วิธีจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือป้ายกำกับ

หากคุณมีบัญชีอีเมลที่ใช้งานอยู่ คุณมักจะได้รับข้อความหลายร้อยข้อความจากผู้ที่แย่งชิงความสนใจจากคุณในกล่องจดหมายของคุณ ดังนั้น การกลั่นกรองอีเมลใหม่แต่ละฉบับเพื่อเลือกอีเมลที่สำคัญจึงกลายเป็นงานที่น่ากลัว

โชคดีที่ถ้าคุณใช้Gmailคุณจะมีคุณลักษณะมากมาย(dozens of features)และวิธีการจัดเรียง ปรับแต่ง และจัดเรียงกล่องจดหมายและโฟลเดอร์อื่นๆ เพื่อให้สามารถจัดการได้มากขึ้น และให้คุณควบคุมการค้นหาข้อความได้มากขึ้น

คุณสามารถจัดเรียงGmailตามผู้ส่ง ขนาด ผู้รับ เรื่อง ป้ายกำกับ ไฟล์แนบ แชท เนื้อหาของข้อความ และวันที่

ในคู่มือนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการจัดระเบียบ ค้นหา และทำให้แอปGmail ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ โดย (Gmail)การจัดเรียงข้อความของคุณ(sorting your messages)โดยใช้ตัวกรองผู้ส่ง(Sender)ป้ายกำกับ หรือหัวเรื่อง(Label)

วิธีจัดเรียงข้อความ Gmail ตามผู้ส่ง(How To Sort Gmail Messages By Sender)

ขั้นตอนแรกในการจัดระเบียบและล้าง กล่องจดหมาย Gmail ของคุณ คือการกำจัดอีเมลส่งเสริมการขายหลายร้อยฉบับ ซึ่งกินพื้นที่มากกว่า 90 เปอร์เซ็นต์ของพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ พวกเขาปะปนกับอีเมลที่ถูกต้องจากผู้ติดต่อส่วนบุคคลหรือธุรกิจของคุณ ซึ่งส่วนใหญ่อาจมีความสำคัญและไม่ได้มีไว้สำหรับถังขยะ

หากคุณได้ลองเลือกข้อความส่งเสริมการขายแต่ละข้อความจากกล่องจดหมาย คุณอาจไม่มีกำลังเหลือเพียงพอเนื่องจากข้อความที่หลั่งไหลเข้ามา และคุณอาจจะจบลงด้วยการลบข้อความสำคัญสองสามข้อในกระบวนการนี้

การจัดเรียงGmailตามผู้ส่ง(Sender)จะช่วยให้คุณจัดกลุ่มอีเมลจากผู้ส่งที่ต้องการเข้าด้วยกัน และลบทิ้งในคราวเดียวในขณะที่ประหยัดอีเมลที่สำคัญและถูกต้องซึ่งควรอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการค้นหาอีเมลเฉพาะจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง และส่งต่ออีเมลไปยังผู้ติดต่อของคุณ สรุปคือ คุณควบคุมกล่องจดหมายเข้าได้มากขึ้น และจัดระเบียบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นทุกวัน

มีเทคนิคหลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดเรียงGmailตามผู้ส่ง และดูอีเมลทั้งหมดจากทุกคนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ เราจะแนะนำวิธีการต่างๆ ในการทำเช่นนี้ด้านล่าง

วิธีที่ 1: จัดเรียงตามผู้ส่งเฉพาะ(Method 1: Sorting By a Particular Sender)

1. เปิดGmailและไปที่กล่องจดหมายของคุณ เลือก(Pick)อีเมลจากผู้ส่งที่สำคัญรายใดรายหนึ่งในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณและคลิกขวาที่อีเมล

2. ในเมนูใหม่ ให้คลิกค้นหาอีเมล(Find emails) จาก(from)

3. รายการอีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับจากผู้ส่งรายนั้นจากทางกลับจะปรากฏขึ้น รวมทั้งรายละเอียดการติดต่อของผู้ส่งทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถส่งข้อความถึงพวกเขาได้อย่างรวดเร็วหรือแม้แต่เริ่มแฮงเอาท์วิดีโอ

4. ถ้าคุณไม่เห็นชื่อของบุคคลนั้นในกล่องจดหมายของคุณ ให้ค้นหาอย่างรวดเร็วโดยพิมพ์ชื่อของเขาหรือเธอในช่องค้นหา จากนั้นคลิกขวาที่ข้อความใดๆ จากผลการค้นหา แล้วเลือกค้นหาอีเมล(Find emails from)จาก

5. คุณสามารถใช้เกณฑ์การค้นหาได้หลายแบบโดยคลิกลูกศรชี้ลงที่อยู่ถัดจากช่องค้นหา ถัดไป ให้วางที่อยู่อีเมลในช่อง"จาก"(“From”)หรือใช้ช่อง"มีคำ"(“Has the words”)สำหรับการค้นหาเฉพาะเจาะจงมากขึ้นด้วยชื่อผู้ส่งที่คุณต้องการ

6. คลิก ปุ่ม ค้นหา( search)เมื่อคุณทำเสร็จแล้วเพื่อรับอีเมลจากผู้ส่งรายนั้น

หมายเหตุ:(Note: )คุณสามารถสร้างตัวกรองสำหรับการค้นหาของคุณ โดยคลิกสร้าง(Create)ตัวกรอง และใช้การดำเนินการบางอย่างโดยอัตโนมัติในครั้งต่อไปที่คุณได้รับอีเมลที่ตรงกับเกณฑ์

วิธีที่ 2: จัดเรียงอีเมล Gmail จากผู้ส่งใด ๆ(Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender)

1. ไปที่ แถบค้นหา ของ Google(Google)และคลิกที่ลูกศรชี้ลงเล็กๆ ทางด้านขวาของคุณ เพื่อแสดงตัวเลือกสำหรับค้นหาข้อความ

2. ระบุพารามิเตอร์เพื่อค้นหาอีเมลของคุณที่มีหรือแยกคำเฉพาะ มีประโยชน์เมื่อคุณจำบทสนทนาได้เพียงบางส่วนเท่านั้น เนื่องจากจะค้นหาอีเมลทั้งหมด ไม่ใช่แค่ในหัวเรื่อง

หมายเหตุ:(Note: )หากต้องการ คุณสามารถกรองผลการค้นหาให้รวมเฉพาะข้อความที่มีไฟล์แนบได้ มีตัวเลือกอื่นๆ เช่นวันที่ภายใน(Date within)ซึ่งจำกัดผลการค้นหาเฉพาะวันที่หรือกรอบเวลาที่ระบุ

3. เมื่อคุณพบผู้ส่งที่ต้องการแล้ว ให้คลิกค้นหาอีเมลจาก(Find emails from)เพื่อเติมรายการข้อความ

วิธีที่ 3: จัดเรียงอีเมล Gmail โดยใช้ฟังก์ชัน Wildcard(Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality)

วิธีนี้จะช่วยเมื่อคุณต้องการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บอีเมลและดึงอีเมลที่คุณต้องการจากข้อความนับร้อยในกล่องจดหมายของคุณ

หากคุณมีอีเมลจากอดีตเพื่อนร่วมงาน (ที่มีชื่อโดเมนเดียวกัน) ที่คุณต้องการให้แสดงพร้อมกัน ให้ใช้ฟังก์ชันตัวแทน ซึ่งแสดงด้วยเครื่องหมายดอกจัน (*) ซึ่งค้นหาหลายระเบียนที่มีข้อมูลเดียวกัน

1. เปิดบัญชีGmailของคุณ ในแถบค้นหา ให้พิมพ์เครื่องหมายดอกจัน (*) ตามด้วยชื่อโดเมนของบริษัทเช่น*@helpdeskgeek.com

2. คุณยังสามารถแทนที่ส่วนอื่นๆ ของที่อยู่อีเมลด้วยสัญลักษณ์แทน เช่นelsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* elsie@helpdeskgeek.* หรือe.*@helpdeskgeek.comสิ่งเหล่านี้จะได้ผล

Gmailเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม บริการของ Googleแต่ต่างจากเครื่องมือค้นหาที่คุณสามารถจำกัดผลการค้นหาเฉพาะคำหรือวลีเฉพาะโดยใช้วงเล็บหรือเครื่องหมายคำพูด คุณไม่สามารถทำเช่นเดียวกันในGmail แต่จะส่งกลับการจับคู่ที่ไม่แน่นอนหากคุณพยายามใช้สิ่งเหล่านี้ในคุณสมบัติการค้นหาในตัว

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้วงเล็บเพื่อค้นหาอีเมลที่มีคำหลักอิสระหลายคำ เช่น ( ปาร์ตี้คริสต์มาส(Christmas party) ) จะดึงอีเมลทุกฉบับที่มีคำหลักแต่ละคำในหัวเรื่อง ขณะที่พิมพ์ ( คริสต์มาส หรือ ปาร์ตี้(Christmas OR party) ) จะแสดงอีเมลทั้งหมดที่มีคำหลักคำใดคำหนึ่งในบรรทัดเรื่อง

การจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่งโดยใช้แอป Gmail Mobile(Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App)

บนอุปกรณ์ Android(Android)หรือIosคุณสามารถจัดเรียงอีเมลในGmailตามผู้ส่งได้โดยใช้ขั้นตอนด้านล่าง

1. เปิดแอป Gmail(Gmail app)ลงชื่อเข้าใช้ หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้ จากนั้นแตะที่แถบค้นหาที่ด้านบน

2. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งที่คุณต้องการแล้วคลิก ไอคอน ค้นหา(Search ) (ไอคอนรูปแว่นขยายขนาดเล็กบนแป้นพิมพ์บนหน้าจอ)

หมายเหตุ:(Note:)แอพมือถือไม่อนุญาตให้คุณใช้เกณฑ์การค้นหาเพิ่มเติมเพื่อกรองผลลัพธ์ของคุณเพิ่มเติม ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้แอปเดสก์ท็อปและใช้วิธีแรกได้

วิธีจัดเรียง Gmail ตามป้ายกำกับ(How To Sort Gmail By Label)

ในGmailป้ายกำกับคือตัวระบุแบบข้อความที่มีรหัสสี ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาอีเมลที่ต้องการได้เร็วขึ้น บนแถบด้านข้าง คุณจะเห็นรายการต่างๆ เช่นกล่องขาเข้า(Inbox)ร่างจดหมาย(Drafts)ถังขยะ(Trash)สแปม(Spam) และ อื่นๆ ซึ่งตั้งค่าไว้สำหรับคุณแล้ว และมีพฤติกรรมเหมือนแท็กหรือโฟลเดอร์

คุณสามารถค้นหาข้อความที่มีป้ายกำกับเฉพาะในGmailและใช้เพื่อจัดเรียงกล่องจดหมายตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง

1. เลือกข้อความอีเมลในกล่องจดหมายของคุณเพื่อเปิด คุณจะเห็นไอคอนหลายไอคอนเหนือข้อความ และเลือกไอคอนที่ดูเหมือนแท็กเพื่อแสดงรายการป้ายกำกับ

2. คลิกสร้างใหม่(Create New)เพื่อสร้างป้ายกำกับใหม่

3. ป้อนชื่อป้ายกำกับใหม่ แล้วคลิกปุ่มสร้าง สีน้ำเงิน(Create)

คุณยังสามารถติดป้ายกำกับอีเมลหลายฉบับพร้อมกันได้โดยเลือกช่องทำเครื่องหมายก่อนที่จะคลิกไอคอนป้ายกำกับที่ด้านบน จากนั้นจัดเรียงตามป้ายกำกับที่คุณต้องการจากรายการ

เมื่อคุณทราบวิธีใช้ป้ายกำกับกับข้อความอีเมลแล้ว คุณก็จัดเรียงอีเมลตามป้ายกำกับได้ คลิก(Click)แท็กป้ายกำกับในข้อความอีเมลหรือจากแถบด้านข้าง แล้วคุณจะเห็นอีเมลทั้งหมดในป้ายกำกับเฉพาะ

การจัดเรียงอีเมลโดยใช้ป้ายกำกับอัจฉริยะ(Sorting Emails Using Smart Labels)

Smart Labelsจัดระเบียบอีเมลของคุณออกเป็นห้าหมวดหมู่แยกกัน ได้แก่หลัก(Primary)โซเชีย(Social)โปรโมชั่น(Promotions)อัปเดต(Updates)และ ฟ อรัม(Forums)

วิธีนี้ช่วยให้กล่องขาเข้าของคุณสะอาดและเป็นระเบียบ แทนที่จะมีอีเมลทั้งหมดจากจดหมายข่าว การแจ้งเตือน โปรโมชั่น และอื่นๆ ปรากฏขึ้นบนกล่องจดหมายของคุณพร้อมกัน Gmail จะจัดการให้คุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขกฎใดๆ สำหรับผู้ส่งทุกรายหรือตั้งค่าด้วยตัว(set it up yourself)เอง

1. ในการกำหนดค่า แท็บ Smart Labelsใน Gmail ให้คลิกการตั้งค่า(Settings)จากแถบนำทาง

2. คลิกกำหนดค่ากล่อง(Configure Inbox)จดหมาย

3. เลือกหมวดหมู่ข้อความ(message categories) ที่ คุณต้องการให้แสดงเป็นแท็บกล่องจดหมาย

4. คลิกบันทึก(Save)เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล

คุณยังสามารถอนุญาตให้ข้อความจากผู้ส่งที่ติดดาวแสดงบน แท็บ หลัก(Primary)ในกล่องจดหมายของคุณ แม้ว่าข้อความเหล่านั้นจะไปยังแท็บอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับข้อความส่งเสริมการขาย คุณสามารถติดดาวข้อความนั้นและข้อความนั้นจะปรากฏในกล่องจดหมาย  หลัก ของคุณ(Primary)

วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุข้อความสำคัญและติดตามในภายหลังได้อย่างง่ายดาย

วิธีจัดเรียง Gmail ตามหัวเรื่อง(How To Sort Gmail By Subject)

1. หากคุณต้องการจัดเรียงอีเมลตามหัวเรื่อง แทนที่จะเป็นผู้ส่งหรือป้ายกำกับ คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยพิมพ์คำที่เกี่ยวข้องในช่องมีคำ(Has the words)

2. แยกคำด้วยเครื่องหมายจุลภาค แล้วไปที่ตัวเลือกการค้นหา(Search)ด้านล่าง โดยค่าเริ่มต้น ตัวเลือกนี้ถูกตั้งค่าให้ค้นหาข้อความทั้งหมด แต่คุณสามารถเปลี่ยนเพื่อค้นหาเฉพาะอีเมลที่กรองตามป้ายกำกับหรือกล่องจดหมายเฉพาะ

วิธีนี้ใช้กับรายการที่เข้าไปในโฟลเดอร์สแปม(Spam)หรือถังขยะ(Trash)

บทสรุป(Conclusion)

เครื่องมือการจัดเรียงอัตโนมัติของ Gmail สามารถจัดเรียงอีเมลของคุณได้ แต่ถ้าคุณต้องการลงมือปฏิบัติมากขึ้น คุณสามารถให้คำแนะนำในคู่มือนี้เป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของคุณ คุณจะไม่เพียงแต่ประหยัดเวลา แต่ยังจัดระเบียบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย 



About the author

ฉันเป็นวิศวกรเสียงมืออาชีพที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี ฉันทำงานในวงการเพลงมาสองสามปีแล้ว และได้พัฒนาชื่อเสียงที่แข็งแกร่งในสาขานั้น ฉันยังเป็นบัญชีผู้ใช้ที่มีประสบการณ์สูงและดูแลความปลอดภัยของครอบครัวอีกด้วย ความรับผิดชอบของฉันรวมถึงการจัดการบัญชีผู้ใช้ การให้การสนับสนุนลูกค้า และการให้คำแนะนำด้านความปลอดภัยในครอบครัวแก่พนักงาน



Related posts