เมื่อแชร์เอกสาร Word 2007^{(Word 2007)}คุณอาจต้องลบหรือซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับ คุณสามารถค้นหาข้อมูลและลบออกได้ด้วยตนเอง แต่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายและใช้เวลานาน หากคุณต้องการซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับในWord 2007 บ่อยครั้ง มี Add-in ฟรีสำหรับWord 2007ซึ่งเรียกว่าWord 2007 Redaction Toolซึ่งสามารถใช้เพื่อซ่อนข้อความภายในเอกสาร Word 2007^{(Word 2007)}ได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อความ Redacted จะปรากฏในสำเนาใหม่ของเอกสารต้นฉบับของคุณเป็นแถบทึบสีดำ ข้อความ^(Text)ใต้แถบจะถูกแปลงเป็นเส้นแนวตั้ง (|||||) ซึ่งทำให้ไม่สามารถดึงเนื้อหาที่ถูกลบออกได้ไม่ว่าในกรณีใดๆ แม้ว่าบุคคลที่คุณกำลังแชร์เอกสารด้วยจะดูเอกสารที่แก้ไขแล้วในโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่นแผ่นจดบันทึก^(Notepad) .

ดาวน์โหลดWord 2007/2010 Redaction Toolจาก

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 _

รายการต่อไปนี้จำเป็นสำหรับการติดตั้งWord 2007 Redaction Tool :

• .NET Framework 3.5 Service Pack^{(Service Pack 1)} 1
• VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งสิ่งเหล่านี้แยกต่างหาก หากรายการใดรายการหนึ่งเหล่านี้ไม่ได้ติดตั้งอยู่ในระบบของคุณ โปรแกรมติดตั้งWord 2007 Redaction Toolจะดาวน์โหลดและติดตั้งรายการเหล่านี้โดยอัตโนมัติ การติดตั้งสองรายการนี้อาจทำให้รีบูตได้

ในการติดตั้ง Add-in ให้ดับเบิลคลิกที่ ไฟล์ .exe ที่ คุณดาวน์โหลด อ่าน^(Read)ข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับโปรไฟล์ไคลเอ็นต์ .NET Framework^{(.NET Framework Client Profile)}แล้วคลิก ปุ่ม ยอมรับ^(Accept)เพื่อดำเนินการต่อ

อ่านข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับเครื่องมือ Visual Studio สำหรับ Office^{(Visual Studio Tools for Office)}แล้วคลิก ปุ่ม ยอมรับ^(Accept)เพื่อดำเนินการต่อ

WinZip Self-Extractorจะเปิดขึ้นและเริ่มกระบวนการติดตั้งโดยอัตโนมัติ

ดาวน์โหลดไฟล์ที่จำเป็น

ติด ตั้ง.NET FrameworkและVisual Studio Toolsแล้ว

ตัวติดตั้ง Microsoft Office Customization Installer^{(Microsoft Office Customization Installer)}จะแสดงขึ้นถามว่าคุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการติดตั้งการปรับแต่งนี้ คลิก^(Click) ติดตั้ง^(Install)เพื่อดำเนินการต่อ

กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อการติดตั้งเสร็จสิ้น คลิกปิด^(Close) _

หมายเหตุ:^(NOTE:)หากคุณได้รับข้อผิดพลาด ณ จุดนี้ ให้เรียกใช้ไฟล์การติดตั้งที่คุณดาวน์โหลดอีกครั้ง เราได้รับข้อผิดพลาดเมื่อเราติดตั้ง Add-in เป็นครั้งแรก การเรียกใช้การติดตั้งอีกครั้งดูเหมือนจะใช้งานได้

เมื่อคุณติดตั้งWord 2007 Redaction Toolแล้ว กลุ่ม Redactจะถูกเพิ่มในแท็บรีวิว^(Review)

หากต้องการแก้ไขหรือปิดทับข้อความส่วนตัวในเอกสารของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องทำเครื่องหมายข้อความที่จะแก้ไข ในการดำเนินการนี้ ให้ไฮไลต์ข้อความที่ต้องการแล้วคลิกปุ่มทำเครื่องหมาย^(Mark)

ถ้าคุณต้องการทำเครื่องหมายข้อความเดียวกันในหลายตำแหน่งในเอกสาร ให้คลิกลูกศรบน ปุ่ม ทำเครื่องหมาย^(Mark)แล้วเลือกค้นหาและทำเครื่องหมาย^{(Find and Mark)}จากเมนูดรอปดาวน์

กล่องโต้ตอบค้นหาและทำ เครื่องหมายจะปรากฏขึ้น ^{(Find and Mark)}ป้อนข้อความเพื่อค้นหาใน กล่อง ค้นหาสิ่งที่^{(Find what)}แก้ไข หากต้องการดูตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิกปุ่มเพิ่มเติม^(More)

ตัวเลือกการค้นหา^{(Search Options)}จะแสดงอยู่ใต้ปุ่มต่างๆ ในกล่องโต้ตอบ และ ปุ่ม เพิ่มเติม^(More)จะกลายเป็นปุ่มน้อยลง ^(Less)เลือก^(Select)ตัวเลือกที่ต้องการ หากต้องการซ่อนตัวเลือกเพิ่มเติมอีกครั้ง ให้คลิกปุ่มน้อย ^(Less)คลิกทำเครื่องหมาย^(Mark)เพื่อค้นหาและทำเครื่องหมายข้อความที่ป้อน

กล่องโต้ตอบจะแสดงจำนวนข้อความที่ระบุที่พบและทำเครื่องหมาย หากต้องการปิดกล่องโต้ตอบ ให้คลิกยกเลิก^(Cancel)

ข้อความที่ทำเครื่องหมายจะปรากฏเป็นสีเทาในเอกสารของคุณ

หากมีข้อความใดๆ ที่คุณทำเครื่องหมายว่าคุณไม่ต้องการปกปิด คุณสามารถเลือกข้อความที่ทำเครื่องหมายนั้นอีกครั้ง และเลือกเลิก^(Unmark) ทำเครื่องหมาย จากเมนูแบบเลื่อนลงของปุ่มยกเลิก การทำเครื่องหมาย เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อความนั้นถูกปกปิด^(Unmark)

เมื่อต้องการย้ายไปมาระหว่างเครื่องหมาย Redaction ในเอกสารของคุณสำหรับการตรวจสอบขั้นสุดท้าย ให้ใช้ปุ่มNextและPrevious

เมื่อคุณแน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการให้ปกปิดแล้ว ให้เลือกRedact Documentจากเมนูแบบเลื่อนลงMark เพื่อปิดทับข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้^(Mark)

เอกสารเวอร์ชันปรับปรุงใหม่ของคุณถูกสร้างขึ้นโดยแทนที่ข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้ด้วยแถบสีดำ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์โดยขอให้คุณเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร^{(Document Inspector)}เพื่อตรวจสอบและลบข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่ภายในเอกสารก่อนที่จะเผยแพร่ คลิกตรวจสอบ^(Inspect)เพื่อเรียกใช้การตรวจสอบ หรือคลิกปิด^(Close)เพื่อข้ามการตรวจสอบ

กล่องโต้ตอบตัวตรวจสอบเอกสาร จะปรากฏขึ้น ^{(Document Inspector)}ข้อมูลเมตาประเภท ต่างๆ^(Different)จะแสดงอยู่ในกล่องโต้ตอบพร้อมช่องทำเครื่องหมายข้างแต่ละรายการ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับรายการที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลเมตา คลิก ปุ่ม ตรวจสอบ^(Inspect)เพื่อเริ่มการตรวจสอบ เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ ณ จุดนี้โดยไม่ต้องทำการตรวจสอบ ให้คลิกปิด^(Close)

ผลการตรวจสอบจะแสดงในกล่องโต้ตอบ ตัว ตรวจสอบเอกสาร ^{(Document Inspector)}หากพบข้อมูลเมตา เครื่องหมายอัศเจรีย์จะปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายของรายการที่พบ หากต้องการลบข้อมูลเมตาออกจากเอกสาร ให้คลิกปุ่มRemove Allทางด้านขวาของรายการ

หมายเหตุ:^(NOTE:)ตัวตรวจสอบเอกสาร^{(Document Inspector)}จะบันทึกที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบว่าการเปลี่ยนแปลงบางอย่างไม่สามารถยกเลิกได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณต้องการลบข้อมูลเมตาก่อนที่จะคลิกปุ่มลบทั้งหมด^{(Remove All)}

กล่องโต้ตอบตัวตรวจสอบเอกสาร จะแจ้งให้คุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้น ^{(Document Inspector)}คลิกปิด^(Close) _

ในเอกสารใหม่ แถบสีดำจะถูกแทรกทับข้อความส่วนตัวทั้งหมดที่คุณทำเครื่องหมายไว้

จำไว้^(Remember)ว่าคุณไม่สามารถลบเครื่องหมายสีดำออกจากข้อความในเอกสารใหม่ได้ อย่าลืมบันทึกไฟล์ด้วยชื่อที่ต่างจากต้นฉบับและแชร์เอกสารใหม่ ไม่ใช่ต้นฉบับ คุณสามารถกลับไปที่เอกสารต้นฉบับและเลือกRemove All Marksจาก เมนูปุ่ม Unmarkเพื่อล้างข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้ หากต้องการ

หากต้องการรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารที่แก้ไขแล้ว คุณสามารถเลือกป้องกันไม่ให้แก้ไขเมื่อบันทึกเป็นเอกสารใหม่ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถแจกจ่ายเอกสารที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกSave As | Word DocumentจากเมนูOffice

ใน กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น^{(Save As)}ให้ป้อนชื่อใหม่สำหรับสำเนาเอกสารที่แก้ไขแล้วในกล่องแก้ไขชื่อไฟล์ ^{(File name)}คลิก ปุ่ม เครื่องมือ^(Tools)ที่ด้านล่างและเลือกตัวเลือกทั่วไป^{(General Options )}จากเมนูแบบเลื่อนลง

ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกทั่วไป ให้ป้อนรหัสผ่านในกล่อง ^{(General Options)}รหัสผ่านเพื่อ^{(Password to modify)}แก้ไข และเลือกอ่านอย่างเดียว^{(Read-only recommended)}ถ้าต้องการ คลิกตกลง^(OK) _

กล่องโต้ตอบยืนยันรหัสผ่าน จะปรากฏขึ้น ^{(Confirm Password)}ป้อนรหัสผ่านของคุณอีกครั้งและคลิกตกลง^(OK)

คุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบบันทึกเป็น ^{(Save As)}คลิก ปุ่ม บันทึก^(Save)เพื่อบันทึกเอกสารใหม่ที่มีการปกปิดและปลอดภัย

โดยการใช้Word 2007 Redaction Toolและปกป้องเอกสารจากการดัดแปลง คุณสามารถปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับและรักษาเอกสารของคุณเมื่อคุณต้องแจกจ่าย เครื่องมือRedaction^{(Redaction Tool)}ทำงานได้ดีในWord 2010เช่นกัน สนุก!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 document, you may need to delete or hide confidential informatіon. You can search for the dаta and remove it manually, but this can be error prone and time consuming. If you often need to hidе сonfidential data in a Word 2007, there is a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

Related posts

• 9 วิธีในการเปิดเอกสาร Word โดยไม่ต้องใช้ Word

• ตรวจสอบไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมดในเอกสาร MS Word ในไม่กี่วินาที

• วิธีการกู้คืนเอกสาร Word

• วิธีอัปเดตเอกสาร Word เก่าเป็นรูปแบบ Word ล่าสุด

• วิธีแปลงเอกสาร Word เป็น PDF

• สะกดตัวเลขอย่างรวดเร็วใน Word และ Excel

• วิธีค้นหาและแทนที่คำใน MS Word และ Google Docs

• วิธีสร้าง Mail Merge ใน Microsoft Word

• เปลี่ยนระยะขอบเริ่มต้นที่ใช้ในเอกสาร Word ใหม่

• วิธีเพิ่มเชิงอรรถใน Word

• วิธีแก้ไขตัวตรวจการสะกดไม่ทำงานใน Word

• สร้างข้อความสุ่มหรือข้อความ Lorem Ipsum ใน MS Word

• วิธีแทรกเส้นแนวนอนใน Microsoft Word

• วิธีสร้างใบปลิวใน Microsoft Word

• วิธีเปิด Word และ Excel ในเซฟโหมด

• แสดง/ซ่อนรหัสฟิลด์ใน Word และแปลงฟิลด์เป็นข้อความ

• วางข้อความลงใน Word โดยไม่ต้องจัดรูปแบบ

• วิธีการวาดใน Microsoft Word

• จัดกึ่งกลางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณใน Excel สำหรับการพิมพ์

• วิธีใช้เครื่องมือสกรีนช็อตของ Microsoft Word