รายงาน^{(A Report)}เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการสรุปและนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่มีการจัดระเบียบ ซึ่งปกติจะพิมพ์ออกมา รายงาน^(Reports)และฟอร์ม^(Forms)มีความคล้ายคลึงกัน แต่ฟอร์มจะใช้เพื่อดู ป้อนข้อมูล และแก้ไขข้อมูล และให้รายละเอียดเกี่ยวกับเรกคอร์ดและมักจะแสดงบนหน้าจอ รายงาน^{(Reports )}ใช้เพื่อดูข้อมูล สรุป และจัดกลุ่มข้อมูลและดูบนหน้าจอ แต่โดยทั่วไปจะพิมพ์ออกมา

เครื่องมือออกแบบรายงานใน Access

• รายงาน : สร้าง ^(Report)รายงาน^(Report)พื้นฐานของข้อมูลในQueryหรือTable ปัจจุบัน ที่สามารถเพิ่มGroupsหรือTotal
• การออกแบบรายงาน^{(Report Design)} : สร้างรายงานเปล่า^{(Blank Report)}ใหม่ในมุมมองออกแบบ ^{(Design View)}คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบขั้นสูงในรายงาน^(Report)ได้ เช่น การเพิ่มประเภทการควบคุมที่กำหนดเองและการเพิ่มโค้ด
• รายงานเปล่า^{(Blank Report)} : สร้างรายงานเปล่า^{(Blank Report)} ใหม่ เพื่อให้คุณสามารถแทรกฟิลด์^{(Fields)(Fields)}และออกแบบรายงาน^(Report)ได้
• ตัวช่วยสร้างรายงาน^{(Report Wizard)} : แสดงตัวช่วยสร้างรายงาน^{(Report Wizard)}ที่ช่วยให้คุณสร้างรายงาน^(Report) ที่กำหนดเอง อย่าง ง่าย
• ป้ายกำกับ^(Labels) : แสดงตัวช่วยสร้างป้ายกำกับ^{(Label Wizard)}เพื่อสร้างป้ายกำกับมาตรฐานหรือกำหนดเอง

คุณจะสร้างรายงาน^(Report)โดยใช้Microsoft Access ได้อย่างไร^{(Microsoft Access)}

1] สร้าง^(Create)รายงาน^(Report)โดยใช้เครื่องมือรายงาน^{(Report Tool)}

ไปที่แท็บสร้างในกลุ่มรายงาน^(Create)คลิก^{(Report Group)}กลุ่มรายงาน ^{(Report Group)}สร้างรายงาน^(Report)อย่างรวดเร็ว ต่างจากFormตรงที่ไม่สามารถแก้ไขรายงาน ได้ แต่คุณสามารถแก้ไข ^(Reports)รายงาน^(Report) ของคุณ ได้โดยการปรับคอลัมน์ เมื่อคลิกที่คอลัมน์ เส้นขอบสีเหลืองจะปรากฏขึ้น และคุณสามารถลากขอบของคอลัมน์ตามความยาวที่ต้องการได้

เมื่อต้องการลบ^(Delete)คอลัมน์หรือแถว คุณไม่ต้องการ คลิกขวา^{(Right Click)}ที่แถวหรือคอลัมน์ แล้วคลิกลบ ^(Delete)ควรแก้ไขรายงาน^(Report)ใน มุม มองเค้าโครง^{(Layout View)}

2] สร้าง^(Create)รายงานโดยใช้การออกแบบ^{(Report Design)}รายงาน^(Report)

ใน  กลุ่มรายงาน^{(Report Group)}เลือก  การออกแบบรายงาน ^{(Report Design)}มันจะพาคุณไปที่   หน้าจอDesign View มุมมอง การ  ออกแบบ^{(Design View)}  ถูกจัดวางเป็นชั้นๆ ในส่วนต่างๆ เช่น  ส่วนหัว^{(Page Header)}ของ  หน้า รายละเอียด^(Details)และ  ส่วน ท้าย^{(Page Footer)}ของ หน้า

หากต้องการเพิ่มข้อมูลลงในเลย์เอาต์ว่าง ให้คลิก  คุณสมบัติ^(Property)จากนั้นคลิกลูกศรของเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านบนของ  ชีตคุณสมบัติ^{(Property Sheet,)}แล้ว เลือก  รายงาน ^(Report)คลิก  ข้อมูล^(Data) _ ในเมนูดรอปดาวน์  แหล่งระเบียน ให้เลือกคำ ^{(Record Source)}ค้นหา^(Query)  หรือ  ตารางที่ ^(Table )คุณต้องการใช้  ในรายงาน^(Report)

คลิก  เพิ่มฟิลด์ที่มี^{(Add Existing Fields)}อยู่ คลิก  เขตข้อมูล^(Fields) ที่ คุณต้องการเพิ่มลงในรายงาน^(Report)แล้วลากไปยังส่วนรายละเอียด ^{(Detail Section. )}

ไปที่ตัวอย่าง^{(Print Preview)}ก่อน พิมพ์ คุณจะเห็นรายงาน^(Report) ของคุณ ในมุมมองแบบพิมพ์ ที่ด้านล่างซ้ายของ  มุมมองการพิมพ์^{(Print View)}มี  ปุ่มนำทาง^{(Navigation Buttons)}  ที่ช่วยให้คุณไปยังส่วนต่างๆ ของ  รายงาน^(Report)ได้

หากต้องการกลับไปที่  มุมมองออกแบบ^{(Design View)}ให้ปิด  ตัวอย่างก่อนพิมพ์^{(Print Preview)}  โดยคลิกปุ่ม  ปิด^{(Close the)} มุมมองการพิมพ์^{(Print View button)}  ที่ด้านบนขวาของหน้าต่าง

3] สร้าง^(Create)รายงานโดยใช้รายงาน^(Report)เปล่า^{(Blank Report)}

บนแท็บสร้าง ใน ^(Create)กลุ่มรายงาน^{(Reports Group)}ให้เลือกเครื่องมือ^(Tool)รายงานเปล่า^{(Blank Report)}

ทางด้านขวาของหน้าต่างเครื่องมือเค้าโครงรายงาน^{(Report Layout Tools Window)}ให้เลือกเพิ่มฟิลด์ที่มี^{(Add Existing Fields)}อยู่ มีรายการภาคสนาม^{(Field List)} ; คลิกที่ฟิลด์และลากฟิลด์ไปยังพื้นที่ว่าง จากนั้นไปที่หน้าตัวอย่าง^{(Print Preview)}ก่อน พิมพ์ คุณจะเห็นการพิมพ์รายงาน^(Report)ของ คุณ

4] สร้าง^(Create)รายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้าง^{(Report Wizard)}รายงาน^(Report)

ในกลุ่มรายงาน^{(Report Group)}เลือกตัวช่วยสร้าง^{(Report Wizard)}รายงานกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างรายงาน^{(Report Wizard Dialog Box)}จะปรากฏขึ้น

ในกล่องโต้ตอบ^{(Dialog Box)}ให้เลือกตารางและฟิลด์^(Fields)ที่คุณต้องการให้อยู่ในรายงาน^(Report)ของ คุณ โดยกดปุ่มเหล่านี้ (>, >>, <, <<) จากนั้นคลิกถัด^{( Next)}ไป

ในวิซาร์ด^(Wizard)จะมีคำถามว่า 'คุณต้องการเพิ่มระดับการจัดกลุ่ม^{(Grouping Levels)}หรือไม่? เลือกระดับการจัดกลุ่ม^{(Grouping Level)} ที่ คุณต้องการ แล้ว คลิก ถัด^(Next)ไป

เลือกการเรียงลำดับ^{(Sort Order)} ที่ คุณต้องการให้รายงาน^(Report) ของคุณ อยู่ในเมนูแบบเลื่อนลงและปุ่มข้างเมนูแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถเลือกจากน้อยไปหามาก^(Ascending)หรือจาก มาก ไปน้อย ^(Descending)จากนั้นถัด^(Next)ไป

คุณสามารถเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดวางรายงาน^(Report)ของ คุณ คุณสามารถเลือกตัวเลือก; แนวคอลัมน์^(Columnar)แบบตาราง^{(Tabular, )}และ แบบ ชิด^{(Justified, )}ขอบ และคุณสามารถเลือกการวางแนว^{(Orientation)}ของเลย์เอาต์ ไม่ว่าจะเป็นแนวตั้ง^(Portrait)หรือแนว^(Landscape)นอน แล้วก็ต่อไป^(Next)

คุณสามารถเลือกชื่อเรื่อง^{(Title )}และดูตัวอย่างรายงาน^{(Preview the Report)}หรือแก้ไขการออกแบบรายงาน^{(Modify the Report Design)}ได้ แล้วเสร็จ^(Finish) .

5] สร้างป้ายกำกับ

1. คลิกป้ายกำกับ^(Labels)ในกลุ่มรายงาน ^{(Report Group)}กล่องโต้ตอบ^{(Dialog box)}จะปรากฏขึ้น
2. คุณสามารถเลือกขนาดที่คุณต้องการ หน่วยวัด^{(Unit of Measure)}ประเภทฉลาก^{(Label Type,)}และตัวกรองของผู้ผลิต^{(Filter of the Manufacturer)}ถัด^(Next.)ไป
3. เลือกชื่อ^{(Font Name)}แบบอักษร ขนาด^{(Font Size)}แบบอักษร น้ำหนักแบบอักษร^{(Font Weight)}และสี^{(Text Color)}ข้อความ จากนั้นถัด^(Next)ไป
4. เลือกฟิลด์^(Fields) ที่ คุณต้องการบนป้ายกำกับการส่งจดหมาย^{(Mailing Label)}ของ คุณ
5.  จัดเรียง^(Sort)ฟิลด์^{( Fields)}ของคุณ ถัดไป.^{( Next.)}
6. คุณสามารถเลือกชื่อ^{(Title )}และดูตัวอย่างฉลาก^{(Preview the Label)}หรือแก้ไขการออกแบบฉลาก^{(Modify the Label Design)}ได้
7. จาก นั้นคลิกเสร็จสิ้น ^(Finish)มีการสร้างป้ายกำกับ^(Label)
8. คุณสามารถดูฉลาก^(Labels) ของคุณ ในมุมมองการพิมพ์^{(Print View.)}

นั่นคือทั้งหมดที่

อ่านต่อไป^{(Read next)} : วิธีสร้างฐานข้อมูลใน Microsoft^{(How to create a Database in Microsoft Access)} Access

How to create a Report using Microsoft Access

A Report is a tool used to summarize and present data in an organized format, usually printed. Reports and Forms are similar, but Forms are used to view, input, and edit data and provide a detailed look at records and usually shown on screen. Reports are used to view information, summarize, and group data and be viewed on screen but generally printed.

Report Design Tools in Access

• Report: Create a basic Report of data in the current Query or Table that can add Groups or Total
• Report Design: Create a new Blank Report in Design View. You can make advanced design changes to the Report, such as adding custom control types and adding codes.
• Blank Report: Create a new Blank Report so that you can insert Fields and design the Report.
• Report Wizard: Displays the Report Wizard that helps you to create a simple customized Report.
• Labels: Display the Label Wizard to create standard or custom labels.

How do you create a Report using Microsoft Access

1] Create a Report using the Report Tool

Go to the Create tab in the Report Group, click the Report Group. A Report is created quickly. Unlike Form, Reports cannot be edited, but you can modify your Report by adjusting the column; by clicking on the column, a yellow border will appear, and you can drag the edge of the column to your preferred length.

To Delete a column or row, you do not want. Right Click the row or column and click Delete. The Report should be modified in the Layout View.

2] Create a Report using Report Design

In the Report Group, select Report Design; it will take you to the Design View display. The Design View is layered in sections such as Page Header, Details, and Page Footer.

To add data to the blank layout, click Property, then click the drop-down menu’s arrow on top of the Property Sheet, now select Report. Click Data. On the Record Source drop-down menu, select your Query or Table you want to use in your Report.

Click the Add Existing Fields. Click the Fields you want to add to the Report and drag them to the Detail Section. 

Go to Print Preview. You will see your Report in printed view. On the bottom left of the Print View, there are Navigation Buttons that allow you to navigate through the Report.

To return to the Design View, close the Print Preview by clicking the Close the Print View button on the window’s top right.

3] Create a Report using a Blank Report

On the Create tab in the Reports Group, select the Blank Report Tool.

On the right of the Report Layout Tools Window, Select Add Existing Fields. There is a Field List; click the field and drag the field to the blank space. Then go to the Print Preview; you will see a printout of your Report.

4] Create a Report using Report Wizard

In the Report Group, select Report Wizard, a Report Wizard Dialog Box will appear.

In the Dialog Box, select the Table and Fields you desired to be in your Report. By pressing these buttons (>, >>, <, <<). Then click Next.

In the Wizard, a question will be asked ‘do you want to add any Grouping Levels ? Select the Grouping Level you need, then Next.

Choose the Sort Order you want your Report to be in by the drop-down menu and a button beside the drop-down menu where you can choose from Ascending or Descending order. Then Next.

You can choose how you want to layout your Report. You can select the options; Columnar, Tabular, and Justified, and you can select the Orientation of the layout, either Portrait or Landscape. Then Next

You can select the Title and Preview the Report or Modify the Report Design. Then Finish.

5] Create Labels

1. Click Labels on the Report Group. A Dialog box will pop up.
2. You can choose the size you want. The Unit of Measure, Label Type, and Filter of the Manufacturer then Next.
3. Choose the Font Name, Font Size, Font Weight, and Text Color. Then Next.
4. Select the Fields you want on your Mailing Label.
5.  Sort your Fields. Next.
6. You can choose the Title and to Preview the Label or Modify the Label Design.
7. Then click Finish. A Label is created.
8. You can view your Labels in Print View.

That’s all.

Read next: How to create a Database in Microsoft Access.

Related posts

• วิธีการ Create and Modify Query ใน Microsoft Access

• วิธีการสร้าง Database โดยใช้ Microsoft Access

• วิธีสร้างฐานข้อมูลด้วย Microsoft Access

• Access & use Microsoft Edge เกี่ยวกับ Flags Page บน Windows 10

• MDB Viewer Plus: View and Edit Microsoft Access Database Files

• ความง่ายของ Access Keyboard Settings บน Windows 10

• วิธีการเปลี่ยนแปลง Gridline Style and Background Color ใน Access

• Access FTP Server ใช้ Command Prompt ใน Windows 10

• วิธีปรับแต่งข้อความ Access Denied error บน Windows 10

• ความง่ายของ Access Replacer: Replace Ease ของ Access button พร้อมเครื่องมือที่มีประโยชน์

• Fix Error 1005 Access Denied message ในขณะที่เยี่ยมชมเว็บไซต์

• IPersistFile Save ล้มเหลว, Code 0x80070005, Access ถูกปฏิเสธ

• OutlookTools: Access Outlook Settings & Troubleshooting Tools ได้อย่างง่ายดาย

• วิธีการ Access Denied Restricted Folder ใน Windows 10

• 9 วิธีในการเปิด Microsoft Store ใน Windows -

• ACCESS DENIED - การมอบหมายที่ จำกัด สำหรับ CIFS ล้มเหลว

• NeoRouter เป็น Zero Configuration Remote Access & VPN Solution

• วิธีการลบ Ease ของ Access button จาก Logon screen

• วิธีการสร้าง Edit and Delete A Table Relationship ใน Access

• ERR NETWORK ACCESS DENIED | ERR INTERNET DISCONNECTED