ซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับในเอกสาร Word 2007/2010

เมื่อแชร์เอกสาร Word 2007(Word 2007)คุณอาจต้องลบหรือซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับ คุณสามารถค้นหาข้อมูลและลบออกได้ด้วยตนเอง แต่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายและใช้เวลานาน หากคุณต้องการซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับในWord 2007 บ่อยครั้ง มี Add-in ฟรีสำหรับWord 2007ซึ่งเรียกว่าWord 2007 Redaction Toolซึ่งสามารถใช้เพื่อซ่อนข้อความภายในเอกสาร Word 2007(Word 2007)ได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อความ Redacted จะปรากฏในสำเนาใหม่ของเอกสารต้นฉบับของคุณเป็นแถบทึบสีดำ ข้อความ(Text)ใต้แถบจะถูกแปลงเป็นเส้นแนวตั้ง (|||||) ซึ่งทำให้ไม่สามารถดึงเนื้อหาที่ถูกลบออกได้ไม่ว่าในกรณีใดๆ แม้ว่าบุคคลที่คุณกำลังแชร์เอกสารด้วยจะดูเอกสารที่แก้ไขแล้วในโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่นแผ่นจดบันทึก(Notepad) .

ดาวน์โหลดWord 2007/2010 Redaction Toolจาก

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 _

รายการต่อไปนี้จำเป็นสำหรับการติดตั้งWord 2007 Redaction Tool :

  • .NET Framework 3.5 Service Pack(Service Pack 1) 1
  • VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งสิ่งเหล่านี้แยกต่างหาก หากรายการใดรายการหนึ่งเหล่านี้ไม่ได้ติดตั้งอยู่ในระบบของคุณ โปรแกรมติดตั้งWord 2007 Redaction Toolจะดาวน์โหลดและติดตั้งรายการเหล่านี้โดยอัตโนมัติ การติดตั้งสองรายการนี้อาจทำให้รีบูตได้

ในการติดตั้ง Add-in ให้ดับเบิลคลิกที่ ไฟล์ .exe ที่ คุณดาวน์โหลด อ่าน(Read)ข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับโปรไฟล์ไคลเอ็นต์ .NET Framework(.NET Framework Client Profile)แล้วคลิก ปุ่ม ยอมรับ(Accept)เพื่อดำเนินการต่อ

ข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานสำหรับโปรไฟล์ไคลเอ็นต์ .NET Framework

อ่านข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับเครื่องมือ Visual Studio สำหรับ Office(Visual Studio Tools for Office)แล้วคลิก ปุ่ม ยอมรับ(Accept)เพื่อดำเนินการต่อ

ข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับเครื่องมือ Visual Studio สำหรับ Office

WinZip Self-Extractorจะเปิดขึ้นและเริ่มกระบวนการติดตั้งโดยอัตโนมัติ

WinZip Self-Extractor สำหรับการติดตั้ง

ดาวน์โหลดไฟล์ที่จำเป็น

กำลังดาวน์โหลดไฟล์ที่จำเป็น

ติด ตั้ง.NET FrameworkและVisual Studio Toolsแล้ว

การติดตั้งเครื่องมือ Visual Studio สำหรับ Office

ตัวติดตั้ง Microsoft Office Customization Installer(Microsoft Office Customization Installer)จะแสดงขึ้นถามว่าคุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการติดตั้งการปรับแต่งนี้ คลิก(Click) ติดตั้ง(Install)เพื่อดำเนินการต่อ

ตัวติดตั้งการปรับแต่ง Microsoft Office

กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อการติดตั้งเสร็จสิ้น คลิกปิด(Close) _

หมายเหตุ:(NOTE:)หากคุณได้รับข้อผิดพลาด ณ จุดนี้ ให้เรียกใช้ไฟล์การติดตั้งที่คุณดาวน์โหลดอีกครั้ง เราได้รับข้อผิดพลาดเมื่อเราติดตั้ง Add-in เป็นครั้งแรก การเรียกใช้การติดตั้งอีกครั้งดูเหมือนจะใช้งานได้

07_ms_office_customization_successfully_installed

เมื่อคุณติดตั้งWord 2007 Redaction Toolแล้ว กลุ่ม Redactจะถูกเพิ่มในแท็บรีวิว(Review)

ส่วน Redact บนแท็บรีวิว

หากต้องการแก้ไขหรือปิดทับข้อความส่วนตัวในเอกสารของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องทำเครื่องหมายข้อความที่จะแก้ไข ในการดำเนินการนี้ ให้ไฮไลต์ข้อความที่ต้องการแล้วคลิกปุ่มทำเครื่องหมาย(Mark)

คลิกที่ปุ่มทำเครื่องหมาย

ถ้าคุณต้องการทำเครื่องหมายข้อความเดียวกันในหลายตำแหน่งในเอกสาร ให้คลิกลูกศรบน ปุ่ม ทำเครื่องหมาย(Mark)แล้วเลือกค้นหาและทำเครื่องหมาย(Find and Mark)จากเมนูดรอปดาวน์

การเลือกตัวเลือกค้นหาและทำเครื่องหมาย

กล่องโต้ตอบค้นหาและทำ เครื่องหมายจะปรากฏขึ้น (Find and Mark)ป้อนข้อความเพื่อค้นหาใน กล่อง ค้นหาสิ่งที่(Find what)แก้ไข หากต้องการดูตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิกปุ่มเพิ่มเติม(More)

ค้นหาและทำเครื่องหมายกล่องโต้ตอบ

ตัวเลือกการค้นหา(Search Options)จะแสดงอยู่ใต้ปุ่มต่างๆ ในกล่องโต้ตอบ และ ปุ่ม เพิ่มเติม(More)จะกลายเป็นปุ่มน้อยลง (Less)เลือก(Select)ตัวเลือกที่ต้องการ หากต้องการซ่อนตัวเลือกเพิ่มเติมอีกครั้ง ให้คลิกปุ่มน้อย (Less)คลิกทำเครื่องหมาย(Mark)เพื่อค้นหาและทำเครื่องหมายข้อความที่ป้อน

ค้นหาและทำเครื่องหมายกล่องโต้ตอบที่มีตัวเลือกเพิ่มเติม

กล่องโต้ตอบจะแสดงจำนวนข้อความที่ระบุที่พบและทำเครื่องหมาย หากต้องการปิดกล่องโต้ตอบ ให้คลิกยกเลิก(Cancel)

พบ 2 รายการและทำเครื่องหมาย

ข้อความที่ทำเครื่องหมายจะปรากฏเป็นสีเทาในเอกสารของคุณ

14_private_text_marked_in_document

หากมีข้อความใดๆ ที่คุณทำเครื่องหมายว่าคุณไม่ต้องการปกปิด คุณสามารถเลือกข้อความที่ทำเครื่องหมายนั้นอีกครั้ง และเลือกเลิก(Unmark) ทำเครื่องหมาย จากเมนูแบบเลื่อนลงของปุ่มยกเลิก การทำเครื่องหมาย เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อความนั้นถูกปกปิด(Unmark)

ยกเลิกการทำเครื่องหมายตัวเลือก

เมื่อต้องการย้ายไปมาระหว่างเครื่องหมาย Redaction ในเอกสารของคุณสำหรับการตรวจสอบขั้นสุดท้าย ให้ใช้ปุ่มNextและPrevious

ปุ่มทำเครื่องหมายถัดไป

เมื่อคุณแน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการให้ปกปิดแล้ว ให้เลือกRedact Documentจากเมนูแบบเลื่อนลงMark เพื่อปิดทับข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้(Mark)

ตัวเลือก Redact Document

เอกสารเวอร์ชันปรับปรุงใหม่ของคุณถูกสร้างขึ้นโดยแทนที่ข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้ด้วยแถบสีดำ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์โดยขอให้คุณเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร(Document Inspector)เพื่อตรวจสอบและลบข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่ภายในเอกสารก่อนที่จะเผยแพร่ คลิกตรวจสอบ(Inspect)เพื่อเรียกใช้การตรวจสอบ หรือคลิกปิด(Close)เพื่อข้ามการตรวจสอบ

กล่องโต้ตอบการโต้ตอบเสร็จสมบูรณ์

กล่องโต้ตอบตัวตรวจสอบเอกสาร จะปรากฏขึ้น (Document Inspector)ข้อมูลเมตาประเภท ต่างๆ(Different)จะแสดงอยู่ในกล่องโต้ตอบพร้อมช่องทำเครื่องหมายข้างแต่ละรายการ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับรายการที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลเมตา คลิก ปุ่ม ตรวจสอบ(Inspect)เพื่อเริ่มการตรวจสอบ เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ ณ จุดนี้โดยไม่ต้องทำการตรวจสอบ ให้คลิกปิด(Close)

19_document_inspector_dialog

ผลการตรวจสอบจะแสดงในกล่องโต้ตอบ ตัว ตรวจสอบเอกสาร (Document Inspector)หากพบข้อมูลเมตา เครื่องหมายอัศเจรีย์จะปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายของรายการที่พบ หากต้องการลบข้อมูลเมตาออกจากเอกสาร ให้คลิกปุ่มRemove Allทางด้านขวาของรายการ

หมายเหตุ:(NOTE:)ตัวตรวจสอบเอกสาร(Document Inspector)จะบันทึกที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบว่าการเปลี่ยนแปลงบางอย่างไม่สามารถยกเลิกได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณต้องการลบข้อมูลเมตาก่อนที่จะคลิกปุ่มลบทั้งหมด(Remove All)

ผลการตรวจสอบเอกสาร

กล่องโต้ตอบตัวตรวจสอบเอกสาร จะแจ้งให้คุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้น (Document Inspector)คลิกปิด(Close) _

คุณสมบัติเอกสารถูกลบออก

ในเอกสารใหม่ แถบสีดำจะถูกแทรกทับข้อความส่วนตัวทั้งหมดที่คุณทำเครื่องหมายไว้

22_blacked_out_text_in_document

จำไว้(Remember)ว่าคุณไม่สามารถลบเครื่องหมายสีดำออกจากข้อความในเอกสารใหม่ได้ อย่าลืมบันทึกไฟล์ด้วยชื่อที่ต่างจากต้นฉบับและแชร์เอกสารใหม่ ไม่ใช่ต้นฉบับ คุณสามารถกลับไปที่เอกสารต้นฉบับและเลือกRemove All Marksจาก เมนูปุ่ม Unmarkเพื่อล้างข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้ หากต้องการ

การลบเครื่องหมายทั้งหมดในเอกสารต้นฉบับ

หากต้องการรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารที่แก้ไขแล้ว คุณสามารถเลือกป้องกันไม่ให้แก้ไขเมื่อบันทึกเป็นเอกสารใหม่ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถแจกจ่ายเอกสารที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกSave As | Word DocumentจากเมนูOffice

การเลือกบันทึกเป็น

ใน กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น(Save As)ให้ป้อนชื่อใหม่สำหรับสำเนาเอกสารที่แก้ไขแล้วในกล่องแก้ไขชื่อไฟล์ (File name)คลิก ปุ่ม เครื่องมือ(Tools)ที่ด้านล่างและเลือกตัวเลือกทั่วไป(General Options )จากเมนูแบบเลื่อนลง

24_general_options_for_saving

ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกทั่วไป ให้ป้อนรหัสผ่านในกล่อง (General Options)รหัสผ่านเพื่อ(Password to modify)แก้ไข และเลือกอ่านอย่างเดียว(Read-only recommended)ถ้าต้องการ คลิกตกลง(OK) _

กล่องโต้ตอบตัวเลือกทั่วไป

กล่องโต้ตอบยืนยันรหัสผ่าน จะปรากฏขึ้น (Confirm Password)ป้อนรหัสผ่านของคุณอีกครั้งและคลิกตกลง(OK)

ยืนยันรหัสผ่านของคุณ

คุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบบันทึกเป็น (Save As)คลิก ปุ่ม บันทึก(Save)เพื่อบันทึกเอกสารใหม่ที่มีการปกปิดและปลอดภัย

คลิกบันทึกเพื่อบันทึกเอกสารใหม่

โดยการใช้Word 2007 Redaction Toolและปกป้องเอกสารจากการดัดแปลง คุณสามารถปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับและรักษาเอกสารของคุณเมื่อคุณต้องแจกจ่าย เครื่องมือRedaction(Redaction Tool)ทำงานได้ดีในWord 2010เช่นกัน สนุก!



About the author

ฉันเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ฟรีแวร์และเป็นผู้ให้การสนับสนุน Windows Vista/7 ฉันได้เขียนบทความหลายร้อยบทความเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบปฏิบัติการ รวมถึงคำแนะนำและเคล็ดลับ คู่มือการซ่อม และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ฉันยังเสนอบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับสำนักงานผ่านทางบริษัท Help Desk Services ของฉัน ฉันมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับวิธีการทำงานของ Office 365 ฟีเจอร์ และวิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด



Related posts