บริษัทหลายแห่งทั่วโลกไม่สนใจที่จะขยายสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการทำงานจากที่บ้านไปยังพนักงานที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงาน ในเรื่องนี้ สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงมารยาทในการประชุมทางวิดีโอ^{(video conferencing etiquette)} บาง อย่าง

ในขณะที่บริษัทต่างๆ กำลังใช้ประโยชน์จากโหมดการประชุมทางไกลและการประชุมทางวิดีโอเพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมที่ราบรื่น ต่อไปนี้เป็นมารยาทในการประชุมทางวิดีโอ เคล็ดลับ และกฎเกณฑ์ที่คุณควรนำมาใช้เพื่อสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม

อ่าน^(Read) : วิธีตั้งค่าและเข้าร่วมการประชุม Microsoft^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} Teams

คู่มือมารยาทการประชุมทางวิดีโอ

ในการประชุมทางวิดีโอ คุณไม่ได้มีโอกาสพบปะกับทุกคนเพื่อสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม ดังนั้น ให้ปฏิบัติตามมารยาทที่ต้องการเหล่านี้เป็นแนวทางอ้างอิง

1. กำหนดวาระการประชุมล่วงหน้า
2. ตั้งค่าพื้นหลัง
3. เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุม
4. ตรงต่อเวลา
5. รักษาโต๊ะทำงานของคุณให้สะอาด
6. รู้จักผู้ชมของคุณ
7. เอกสารจุดที่เกี่ยวข้อง
8. มอบหมายผู้จดบันทึก
9. มีความสุภาพต่อผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ
10. ปิดเสียงไมโครโฟนเมื่อไม่ใช้งาน

มารยาทในการประชุมทางวิดีโอที่ดีสามารถช่วยให้คุณเสริมความมั่นใจและเพิ่มทักษะในการสื่อสารได้

1] กำหนด^(Decide)วาระการประชุมล่วงหน้า

แนวทางปฏิบัติที่จำเป็นสำหรับการประชุมทางวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพคือการจัดระเบียบและการประชุมเฉพาะเมื่อคุณเข้าใจธีมของการอภิปรายอย่างสมบูรณ์เท่านั้น ดังนั้น หากคุณเป็นคนหนึ่งที่จัดการประชุมเสมือนจริง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้ล่วงหน้า ถือว่าปลอดภัยที่จะส่งการแจ้งเตือนอย่างน้อยสองครั้ง

• หนึ่งวันก่อนการประชุม
• หนึ่งชั่วโมงก่อนเริ่มการประชุม

วิธีนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมเพื่อไม่ให้พวกเขาถูกกีดกันและต่อสู้กับมารยาท

2] ตั้งค่าพื้นหลัง

สิ่งที่สำคัญกว่าคือต้องมีสภาพฟ้าผ่าที่เหมาะสมในแบ็คกราวด์เพื่อหลีกเลี่ยงเงา ในทำนองเดียวกัน หากคุณมีหน้าต่างที่มีแสงแดดส่องถึงด้านหลังคุณ ให้ดึงม่านบังตาเพื่อทำให้สายฟ้าหรี่ลง นอกจากนี้ ผนังหรือผ้าม่านที่สะอาดยังดีกว่าสำนักงานรกหรืองานศิลปะแปลก ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความฟุ้งซ่าน

โปรดทราบว่าบุคคลที่คุณกำลังประชุมทางวิดีโอด้วยไม่ควรรู้สึกฟุ้งซ่าน ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบสิ่งที่พวกเขาเห็นก่อนที่จะโทร การกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับภูมิหลังของคุณ และวิธีที่คนอื่นมองเห็นอาจเพิ่มความเครียดที่อาจขัดขวางการทำงาน

อ่าน^(Read) : วิธีเบลอพื้นหลังในการประชุม Microsoft^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} Teams

3] เตรียมพร้อมสำหรับการประชุม

นั่ง^(Sit)ตัวตรงบนกล้องและสวมรอยยิ้มบนใบหน้าของคุณ ใช้^(Use)ท่าทางธรรมชาติเมื่อคุณพูดและพยายามจำกัดการสนทนาด้านข้าง หลีกเลี่ยง^(Avoid)การแตะไมโครโฟนหรือกระดาษที่ส่งเสียงดังใกล้ไมโครโฟน นอกจากนี้ ให้เคลื่อนไหวของคุณน้อยที่สุด

4] ตรงต่อเวลา

หลายคนมักจะมาสาย ดังนั้นการตรงต่อเวลาจึงสำคัญ อันที่จริง นี่ควรเป็นมาตรฐานเพื่อให้ทันกับการประชุม วิดีโอ หรืออย่างอื่น เพราะในขณะที่คุณอาจหนีไปประชุมทางกายภาพ การประชุมทางวิดีโอไม่มีเส้นทางหลบหนี

5] รักษาโต๊ะทำงานของคุณให้สะอาด

โต๊ะทำงานของคุณไม่ควรดูรกหรือไม่เป็นระเบียบ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องไม่มีอะไรระหว่างคุณกับกล้อง ทำกองกระดาษ โน้ต และเครื่องเขียนอื่นๆ หายจากโต๊ะทำงานของคุณ คุณอาจต้องการทำให้ เดสก์ท็อป Windows ของคุณ สะอาดอยู่เสมอ ใช้ ตัวเลือก ซ่อนไอคอนเดสก์ท็อป^{(Hide desktop icons)}หากคุณรู้สึกว่าจำเป็น

6] รู้จักผู้ชมของคุณ

คุณไม่สามารถบังคับใช้การแต่งกายของโรงเรียนผ่านการประชุมทางวิดีโอได้ เช่น เครื่องแต่งกายของคุณอาจแตกต่างกันไปจากชุดที่เป็นทางการปกติไปจนถึงชุดลำลองอย่างแท้จริง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ชม เราขอแนะนำให้คุณใช้สีพาสเทลอ่อน ๆ และสีที่ไม่ออกเสียงซึ่งดูดีที่สุดบนหน้าจอ

7] จัดทำเอกสารประเด็นที่เกี่ยวข้อง

เอกสารการประชุมทางไกลที่ เหมาะสม^(Proper)ช่วยให้สามารถเรียกคืนรายละเอียดได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อจำเป็น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทัน

8] กำหนดผู้จดบันทึก

การจดบันทึกย่อเพื่อจดจุดสำคัญเสมอถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการประชุมทั่วไป การปฏิบัตินี้จะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเมื่อใช้งานเสมือน ดังนั้น มอบหมายผู้จดบันทึกเพื่อบันทึกทุกอย่างในการประชุมตามที่มันเกิดขึ้น ที่เพิ่มความแตกต่างและถ้ามีคนต้องการทบทวนสิ่งที่พูดคุยกัน เขาก็สามารถไปที่นั่นได้อย่างง่ายดาย

9] มีมารยาทกับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ

หากคุณเป็นผู้จัดหรือเป็นผู้จัดการประชุมทางวิดีโอ ให้เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ของคุณและพร้อมสำหรับการประชุมก่อนเวลาที่กำหนดสองสามนาที นี่ควรเป็นบทเรียนแรก

ประการที่สอง เริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเองก่อนพูดเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนรู้จักคุณและสามารถเรียกชื่อคุณต่อได้

อ่าน^(Read) : วิธีดูดีที่สุดในการประชุมทาง^{(How to look your best on a video conferencing call)}วิดีโอ

10] ปิด^(Keep)เสียงไมโครโฟนเมื่อไม่ใช้งาน

แม้ว่าคุณอาจจะไม่ได้พูดและคิดว่าคุณเงียบ แต่ไมโครโฟนส่วนใหญ่สามารถรับเสียงรบกวนรอบข้างได้เล็กน้อย เช่น การไอ จาม หรือการพิมพ์ เสียงเหล่านี้สามารถเบี่ยงเบนความสนใจของผู้เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอคนอื่น ๆ หรืออาจทำให้เกิดความรำคาญได้ ดังนั้น ปิดเสียงไมโครโฟนก่อนพักและย้ายออกระหว่างการประชุม

มีอะไรอีกบ้างที่เราควรจะพูดถึง?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this connection, it beсomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• วิธีการติดตั้ง Drupal โดยใช้ WAMP บน Windows

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets สำหรับ Windows, IOS, Android

• Setup Internet Radio Station ฟรีบน Windows PC

• Fix Partner ไม่ได้เชื่อมต่อกับข้อผิดพลาดเราเตอร์ใน TeamViewer บน Windows 10

• NASA's Eyes ช่วยให้คุณสำรวจ Universe เช่น Astronauts

• Data Analytics คืออะไรและมันใช้สำหรับอะไร

• แอปส่งข้อความเซสชันให้ความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง ต้องใช้หมายเลข No phone!

• Nine Nostalgic Tech Sounds คุณอาจไม่ได้ยินในปี

• วิธีการสร้าง Self-Signed SSL Certificates ใน Windows 10

• Zip file เป็นข้อผิดพลาดใหญ่เกินไปเมื่อมีการดาวน์โหลดไฟล์จาก DropBox

• Microsoft Identity Manager: คุณสมบัติ, Download

• อะไรคือ 'ชิปและ PIN' หรือ EMV Credit การ์ด

• วิธีทำ Invitation Card ใน Windows PC

• ความแตกต่างระหว่าง Analog, Digital and Hybrid computers

• Magnet link คืออะไรและวิธีการเปิด Magnet link ในเบราว์เซอร์คืออะไร

• ล็อคออกจาก Plex Server and Server Settings? นี่คือการแก้ไข!

• Best Laptop Tables ซื้อออนไลน์

• วิธีปิด Payoneer Account ของคุณ?

• NFT หมายถึงอะไรและวิธีการสร้าง NFT Digital Art

• วิธีการติดตั้ง Windows 95 บน Windows 10