ทุกวันนี้ มีการแลกเปลี่ยนอีเมลระหว่างบุคคล บริษัท ฯลฯ อย่างต่อเนื่อง ซึ่งส่งผลให้มีปริมาณจดหมายในกล่องจดหมายของเราเพิ่มขึ้น การจัดการและดึงอีเมลจำนวนมากทุกครั้งกลายเป็นเรื่องยาก ดังนั้น เพื่อแก้ไขปัญหานี้ แนวคิดของการเก็บถาวรอีเมล^{(Email Archiving)} จึง เกิดขึ้น ให้เราดูว่ามันคืออะไรและจะเก็บอีเมลในMicrosoft Outlook 2019/2016ได้อย่างไร

การเก็บถาวรอีเมลคืออะไร

การเก็บถาวร^{(Email Archiving)}อีเมลเป็นกระบวนการจัดการอีเมลที่จัดการและจัดเก็บอีเมลของคุณอย่างเป็นระบบ มันจัดเก็บและรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณอย่างถาวรโดยไม่ทำให้ข้อมูลสูญหาย โดยทั่วไป^(Basically)เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมล อีเมลจะหายไปจากกล่องจดหมายของคุณโดยไม่ถูกลบและจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์เก็บ^{(Archive folder)}ถาวร อีเมลที่คุณไม่ต้องการลบเนื่องจากคุณอาจต้องใช้ในอนาคตสามารถเก็บถาวรได้ อีเมลทั้งหมดในโฟลเดอร์เก็บถาวรสามารถกู้คืนได้หากจำเป็น เพื่อไม่ให้เนื้อหาสำคัญสูญหาย การ เก็บถาวร^(Archiving)จะย้ายอีเมลออกจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลเครือข่ายไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ

วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook

เมื่อต้องการเปิดMicrosoft Outlookให้คลิกที่ ปุ่ม Startและเลื่อนลงไปที่Outlookเพื่อเปิด

ไปที่กล่องจดหมาย^(Inbox) ของคุณ และเปิดอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวร เมื่อเปิดเมลของคุณแล้ว คุณจะเห็น ตัวเลือก เก็บถาวร^(Archive)ในแถบเมนูที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณ

คลิกที่เก็บถาวร^(Archive)และคุณจะสังเกตเห็นว่าอีเมลของคุณหายไปจากกล่องจดหมาย คุณจะพบอีเมลดังกล่าวทั้งหมดใน โฟลเดอร์ เก็บถาวร^(Archive)ที่คุณเห็นในบานหน้าต่างด้านซ้าย คลิก^(Click)ที่โฟลเดอร์เก็บถาวรเพื่อดู

คุณสามารถค้นหาอีเมลที่ต้องการได้ในช่องค้นหาด้านบน คุณสามารถกรองอีเมลและจัดเรียงจากอีเมลที่ใหม่ที่สุดหรือเก่าที่สุดได้ตามความต้องการของคุณ คุณยังสามารถจัดเรียงอีเมลตามวันที่ ขนาด เรื่อง ความสำคัญ หมวดหมู่ และอื่นๆ ได้อีกด้วย

ง่ายต่อการเก็บถาวรอีเมลในOutlookและด้วยเหตุนี้จึงสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อีเมลเก็บถาวรจำนวนมากใน Outlook

เมื่อต้องการเก็บถาวรอีเมลจำนวนมากในOutlookให้เปิดFile > Info > Toolsแล้วเลือกล้างรายการ^{(Clean up old items)}เก่า

เลือกเก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด^{(Archive this folder and all subfolders)}แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร

ถัดไป ในส่วนเก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า ให้ป้อนวันที่

เลือกรวมรายการด้วยตัวเลือก Do not AutoArchive to archive ที่ทำเครื่องหมาย^{(Do not AutoArchive to archive checked option)}ไว้

คลิกตกลงและออก

อ่าน^(Read) : วิธีเก็บถาวรรายการเก่าของคุณใน Microsoft Outlookโดยอัตโนมัติ

วิธีดึงอีเมลที่เก็บถาวรในOutlook

ในการเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรของคุณในMicrosoft Outlook :

1. เปิด Outlook
2. เลือก ID อีเมล
3. คลิกที่โฟลเดอร์เก็บถาวร
4. คุณจะเห็นอีเมลที่เก็บถาวรทั้งหมดของคุณที่นี่

ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าโพสต์นี้มีประโยชน์

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, there is a constant exchange оf emails between individuals, companies, etc. which has resulted in a growіng volume of mails in our mailboxes. It has become difficult to manage and retrievе a large number of emails every time. Thus, to resolve this problem, the сonceрt of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

Related posts

• ร่างกายของ Emails or Text หายไปใน Outlook

• ไม่สามารถลบ Emails or Folders ใน Outlook

• วิธีเข้ารหัส Emails ใน Microsoft Outlook app and Outlook.com

• วิธีการเปิด MIME Emails and Attachments ใน Outlook

• วิธีการจำ Email ใน Outlook? Email s Unsend

• Convert NSF ถึง PST ใช้เครื่องมือ NSF ถึง PST converter ฟรี

• Autocomplete ไม่ทำงานอย่างถูกต้องใน Outlook

• วิธีเพิ่มประสิทธิภาพแอป Outlook mobile สำหรับโทรศัพท์ของคุณ

• วิธีการสร้างและเพิ่ม Holidays ถึง Outlook Calendar

• วิธีเปิดใช้งาน Dark Mode ใน OneNote or Outlook

• วิธีการส่งต่ออีเมลหรือปิดใช้งานการส่งต่อโดยไม่ได้รับอนุญาตใน Outlook.com

• วิธีการเพิ่มตารางใน Gmail and Outlook email messages

• ไม่สามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบจาก Outlook Web App

• ปัญหาการตั้งค่า custom domain email กับ Outlook

• วิธีกำหนดเวลาอีเมลใน Outlook.com โดยใช้ Send Later button

• วิธีการส่งอีเมลที่ติดอยู่ใน Outbox ของ Microsoft Outlook client

• วิธีการสร้าง Contact Group ใน Outlook เพื่อส่งอีเมลเป็นกลุ่ม

• ข้อความโหลดข้อผิดพลาด Outlook error บน Android mobile

• Font size การเปลี่ยนแปลงเมื่อตอบกลับอีเมลใน Outlook ใน Windows 10

• วิธีการแก้ไข Outlook Error 0X800408FC บน Windows 10