หากคุณเป็น ผู้ใช้ Microsoft 365คุณอาจเคยเห็นไอคอนสำหรับ แอป Power Automateที่แสดงอยู่ใน แอป Microsoftที่คุณคุ้นเคย เช่นExcel , PowerpointและOutlook เราจะหารือกันว่าPower Automateคืออะไรและทำอะไรได้บ้าง จากนั้นเราจะดู เทมเพลต Power Automate ที่มีประโยชน์สองสาม แบบที่คุณนำไปใช้ได้ทันที 

งานในสำนักงานจำนวนมากเกี่ยวข้องกับงานซ้ำๆ ที่ไม่ต้องใช้นักวิทยาศาสตร์จรวดเพื่อดำเนินการ เช่น การบันทึกไฟล์แนบอีเมล^{(email attachment)}ไปยังโฟลเดอร์เฉพาะบนOneDriveหรือDropboxหรือการสร้างงานในMicrosoft Plannerจากข้อความในMicrosoft Teams ^{(Microsoft Teams)}นี่คืองานประเภทต่างๆ ที่Power Automateสร้างขึ้น 

Microsoft Power Automate คืออะไร?

Microsoft Power Automateเคยถูกเรียกว่าMicrosoft Flow . เป็นชุดเครื่องมือที่คล้ายกับIFTTT (ถ้าเป็นอย่างนั้น)^{(IFTTT (If This Then That))}ที่คุณสามารถใช้ทำสิ่งต่างๆ เช่น

• ทำให้^(Automate)กระบวนการในการตั้งค่าธุรกิจเป็นไป  โดยอัตโนมัติ
• ส่ง^(Send)การเตือนอัตโนมัติเมื่องานเกินกำหนด
• ^(Automate)ทำงานด้วยตนเองซ้ำๆโดยอัตโนมัติ โดยบันทึกการกระทำของเมาส์ การกดแป้น และขั้นตอนอื่นๆ

กล่าวอีกนัยหนึ่งMicrosoft Power Automateช่วยให้คุณสามารถแทนที่กระบวนการด้วยตนเองและบางครั้งที่ซับซ้อนด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ 

ไม่ใช่แค่สำหรับ Microsoft Apps

อย่างที่คุณคาดหวังMicrosoft Power Automateจะเชื่อมต่อกับแอป อื่นๆ ของ Microsoft ^(Microsoft)ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ากระบวนการในPower Automateที่รับข้อความที่คุณได้รับในMicrosoft TeamsและบันทึกลงในMicrosoft  OneNote^{(Microsoft OneNote)}

แต่สิ่งที่ทำให้Power Automateมีประโยชน์จริงๆ ก็คือมันสามารถเชื่อมต่อกับแอพของบริษัทอื่นได้มากมาย ^{(ton )}ครั้งล่าสุดที่เราตรวจสอบPower Automateเชื่อมต่อกับบริการอื่นๆ กว่า 500 รายการ โว้^(Whoa)ว. 

สามชนิดของโฟลว์

Microsoftแบ่งประเภทสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในPower Automateเป็นโฟลว์สามประเภท:

1. การไหลของเมฆ
2. โฟลว์เดสก์ท็อป
3. โฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ

มาดูโฟลว์แต่ละประเภทและมาดูกันว่าทำไมคุณถึงใช้มัน

คลาวด์โฟลว์ของ Power Automate

คลาวด์โฟลว์ในMicrosoft Power Automateสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภทเพิ่มเติม: 

• โฟลว์อัตโนมัติ
• ไหลทันที
• โฟลว์ตามกำหนดการ

โฟลว์อัตโนมัติถูกทริกเกอร์โดยเหตุการณ์ เช่น เมื่อมีการโพสต์ทวีตใหม่ด้วยแฮชแท็กเฉพาะ หรือเมื่อคุณได้รับอีเมลจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณสามารถใช้โฟลว์อัตโนมัติเพื่อเชื่อมต่อบัญชีและอนุญาตให้พวกเขาสื่อสารถึงกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติที่ส่งข้อความถึงคุณเมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับอีเมลจากเจ้านายของคุณ

การคลิกปุ่มทำให้เกิดกระแสทันที สมมติว่าคุณส่งอีเมลเตือนให้ทีมของคุณเข้าร่วมการประชุมทีมประจำวันซ้ำแล้วซ้ำเล่า คุณสามารถสร้างปุ่มเพื่อทำให้เป็นอัตโนมัติได้ สร้างปุ่ม จากนั้นทุกครั้งที่คุณคลิกปุ่มนั้น อีเมลจะถูกส่งไปยังทีมของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อเตือนให้เข้าร่วมการประชุม ไม่เพียงแต่จะช่วยคุณประหยัดเวลา แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาด เช่น ทิ้งใครไว้ไม่ให้ส่งอีเมลถึงใครโดยไม่ตั้งใจ

โฟลว์ที่กำหนดเวลาไว้จะทำงานอัตโนมัติตามกำหนดเวลา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโฟลว์ตามกำหนดการที่อัปโหลดข้อมูลไปยัง ไซต์ SharePointหรือฐานข้อมูลเฉพาะโดยอัตโนมัติ

นี่คือโฟล ว์ Power Automate^{(Power Automate)}สามประเภทที่จัดการกับข้อมูลในระบบคลาวด์ ต่อไป เราจะดูขั้นตอนสำหรับงานที่คุณดำเนินการบนเดสก์ท็อปของคุณ 

เดสก์ท็อปโฟลว์ของ Power Automate

Microsoftมีเครื่องมือที่เรียกว่าPower Automate Desktopที่ขยายขีดความสามารถของPower Automateช่วยให้คุณสามารถทำให้กระบวนการเดสก์ท็อปซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติ และรวมถึงการดำเนินการที่คุณดำเนินการบนเว็บ คล้ายกับการบันทึกมาโครในExcel คุณสามารถบันทึกชุดของการดำเนินการและระบุเงื่อนไขที่ต้องเป็นจริงเพื่อทริกเกอร์ชุดของการกระทำนั้น

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโฟลว์เดสก์ท็อปที่ดึงข้อมูลจากเว็บไซต์และเพิ่มลงในไฟล์Excel หรือคุณสามารถตั้งค่าโฟลว์ที่รวมเอกสาร  Microsoft Wordเป็นPDF^(PDFs)

โฟล ว์กระบวนการทางธุรกิจ^{(Business Process Flows)}ของ Power Automate

สมมติว่าคุณมีพนักงานที่ตอบสนองต่อคำขอบริการลูกค้า ไม่ว่าพนักงานคนใดจะโต้ตอบกับลูกค้า คุณต้องการให้พวกเขาทำตามขั้นตอนเดียวกัน เพื่อให้ประสบการณ์ของลูกค้ามีความสอดคล้องกัน 

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณสามารถใช้โฟลว์กระบวนการทางธุรกิจเพื่อตั้งค่าขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้ผู้คนปฏิบัติตามเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง แทนที่จะอาศัยการฝึกอบรมพนักงานเพียงอย่างเดียว โฟลว์กระบวนการทางธุรกิจจะแนะนำพนักงานและช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

เทมเพลต Power Automate ที่มีประโยชน์

บางทีวิธีที่ง่ายที่สุดในการสรุปสิ่งที่Microsoft Power Automateสามารถทำได้คือสำรวจเทมเพลตบางตัว หากคุณเคยใช้IFTTTคุณจะคุ้นเคยกับแนวคิดนี้ เทมเพลต Power Automate^{(Power Automate)}เหมือนกับ แอปเพล็ตหรือสูตร อาหาร  ใน IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)}

คุณสามารถใช้ เทมเพลต Power Automateได้ตามที่เป็นอยู่ หรือคุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตเพื่อให้เหมาะกับสถานการณ์และเป้าหมายเฉพาะของคุณได้ ต่อไปนี้คือบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

เทมเพลตโฟลว์อัตโนมัติที่มีประโยชน์

1. บันทึกไฟล์แนบอีเมล Outlook.com ไปยัง OneDrive ของ^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)}คุณ 

เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบ ไฟล์แนบจะถูกบันทึกไปยังOneDrive ของคุณ ในโฟลเดอร์ชื่อไฟล์แนบอีเมล จาก ^(Email)Power Automate

1. ส่งอีเมลสำหรับทวีตใหม่เกี่ยวกับคำหลักบาง^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)}คำ 

ทุกครั้งที่มีทวีตเกี่ยวกับคำหลักที่คุณระบุPower Automateจะส่งอีเมลพร้อมรายละเอียดผู้ใช้พื้นฐานเกี่ยวกับบัญชีที่โพสต์ทวีต 

เทมเพลตโฟลว์ที่มีประโยชน์ทันที

1. ส่งการแจ้งเตือนตัวเองใน 10^{(Send myself a reminder in 10 minutes)}นาที 

เทมเพลตโฟลว์นี้สร้างปุ่มที่จะส่งการเตือนความจำล่าช้าแบบกำหนดเองถึงคุณ

1. กำหนดการประชุมกับผู้ส่ง^{(Schedule a meeting with a message sender)}ข้อความ 

โฟลว์นี้ช่วยให้คุณจัดกำหนดการประชุมกับผู้ส่งข้อความจากแชนเนลหรือแชทของ Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)}

เทมเพลตโฟลว์ตามกำหนดการที่มีประโยชน์

1. ส่งอีเมลแจ้งรายการกิจกรรมในปฏิทินที่กำลังจะ^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)}ถึง 

เทมเพลตนี้จะดูปฏิทินของคุณและส่งอีเมลสรุปเกี่ยวกับสัปดาห์ที่จะมาถึงของคุณ ซึ่งรวมถึงข้อมูลเที่ยวบิน โรงแรม และสภาพอากาศ

1. ส่งอีเมลเตือนความจำ Office 365 Outlook สำหรับการประชุมในช่วงต้นของวันถัด^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)}ไป 

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่ลืมดูตารางงานของวันพรุ่งนี้แต่เช็คอีเมลบ่อยๆ หากมีการประชุมในวันถัดไปก่อนเวลาที่คุณระบุ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังอีเมลOutlook ของคุณ^(Outlook)

ใช้เวลามากขึ้นในการทำสิ่งที่ไม่มีใคร^{(Things No One Else)}ทำได้

สโลแกนของ Microsoft สำหรับPower Automateคือ “ ดูแล^(Take)สิ่งที่สำคัญ ทำให้ส่วนที่เหลือเป็นอัตโนมัติ” คุณต้องยอมรับ พวกเขามีประเด็น หากคุณทำให้สิ่งที่เป็นอัตโนมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ จะทำให้คุณมีเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งที่สำคัญกว่า เช่น การวางกลยุทธ์ การคิดอย่างลึกซึ้ง และการผ่อนคลาย อนาคตอยู่ในขณะนี้ และถึงเวลาแล้วที่หุ่นยนต์จะทำงานให้คุณ!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may have seen the icon for the Power Automate app listed among Microsoft apps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• การกู้คืนไฟล์ Windows ของ Microsoft ทำงานได้หรือไม่ เราทดสอบแล้ว

• บทช่วยสอน Microsoft Planner: ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

• 11 ซอฟต์แวร์สกรีนช็อตฟรีที่ดีที่สุดสำหรับ Windows

• ใช้เว็บแคมเก่าเพื่อตรวจสอบทรัพย์สินของคุณฟรี

• วิธีบล็อกไซต์ด้วยซอฟต์แวร์ควบคุมโดยผู้ปกครองฟรี

• 5 สุดยอดโปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อจัดการจอภาพคู่

• 5 แอพพกพาที่คุณอยากมีบน USB Stick

• 5 เคล็ดลับพร้อมรับคำสั่งเพื่อทำให้ CMD น่าสนใจยิ่งขึ้น

• ตัวแยกวิเคราะห์อีเมล Zapier: 3 วิธีที่สร้างสรรค์ในการใช้งาน

• บริการการประชุมทางโทรศัพท์ที่ดีที่สุดคืออะไร – แอพที่ดีที่สุดเปรียบเทียบ

• โปรแกรมที่ดีที่สุดในการเพิ่มฟังก์ชันการทำงานใหม่ให้กับ Windows 10

• ตัวแก้ไขสคริปต์ของ Google Apps: ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อเริ่มต้น

• 7 วิธีในการเปิดไฟล์ MDB โดยไม่ต้องใช้ Microsoft Access

• วิธีใช้ Windows Package Manager เพื่อติดตั้งโปรแกรม Windows

• 7 สุดยอดนักเขียนและเครื่องพิมพ์ PDF ฟรี

• 8 แอพซอฟต์แวร์ OCR ฟรีที่ดีที่สุดในการแปลงรูปภาพเป็นข้อความ

• 9 วิธีในการบันทึกการเล่นเกมบนพีซีของคุณ

• คู่มือการประชุมทางวิดีโอของ Microsoft Teams

• ซอฟต์แวร์โคลนฮาร์ดไดรฟ์ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับ Windows 10

• เว็บไซต์ทำงานอย่างไร: เรียนรู้ว่ามีอะไรซ่อนอยู่