การเก็บสำเนาอีเมลส่วนตัวของคุณอาจมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการอ้างอิงในภายหลัง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการบันทึกตัวอย่างสำหรับงานต่อไปของคุณ บันทึกโครงการที่คุณทำงาน หรือเก็บคำติชมที่คุณได้รับ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อสำรองอีเมลที่ทำงานของ^{(back up your work emails)}คุณ หนึ่งใน นั้นคือบันทึกเป็นPDF หากเป็นอีเมลที่ทำงาน คุณจะต้องตรวจสอบกับหัวหน้างานหรือแผนกไอทีก่อนสร้างที่เก็บถาวรของอีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการแตกสาขาทางกฎหมาย 

ไม่ว่าเหตุผลของคุณจะเป็นอย่างไร เราจะแสดงวิธีบันทึกอีเมลเป็นPDFด้วยขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน

วิธีบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

คู่มือนี้จะอธิบายวิธีบันทึกอีเมลเป็นPDF^(PDFs)บน แอ ปGmail , OutlookหรือMailสำหรับMac

Outlook (วินโดวส์)^{(Outlook (Windows))}

คุณสามารถบันทึกอีเมลเป็นPDFจากOutlookไปยังคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของคุณได้โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้

1. เปิดข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ PDF^(PDF)จาก  นั้นเลือกไฟล์^(File) > พิมพ์^(Print)

1. เลือกMicrosoft Print to PDFในเมนูดรอปดาวน์ใต้ส่วน  เครื่องพิมพ์^(Printer)

1. จาก นั้น  เลือกพิมพ์^(Print)

1. ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF^(PDF)ในกล่องบันทึกผลงานพิมพ์เป็น^{(Save Print Output As)}

1. คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ใน ฟิลด์ ชื่อไฟล์^{(File Name)}แล้วเลือกบันทึก^(Save)เพื่อให้มีผลการเปลี่ยนแปลง 

ในOutlook เวอร์ชันก่อนหน้า (2010 หรือเก่ากว่า) คุณต้องบันทึกข้อความอีเมลเป็น ไฟล์ HTMLแล้วเปลี่ยนเป็นไฟล์  PDF

1. เลือกไฟล์^(File) > บันทึกเป็น^{(Save As)}ในหน้าต่างข้อความอีเมล 

1. ไปที่ กล่อง บันทึกเป็น^{(Save As)}และค้นหาโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์PDF เปลี่ยนชื่อไฟล์ PDF^(PDF)ใน ฟิลด์ File Nameและเลือก HTML ในเมนูแบบเลื่อนลง  Save as Type

1. เลือกบันทึก^(Save)เปิดเอกสาร Word เลือกไฟล์^(File) > เปิด^(Open)แล้วเลือกไฟล์^(file)HTML ที่ คุณบันทึกไว้ก่อนหน้านี้ 

1. เลือกไฟล์^(File) > บันทึกเป็น^{(Save As)}เลือกตำแหน่งที่^(location)คุณต้องการบันทึกไฟล์ จากนั้นเลือกPDFในเมนูดรอปดาวน์  บันทึกเป็น^{(Save as)} ประเภท^(Type)

1. เลือกบันทึก^(Save)และตรวจสอบไฟล์ PDF^(PDF)ในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก

หมายเหตุ^(Note) : หากคุณใช้Outlook 2007คุณอาจประสบปัญหาในการค้นหาตัวเลือกในการบันทึกอีเมลเป็นไฟล์PDF คุณสามารถคัดลอกข้อความอีเมล วางลงใน เอกสาร Wordแล้วบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF^(PDF)ได้ ข้อความจะไม่มีส่วนหัว แต่คุณสามารถพิมพ์ลงใน เอกสาร Wordได้ด้วยตนเอง

เอาท์ลุค (Mac)^{(Outlook (Mac))}

ขั้นตอนจะแตกต่างกันเล็กน้อยหากคุณใช้OutlookบนMacและต้องการบันทึกอีเมลเป็นไฟล์  PDF

1. เปิดข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็นPDFในOutlookแล้ว  เลือกไฟล์^(File) > พิมพ์^(Print)

1. จากนั้นเลือกบันทึกเป็น PDF^{(Save as PDF)}ในเมนูแบบเลื่อนลงPDF

1. ป้อนชื่อไฟล์^{(file name)}สำหรับ PDF ที่คุณต้องการบันทึก 

1. เลือกลูกศรถัดจากตำแหน่งและไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์^(Where) PDF ของ คุณ^(PDF)

1. จาก นั้นเลือกบันทึก^(Save)

แอพเมล ^{(Mail App )}

แอป Mail^(Mail)พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้อุปกรณ์ macOS และ iOS คุณยังสามารถบันทึกข้อความอีเมลจาก แอพ Mailเป็นไฟล์ PDF^(PDF)บนMacหรือ iPhone/iPad ของคุณได้อีกด้วย

Mac

หากคุณต้องการบันทึกอีเมลเป็นPDFเพื่อใช้ในที่อื่นหรือเก็บไว้ใช้อ้างอิงในอนาคต ให้ใช้ขั้นตอนเหล่านี้

1. เปิด แอป Mailและเลือกการสนทนาทางอีเมล^{(email conversation)}ที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ PDF

1. เลือกไฟล์^(File) > ส่งออกเป็น PDF^{(Export as PDF)}เพื่อบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF

iOS (iPhone/iPad)

หากคุณใช้ แอป Mailบนอุปกรณ์ iOS คุณยังคงบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF^(PDF)ได้

1. เปิด แอป Mailบน iPhone/iPad เลือกข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึก
2. แตะลูกศร^(arrow) ด้าน ล่าง

1. จากนั้นแตะพิมพ์^(Print)จากเมนู

1. หน้าจอพิมพ์เอกสารจะปรากฏขึ้น ตอนนี้ คุณต้องขยายข้อความอีเมลโดยบีบนิ้วออกจากตรงกลาง

1. เมื่อคุณทำเช่นนี้ หน้าจอใหม่จะปรากฏขึ้น อีเมลที่แปลงเป็นPDF จะปรากฏ ขึ้น สิ่ง^(All)ที่คุณต้องทำตอนนี้คือแชร์ไฟล์PDF แตะแชร์^(Share)ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ 

1. ถัดไป แตะ บันทึก ไปยังไฟล์^{(Save to Files)}ในเมนูแชร์^{(Share Menu)}

1. เลือกโฟลเดอร์ แล้ว  แตะบันทึก^(Save)

หรือคุณสามารถใช้ แอพคำสั่ง ลัด^(Shortcuts)เพื่อบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์  PDF

1. เปิดทางลัด^(Shortcuts)บน iPhone/iPad ของคุณแล้วแตะจุดสามจุดถัดจาก สร้าง ทางลัดPDF^{(Make PDF)}

1. แตะจุดสามจุด^{(three dots)}ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ แล้วสลับ ตัวเลือก แสดงใน แผ่น  แชร์^{(Show in Share Sheet)}เป็นเปิด^(On)

Gmail

หากคุณใช้Gmailเป็นแอปอีเมลเริ่มต้น คุณจะบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF^(PDF)บนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้

Windows

หากคุณใช้Gmailบนพีซีที่ใช้ Windows 10^{(Windows 10)}คุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF^(PDF)ได้ในไม่กี่ขั้นตอนสั้นๆ 

1. เปิดข้อความอีเมลและเลือกเพิ่มเติม^(More) (สามจุด) ถัดจากไอคอน  ตอบกลับ^(Reply)

1. จาก นั้น  เลือกพิมพ์^(Print)

หมายเหตุ^(Note) : หากคุณต้องการพิมพ์ชุดข้อความอีเมลทั้งหมด ให้เลือกพิมพ์^(Print)ทั้งหมด 

1. ในกล่องโต้ตอบการพิมพ์ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกMicrosoft Print to PDFเป็นปลายทางการพิมพ์ 

หมายเหตุ^(Note) : เลือกCtrl + Pหากคุณไม่เห็นกล่องโต้ตอบการพิมพ์ 

1. เลือกพิมพ์^(Print) _ 

Mac

ขั้นตอนในการบันทึกอีเมลเป็นPDFในGmailจะแตกต่างจากWindowsบนMacเล็กน้อย

1. เปิดข้อความอีเมลและเลือกเพิ่มเติม^(More) (สามจุด) 

1. เลือกพิมพ์^(Print) _ 

1. เลือกเมนูแบบเลื่อนลงPDFจาก  นั้นเลือก บันทึกเป็น PDF^{(Save as PDF)}

1. จากนั้นเลือกโฟลเดอร์^(folder)ที่คุณจะบันทึกไฟล์PDFแล้วเลือกบันทึก^(Save)

Android

หากคุณมี อุปกรณ์ Androidและใช้ แอป Gmailคุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF^(PDF)ลงในโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณได้ 

1. เปิดการสนทนาทางอีเมลในGmailแล้วเลือกเพิ่มเติม^(More) (สามจุด) > พิมพ์^(Print)

1. จากนั้นแตะลูกศรแบบเลื่อนลง^{(drop-down arrow)}ที่ด้านขวาบน

1. แตะ บันทึก เป็นPDF^{(Save as PDF)}

1. จากนั้นแตะ ไอคอน PDFหรือพิมพ์

1. เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์  PDF ของคุณ^(PDF)

iOS

ในGmailสำหรับ iOS คุณสามารถบันทึกหรือพิมพ์อีเมลเป็นไฟล์  PDF

1. เปิดข้อความอีเมลในGmailแล้วแตะเพิ่มเติม^(More) (สามจุด)

1. แตะพิมพ์^(Print) _

1. จาก นั้นแตะAirPrint

1. บีบและขยายภาพขนาดย่อของหน้าที่คุณเห็นใน หน้าจอ ตัวเลือก^(Options)เครื่องพิมพ์^(Printer) เพื่อแปลงข้อความอีเมลของคุณเป็นPDF

1. แตะแชร์^(Share)ในหน้าจอแสดงตัวอย่าง PDF

1. จากนั้นแตะบันทึกลงในไฟล์^{(Save to Files)}เพื่อบันทึก PDF ของคุณในเครื่อง

เก็บอีเมลเหล่านั้นไว้เป็นเอกสารสำหรับใช้ในอนาคต^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

การ บันทึกข้อความอีเมลของคุณเป็นไฟล์ PDF^(PDF)เป็นวิธีที่สะดวกในการสำรองข้อมูล แบ่งปันข้อความเฉพาะ หรือเพียงแค่ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่าย 

ดูคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขPDF ^{(edit a PDF)}แปลง PDF เป็นไฟล์ Word^{(convert a PDF to a Word file)}หรือแทรก PDF ของคุณลงในเอกสาร Word^{(insert your PDF into a Word document.)}

คู่มือ^(Was)นี้มีประโยชน์หรือไม่? แบ่งปันกับเราในความคิดเห็น

How to Save an Email as a PDF File

Keeping a рerѕonal cоpy of yоur emaіls can cоme in handy when уou need tо refer to them later. For example, you may wish to document samples for your next job, sаve projеcts yоu worked on, or retain feedback you received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• วิธีเขียนหรือวาดในไฟล์ PDF ใน Mac และ Windows

• วิธีสร้างไฟล์ PDF ที่กรอกได้ฟรี

• 4 วิธีในการแก้ไขไฟล์ PDF

• วิธีสแกนหลายหน้าเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียว

• Optimize, บีบอัด & ลด PDF File size ใน Windows 10

• ไฟล์ที่เสียหายคืออะไรและฉันจะแก้ไขได้อย่างไร

• ค้นหาว่าอีเมลของคุณถูกบุกรุกจากการละเมิดข้อมูลหรือไม่

• วิธีการติดตั้งแอพ Android โดยใช้ไฟล์ APK

• วิธีรวมไฟล์ PDF ใน Windows 11/10

• วิธีใช้ OpenPGP เพื่อรักษาความปลอดภัยอีเมล

• วิธีการบันทึก Email เป็น PDF ใน Gmail and Outlook

• วิธีส่งไฟล์ขนาดใหญ่เกินไปสำหรับอีเมล

• 5 Way เพื่อแยก Images จาก PDF File

• วิธีแทรกไฟล์ PDF ลงในเอกสาร Word

• วิธีสร้างไฟล์ BAT ในสามขั้นตอนง่ายๆ

• วิธีแปลงไฟล์ ODT เป็น Word ด้วยวิธีง่ายๆ

• วิธีการใช้รหัสผ่านป้องกัน PDF เพื่อให้ปลอดภัย

• วิธีเปิดไฟล์ HTML ใน Google Chrome

• สร้างไฟล์ ISO จากโฟลเดอร์ใน Windows

• วิธีการ Delete Individual Pages จาก PDF File