คุณสามารถใช้คำพูดของคุณเองหรือส่งลิงก์ไปยังอีเมลของคุณน่าจะดีกว่า^{(Your Email Could Be Better)}นี้เพื่อแสดงประเด็นของคุณ 

เราทุกคนหวังว่าอีเมลของเราจะกลายเป็นระบบอัตโนมัติทั้งหมดและไม่ต้องการการเอาใจใส่ใดๆ เลย แม้ว่าจะไม่สามารถทำได้ในวันนี้ แต่ทุกเล็กน้อยช่วยได้ ไม่ว่าจะเป็นการลดความยาวของอีเมลหรือกำหนดเวลาในการเขียน เมื่อคุณกำหนดกฎเกณฑ์บางอย่างแล้ว คุณจะสังเกตเห็นการปรับปรุงครั้งแรกของคุณ 

หากคุณหยุดเขียนอีเมลที่ใช้เวลานานไม่ได้ อาจถึงเวลาเลิกใช้อีเมลโดยสิ้นเชิง ลองใช้ตัวจัดการลูกค้าสัมพันธ์^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) หรือSlackเพื่อแลกเปลี่ยนข้อความกับเพื่อนร่วมงานของคุณแทน หากไม่มีสิ่งใด มันจะช่วยให้คุณใช้เวลากับอีเมลน้อยลง 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life email is probably one of the most important means of communication. You do it on a dailу basis and if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• วิธีการแก้ไข Disk Write Error ใน Steam

• วิธีกำหนดเวลาส่งอีเมลในภายหลัง

• วิธีหยุดอีเมลขยะไม่ให้เข้าถึงกล่องจดหมายของคุณ

• 3 วิธีในการใช้ Photo or Video บน Chromebook

• วิธีการ Detect Computer & Email Monitoring หรือ Spying Software

• อะไร Do BCC and CC Mean? ความเข้าใจ Basic Email Lingo

• วิธีการแยก Clip ใน Adobe Premiere Pro

• วิธีการ Post บทความเกี่ยวกับ Linkedin (และ Best Times ถึง Post)

• วิธีการ Fix Disney Plus Error Code 83

• วิธีการทำ Wired Printer Wireless ใน 6 Different วิธี

• วิธีการ Fix Hulu Error Code RUNUNK13

• วิธีสร้าง Transparent Background ใน GIMP

• คุณสามารถเปลี่ยน Twitch Name ของคุณได้ไหม ใช่ แต่ Be Careful

• คืออะไร Uber Passenger Rating and How เพื่อตรวจสอบมัน

• วิธีการค้นหาและค้นหาทวีตที่ถูกลบของใครบางคน

• วิธีการปิดการใช้งาน Facebook Account แทนที่จะลบมัน

• Discord ไม่ใช่ Opening? 9 Ways เพื่อแก้ไข

• ไม่ Computer Randomly Turn ของคุณบนด้วยตัวเอง?

• แบน Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED และอื่น ๆ

• วิธีใช้ VLOOKUP ในแผ่น Google