Google ไดรฟ์^{(Google Drive)}กลายเป็นคู่แข่งสำคัญของ Microsoft Office 365^{(Microsoft Office 365)}ทั้งในด้านที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และซอฟต์แวร์สำนักงาน ^{(storage and office software)}สาเหตุหนึ่งที่ทำให้ได้รับความนิยมคือเพราะคุณสามารถเข้าใจพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว

แม้ว่าข้อมูลพื้นฐานจะง่ายต่อการเรียนรู้ แต่ฟีเจอร์ที่ดีที่สุดหลายอย่างก็ไม่มีใครสังเกตเห็น อันที่จริง มีคุณลักษณะมากมายที่ซ่อนอยู่ในเมนูของชีต^(Sheets) , เอกสาร^(Docs)และGoogle ไดร^{(Google Drive)}ฟ์ 

ไม่ว่าคุณจะต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ต้องการทราบวิธีค้นหาไฟล์ได้เร็วขึ้น หรือต้องการเคล็ดลับในการจัดการข้อมูลสำรองบนระบบคลาวด์Google ไดรฟ์^{(Google Drive)}จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเคล็ดลับขั้นสูงของ Google ไดรฟ์^{(Google Drive)} – เราได้เลือกสิ่งที่ดีที่สุดไว้ด้านล่าง .

ใช้เครื่องมือค้นหาขั้นสูง^{(Use Advanced Search Tools)}

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณจะเจอเมื่อใช้Google ไดรฟ์^{(Google Drive)}บ่อยขึ้นคือการค้นหาไฟล์อีกครั้ง โชคดีที่Google ไดรฟ์^{(Google Drive)}มีฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูงที่คุณสามารถใช้เพื่อระบุไฟล์ได้

คลิกแถบค้นหา^{(search bar )}และคลิกเครื่องมือค้นหา^{(More search tools)}เพิ่มเติม ขณะนี้คุณมีรายการเครื่องมือมากมายสำหรับปรับแต่งการค้นหาของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกประเภทไฟล์^{(file type –)} ได้ ซึ่งรวมทุกอย่างตั้งแต่รูปภาพและการนำเสนอ^{(Photos and presentations)}ไปจนถึงไฟล์ .zip และโฟลเดอร์ คุณยังสามารถค้นหาเจ้าของ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการค้นหาเนื้อหาที่แบ่งปัน

นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น คุณยังสามารถกรองผลลัพธ์ตามเวลาที่ไฟล์ถูกแก้ไขล่าสุด และยังกรองตามข้อความที่พบในตัวไฟล์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียนบทความเกี่ยวกับสูตรเฉพาะ แต่จำส่วนผสมเดียวที่คุณเขียนไว้ในบทความ คุณสามารถหาสูตรได้โดยการพิมพ์ส่วนผสมเอง

เข้าถึงประวัติและกู้คืนข้อมูลสำรองใน Google เอกสารและชีต^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Google เอกสารและ Google ชีต^{(Google Docs and Google Sheets)}จะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำงานในเอกสารต่อไป อย่างไรก็ตาม หลายคนไม่ทราบว่าคุณสามารถคลิกข้อความการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกไว้ในไดรฟ์^{(All changes saved in Drive)}เพื่อดูและกู้คืนการแก้ไขที่ผ่านมาได้ 

Google ไดรฟ์^{(Google Drive)}จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยอัตโนมัติตั้งแต่ต้น ตราบใดที่คุณสร้างไฟล์ในGoogle ไดรฟ์^{(Google Drive)}เองในครั้งแรก และด้วยปุ่มเพียงปุ่มเดียว คุณก็สามารถกู้คืนเวอร์ชันเก่าได้ หรือเพียงแค่เลื่อนดูการแก้ไขที่ผ่านมาแล้วคลิกแต่ละรายการเพื่อเน้นการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณทิ้งข้อความเก่าที่คุณต้องการอีกครั้งในอนาคต หรือหากคุณต้องการตรวจสอบการแก้ไขที่ผ่านมาเพื่อหารายละเอียดที่ขาดหายไป คุณยังสามารถคลิกที่การแก้ไขก่อนหน้าและเปลี่ยนชื่อเพื่อให้ค้นหาและจัดการได้ง่ายขึ้นในอนาคต

จำกัดการอนุญาตเฉพาะบางเซลล์ใน Google ชีต^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

แชร์ไฟล์ Google ชีตและเอกสาร^{(share Google Sheets and Docs files)}เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ง่ายมาก เพียงคลิก^{(Just click)} File > Share > Get Shareable Link. อย่างไรก็ตาม ทันทีที่คุณตั้งค่าการอนุญาตสำหรับใครก็ตามที่มีลิงก์นั้นเพื่อให้สามารถแก้ไขเอกสารของคุณได้ พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงอะไรก็ได้ตามค่าเริ่มต้น

ในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}และหวังว่าGoogle เอกสาร^{(Google Docs)}ในอนาคต คุณสามารถล็อกบางส่วนได้ด้วยตนเอง เพื่อไม่ให้ใครนอกจากเจ้าของเดิมสามารถแก้ไขได้ นี้อาจเป็นประโยชน์มากเมื่อคุณกำลังทำงานกับเอกสารที่มีกลุ่มใหญ่ แต่ต้องช่วงบางช่วงที่ป้องกันจากการลบโดยไม่ตั้งใจ 

ในการเริ่มต้น ให้คลิกและลากพื้นที่ที่คุณต้องการป้องกัน คลิกขวาแล้วคลิกProtect Range ^{( Protect Range)}จากนั้น แผงใหม่จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอ ให้คำอธิบายช่วง เพื่อให้คุณเข้าใจว่าคืออะไรในภายหลัง จากนั้นคลิก ตั้งค่า การ  อนุญาต^{(Set permissions)}

ขณะนี้ คุณสามารถตั้งค่าช่วงให้สามารถแก้ไขได้โดยเจ้าของเท่านั้น ซึ่งมีประโยชน์สำหรับคอลัมน์และแถวที่ปักหมุดไว้ หรือคุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตสำหรับบางคนผ่านอีเมล ซึ่งมีประโยชน์หากคุณต้องการล็อคบางหน้าหรือบางแถวสำหรับงานต่างๆ

สร้างเนื้อหาใหม่อย่างรวดเร็วด้วยลิงก์ด่วน^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

ถ้าคุณต้องการสร้างเอกสารอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องไปที่Google Driveและไปที่ส่วนต่อประสานผู้ใช้ คุณสามารถประหยัดเวลาโดยพิมพ์ที่อยู่ต่อไปนี้ลงในแถบที่อยู่ของเบราว์^{(browser address bar)}เซอร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google^{(Google account)} ที่ถูกต้อง ก่อนดำเนินการนี้ 

• Doc.new – โครงการ Google เอกสารใหม่
• Sheets.new – โปรเจ็กต์ Google ชีตใหม่
• Presentation.new – การนำเสนอใหม่ของ Google
• Sites.new – โครงการ Google Sites ใหม่

หลังจากใช้ลิงก์เหล่านี้เพียงครั้งเดียว ลิงก์เหล่านั้นจะปรากฏเป็นคำแนะนำอีกครั้งเมื่อคุณพิมพ์ลิงก์ลงในแถบที่อยู่ของเบราว์เซอร์^{(browser address bar)} ในครั้งถัด ไป ดังนั้นการสร้างเอกสารใหม่จึงทำได้ง่ายเพียงแค่พิมพ์Dลงในแถบที่อยู่ของเบราว์เซอร์ 

เพียงจำไว้ว่า คุณจะต้องย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์ในภายหลัง หากคุณต้องการจัดระเบียบไฟล์ให้ดีขึ้นอีกเล็กน้อย

แปลง Word เป็น PDF หรือ PDF เป็นเอกสาร Word^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

เมื่อคุณทำเอกสาร Google Docs^{(Google Docs document)} เสร็จแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนเป็นPDFได้อย่างง่ายดาย เพียงคลิก^{(Simply click)} File > Download > PDF PDF นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกมากมายสำหรับรูปแบบไฟล์อื่นๆ รวมถึงข้อความธรรมดา^{(plain text)} ( .txt ) สิ่งพิมพ์ EPUB^{(EPUB publication)} ( .epub ) และไฟล์ Microsoft Word^{(Microsoft Word file)} ( .docx )

คุณยังสามารถทำอย่างอื่นได้ด้วยการอัปโหลดไฟล์ .PDF^{(.PDF file)}ไปยังไดรฟ์ของคุณ จากนั้นคลิกเพื่อเปิดการแสดงตัวอย่าง แล้วคลิก เปิด ด้วยGoogle เอกสาร ^{(Open With Google Docs)}ผลลัพธ์ที่คุณได้รับในGoogle เอกสาร^{(Google Docs)}จะขึ้นอยู่กับวิธีการ สร้าง ไฟล์ .PDF^{(.PDF file)}แต่บางครั้ง คุณจะสามารถแก้ไขข้อความในPDFและแก้ไของค์ประกอบอื่นๆ ได้ 

บางครั้งการนำเข้าอาจแสดงเป็นหน้าว่าง ซึ่งมักจะเกิดขึ้นหากรูปภาพถูกแปลงเป็นPDFแล้ว หลังจากคุณแก้ไขเสร็จแล้ว ให้คลิกFile < Download แล้วเลือกประเภทไฟล์ที่เหมาะสม

สร้างภาพวาดหรือไดอะแกรมได้อย่างง่ายดาย^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

วิธีที่ดีที่สุดคือใช้เครื่องมือของบุคคล^{(party tool)} ที่สาม หากคุณต้องการกราฟิกที่มีรายละเอียด แต่ถ้าคุณต้องการความรวดเร็ว การคลิก Insert < Drawing < Newอาจเป็นวิธีที่รวดเร็วในการสร้างภาพวาด

คุณจะได้รับเครื่องมือในการวาด สร้างรูปร่างพื้นฐาน เพิ่มข้อความ และนำเข้ารูปภาพอื่นๆ ด้วย มีแม้กระทั่งเครื่องมือสำหรับเปลี่ยนตำแหน่งและขนาด^{(position and size)}ของรูปร่าง และจัดแนวรูปร่างเพื่อความสมมาตร เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถคลิกบันทึกและปิด^{(save and close)}และระบบจะนำเข้าไปยังเอกสารของคุณ คุณลักษณะนี้มีให้ในชุดแอป Google ไดรฟ์ ทั้งหมด^{(Google Drive apps)}

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Google Drive hаs become a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

Related posts

• วิธีการใช้ Google Calendar: 10 Pro Tips

• 8 Google Search Tips: ค้นหาสิ่งที่คุณเป็น Looking สำหรับเสมอ

• วิธีทำ Business Card ใน Google Drive

• วิธี Application Launcher สำหรับ Google Drive Works

• วิธีการ Fix Google Drive Backup and Sync ไม่ทำงาน

• คืออะไร Google“การจราจรที่ผิดปกติ” ข้อผิดพลาดและวิธีการแก้ไขมัน

• วิธีการ Export and Import Chrome Bookmarks

• คืออะไร Google App & How ที่จะใช้

• วิธีใช้งาน Google Tasks - คู่มือการเริ่มต้นใช้งาน

• 15 คุณลักษณะการค้นหาของ Google ที่คุณอาจไม่รู้เกี่ยวกับ

• คุณสมบัติ 9 Hidden ใน Google Maps คุณควรตรวจสอบ

• วิธีการเปลี่ยน Default Google Account

• 10 Google Keep Tips & Tricks เพื่อเป็นผู้เรียนที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

• คืออะไร Google Exposure Notifications สำหรับ COVID Protection?

• วิธีการสร้าง Google Form สอง: Complete Guide

• 16 เคล็ดลับและเทคนิค Google Photos ที่ง่ายและสนุก

• เพิ่ม Protection ใน Google Chrome and How เพื่อเปิดใช้งานอะไร

• Google Search Bar Widget Missing? วิธีการคืนค่าใน Android

• วิธีการ Unsend Email ใน Gmail

• วิธีการรับการ Inbox Zero ใน Gmail