วิธีเปลี่ยนและปรับแต่งมุมมองของ Microsoft Outlook

Microsoft Outlookไม่ได้มีไว้สำหรับอีเมลเท่านั้น แต่คุณยังสามารถปรับแต่งวิธีที่Outlookแสดงข้อมูลOffice อื่นๆ ได้อีกด้วย (Office)ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยน มุมมอง Outlookให้เหมาะกับความต้องการของคุณ โดยปรับแต่งลักษณะที่กล่องจดหมายและปฏิทินของคุณจะปรากฏในแอป

ด้วยการเปลี่ยนแปลงและปรับแต่ง มุมมอง Outlookคุณสามารถทำให้ข้อมูลที่คุณต้องการดูเข้าถึงได้ง่ายขึ้นทุกครั้งที่คุณเปิดขึ้นมา เราจะแสดงวิธีเปลี่ยนมุมมองของ โฟลเดอร์ Outlookและอธิบายว่ามีเค้าโครงใดบ้างที่ด้านล่างนี้

มีเลย์เอาต์(Different Layouts Are Available)อะไรบ้างในOutlook ?

Outlookมีมุมมองหรือเค้าโครงหลายประเภทที่คุณสามารถใช้กับโฟลเดอร์ต่างๆ ได้ แต่ละเค้าโครงมีข้อดีและข้อเสีย ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณต้องการดูและวิธีจัดระเบียบข้อมูล

ต่อไปนี้คือเค้าโครงบางส่วนที่พบบ่อยที่สุดใน Outlook:

  • ตาราง: มุมมองนี้จะแสดงรายการอีเมลของคุณในแถวและคอลัมน์ ช่วยให้คุณเห็นผู้ส่งแต่ละข้อความ หัวเรื่อง วันที่ ขนาด และรายละเอียดอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถจัดเรียง กรอง จัดกลุ่ม และจัดเรียงข้อความของคุณตามคอลัมน์ใดก็ได้
  • ไทม์ไลน์: มุมมองนี้จะแสดงข้อมูลของคุณตลอดไทม์ไลน์ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำงานในโครงการ คุณจะเห็นรายชื่ออีเมลที่กระจายออกไปในช่วงเวลาหนึ่งๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ คุณสามารถดูได้ว่าแต่ละรายการถูกสร้างขึ้น แก้ไข ครบกำหนด หรือเสร็จสมบูรณ์เมื่อใด
  • การ์ด: มุมมองการ์ดแสดงรายการของคุณพร้อมไอคอนและหัวเรื่อง มุมมองนี้มีประโยชน์สำหรับโฟลเดอร์ที่มีรายการน้อยกว่าหรือโฟลเดอร์ที่มีบันทึกย่อ คุณสามารถดูข้อมูลสรุปของแต่ละรายการได้โดยไม่ต้องเปิด
  • นามบัตร: มุมมองนามบัตรจะแสดงรายชื่อผู้ติดต่อของคุณพร้อมชื่อ รูปถ่าย และรายละเอียดอื่น(Card)ช่วยให้คุณเห็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ติดต่อแต่ละรายมากกว่ามุมมองการ์ด
  • ผู้คน: มุมมองผู้คนเป็นมุมมองแบบง่ายที่แสดงเฉพาะชื่อและรูปถ่ายของผู้ติดต่อของคุณ โดยทั่วไปแล้วมุมมองนี้ยังใช้สำหรับโฟลเดอร์ที่ติดต่ออีกด้วย ช่วยให้คุณเห็นผู้ติดต่อในคราวเดียวมากกว่ามุมมองนามบัตร
  • วัน/สัปดาห์/เดือน: มุมมองวัน/สัปดาห์/เดือนแสดงรายการปฏิทินของคุณในรูปแบบตาราง ช่วยให้คุณเห็นการนัดหมาย การประชุม กิจกรรม และงานต่างๆ ในกรอบเวลาที่แตกต่างกัน

วิธีการเปลี่ยนเค้าโครงมุมมอง Outlook

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเปลี่ยนมุมมองของ โฟลเดอร์ Outlookคือการใช้มุมมองที่มีอยู่แล้วภายในที่Outlookมีให้ มุมมองเหล่านี้เป็นมุมมองที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งคุณสามารถเลือกได้จากเมนูแบบเลื่อนลงในแท็บ มุมมอง(View)

เมื่อต้องการเปลี่ยนมุมมองของ โฟลเดอร์ Outlookให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. เปิด โฟลเดอร์ Outlookที่ คุณต้องการเปลี่ยนมุมมอง เช่นInboxหรือCalendar
  2. กดแท็บมุมมองบน Ribbon
  3. จากนั้นกด ปุ่ม เปลี่ยนมุมมอง(Change View)ในกลุ่ม มุมมองปัจจุบัน(Current View)
  4. เลือกหนึ่ง(Select one)ในมุมมองที่มีอยู่จากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกCompact , SingleหรือPreviewสำหรับโฟลเดอร์อีเมล หรือDay/Week/Monthสำหรับโฟลเดอร์ปฏิทิน

มุมมองของโฟลเดอร์ของคุณจะเปลี่ยนไปทันที คุณสามารถสลับระหว่างมุมมองต่างๆ ได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ

วิธีปรับแต่งมุมมอง Outlook ของคุณ

หากไม่มีมุมมองในตัวที่ตรงกับความต้องการของคุณ คุณสามารถปรับแต่งมุมมองของคุณได้โดยเปลี่ยนการตั้งค่าและตัวเลือกต่างๆ คุณสามารถแก้ไขมุมมองที่มีอยู่หรือสร้างมุมมองใหม่ตั้งแต่ต้นได้

เมื่อต้องการกำหนด มุมมอง Outlook ของคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. เปิด โฟลเดอร์ Outlookที่คุณต้องการปรับแต่ง
  2. เลือกแท็บมุมมองบน Ribbon
  3. กด(Press)ปุ่มการตั้งค่ามุมมอง(View Settings)ในกลุ่มมุมมองปัจจุบัน(Current View)

  1. ใน กล่องโต้ตอบ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง(Advanced View Settings)ที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าและตัวเลือกต่างๆ สำหรับมุมมองของคุณได้ เช่น:
    • คอลัมน์: คุณสามารถเพิ่ม ลบ หรือจัดเรียงคอลัมน์ใหม่ที่ปรากฏในมุมมองตารางของคุณได้
    • จัดกลุ่ม(Group)ตาม: คุณสามารถจัดกลุ่มรายการของคุณตามคอลัมน์หรือฟิลด์ใดก็ได้โดยเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อย
    • จัดเรียง: คุณสามารถจัดเรียงรายการของคุณตามคอลัมน์หรือฟิลด์ใดก็ได้โดยเรียงลำดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย
    • ตัวกรอง: คุณสามารถกรองรายการของคุณตามเกณฑ์เฉพาะได้
    • จัดรูปแบบคอลัมน์(Format Columns) : คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์ใดก็ได้ เช่น แบบอักษร การจัดตำแหน่ง ความกว้าง หรือสี
    • การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข: คุณสามารถใช้รูปแบบที่แตกต่างกันกับรายการของคุณตามเงื่อนไขบางประการ เช่น ความสำคัญ หมวดหมู่ หรือสถานะแฟล็ก
    • การตั้งค่าอื่นๆ: คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าอื่นๆ สำหรับมุมมองของคุณได้ เช่น ขนาดและลักษณะแบบอักษร เส้นตาราง บานหน้าต่างการอ่าน และระยะห่างรายการ
  2. เมื่อคุณปรับแต่งมุมมองของคุณเสร็จแล้ว ให้คลิกตกลง( OK )เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและนำไปใช้กับโฟลเดอร์ของคุณ

วิธีสร้างมุมมองใหม่(New View)ในOutlook

หากคุณต้องการสร้างมุมมองใหม่ตั้งแต่ต้นแทนที่จะแก้ไขมุมมองที่มีอยู่ คุณสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. เปิด โฟลเดอร์ Outlookที่คุณต้องการสร้างมุมมองใหม่
  2. กดแท็บมุมมองบน Ribbon
  3. คลิก(Click)ปุ่มเปลี่ยนมุมมอง(Change View)ในกลุ่ม มุมมองปัจจุบัน(Current View)
  4. เลือกจัดการมุมมอง(Manage Views)จากเมนูแบบเลื่อนลง

  1. ใน กล่องโต้ตอบ จัดการมุมมองทั้งหมด(Manage All Views)ที่ปรากฏ คลิกใหม่(New)

  1. ป้อนชื่อมุมมองใหม่ของคุณและเลือกประเภทมุมมองที่คุณต้องการสร้าง คุณยังสามารถระบุโฟลเดอร์ที่คุณต้องการใช้มุมมองของคุณได้
  2. คลิกตกลง(Click OK)เพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง(Advanced View Settings)สำหรับมุมมองใหม่ของคุณ

  1. ปรับแต่งมุมมองของคุณให้เหมาะกับความต้องการของคุณโดยใช้ตัวเลือกที่มีให้
  2. เมื่อคุณปรับแต่งมุมมองของคุณเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและนำไปใช้กับโฟลเดอร์ของคุณ

  1. กดตกลง(Press OK)ใน กล่อง จัดการมุมมองทั้งหมด(Manage All Views)เพื่อบันทึกการตั้งค่าของคุณ

จัดการการตั้งค่า Outlook ของคุณ

หากคุณพยายามทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถจัดการ มุมมอง Outlook ของคุณได้ โดยใช้ขั้นตอนข้างต้น Outlookสามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ และยังมีอีกมากมายที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

เช่น หากคุณประสบปัญหาในการดูอีเมล คุณสามารถเปลี่ยนขนาดแบบอักษรใน Outlook(change the font size in Outlook)ได้ คุณยังสามารถปรับแต่งธีม Outlook ของคุณ(customize your Outlook theme)เพื่อใช้เค้าโครงเริ่มต้นใหม่สำหรับอีเมลของคุณ

กด(Hit)ส่งเร็วเกินไป? คุณสามารถยกเลิกการส่งอีเมล Outlook(unsend an Outlook email) ได้ตลอดเวลา หลังจากที่คุณส่งไปแล้ว



About the author

ฉันเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ฟรีแวร์และเป็นผู้ให้การสนับสนุน Windows Vista/7 ฉันได้เขียนบทความหลายร้อยบทความเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบปฏิบัติการ รวมถึงคำแนะนำและเคล็ดลับ คู่มือการซ่อม และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ฉันยังเสนอบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับสำนักงานผ่านทางบริษัท Help Desk Services ของฉัน ฉันมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับวิธีการทำงานของ Office 365 ฟีเจอร์ และวิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด



Related posts