เมื่อก่อนการทำงานร่วมกัน เป็นทีม^{(team collaboration)}ในเอกสารนั้นใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่าย คนหนึ่งจะเขียนร่างฉบับร่าง มอบฉบับร่างให้คนอื่นทำการเปลี่ยนแปลง อ่านการเปลี่ยนแปลงใหม่และตัดสินใจว่าจะยอมรับหรือไม่ มอบเอกสารให้ผู้อื่นแก้ไข และอื่นๆ ปัจจุบัน^(Nowadays)การแบ่งปันเอกสารเป็นเรื่องง่ายเหมือนการเขียนเอกสาร และหลายคนสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันได้อย่างง่ายดาย ชุดโปรแกรมของ Microsoft Office^{(Microsoft Office)}ได้รับการออกแบบมาสำหรับการทำงานเป็นทีม แต่ไม่ใช่ทุกคนที่จะพบว่ามีสัญชาตญาณในตอนแรก นี่คือจุดที่หนังสืออย่างTeam Collaboration, การใช้ Microsoft Office เพื่อการทำงานเป็นทีม^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อาจเป็นอัญมณีที่แท้จริง หนังสือเล่มนี้เป็นไปตามคำสัญญาของชื่อเรื่องหรือไม่? ในฐานะ ผู้ใช้ Office^{(Office user)}มาเป็นเวลานาน, ฉันสนใจที่จะค้นหา ลองดูสิ่งที่ฉันค้นพบ

หนังสือเล่มนี้ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ

เป็นที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นว่าหนังสือเล่มนี้ออกแบบมาสำหรับผู้ที่ทำงานในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ^{(business environment)}และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กร นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับผู้ที่คุ้นเคยกับOffice รุ่นล่าสุดอยู่แล้ว (ตั้งแต่เปิดตัวริบบิ้น) และผู้ที่ไม่ต้องการบทแนะนำเกี่ยวกับพื้นฐาน สันนิษฐานว่าผู้อ่านมีOffice 2013และนั่นคือสิ่งที่แสดงให้เห็น

หนังสือเล่มนี้เริ่มต้นด้วยการอภิปรายเกี่ยวกับแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นทีม (การเปลี่ยนแปลงของทีม ความเป็นผู้นำโดยตัวอย่าง และอื่นๆ) ที่น่าเสียดายที่มันแห้งแล้งเหมือนหนังสือเรียน ไม่เคยใช้คำใดคำหนึ่งที่โหลๆ จะทำ ผู้เขียนดูเหมือนจะต้องการให้แน่ใจว่าทุกจุดที่เห็นได้ชัดมีรายละเอียดที่น่าสยดสยอง ฉันไม่คิดว่าฉันจะอยู่คนเดียวในการอ่านย่อหน้าแล้วย่อหน้าและหวังว่า^{(paragraph and wishing)}เขาจะจัดการกับมันได้แล้ว

การทำงานร่วมกันในสำนักงาน

บทแรกที่พูดถึงการทำงานร่วมกันกับOfficeจะอธิบายการใช้SharePointโดยละเอียด การใช้SharePointจำเป็นต้องมีการสมัครใช้งานOffice 365 Small Business Premiumหรือระดับที่สูงกว่า ส่วนSharePoint ส่วน^{(SharePoint section)}ใหญ่ได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ที่ดูแล ไซต์ SharePointและผู้เขียนตกลงว่าผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบอาจพบว่าข้อมูลน่าสนใจ แต่จะไม่สามารถทำอะไรกับมันได้มากนัก ไม่ต้องสงสัยเลยว่าSharePointเป็นบริการที่มีคุณสมบัติครบถ้วนอย่างยอดเยี่ยม และหากธุรกิจมีการสมัครใช้งานOffice 365 Small Business Premiumอยู่แล้วSharePointมีอยู่แล้วภายใน คำอธิบายวิธีกำหนดค่าSharePointให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของทีมอย่างละเอียดถี่ถ้วนและมีภาพประกอบที่ดี

อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายในการสมัครสมาชิกอาจเป็นอุปสรรคสำหรับธุรกิจจำนวนมาก และการมุ่งเน้นที่การจัดการไซต์ SharePoint^{(SharePoint site)}ทำให้เปลืองพื้นที่มาก ธุรกิจที่เข้าสู่SharePointเกือบจะแน่นอนว่าต้องมีผู้ดูแลระบบที่ได้รับการฝึกอบรมและนโยบายของตนเอง ส่วนถัดไปจะอธิบายการทำงานเป็นทีมผ่านOutlookแต่จุดสนใจในตอนแรกคือการลิงก์Outlookกับไซต์ SharePoint^{(SharePoint site)}ของ บริษัท เมื่อหนังสือเริ่มอธิบายการทำงานร่วมกันผ่านOneNoteแล้ว หนังสือเล่มนี้จะมีคุณค่ามากขึ้นสำหรับผู้ใช้ทั่วไป

หนังสือเล่มนี้อธิบายวิธีเชื่อมโยงOutlookกับOneNoteและวิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำหนดการของทีม ข้อความ และปฏิทินซิงค์กับสมุดบันทึกที่แชร์ ฟีเจอร์ปฏิทิน^{(calendar feature)}ควรมีประโยชน์อย่างยิ่งในการติดตามโครงการต่างๆ และทำให้แน่ใจว่าไม่มีข้อขัดแย้งด้านกำหนดการ

มีส่วนที่อธิบายการทำงานร่วมกันเป็นทีม^{(team collaboration)}กับLyncแต่สิ่งนี้จะเป็นที่สนใจสำหรับผู้ที่ธุรกิจใช้Lync Serverและได้รับอนุญาตให้ใช้งานโดยพนักงานเท่านั้น

การซิงค์และการทำงานร่วมกัน

บทที่ชื่อ"การติดตามการอภิปรายและแนวคิด"^{("Keeping track of discussions and ideas")}รวบรวมคำแนะนำสำหรับการใช้OneNote ^{(team use)}และ Lync^{(OneNote and Lync)}ในทีม โฟกัสจะอยู่ที่OneNoteและจะอธิบายวิธีแชร์เอกสารผ่านOutlookและแอป Office^{(Office apps)} อื่นๆ ตลอดจนวิธีสร้างโฟลเดอร์และรายการที่แชร์ นี่คือจุดที่การทำงานร่วมกันเป็นทีม การใช้ Microsoft Office เพื่อการทำงานเป็นทีม^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในที่สุดก็กลายเป็นประโยชน์สำหรับคนส่วนใหญ่—ครึ่งทางของหนังสือ นอกจากงานการทำงานร่วมกันทั่วไปส่วนใหญ่แล้ว ส่วนนี้ยังประกอบด้วยคำอธิบายของแม่แบบ ข้อมูลอ้างอิง การแบ่งปันหน้าผ่านอีเมล และการใช้ข้อมูลสำรอง มีคำกล่าวสั้นๆ ที่ผู้คนไม่จำเป็นต้องมีOutlookเพื่อรับรายการที่แชร์

มีบทต่างๆ เกี่ยวกับการทำงานร่วมกันด้วยWord , Excel และPowerPoint ^{(Excel and PowerPoint)}หนังสือบอกเป็นนัยว่าการทำงานร่วมกันประเภทนี้สามารถทำได้กับOffice 2010หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่าเท่านั้น ซึ่งไม่เป็นความจริงเลย เวอร์ชันที่ใหม่กว่าทำให้หลายคนสามารถทำงานในไฟล์เดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน แต่ถ้าไม่จำเป็นต้องใช้พร้อมกันนั้น ฉันพบว่าOffice 2007 (ซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันใช้) ก็ทำได้เช่นกัน ผู้เขียนถือว่าเอกสารที่แชร์เหล่านี้จะพร้อมใช้งานผ่าน SharePoint หรือ SkyDrive / SharePoint or SkyDrive/OneDriveเครื่องมือที่มีให้ในSharePointนั้นกว้างขวางและหลากหลายกว่า เครื่องมือ ในOneDrive การติดตาม^(Tracking)การเปลี่ยนแปลงมีอยู่ในWordมาเป็นเวลานาน หลายคนที่เคยทำงานร่วมกันในเอกสารมาก่อนจะรู้ว่ามันทำอย่างไร อย่างไรก็ตาม คำอธิบายในหนังสือจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้มาใหม่และเป็นเครื่องเตือนใจที่ดีสำหรับผู้ทำงานร่วมกันที่มีประสบการณ์มากขึ้น เช่นเดียวกับคำอธิบายประกอบในExcelและการใช้PowerPoint ร่วม กัน

สุดท้าย SkyDrive/OneDrive

บทสุดท้ายจะอธิบายว่าสามารถทำงานร่วมกันบนSkyDrive ได้อย่างไร (ปัจจุบันมีชื่อว่าOneDrive ) เนื่องจากวิธีนี้เป็นวิธีที่ใช้ได้จริงที่สุดสำหรับคนจำนวนมาก ฉันคิดว่าวิธีนี้ควรได้รับการแนะนำก่อน บทแนะนำ 7^{(7 Tutorials)} ข้อ นี้เจ้าหน้าที่กองบรรณาธิการทำงานร่วมกันผ่านOneDrive และ Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)}ดังนั้นเราจึงรู้ว่าการเชื่อมต่อกับOneDriveนั้นมีค่าเพียงใด หนังสือเล่มนี้กล่าวถึงOffice Web Apps (ปัจจุบันเรียกว่าOffice Online ) และบันทึกคุณลักษณะและข้อจำกัดของแอป หนังสือเล่มนี้เป็นลิขสิทธิ์ปี 2012 ก่อนที่Office Onlineจะเปลี่ยนชื่อและปรับปรุง

คำตัดสิน

การทำงานร่วมกันเป็นทีมโดยใช้ Microsoft Office เพื่อการทำงานเป็นทีม^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจและผู้ดูแลระบบไอทีที่ต้องการตั้งค่าSharepoint ส่วนใหญ่จะไม่เกี่ยวข้องสำหรับผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ SharePoint หรือ Lync^{(SharePoint or Lync servers)} ขององค์กร และผู้ที่ไม่ได้ดูแลไซต์SharePoint รูปแบบ การเขียนดู^{(writing style)}แห้ง ใช้คำหยาบ และเนื้อหาก็ดูล้าสมัยไปเล็กน้อย แม้แต่คนที่อยู่ในกลุ่มเป้าหมาย^{(target audience)}อาจไม่พอใจกับมัน หนังสือเล่มนี้ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับผู้อ่านทั่วไป และน้ำเสียงของหนังสือเล่มนี้ไม่ได้เชิญชวนให้คนอ่าน มีหนังสืออื่นๆ ที่ดีกว่าที่อธิบายการแชร์เอกสารและการทำงานร่วมกัน^{(sharing and collaboration)}ซึ่งมีข้อดีเพิ่มเติมของการให้บริการที่ดีขึ้นมาก การอ้างอิงถึงOfficeโดยทั่วไป มีรายละเอียดมากขึ้น ไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากมายกับSharePointซึ่งไม่เกี่ยวกับการทำงานร่วมกันแต่เกี่ยวกับการดูแลระบบแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน^{(collaboration platform)}ของMicrosoftสำหรับธุรกิจ ก่อนที่คุณจะซื้อ เราขอแนะนำให้คุณดูสารบัญและบทตัวอย่าง^{(sample chapter)} ฟรี และตรวจสอบอีกครั้งว่าเนื้อหานั้นแบ่งปันสิ่งที่คุณต้องเรียนรู้จริงๆ หรือไม่ มิฉะนั้นจะเป็นการดีที่สุดที่จะอยู่ห่างจากหนังสือเล่มนี้

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on documents waѕ time-consuming and tedious. One person would write a draft, give the draft to someone else to make changes, re-read thе changes and decide whether to accept them, hand the document to somеone elѕe to edіt, and so on. Nowadаys sharing documents is every bit as easy as writing them, and many people can eaѕily work on the same document. Micrоsoft Office's suite of programs is designed for teamwork, but not everyonе will find it instinctive at first. This is where a book lіke Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• รีวิวหนังสือ - Microsoft Office 2010 Inside Out

• รีวิวหนังสือ - Microsoft Office 365 สำหรับ Dummies

• รีวิวหนังสือ - Microsoft Office Professional 2010 ทีละขั้นตอน

• บทวิจารณ์หนังสือ - Microsoft Office Inside Out: รุ่น 2013

• รีวิวหนังสือ - Windows 7 และ Office 2010 สำหรับ Dummies, Book + DVD Bundle

• คำถามง่ายๆ: Microsoft 365 คืออะไร

• บทวิจารณ์หนังสือ - Windows 8 Inside Out โดย Tony Northrup

• บทวิจารณ์หนังสือ - Windows 8 ธรรมดาและเรียบง่าย โดย Nancy Muir

• วิธีการเปลี่ยน PowerPoint Slide Size นี้: สิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้

• รีวิวหนังสือ - ความลับของ Windows 8

• รีวิวหนังสือ - สร้างเครือข่ายคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ของคุณ ทีละขั้นตอน

• รีวิวหนังสือ - คู่มือ How-To Geek สำหรับ Windows 8

• บทวิจารณ์หนังสือ - Windows 7, The Missing Manual

• รีวิวหนังสือ - Windows 8 สำหรับ Dummies โดย Andy Rathbone

• บทวิจารณ์หนังสือ - Windows 8 Out of the Box โดย Mike Halsey

• รีวิวหนังสือ - Windows 7 Visual Quick Tips

• รีวิวหนังสือ - Windows 7 ทีละขั้นตอน

• รีวิวหนังสือ: สร้างเว็บไซต์ของคุณเอง: คู่มือการ์ตูนสำหรับ HTML, CSS และ Wordpress

• รีวิวหนังสือ - Windows 8.1 Inside Out โดย Tony Northrup

• รีวิวหนังสือ - Windows 7 Annoyances