6 วิธีในการลบรายการที่ซ้ำกันใน Google ชีต

สเปรดชีต(Spreadsheet)เป็นเพียงเอกสารที่จัดเรียงข้อมูลในรูปแบบของแถวและคอลัมน์ องค์กรธุรกิจเกือบทุกแห่งใช้สเปรดชีต เพื่อเก็บรักษาบันทึกข้อมูลและดำเนินการกับข้อมูลนั้น (Spreadsheet)แม้แต่โรงเรียนและวิทยาลัยก็ใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีตเพื่อรักษาฐานข้อมูล เมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์สเปรดชีตMicrosoft ExcelและGoogleชีตเป็นซอฟต์แวร์อันดับต้นๆ ที่ผู้คนจำนวนมากใช้ ปัจจุบัน ผู้ใช้เลือกGoogle ชีต(Google Sheets)มากกว่าMicrosoft Excelเนื่องจากจัดเก็บสเปรดชีตบนCloud Storageเช่นGoogle Driveซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ข้อกำหนดเพียงอย่างเดียวคือคอมพิวเตอร์ของคุณควรเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต (Internet)อีกสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับGoogle ชีต(Google Sheets)คือคุณสามารถใช้งานได้จากหน้าต่างเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

เมื่อพูดถึงการรักษารายการข้อมูล หนึ่งในปัญหาทั่วไปที่ผู้ใช้หลายคนเผชิญคือรายการซ้ำหรือรายการที่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีรายละเอียดของบุคคลที่รวบรวมจากแบบสำรวจ เมื่อคุณแสดงรายการโดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีตของคุณ เช่นGoogle ชีต(Google Sheets)มีความเป็นไปได้ที่จะมีบันทึกที่ซ้ำกัน นั่นคือ อาจมีคนหนึ่งกรอกแบบสำรวจมากกว่าหนึ่งครั้ง ดังนั้นGoogle ชีต(Google Sheets)จึงแสดงรายการสองครั้ง รายการที่ซ้ำกันดังกล่าวจะสร้างปัญหาให้กับธุรกิจมากขึ้น จินตนาการ(Imagine)หากมีการป้อนธุรกรรมเงินสดในบันทึกมากกว่าหนึ่งครั้ง เมื่อคุณคำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมดด้วยข้อมูลนั้น มันจะเป็นปัญหา เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว เราควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีบันทึกที่ซ้ำกันในสเปรดชีต จะบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างไร ในคู่มือนี้ คุณจะพูดถึง 6 วิธีในการลบรายการที่ซ้ำ กัน(Well)ในGoogle ชี(Google Sheets)มา(Come)เลยโดยไม่ต้องแนะนำเพิ่มเติมให้เราดูที่หัวข้อ

6 วิธีในการลบรายการที่ซ้ำกันใน Google ชีต

จะลบรายการที่ซ้ำกันใน Google ชีตได้อย่างไร(How to Remove Duplicates in Google Sheets?)

บันทึกที่ซ้ำกันนั้นลำบากมากในกรณีของการรักษาบันทึกข้อมูล แต่คุณไม่จำเป็นต้องกังวล เพราะคุณสามารถลบรายการที่ซ้ำกันออกจากสเปรดชีตGoogle ชีต ของคุณได้อย่างง่ายดาย (Google Sheets)ให้เราดูวิธีการบางอย่างที่คุณสามารถกำจัดรายการที่ซ้ำกันในGoogle ชี(Google Sheets)

วิธีที่ 1: การใช้ตัวเลือก Remove Duplicates(Method 1: Using the Remove Duplicates Option)

Google ชีต(Google Sheets)มีตัวเลือกในตัวเพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน (รายการที่ซ้ำกัน) หากต้องการใช้ตัวเลือกนั้น ให้ทำตามภาพประกอบด้านล่าง

1. ตัวอย่างเช่น ลองดูที่นี่ (ดูภาพหน้าจอด้านล่าง) ที่นี่คุณจะเห็นว่าบันทึก“ Ajit”ถูกป้อนสองครั้ง นี่คือบันทึกที่ซ้ำกัน

บันทึก“ Ajit” ถูกป้อนสองครั้ง  นี่คือบันทึกที่ซ้ำกัน

2. หากต้องการลบรายการที่ซ้ำกัน ให้เลือกหรือไฮไลต์แถวและคอลัมน์( select or highlight the rows and columns.)

3. ตอนนี้คลิกที่ตัวเลือกเมนูที่มีข้อความว่าData เลื่อนลงแล้วคลิกที่ตัวเลือกลบรายการที่ซ้ำกัน(Remove duplicates )

คลิกที่เมนูที่มีข้อความว่า "ข้อมูล"  คลิกที่ ลบรายการที่ซ้ำกัน เพื่อลบบันทึกที่ซ้ำกัน

4. กล่องป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อถามว่าจะวิเคราะห์คอลัมน์ใด เลือกตัวเลือกตามความต้องการของคุณแล้วคลิกปุ่มลบรายการที่ซ้ำกัน(Remove duplicates )

คลิกปุ่มที่มีข้อความว่า "ลบรายการที่ซ้ำกัน"

5. บันทึกที่ซ้ำกันทั้งหมดจะถูกกำจัดและองค์ประกอบที่ไม่ซ้ำกันจะยังคงอยู่ Google ชีต(Google Sheets)จะแจ้งให้คุณทราบจำนวนระเบียนที่ซ้ำกันที่ถูก(number of duplicate records that were eliminated)กำจัด

Google ชีตจะแจ้งให้คุณทราบจำนวนระเบียนที่ซ้ำกันที่ถูกกำจัดไปแล้ว

6. ในกรณีของเรา มีการลบรายการที่ซ้ำกันเพียงรายการเดียว ( Ajit ) คุณจะเห็นว่าGoogle ชีต(Google Sheets)ได้ลบรายการที่ซ้ำกัน (ดูภาพหน้าจอที่ตามมา)

วิธีที่ 2: ลบรายการที่ซ้ำกันด้วยสูตร(Method 2: Remove Duplicates with Formulae)

สูตร 1: UNIQUE(Formula 1: UNIQUE)

Google ชีต(Google Sheets)มีสูตรชื่อUNIQUEซึ่งจะเก็บบันทึกที่ไม่ซ้ำ และจะลบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดออกจากสเปรดชีตของคุณ

ตัวอย่างเช่น: =UNIQUE(A2:B7)

1. การดำเนินการนี้จะตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันในช่วงของเซลล์ที่ระบุ (A2:B7(specified range of cells (A2:B7)) )

2. คลิกที่เซลล์ว่างบนสเปรดชีตของคุณ(Click on any empty cell on your spreadsheet)และป้อนสูตรข้างต้น Google ชีต(Google Sheets)จะเน้นช่วงของเซลล์ที่คุณระบุ

Google ชีตจะเน้นช่วงของเซลล์ที่คุณระบุ

3.  Google ชีต(Google Sheets)จะแสดงรายการบันทึกเฉพาะที่คุณพิมพ์สูตร จากนั้นคุณสามารถแทนที่ข้อมูลเก่าด้วยระเบียนที่ไม่ซ้ำ(You can then replace the old data with the unique records.)

Google ชีตจะแสดงรายการบันทึกเฉพาะที่คุณพิมพ์สูตร

สูตร 2: COUNTIF(Formula 2: COUNTIF)

คุณสามารถใช้สูตรนี้เพื่อเน้นรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดในสเปรดชีตของคุณ

1. ตัวอย่างเช่น: พิจารณาภาพหน้าจอต่อไปนี้ที่มีรายการที่ซ้ำกันหนึ่งรายการ

ที่เซลล์ C2 ให้ป้อนสูตร

2. ในภาพหน้าจอด้านบน ที่เซลล์ C2 ให้ป้อนสูตรเป็น=COUNTIF(A$2:A2, A2)>1

3. ตอนนี้เมื่อ กดปุ่ม Enterจะแสดงผลลัพธ์เป็น  FALSE

ทันทีที่กดปุ่ม Enter จะแสดงผลเป็น FALSE

4. เลื่อนตัวชี้เมาส์และวางไว้บนสี่เหลี่ยมเล็กๆ( small square)ที่ส่วนล่างของเซลล์ที่เลือก ตอนนี้คุณจะเห็นสัญลักษณ์บวกแทนเคอร์เซอร์ของเมาส์ คลิก(Click)กล่องนั้นค้างไว้ แล้วลากขึ้นไปยังเซลล์ที่คุณต้องการค้นหารายการที่ซ้ำกัน Googleชี ตจะ คัดลอกสูตรไปยังเซลล์ที่เหลือโดย(automatically copy the formula to the remaining cells)อัตโนมัติ

Google ชีตจะคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ที่เหลือโดยอัตโนมัติ

5. Google ชี(Google Sheet) ต จะเพิ่ม “ TRUE ” โดยอัตโนมัติหน้ารายการที่ซ้ำกัน

หมายเหตุ(NOTE) : ในเงื่อนไขนี้ เราได้ระบุเป็น >1 (มากกว่า 1) ดังนั้น เงื่อนไขนี้จะส่งผลTRUEในตำแหน่งที่พบรายการมากกว่าหนึ่งครั้ง ในส่วนอื่นๆ ทั้งหมด ผลลัพธ์จะเป็นFALSE

วิธีที่ 3: ลบรายการที่ซ้ำกันด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข(Method 3: Remove Duplicate Entries with Conditional Formatting)

คุณยังสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อกำจัดบันทึกที่ซ้ำกันออกจากGoogle ชี(Google Sheets)

1. ขั้นแรก(First)เลือกชุดข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นจากเมนู(Menu)ให้เลือกรูปแบบ(Format )แล้วเลื่อนลงแล้วเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข(Conditional formatting.)

จากเมนูรูปแบบ ให้เลื่อนลงมาเล็กน้อยเพื่อเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

2 คลิกที่จัดรูปแบบเซลล์ถ้า…(Format cells if…)กล่องแบบเลื่อนลงและเลือกสูตรที่กำหนดเอง(Custom Formula )ตัวเลือก

คลิกที่ จัดรูปแบบเซลล์ถ้า... กล่องดรอปดาวน์

3. ป้อนสูตรเป็น=COUNTIF(A$2:A2, A2)>1

หมายเหตุ:(Note:)คุณต้องเปลี่ยนข้อมูลแถวและคอลัมน์ตามGoogle ชี(Google Sheet)ต ของคุณ

เลือกสูตรที่กำหนดเองและป้อนสูตรเป็น COUNTIF(A$2:A2, A2)>1

4. สูตรนี้จะกรองระเบียนจากคอลัมน์ A

5. คลิกที่ปุ่มเสร็จสิ้น (Done)หากคอลัมน์ A มีบันทึกที่ซ้ำกัน(duplicate records) Google ชีตจะเน้นรายการซ้ำ (ซ้ำกัน)( Google Sheets will highlight the repeated entries (duplicates).)

Google ชีตจะเน้นรายการซ้ำ (ซ้ำกัน)

6. ตอนนี้คุณสามารถลบระเบียนที่ซ้ำกันเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย

วิธีที่ 4: ลบ Duplicate Records ด้วย Pivot Tables(Method 4: Remove Duplicate Records with Pivot Tables)

เนื่องจากตารางสรุปข้อมูลใช้งานได้รวดเร็วและยืดหยุ่น คุณจึงสามารถใช้เพื่อค้นหาและกำจัดระเบียนที่ซ้ำกันออกจากGoogle ชี(Google Sheet)

ขั้นแรก คุณจะต้องเน้นข้อมูลในGoogle ชี(Google Sheet)ถัดไป(Next)สร้างตารางสาระสำคัญและเน้นข้อมูลของคุณอีกครั้ง ในการสร้างตารางสาระสำคัญด้วยชุดข้อมูลของคุณ ให้ไปที่ข้อมูล(Data )ภายใต้เมนูGoogle ชี(Google Sheet) ต และคลิกที่ตัวเลือกตารางสาระ สำคัญ (Pivot table)คุณจะได้รับพร้อมท์พร้อมกล่องถามว่าจะสร้างตารางสาระสำคัญในชีตที่มีอยู่หรือชีตใหม่ เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมและดำเนินการต่อ

ตารางเดือยของคุณจะถูกสร้างขึ้น จากแผงด้านขวา ให้เลือก ปุ่ม เพิ่ม(Add )ใกล้แถว(Rows)เพื่อเพิ่มแถวที่เกี่ยวข้อง ใกล้กับค่า ให้เลือกเพิ่มคอลัมน์เพื่อตรวจสอบความซ้ำซ้อนของค่า ตารางสาระสำคัญของคุณจะแสดงค่าพร้อมจำนวน (เช่น จำนวนครั้งที่ค่าเกิดขึ้นในแผ่นงานของคุณ) คุณสามารถใช้เพื่อตรวจสอบการซ้ำซ้อนของรายการในGoogle ชี(Google Sheet)ต หากการนับมีมากกว่าหนึ่ง แสดงว่ามีการทำซ้ำรายการในสเปรดชีตของคุณมากกว่าหนึ่งครั้ง

วิธีที่ 5: การใช้ Apps Script(Method 5: Using Apps Script)

อีกวิธีที่ดีในการขจัดความซ้ำซ้อนจากเอกสารของคุณคือการใช้Apps Script (Apps Script)รับด้านล่างเป็นแอพสคริปต์เพื่อกำจัดรายการที่ซ้ำกันจากสเปรดชีตของคุณ:

/**
* remove duplicate rows from Google Sheets data range
*/
function removeDupRows() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = ss.getSheetByName('Sheet1');
  // change the row number of your header row
  var startRow = 7;
  // get the data
  var range = sheet.getRange(startRow,1,sheet.getLastRow(),sheet.getLastColumn()).getValues();
  // remove duplicates with helper function
  var dedupRange = arrayUnique(range);
  Logger.log(dedupRange);
  // check if duplicate sheet exists already, if not create new one
  if (ss.getSheetByName('Sheet1 Duplicates Removed')) {
    // case when dedup sheet already exists
    var dedupSheet = ss.getSheetByName('Sheet1 Duplicates Removed');
    var lastRow = Math.max(dedupSheet.getLastRow(),1);
    var lastColumn = Math.max(dedupSheet.getLastColumn(),1);
    // clear out any previous de-duplicate data
    dedupSheet.getRange(1,1,dedupSheet.getLastRow(),dedupSheet.getLastColumn()).clear();
    // replace with new de-duplicated data
    dedupSheet.getRange(1,1,dedupRange.length,sheet.getLastColumn()).setValues(dedupRange);
  }
  else {
    // case when there is no dedup sheet
    var dedupSheet = ss.insertSheet('Sheet1 Duplicates Removed',0);
    dedupSheet.getRange(1,1,dedupRange.length,dedupRange[0].length).setValues(dedupRange);
  }
  // make the de-duplicate sheet the active one
  dedupSheet.activate();
}
/**
* helper function returns a unique array
*/
function arrayUnique(arr) {
  var tmp = [];
  // filter out duplicates
  return arr.filter(function(item, index){
    // convert row arrays to strings for comparison
    var stringItem = item.toString();
    // push string items into temporary arrays
    tmp.push(stringItem);
    // only return the first occurrence of the strings
    return tmp.indexOf(stringItem) >= index;
  });
}
You can also use the below function to add a custom menu to Google Sheets to remove duplicates so that you can easily use it.
/**
* add a menu to run a function from Sheet
*/
function onOpen() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Remove duplicates')
  .addItem('Highlight duplicate rows','highlightDupRows')
  .addItem('Remove duplicate rows','removeDupRows')
  .addToUi();
}

วิธีที่ 6: ใช้ Add-on เพื่อลบรายการที่ซ้ำกันใน Google ชีต(Method 6: Use Add-on to Remove Duplicates in Google Sheets)

การใช้ส่วนเสริมเพื่อขจัดรายการที่ซ้ำกันออกจากสเปรดชีตของคุณอาจเป็นประโยชน์ ส่วนขยายดังกล่าวหลายอย่างมีประโยชน์ หนึ่งในโปรแกรมเสริมดังกล่าวคือโปรแกรมเสริมของAblebits ที่(Ablebits)ชื่อว่า “ Remove Duplicates

1. เปิด Google ชีต จากนั้นจากเมนูAdd-on(Add-ons ) ให้คลิกที่ ตัวเลือกGet add-on(Get add-ons )

จากภายใน Google ชีต ให้ค้นหาเมนูชื่อ “ส่วนเสริม” และคลิกที่ตัวเลือก “รับส่วนเสริม”

2. เลือกไอคอนเปิด(Launch ) ใช้ (เน้นในภาพ หน้า จอ) เพื่อเปิด G-Suite Marketplace

เลือกไอคอนเปิดใช้ (เน้นในภาพหน้าจอ) เพื่อเปิด G-Suite Marketplace

3. ตอนนี้ค้นหาAdd-on ที่(Add-on)คุณต้องการและติดตั้ง

ค้นหาโปรแกรมเสริมที่คุณต้องการและคลิกที่มัน

4. อ่านคำอธิบายของส่วนเสริมหากต้องการ จากนั้นคลิกที่( click on the Install)ตัวเลือก การติดตั้ง

คลิกที่ตัวเลือกเพื่อ ติดตั้ง

ยอมรับการอนุญาตที่จำเป็นในการติดตั้งส่วนเสริม คุณอาจต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลรับรองบัญชีGoogle ของคุณ (Google)หลังจากที่คุณติดตั้งส่วนเสริมแล้ว คุณสามารถลบรายการที่ซ้ำกันออกจากGoogle ชีต(Google Sheets) ได้ อย่าง ง่ายดาย

ที่แนะนำ:(Recommended:)

เราหวังว่าข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ และคุณสามารถลบรายการที่ซ้ำกันออกจาก Google ชีตได้อย่างง่ายดาย (easily remove duplicate entries from Google Sheets.)หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือคำถามในใจ โปรดใช้ส่วนความคิดเห็นเพื่อถามพวกเขา



About the author

ฉันเป็นช่างเทคนิคด้านเสียงและคีย์บอร์ดมืออาชีพที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี ฉันเคยทำงานในโลกธุรกิจ ในตำแหน่งที่ปรึกษาและผู้จัดการผลิตภัณฑ์ และล่าสุด เป็นวิศวกรซอฟต์แวร์ ทักษะและประสบการณ์ของฉันช่วยให้ฉันทำงานในโครงการประเภทต่างๆ ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ ฉันยังเป็นผู้เชี่ยวชาญใน Windows 11 และทำงานเกี่ยวกับระบบปฏิบัติการใหม่มานานกว่าสองปีแล้ว



Related posts