อีเมลที่ไม่ต้องการอาจใช้พื้นที่ขนาดใหญ่ในหน่วยความจำคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้Microsoftขอเสนอพารามิเตอร์ในMicrosoft Outlookที่กำหนดจำนวนอีเมลที่จะพร้อมให้ดาวน์โหลดบนพีซีในพื้นที่ของคุณ ดังนั้น หากบัญชีอีเมลของคุณเชื่อมโยงกับMicrosoft Exchange Serverเช่นOffice 365หรือHotmailพารามิเตอร์ที่กำหนดค่าไว้จะตั้งค่าขีดจำกัดอีเมลสำหรับคอมพิวเตอร์ของคุณโดยอัตโนมัติ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้และทำให้Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด^{(Outlook download all emails)}จากเซิร์ฟเวอร์ได้

ทำให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด

หากคุณใช้บริการผู้ให้บริการอีเมลอื่นที่ไม่ใช่บริการของ Microsoft Exchange Server^{(Microsoft Exchange Server)}เช่นGoogle Outlook จะไม่สนใจพารามิเตอร์ นั้นและดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด

ในการดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากExchange ServerในOutlook-

เชื่อมต่อกับMicrosoft Exchangeผ่านLink
เปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี Exchange

1] เชื่อมต่อ^(Connect)กับMicrosoft Exchangeผ่านLink

Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด

วิธีที่ง่ายที่สุดในการดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจาก เซิร์ฟเวอร์ Exchangeคือการเลื่อนลงไปที่ด้านล่างของโฟลเดอร์ หากมีรายการอื่นๆ ในโฟลเดอร์นั้นบนเซิร์ฟเวอร์ คุณจะเห็นลิงก์ ' คลิกที่นี่เพื่อดูเพิ่มเติมใน Microsoft Exchange '^{(Click here to view more on Microsoft Exchange)}

กดที่ลิงก์และในไม่กี่วินาทีOutlookจะเริ่มดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ

2] เปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี Exchange

สำหรับสิ่งนี้ ให้เปิดMicrosoft Outlookและไปที่เมนู ' ไฟล์^(File) ' และเลือก 'การตั้งค่าบัญชี'

จากนั้นเลือก ' การตั้งค่าบัญชี^{(Account Settings)} ' อีกครั้งจากเมนูแบบเลื่อนลง

ทำให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด

เมื่อไปที่ หน้าต่าง ' การตั้งค่าบัญชี^{(Account Settings)} ' ให้เลือกบัญชีของคุณและกดปุ่ม ' เปลี่ยน^(Change) '

หลังจากนั้น ในหน้าต่าง 'การตั้งค่าออฟไลน์' ที่เปิดขึ้น ให้ตรวจสอบว่า ' ใช้โหมด Cached Exchange^{(Use Cached Exchange Mode)} ' เปิดใช้งานอยู่หรือไม่ ถ้าใช่ ให้เลื่อนแถบเลื่อน ' Mail to keep offline ' ไปยังขีดจำกัดเวลาที่คุณต้องการ

โดยค่าเริ่มต้น ตัวเลือกต่างๆ มีตั้งแต่ 3 วันถึง 5 ปีและมีให้เลือกทั้งหมด ^(All)เลือก^(Choose) ' ทั้งหมด^(All) ' หากคุณต้องการ ให้ Outlookดาวน์โหลดจดหมายทั้งหมดของคุณไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ ก่อนเลือกตัวเลือก ' ทั้งหมด^(All) ' ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่ว่างบนดิสก์ เพียงพอในคอมพิวเตอร์ของคุณ^(Disk)

เมื่อเสร็จแล้ว คลิก ' ถัด^(Nex) ไป ' และเริ่มต้นOutlook ใหม่ เมื่อได้รับแจ้ง

เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ คุณจะสังเกตเห็นข้อความที่ด้านล่างของOutlookว่า ' โฟลเดอร์ทั้งหมดเป็นข้อมูลล่าสุด^{(All folders are up to date)} ' แสดงว่าคุณได้ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากMicrosoft Exchange ServerไปยังบัญชีOutlook ของคุณ^(Outlook)

ที่เกี่ยวข้อง^(Related) : ทิ้งสำเนาข้อความไว้บนตัวเลือกเซิร์ฟเวอร์ที่ขาดหายไปใน Outlook

หวังว่าเคล็ดลับนี้จะเป็นประโยชน์^{(Hope you find this tip useful.)}

How to make Outlook download all emails from server

Unwanted emails can take up a lаrge space of your computer memory. To avoid this, Microsoft offers a parameter in Microsoft Outlook that determines how much mails should be available for download on your local PC. So, if your mail account is linked to Microsoft Exchange Server like Office 365 or Hotmail then, the configured parameter will automatically set the mails limit for your computer. If required, you can change this setting and make Outlook download all emails from the server.

Make Outlook download all emails

If you’re using a mail provider service other than the one provided by Microsoft Exchange Server, like Google then, Outlook will simply ignore the parameter and download all mails.

To download all emails from Exchange Server in Outlook-

Connect to Microsoft Exchange via Link
Change Exchange Account Settings.

1] Connect to Microsoft Exchange via Link

Outlook download all emails

The simplest way to download all your emails from Exchange server is to scroll down to the bottom of a folder. If there are more items in that folder on the server, you’ll see a ‘Click here to view more on Microsoft Exchange’ link.

Hit the link and in seconds Outlook will begin to download all the emails to your computer.

2] Change Exchange Account Settings

For this, open Microsoft Outlook and go to the ‘File’ menu and choose ‘Account Settings’.

Next, select ‘Account Settings’ again from the drop-down menu.

Make Outlook download all emails

When directed to the ‘Account Settings’ window, select your account and hit the ‘Change’ button.

Thereafter, in the ‘Offline Settings’ window that opens up, check if ‘Use Cached Exchange Mode’ is enabled. If yes, slide the ‘Mail to keep offline’ slider to the desired time limit you want.

By default, options ranging from 3 days up to 5 years and All are available. Choose ‘All’ if you would like Outlook to download all of your mail to your computer. Before choosing ‘All’ option, make sure you have enough Disk space available on your computer.

When done, click ‘Next’ and restart Outlook, when prompted.

Once the process, is complete, you’ll notice a message at the bottom of Outlook saying ‘All folders are up to date’. This indicates that you have downloaded all your emails from Microsoft Exchange Server to your Outlook account.

Related: Leave a copy of messages on the server option missing in Outlook.

Hope you find this tip useful.

ชนนิภา อัศวรัช

About the author

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี เชี่ยวชาญด้านแอปและไฟล์ของ Windows ฉันได้เขียนและ/หรือทบทวนบทความหลายร้อยเรื่องในหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของคอมพิวเตอร์ ซึ่งช่วยให้บุคคลต่างๆ ออนไลน์ได้อย่างปลอดภัย ฉันยังเป็นที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์สำหรับธุรกิจที่ต้องการความช่วยเหลือในการปกป้องระบบของตนจากการละเมิดข้อมูลหรือการโจมตีทางไซเบอร์

วิธีทำให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์

ทำให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด