โปรแกรม Bring Your Own Device (BYOD)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)}มีข้อดีและข้อเสียในตัวเอง บทความนี้เป็นบทความแรกในสามบทความชุด – พูดถึงข้อดีและข้อเสียของBYOD อีกสองบทความทำงานเพื่อสร้าง นโยบาย BYOD ที่เหมาะสม และค้นหาข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงขณะนำไปใช้ ก่อนดำเนินการต่อเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับประโยชน์ของBYODและข้อเสีย ให้เราตรวจสอบว่าระบบมีการใช้งานอย่างไร

นำอุปกรณ์ของคุณ มา^(BYOD)เองหรือBYOD . คืออะไร^(Device)

ระบบ Bring Your Own Deviceมีมาระยะหนึ่งแล้วและกำลังได้รับแรงผลักดันเนื่องจากธุรกิจต่างๆ เลือกใช้ระบบนี้มากขึ้นเรื่อยๆ ภายใต้ โครงสร้าง BYODพนักงานใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ที่อนุญาตให้:

1. ใช้อุปกรณ์เดียวกันสำหรับใช้ส่วนตัวและในสำนักงาน
2. ทำงานได้จากทุกที่

ฉันสามารถจำแนกBYODออกเป็นสองประเภทที่แตกต่างกัน: (a) ประเภทแรกคือที่บริษัทอนุญาตให้ใช้อุปกรณ์ที่พนักงานเป็นเจ้าของ และ (b) ประเภทที่สองที่บริษัทซื้ออุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับพนักงาน ในแต่ละกรณี การนำไปปฏิบัติจะแตกต่างกันเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น หากบริษัทจัดหาอุปกรณ์ มันอาจจะบล็อกการติดตั้งสิ่งที่รบกวนสมาธิ เช่น Angry Birds เป็นต้น นอกจากนี้ บริษัทอาจใช้ซอฟต์แวร์ลับเพื่อดูว่าคุณทำอะไรบนอุปกรณ์ แน่นอนว่าพวกเขาจะอนุญาตให้ใช้อุปกรณ์แบบส่วนตัว แต่จะมีข้อ จำกัด เล็กน้อย

พูดง่ายๆ ก็คือ BYOD เป็นระบบที่พนักงานพกอุปกรณ์พกพาที่สามารถใช้ทำงานได้จากทุกที่ (ส่วนใหญ่ใช้ office VPN)^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

ข้อดีของ BYOD

สิ่งแรกที่นึกถึงเมื่อพูดถึงBYODคือการประหยัดต้นทุนในรูปแบบต่างๆ ในกรณีส่วนใหญ่ เราคิดว่าคุณเป็นเจ้าของอุปกรณ์เคลื่อนที่อยู่แล้ว และบริษัทของคุณกำหนดค่าใหม่เพื่อใช้ในธุรกิจ หากเป็นกรณีนี้ ธุรกิจจะประหยัดในการซื้ออุปกรณ์

ณ ตอนนี้ แนวปฏิบัติในการใช้อุปกรณ์ที่มีอยู่ของพนักงานยังไม่ได้รับการปฏิบัติมากนัก แต่^(Rather)บริษัทต่างๆ เองซื้ออุปกรณ์พกพา กำหนดค่าและมอบให้กับพนักงาน ซึ่งในกรณีนี้ พนักงานจะได้รับประโยชน์ในสองวิธีดังต่อไปนี้:

1. พวกเขาเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยใช้ ^(Internet)VPNของสำนักงานซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายทางอินเทอร์เน็ต^(Internet)
2. พวกเขาสามารถทำงานได้จากทุกที่โดยใช้อุปกรณ์เครื่องเดียวกันสำหรับทั้งธุรกิจและส่วนตัว สิ่งนี้ทำให้พวกเขาไม่ต้องพกพาอุปกรณ์พกพามากกว่าหนึ่งเครื่องเพื่อใช้งานส่วนตัว ปัญหาจะเกิดขึ้นที่นี่ซึ่งอาจทำให้พนักงานไม่พอใจ เราจะพูดถึงปัญหาเหล่านี้ในแง่ลบของการใช้ ระบบ BYODในธุรกิจ

เนื่องจากพนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ ผลผลิตโดยรวมจึงเพิ่มขึ้น พนักงานที่อาจไม่สามารถมาที่สำนักงานได้เนื่องจากสภาพอากาศเลวร้ายหรือการจราจรติดขัด สามารถทำงานจากที่บ้านหรือที่อื่นได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดการขาดงานของพนักงานที่อาจนำไปสู่ความล่าช้าในโครงการ ในกรณีที่พนักงานต้องการออกจากสำนักงานก่อนเวลา พวกเขาสามารถทำงานที่ค้างอยู่ได้ในภายหลัง ตัวอย่างเช่น หากพนักงานมีนัด เขา/เธอสามารถออกแต่เช้า พบแพทย์ กลับบ้านและทำงานจากที่นั่นเพื่อบรรลุเป้าหมายของวันนั้น

BYODยังทำหน้าที่เป็นจุดขาย ผู้คนชอบทำงานกับบริษัทที่อนุญาตให้มีอุปกรณ์พกพาเครื่องเดียวสำหรับทั้งการใช้งานทางธุรกิจและส่วนตัว หากเป็นที่ทำงานแบบดั้งเดิม ผู้คนอาจไม่ได้รับอนุญาตให้นำอุปกรณ์ส่วนตัวของตนเข้าไปในสำนักงาน ฉันเคยเห็นที่ทำงานที่พวกเขาไม่อนุญาตให้แม้แต่โทรศัพท์มือถือของพนักงานภายใน เมื่อเทียบกับความสามารถในการใช้อุปกรณ์เครื่องเดียวสำหรับทั้งงานส่วนตัวและธุรกิจ ถือเป็นการเลิกราครั้งใหญ่ กล่าวอีกนัยหนึ่ง บริษัทที่มีระบบ BYOD^(BYOD)ที่มั่นคงมักจะดึงดูดพนักงานที่ดีกว่า

อ่าน^(Read) : นำการตั้งค่าและการตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณ มาเองใน Windows 10

BYOD ข้อเสีย

อีกครั้งหนึ่งคือปัจจัยด้านต้นทุน เว้นแต่บริษัทจะเชื่อในการอนุญาตให้พนักงานใช้อุปกรณ์ที่มีอยู่เพื่อธุรกิจ พวกเขาจะต้องใช้จ่ายเงินเพื่อซื้ออุปกรณ์ดังกล่าว นอกจากนี้การใช้อินเทอร์เน็ต^(Internet)เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวจะเพิ่มการใช้จ่ายเท่านั้น อย่างไรก็ตาม เนื่องจากมีประโยชน์อื่นๆ ที่แนบมาด้วย เช่น ความคล่องตัวและประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น บริษัทส่วนใหญ่จึงเปลี่ยนมา ใช้ ระบบBYOD

สำหรับพนักงาน การเลิกจ้างอาจเป็นข้อจำกัดในอุปกรณ์ ฉันยังไม่พบพนักงานที่บอกว่าองค์กรห้ามการติดตั้งส่วนบุคคลในบรรยากาศBYOD กระนั้น นโยบายขององค์กรอาจถึงขั้นบอกว่าไม่กับเกมและบางเว็บไซต์

อีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้พนักงานกังวลคือความเป็นส่วนตัว หากพวกเขาใช้Facebook , Twitterหรือสิ่งที่คล้ายกัน บริษัทอาจสามารถทราบข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบได้ โดยส่วนตัวแล้ว ฉันไม่เชื่อว่าบริษัทจะทำการสอดแนมได้ไกลถึงขนาดนั้น แต่มีความเป็นไปได้อยู่ อีกแง่มุมหนึ่งคือการบันทึกหรือบันทึกการดำเนินการของพนักงานบนอุปกรณ์ที่อาจให้ข้อมูลที่พวกเขาไม่ต้องการแชร์กับใครก็ได้ ตัวอย่างอาจใช้อุปกรณ์เพื่อดาวน์โหลดภาพยนตร์ละเมิดลิขสิทธิ์

ข้อกังวลที่ถกเถียงกันมากที่สุดหรือผลเสียของ ระบบ BYODคือการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลของบริษัท แน่นอน พนักงานสามารถเข้าถึงได้เพียงบางส่วนเท่านั้น แต่ส่วนนั้นอาจยังเพียงพอที่จะให้ข้อมูลที่สำคัญแก่ผู้อื่น ทั้งโดยรู้เท่าทันหรือโดยไม่รู้ตัว ควรมีนโยบายที่เหมาะสมเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานสามารถแบ่งปันกับผู้อื่นได้ รวมทั้งนโยบายการลาออกที่ดี: ให้ดำเนินการเมื่อพนักงานออกจากบริษัท ทางเลือกที่ดีคือการถ่ายโอนข้อมูลทางธุรกิจทั้งหมดไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นและทำลายไฟล์ข้อมูลจากอุปกรณ์ของพนักงาน

นำนโยบายอุปกรณ์ของคุณมาเอง

เพื่อให้BYODประสบความสำเร็จ คุณควรมีนโยบายBYOD ที่ดี ^(BYOD)ไม่มีสิ่งที่เรียกว่านโยบายBYOD ที่สมบูรณ์แบบ ^(BYOD)คุณเพียงแค่ดำเนินการเปลี่ยนแปลงนโยบาย – ขณะที่เทคโนโลยีก้าวหน้า – เพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

#1 Educate the Employees

หากคุณกำลังพิจารณา การนำ BYODไปใช้หรือได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ใช้เวลาเพื่อให้พนักงานเข้าใจว่าระบบมีไว้เพื่อความสะดวกทั้งสำหรับพนักงานและนายจ้าง คุณต้องบอกพวกเขาถึงวิธีการปกป้องอุปกรณ์ด้วยการอัปเดตและแพตช์ล่าสุดสำหรับระบบปฏิบัติการและฮาร์ดแวร์ที่พวกเขาใช้บนอุปกรณ์มือถือของพวกเขา คุณต้องบอกพวกเขาเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการรั่วไหลของข้อมูลและวิธีที่มันสามารถทำลายความพยายามขององค์กรได้ คุณต้องทำให้ชัดเจนว่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลขององค์กรไม่สามารถถูกบุกรุกได้

#2 What all Platforms To Allow

คุณไม่สามารถให้ผู้ใช้เลือกได้แทบทุกแพลตฟอร์ม หากองค์กรของคุณไม่สามารถทำงานบนระบบปฏิบัติการเฉพาะใดๆ เช่น iOS คุณต้องบอกพนักงานของคุณว่าผู้ที่เลือกใช้ iOS ไม่สามารถเข้าร่วมในโปรแกรมBYOD ได้^(BYOD)

ด้วยวิธีที่ดีกว่านี้ คุณสามารถให้รายชื่อแพลตฟอร์มสองสามแพลตฟอร์มที่ยอมรับได้และดีพอที่จะให้ทั้งองค์กรและพนักงาน ซึ่งจะนำมาซึ่งความสอดคล้องกันบางอย่างเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องจ้างคนไอทีเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหาอุปกรณ์

#3 Non-Disclosure Agreement

กำหนดให้พนักงานลงนามในNDAเพื่อให้ไม่สามารถแชร์ข้อมูลของบริษัทกับบุคคลที่สามได้ ทำให้พวกเขาตระหนักถึงวิศวกรรมสังคมและสอนวิธีการเก็บข้อมูลภายใต้การล็อก

#4 Logging & Responsibility

นี่เป็นสิ่งสำคัญแม้ว่าพนักงานจะคัดค้าน การบันทึกเหตุการณ์สามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าพนักงานคนใดมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ผิดกฎหมาย เช่น การดาวน์โหลดภาพยนตร์ละเมิดลิขสิทธิ์ ในกรณีนี้คุณต้องบอกพนักงานด้วยว่าพวกเขาจะรับผิดชอบหากมีใครเรียกร้องค่าเสียหายและไม่ใช่องค์กร ประโยคนี้มีความสำคัญเนื่องจากผู้คนมักเปลี่ยนกลับไปใช้วิธีการที่ถูกกว่าสำหรับบางสิ่งบางอย่างหรืออย่างอื่น และเนื่องจากเป็นพนักงานที่ใช้อุปกรณ์และเนื่องจากเป็นพนักงานที่ดำเนินการดาวน์โหลดภาพยนตร์ละเมิดลิขสิทธิ์ องค์กรจะไม่ถูกตั้งข้อหากระทำความผิดใดๆ

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งในการสร้างนโยบาย BYOD ที่ดี การติดตามอุปกรณ์เคลื่อนที่นั้นมีขึ้นเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลขององค์กรมากกว่า และไม่รู้^(NOT)ว่าพนักงานกำลังทำอะไรอยู่ อุปกรณ์พกพาต้องติดตั้งแอปพลิเคชันบางประเภทที่อนุญาตให้ลบHDD จากระยะไกล ได้ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อ:

1. พนักงานทำเครื่องหาย
2. พนักงานลาออกจากงานและย้ายไปที่องค์กรคู่แข่ง

มีความเป็นไปได้ที่พนักงานที่หงุดหงิดจะให้ข้อมูลโดยเจตนา และ ข้อตกลง NDAควรจะสามารถดูแลได้ ให้การเรียกร้องค่าเสียหายสูงขึ้นเล็กน้อยเพื่อป้องกันการแบ่งปันข้อมูลโดยเจตนา

ท่ามกลางมาตรการอื่นๆ ที่ช่วยให้คุณกำหนดนโยบายBYOD ได้อย่างเหมาะสม ได้แก่^(BYOD)

1. การลงทะเบียนที่ อยู่ MACของอุปกรณ์ – ซึ่งจะช่วยในการบล็อกการเชื่อมต่อที่ผิดกฎหมายไปยังเครือข่ายองค์กร
2. การตรวจสอบเครือข่าย – ตรวจสอบ^{(Network – Check)}เครือข่ายเพื่อหาช่องโหว่ที่อาจเกิดขึ้น และตรวจสอบจำนวนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออยู่ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถทราบได้ว่ามีอุปกรณ์ที่ไม่ได้รับอนุญาตพยายามเชื่อมต่อหรือไม่
3. สร้างระบบคลาวด์ของบริษัท เพื่อให้ผู้ใช้ที่ทำงานจากระยะไกลสามารถจัดเก็บสิ่งของต่างๆ ไว้ในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันทั่วไป แทนที่จะเสียบเข้ากับเครือข่ายของคุณครั้งแล้วครั้งเล่า ซึ่งจะช่วยลดโอกาสของการละเมิดความปลอดภัยได้เป็นเปอร์เซ็นต์ที่มีนัยสำคัญ สามารถเป็นอะไรก็ได้ที่ช่วยให้มีการจัดเก็บ การทำงานร่วมกัน และการเข้ารหัส

BYOD โซลูชั่น & ข้อผิดพลาด

#1 Employee Education

หาคนที่รู้รายละเอียดเกี่ยวกับBYOD : ปัญหาด้านความปลอดภัย ปัญหาความเข้ากันได้ และที่สำคัญที่สุดคือส่วนวิศวกรรมสังคม จะเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณสามารถจัดเตรียมคู่มือ เกี่ยวกับนโยบาย BYOD ของคุณให้กับพนักงานแต่ละคน พร้อมกับรายละเอียดของบุคคลที่จะติดต่อในกรณีที่เกิดปัญหา คุณสามารถใช้เนื้อหามัลติมีเดียเพื่อแสดงภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น (การนำเสนอ วิดีโอ ฯลฯ) เพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจนโยบาย

คุณต้องทำให้พวกเขาเตือน การฝึกอบรมครั้งเดียว^{(One-Time-Training)}ไม่เพียงพอ คุณสามารถสร้างเซสชันการฝึกอบรมภายใต้ชื่อ "คำติชมและความต้องการ^(Needs)ของพนักงาน BYOD" ได้ คุณสามารถเน้นประเด็นสำคัญและขอคำติชม/ปัญหาที่พนักงานกำลังเผชิญอยู่ในระบบได้ ซึ่งจะตอบสนองวัตถุประสงค์สองประการ – คุณจะต้องเสียบจุดพื้นฐานแต่สำคัญของนโยบายอีกครั้ง และคุณสามารถใช้ข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงและทำให้เป็นหนึ่งในโซลูชั่น BYOD ที่ดีที่สุด

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

เราทุกคนต่างรู้จักตลาดมือถือที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว รุ่น ใหม่กว่า^(Newer)ออกมาบ่อยเกินไปและพนักงานต้องการซื้ออุปกรณ์ที่ดีกว่า แต่ถ้าแอพพลิเคชั่นขององค์กรไม่ทำงานบนโมเดลใหม่ พนักงานอาจจะหงุดหงิด ทางเลือกหนึ่งคือการสร้างแอปที่ใช้ประโยชน์จากAzure ที่เหมือนคลาวด์ และMicrosoft 365ที่จะทำงานในเกือบทุกรุ่น การใช้และใช้งานแอปทั่วไป เช่นDropbox , OneDriveฯลฯ สำหรับที่เก็บข้อมูลระยะไกลและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์จะช่วยเพิ่มนโยบายBYOD ของคุณ^(BYOD)

หากคุณต้องการให้พนักงานใช้แอพที่ออกแบบโดยแผนกไอทีของธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอพนั้นเข้ากันได้กับอุปกรณ์หลักทั้งหมด (ระบบปฏิบัติการ) ที่พร้อมใช้งานสำหรับอุปกรณ์มือถือ ดังนั้น คุณจะเสนอสิ่งอำนวยความสะดวกที่สามารถทำงานได้บนอุปกรณ์เกือบทุกรุ่น แทนที่จะจำกัดไว้เฉพาะอุปกรณ์บางรุ่น แม้ว่าจะต้องการWindows Phone รุ่นใหม่ที่ออกจำหน่ายโดยมีการประโคมมากก็ตาม

#3 Don’t Forget Migrating Process

เมื่อใช้วิธีการใช้งานแอพทั่วไปข้างต้น การย้ายจากเครื่องเก่าไปเครื่องใหม่ทำได้ไม่ยาก ยังคงรวมถึงสิ่งที่ช่วยในการถ่ายโอนข้อมูลไปยังอุปกรณ์ใหม่ (หากเก็บไว้ในเครื่อง) แล้วลบอุปกรณ์ก่อนหน้า บ่อยครั้ง ผู้คนมักเก็บอุปกรณ์เก่าไว้โดยไม่ได้ตั้งใจ (ไม่มีการป้องกัน) และบางคนอาจพยายามขายทิ้ง ในทั้งสองกรณี คุณต้องลบข้อมูลธุรกิจก่อนที่จะมีคนนอกองค์กรมารับ

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

ในขณะที่จุดที่ 3 พูดถึงอุปกรณ์เก่า ประเด็นนี้เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์ใหม่ เป็นการยากที่จะให้พนักงานเห็นด้วยกับประเด็นนี้ บอกไปเพื่อประโยชน์ส่วนตน หากวางอุปกรณ์ผิดที่หรือย้ายไปบริษัทอื่น แผนกไอทีของคุณควรสามารถล้างข้อมูลบนอุปกรณ์ของพนักงานได้จากระยะไกล

คุณไม่สามารถดำเนินการต่อไปและล้างข้อมูลได้เนื่องจากพนักงานอาจเคาะศาล ความเป็นไปได้นี้ทำให้จำเป็นต้องรวมข้อใน ข้อตกลง BYODเพื่อที่แม้ว่าคุณจะลบข้อมูลจากระยะไกล คุณจะไม่มีความรับผิดชอบ

#5 Responsibility For Illegal Usage

ควรมีนโยบายที่ชัดเจนในการให้อภัยองค์กรหากพนักงานใช้อุปกรณ์ของตนในการดาวน์โหลดที่ผิดกฎหมาย ฯลฯ

#6 Forgetting About Upgrades

เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าเทคโนโลยีมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น แผนกไอทีของคุณจึงต้องทำให้แอพและสิ่งอื่น ๆ ของพวกเขาเข้ากันได้กับเทคโนโลยีที่ใหม่กว่าสำหรับกระบวนการที่ราบรื่นและได้รับการป้องกัน ฮาร์ดแวร์และระบบปฏิบัติการของอุปกรณ์เคลื่อนที่อาจล้าสมัยในลักษณะที่แอปขององค์กรอาจทำงานไม่ถูกต้องบนอุปกรณ์ที่มีอยู่

โซลูชัน BYOD ที่ดีที่สุดรวมถึงประโยคที่บังคับให้พนักงานอัพเกรดอุปกรณ์พกพาเมื่อเทคโนโลยีต้องการฮาร์ดแวร์หรือระบบปฏิบัติการที่ดีกว่า หากพนักงานไม่สามารถอัพเกรดได้เนื่องจากปัญหาทางการเงิน องค์กรสามารถเสนออุปกรณ์ที่เข้ากันได้หรือดีกว่านั้น เสนอเงินกู้เพื่อซื้อเทคโนโลยีล่าสุด ซึ่งจะทำให้พนักงานมีความสุขและภักดี นี่แปลว่าการผลิตที่ดีขึ้น

ข้างต้นเป็นข้อผิดพลาดที่สำคัญบางประการที่ฉันสามารถระบุได้ในการใช้นโยบาย BYOD ที่ดี หากคุณคิดว่าฉันพลาดอะไรโปรดแสดงความคิดเห็นและแบ่งปันกับเรา^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

ตอนนี้อ่านแล้ว: ^{(Now read:)} Bring Your Own Network หรือ BYON คืออะไร?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

Related posts

• คุณสมบัติ Best และ Advantages ของ LibreOffice Writer

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets สำหรับ Windows, IOS, Android

• Best Laptop Tables ซื้อออนไลน์

• Best Laptop Backpacks สำหรับ Men and Women

• Best ฟรี Secure Digital Notebook Software & Online Services

• Automate.io เป็นทางเลือก automation tool and IFTTT ฟรี

• Data Analytics คืออะไรและมันใช้สำหรับอะไร

• Disqus comment กล่องไม่โหลดหรือแสดงสำหรับเว็บไซต์

• SMS Organizer: SMS Application ขับเคลื่อนโดย Machine Learning

• Setup Internet Radio Station ฟรีบน Windows PC

• NASA's Eyes ช่วยให้คุณสำรวจ Universe เช่น Astronauts

• Best ฟรี Time Tracking software บน Windows สำหรับ Freelancer

• Zip file เป็นข้อผิดพลาดใหญ่เกินไปเมื่อมีการดาวน์โหลดไฟล์จาก DropBox

• Video มารยาทการประชุม, เคล็ดลับและกฎที่คุณต้องปฏิบัติตาม

• อะไรคือ 'ชิปและ PIN' หรือ EMV Credit การ์ด

• แอปส่งข้อความเซสชันให้ความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง ต้องใช้หมายเลข No phone!

• ส่วนขยาย Best LibreOffice เพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ

• Chromebook กับแล็ปท็อป: อุปกรณ์ที่ดีที่สุดสำหรับเด็กคืออะไร

• เกิดข้อผิดพลาดขณะตรวจสอบการอัปเดตใน VLC

• บัญชีนั้นไม่ได้เชื่อมโยงกับ Mixer account ใด ๆ