ฉันคิดว่ามันปลอดภัยที่จะบอกว่าเกือบทุกคนที่ต้องใช้อีเมลในงานนั้นเคยใช้Microsoft Outlook ^{(Microsoft Outlook)}ฉันเป็นหนึ่งในหลาย ๆ คนที่เรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้มากเพียงพอ และไม่เคยคิดว่านี่เป็นอะไรมากไปกว่าโปรแกรมอีเมลที่สามารถพิมพ์ปฏิทินได้ด้วย เจ้านายของฉันรู้เรื่องMicrosoft Outlookน้อยกว่าฉัน ฉันจึงพิมพ์ปฏิทินของแผนกให้เธอเสมอ ลองนึกภาพความประหลาดใจของฉันเมื่อเห็นชื่อหนังสือเล่มนี้! ใช้Microsoft Outlookสำหรับการบริหารเวลาและองค์กร^{(time management and organization)} ? นี้ฉันต้องดู สามารถใช้วิธีนี้ได้แม้กระทั่งกับผู้ที่มีทักษะพื้นฐานเท่านั้น? ฉันกระตือรือร้นมากที่จะหา

หมายเหตุ:^(NOTE:)จากนี้ไปฉันจะอ้างถึงหนังสือเล่มนี้ว่าการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ^{(Effective Time Management)}ซึ่งจะทำให้ใช้เวลาและของคุณ^{(time and yours)}น้อยลง

ไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญ

การแนะนำตัวทำให้มั่นใจมาก ใช่ หนังสือเล่มนี้เหมาะสำหรับผู้ที่มีทักษะMicrosoft Outlook ขั้นพื้นฐานเท่านั้น ^{(Microsoft Outlook)}ผู้เขียนขอให้ผู้อ่านเข้าใจพื้นฐาน เนื่องจากนี่ไม่ใช่หนังสือประเภท" วิธีใช้ Microsoft Outlook โดยเริ่มจาก ศูนย์" ^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")}ส่วนเดียวของMicrosoft Outlookที่จะอธิบาย"ตั้งแต่คลิกครั้งแรก"^{("from the very first click")}คือTasksเพราะเป็นส่วนที่คนส่วนใหญ่ไม่ได้ใช้หรือไม่ได้ใช้อย่างกว้างขวาง ผู้เขียนบอกว่าหนังสือเล่มนี้มีไว้สำหรับผู้ ใช้ Microsoft Outlook ที่มีประสบการณ์ ด้วยเพราะนำเสนอระบบการจัดองค์กรและการจัดการเวลา^{(organization and time management)}ที่ดีกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่า และอาจแสดงให้ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มากที่สุดเห็นถึงวิธีการใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ให้มากยิ่งขึ้น ด้วยการแนะนำแบบนี้ ฉันจึงอยากอ่านเพิ่มเติม

แต่ละบทเริ่มต้นด้วยภาพรวมว่าปัญหาเริ่มต้นอย่างไร ตามด้วยส่วนที่เรียกว่า"Let's get started and change this!"และจบลงด้วยส่วน"คุณลองดู"^{("You try it")}ที่สรุปสิ่งที่บทได้สอนและให้ผู้อ่านได้ทราบถึงสิ่งที่จำเป็นต้องทำ สิ่งที่ดีที่สุดประการหนึ่งเกี่ยวกับหนังสือเล่มนี้คือ หนังสือเล่มนี้ไม่ได้ผูกติดอยู่กับเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่งโดยเฉพาะ มีคำแนะนำสำหรับMicrosoft Outlook 2003, 2007 และ 2010 ในที่นี้ ดังนั้นจึงไม่มีใครถูกปิด

ไม่จมน้ำตายในอีเมล

ฉันชอบภาพ "อีเมลท่วมท้น" ที่หนังสือเล่มนี้ต้องการให้เราทุกคนไม่จมน้ำ สำหรับหลาย ๆ คน เป็นวิธีเดียวที่จะอธิบายได้ ฉันเคยเห็นคนพูดถึงอีเมลนับร้อยหรือหลายพันฉบับที่ยังอยู่ในกล่องจดหมายและหลั่งไหลเข้ามามากขึ้นตลอดเวลา ไม่มีทางที่ใคร^{(way anyone)}จะอ่านอีเมลทั้งหมดได้—สิ่งที่พวกเขาต้องการคือวิธีที่มั่นคงและมีประสิทธิภาพในการจัดการกับสิ่งที่มีอยู่แล้ว และป้องกันไม่ให้อีเมลซ้ำซ้อนอีก และแน่นอน ถ้าใครเริ่มต้นด้วยอีเมล "ท่วมท้น" การควบคุมสถานการณ์จะไม่เกิดขึ้นทันที ต้องมีแผน^{(step plan)} เป็นขั้นเป็น ตอน นั่นคือสิ่งที่การจัดการเวลา^{(Effective Time Management)} ที่มีประสิทธิภาพ วางไว้ ผู้เขียนระบุสาเหตุหลักของปัญหา (เช่น ฟุ้งซ่าน คลิก"^{("Reply All,")}และไม่มีระบบสำหรับจัดการกับจดหมายขาเข้า) จากนั้นให้ผู้อ่านทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อจัดการกับสิ่งที่มีอยู่แล้วและตั้งค่าระบบเพื่อไม่ให้เกิดขึ้นอีก ฉันคิดว่าทุกคนที่ใช้เวลาในการอ่านส่วนนี้และทำตามคำแนะนำของผู้เขียน (และที่สำคัญที่สุดคือยึดติดกับระบบของพวกเขา) จะพบว่ามันใช้ได้ผล พวกเขาพูดตามตรงว่าผู้อ่านจะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมของตัวเองมากน้อยเพียงใดเพื่อจัดการสิ่งต่างๆ ให้เป็นระเบียบ และเหตุใดจึงจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น แต่ละขั้นตอนที่จำเป็น (เช่น การปิดการแจ้งเตือน การตั้งเวลาเพื่อจัดการกับอีเมลและปล่อยให้มันอยู่คนเดียวตลอดเวลา และสร้างการเตือนความจำ งาน^{(Microsoft Outlook)}. พวกเขาพูดถึงการสร้างชุดโฟลเดอร์ของคุณเองและตั้งค่าสถานะข้อความสำคัญ เพื่อไม่ให้คุณมองข้าม ซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันอยากรู้เมื่อฉันใช้Microsoft Outlookในที่ทำงาน มีคำแนะนำโดยละเอียดสำหรับการตั้งค่ากฎเพื่อให้ข้อความได้รับการจัดเรียงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ เหนือสิ่งอื่นใด สามารถช่วยลดความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมาย^{(inbox clutter)}และทำให้ผู้คนจดจ่ออยู่กับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

รักษาลำดับความสำคัญของคุณให้ตรง

หัวข้อเกี่ยวกับการใช้Tasksเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญยังได้รับการตรงประเด็น และใช้ตัวอย่างของผู้ปฏิบัติงานที่ไม่เป็นระเบียบและสมมติขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นว่าการฟุ้งซ่านสามารถส่งผลร้ายแรงได้อย่างไร จากนั้นผู้อ่านจะพิจารณาหลายวิธีในการพิจารณาว่างานใดมีความสำคัญจริงๆ และงานใดควรมีความสำคัญเหนือกว่างานอื่นๆ นี่คือสิ่งที่คนส่วนใหญ่มีปัญหา นั่นคือการค้นหาว่าอะไรสำคัญจริงๆ และอะไรที่สามารถเลื่อนออกไปได้เล็กน้อยในขณะที่งานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดได้รับการดูแล ผู้เขียนเน้นถึงความสำคัญของการเขียนสิ่งต่างๆ นี่เป็นแนวคิดหลักในระบบการจัดการเวลาที่รู้จักกันดีหลายระบบ และค่อนข้างถูกต้อง ทุกวันนี้ เรามีเรื่องที่ต้องจำมากเกินไป และแม้แต่ไอน์สไตน์^(Einstein)ก็ไม่สามารถจัดการได้ทั้งหมด การเขียน^(Writing)สิ่งที่ลงเป็นกุญแจสำคัญ ผู้เขียนไปไกลกว่าการเขียนธรรมดาๆ และอธิบายว่าผู้คนควรเขียนแผนอย่างไรและทำไม พวกเขารับทราบว่าการเริ่มต้นเขียนแผนงานไม่ใช่เรื่องง่ายเมื่อไม่เคยทำมาก่อน และพวกเขาอธิบายว่าทำไมจึงจำเป็นสำหรับการจัดการเวลา^{(time management)} ที่ ดี การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ^{(Effective Time Management)}จะอธิบายระบบที่ตรงไปตรงมา^{(straightforward system)}สำหรับการตั้งค่าการนัดหมายและงาน (และอธิบายความแตกต่างระหว่างทั้งสองอย่างชัดเจน) และสำหรับการตั้งค่ามุมมอง ตัวกรอง และหมวดหมู่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

หมวดหมู่ งาน และเวลา

บทแรกในหนังสือเล่มนี้กล่าว^{(book deal)}ถึงสิ่งที่Microsoft Outlookสามารถทำได้ในที่ทำงานเป็นหลัก เริ่มต้นด้วยบท"วิธีเพิ่มเวลาให้กับสิ่งที่จำเป็นด้วยการวางแผนสัปดาห์ที่มีประสิทธิภาพ"^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")}ผู้เขียนได้อธิบายต่อไปว่าMicrosoft Outlookสามารถใช้เพื่อวางแผนเวลาที่ไม่ใช่งานได้อย่างไร พวกเขาทำตามขั้นตอนที่จำเป็นในการตั้งค่าหมวดหมู่และกำหนดรหัสสีหากต้องการ เพื่อช่วยในการจัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบงาน พวกเขาเน้นถึงความสำคัญของการวางแผนรายสัปดาห์ และการรวมเวลาสำหรับเรื่องส่วนตัว เช่นการออกกำลังกายและการศึกษา^{(exercise and education)}ให้เป็นส่วนหนึ่งของแผนโดยรวม อาจดูแปลกในตอนแรกที่จะใส่กิจกรรมส่วนตัวที่ไม่ใช่งานในMicrosoft Outlookแผนรายสัปดาห์ในที่ทำงาน แต่ผู้เขียนอธิบายได้ชัดเจนว่าเหตุใดจึงเป็นความคิดที่ดีมาก โดยเน้นถึงความสำคัญของความสมดุลในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว พวกเขาทราบดีว่าสถานที่ทำงานบางแห่งไม่อนุญาตให้มีการวางแผนส่วนตัว และไม่ใช่ทุกคนที่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ของที่ทำงาน^{(work computer)}จากภายนอกสำนักงานได้ และมีกลยุทธ์ในการจัดการกับสิ่งนี้ เป็นที่ชัดเจนว่าพวกเขามีความเข้าใจที่มั่นคง ไม่เพียงแต่ในเรื่องของตนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นจริงของสถานที่ทำงานด้วย

การวางแผนในชีวิตจริง

เรื่องราวของคนงานที่ไม่เป็นระเบียบสมมติยังคงดำเนินต่อไปในบทเกี่ยวกับการวางแผนชีวิตจริง คนส่วนใหญ่ไม่รู้จริงๆ ว่างานที่ได้รับจะใช้เวลานานแค่ไหน เพราะเป็นงานที่หายากมากที่ต้องแยกจากกัน การเดินทางมาสำนักงานยังมีเวลาขึ้นรถ จอดรถ และเดินไปที่ทำงานด้วย และหลายคนก็นึกถึงแต่เวลาขับรถ^{(driving time)} จริง เท่านั้น ผู้คนฟุ้งซ่านหรือสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นซึ่งทำให้วันทำงาน^{(work day)} ปกติ ยุ่งเหยิงไปหมด ผู้คนทำในสิ่งที่พวกเขาต้องการทำและจัดการที่จะไม่ทำในสิ่งที่พวกเขาไม่ต้องการทำ (ซึ่งจะทำให้ทุกอย่างผิดพลาดขึ้นอยู่กับงานที่ทำ) ในส่วนนี้ ผู้เขียนจะพิจารณาธรรมชาติของมนุษย์ให้ดีและแสดงให้เห็นว่าแผนวัน มีประสิทธิภาพอย่างไร^{(day plan)}สามารถทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้น การติดตามเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานอย่างแม่นยำคือสิ่งสำคัญที่นี่ ไม่มีการประมาณการหรือตัวเลขสนามเบสบอลอีกต่อไป—ระยะเวลาจริงสำหรับแต่ละงานตั้งแต่ต้นจนจบ โดยพื้นฐานแล้ว ผู้เขียนต้องการให้ผู้อ่านสร้างฐานข้อมูลเวลา^{(time database)}ดังนั้นแทนที่จะคาดเดาหรือคาดเดา ผู้อ่านสามารถค้นหาระยะเวลาจริงสำหรับงานที่กำหนดและวางแผน^{(task and plan)}ตามนั้น พวกเขายังขอให้ผู้อ่านประเมิน"ชั่วโมงการทำงาน"^{("Productivity Hours,")} ของตัวเอง ช่วงเวลาเหล่านั้นของวันที่ผู้คนทำงานได้ดีที่สุด และ"ชั่วโมงแห่งการหยุดชะงัก" ของพวกเขาเอง^{("Disruption Hours,")}ช่วงเวลาเหล่านั้นของวันที่พวกเขามักจะถูกขัดจังหวะมากที่สุด จากนั้นพวกเขาก็กำหนดแผนสำหรับจัดตารางเวลาช่วงที่ไม่มีการหยุดชะงักระหว่างชั่วโมงที่มีประสิทธิผลสูงสุด และพวกเขารับทราบว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นชั่วข้ามคืนเนื่องจากตามคำจำกัดความคนอื่น ๆ จะต้องได้รับการฝึกอบรมไม่ให้ขัดจังหวะคุณในขณะที่คุณกำลังทำงาน และพวกเขาเน้นถึงความสำคัญของการสร้างใน " เวลาบัฟเฟอร์^{(buffer time)} " เพื่อที่ว่าหากสิ่งต่าง ๆ ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ เวลาที่เหลือของวันจะไม่ถูกรบกวนโดยสิ้นเชิง

ประชุม ประชุม ใครมีประชุม

การประชุมดูเหมือนจะเป็นความจริงของชีวิตในธุรกิจ และอาจเป็นการเสียเวลามหาศาลและทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง การจัดการเวลา^{(Effective Time Management)} ที่มีประสิทธิภาพ รับทราบสิ่งนี้และอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าการประชุมผ่านMicrosoft Outlookและประสานงานเวลาการประชุมกับผู้อื่น อย่างไรก็ตาม คำแนะนำที่มีค่าที่สุดสามารถสรุปได้ในประโยคที่ว่า "การประชุมที่ดีที่สุดคือคนที่ไม่เกิดขึ้น" ^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}การประชุมทำให้ผู้คนออกจากงาน ขัดขวางกระบวนการทำงาน พึ่งพาทุกคนที่สามารถปรากฏตัวและมีส่วนร่วมอย่างมีความหมาย และทำให้บริษัทต้องเสียเงิน^{(company money)}เพราะคนมาประชุมแทนที่จะทำงาน ดังนั้น หลังจากอธิบายวิธีตั้งค่าการเรียกประชุมแล้ว ผู้เขียนแนะนำว่าไม่ค่อยมีการจัดกำหนดการการประชุม และใช้วิธีการสื่อสารอื่นๆ (เช่นWindows Live Meetingหรือการประชุมทางโทรศัพท์) แทนให้มากที่สุด หากการประชุมมีความจำเป็น ก็มีแผนที่จะทำให้การประชุมราบรื่นยิ่งขึ้นและให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ซึ่งครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมดและควรเพิ่มผลผลิตของทุกคนและเสีย^{(productivity and waste)}เวลาน้อยที่สุด มันจะเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีเยี่ยมสำหรับสถานที่ทำงานใดๆ

กระดาษน้อยลง ผลผลิตมากขึ้น

หลายคนยังคงชอบที่จะเก็บข้อมูลไว้บนกระดาษ (ฉันต้องยอมรับว่าเป็นหนึ่งในคนเหล่านั้น) แต่กระดาษขาดการติดตามและจัดเก็บได้ง่าย และหลังจากนั้นไม่นาน กระดาษ จำนวนมาก^{(sheer mass)}จะกลายเป็นเทอะทะจนอาจส่งไปยังเครื่องทำลายเอกสารได้เช่นกัน การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ^{(Effective Time Management)}กำหนดวิธีการจดบันทึกที่มีประสิทธิภาพและติดตามไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้เขียนแนะนำว่าผู้อ่านใช้^{(reader use)} Microsoft OneNoteแต่ยอมรับว่า Microsoft Office ไม่ได้รวมอยู่ในMicrosoft Office หลายเวอร์ชัน (โดยเฉพาะรุ่นเก่ากว่า) และต้องซื้อแยกต่างหาก ซึ่งหลายคนไม่สามารถจ่ายได้ ฉันหวังว่าผู้เขียนได้เสนอคำแนะนำทางเลือกแทนMicrosoft OneNoteเนื่องจากเห็นได้ชัดว่าเป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์มาก และสามารถทำงานร่วมกับMicrosoft Outlookได้ อย่างมีประสิทธิภาพ การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ^{(Effective Time Management)}จะแนะนำผู้อ่านโดยใช้Microsoft OneNoteเพื่อจดบันทึก วางแผน ตั้งค่าปฏิทิน และตั้งค่าระบบที่มีโครงสร้างและเป็นระเบียบเพื่อติดตามทุกสิ่ง มันแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงข้อดีของการใช้บันทึกและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ฉันต้องยอมรับว่าฉันเริ่มคิดต่างเกี่ยวกับโฟลเดอร์ทั้งหมดของฉันที่มีบันทึกย่อและงานพิมพ์หลังจากที่อ่านบทนี้แล้ว และฉันจะเริ่มมองหาการใช้ Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)}หรือโปรแกรมอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันเพื่อช่วยให้ฉันติดตามสิ่งต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สรุปมันทั้งหมด

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ^{(Effective Time Management)}ปิดท้ายด้วยบทสั้นๆ ที่เรียกว่า"วิธีใช้ประโยชน์จากหนังสือเล่มนี้อย่างแท้จริง"^{("How to truly benefit from this book")}ซึ่งจะทำให้บทก่อนหน้าทั้งหมดอยู่ในมุมมองและอธิบายวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นใช้ งาน Microsoft OutlookและMicrosoft OneNoteเพื่อจัดระเบียบในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ ผู้เขียนชี้แจงอย่างชัดเจนว่าพวกเขาไม่ได้คาดหวังให้องค์กรเกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน และพวกเขาไม่ได้คาดหวังว่าจะเกิดขึ้นหากปราศจากความมุ่งมั่นของผู้อ่านที่จะทำให้มันสำเร็จ แต่พวกเขายังอธิบายด้วยว่าเหตุใดจึงคุ้มค่าแก่เวลาและความพยายาม^{(time and effort)}ในการปฏิบัติตามแผนของพวกเขา แม้จะไม่ได้ใช้Microsoft Outlook, แผนนี้ใช้ได้ มีโปรแกรมอื่น ๆ ที่มีคุณสมบัติเหมือนกันมาก อาจไม่ได้อยู่ในแพ็คเกจที่สะดวก แต่ยังคงใช้งานได้ ฉันเข้าใจว่าหนังสือเล่มนี้มุ่งเน้นที่Microsoft OutlookและMicrosoft OneNoteแต่ฉันคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เขียนที่จะแนะนำโปรแกรมอื่นๆ สองสามโปรแกรมที่สามารถใช้ติดตามระบบเดียวกันได้แม้ว่าจะไม่มีMicrosoft Officeอยู่ในมือ ก็ตาม . นั่นเป็นเพียงข้อเสนอแนะเล็กน้อย และฉันแน่ใจว่าใครก็ตามที่สนใจติดตามระบบนี้สามารถทำให้มันทำงานได้กับซอฟต์แวร์ใดๆ ก็ตามที่พวกเขามีอยู่

คำตัดสิน

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ^{(Effective Time Management)}นั้นเหมาะสำหรับทุกคนจริงๆ เราทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จากการค้นหาความสมดุลในชีวิตการงานและชีวิตส่วนตัว จากการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการใช้เครื่องมือที่มีอยู่อย่างดีที่สุด แม้แต่คนที่มั่นใจว่าตนเองมีทุกสิ่งภายใต้การควบคุมก็สามารถหาคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ได้ที่นี่ ผู้เขียนเข้าใจทั้งซอฟต์แวร์และธรรมชาติของมนุษย์อย่างชัดเจน และดำเนินการทีละขั้นตอน^{(step approach)}และอธิบายว่าทำไมสิ่งที่พวกเขาอธิบายจึงจะได้ผล ฉันดีใจที่มีโอกาสได้ทบทวนหนังสือเล่มนี้ เพราะตอนนี้ฉันสามารถเริ่มใช้แผนเพื่อจัดการเวลาของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Book Review - Effective Time Management

I think іt's safe to say that nearly everyone who'ѕ had to use email on the јob has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

Related posts

• บทวิจารณ์หนังสือ - Windows 8.1 The Missing Manual โดย David Pogue

• บทวิจารณ์หนังสือ - Windows 8 Inside Out โดย Tony Northrup

• บทวิจารณ์หนังสือ - Windows 8 Out of the Box โดย Mike Halsey

• รีวิวหนังสือ - Windows 8 ทีละขั้นตอน โดย Ciprian Rusen & Joli Ballew

• รีวิวหนังสือ - สร้างเครือข่ายคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ของคุณ ทีละขั้นตอน

• รีวิวหนังสือ - Windows 7 ใช้งานได้แล้ว

• รีวิวหนังสือ - Windows 7 และ Office 2010 สำหรับ Dummies, Book + DVD Bundle

• รีวิวหนังสือ - Windows 8 สำหรับ Dummies โดย Andy Rathbone

• รีวิวหนังสือ - ความลับของ Windows 8

• รีวิวหนังสือ - สอนตัวเองด้วยสายตา Windows 8

• รีวิวหนังสือ - Windows 8.1 ทีละขั้นตอน โดย Ciprian Rusen & Joli Ballew

• รีวิวหนังสือ - Microsoft Office 2010 สำหรับ Dummies

• รีวิวหนังสือ - ฟิตเนสสำหรับ Geeks

• รีวิว ASUS Transformer Book T300 Chi - รูปลักษณ์ที่ดีพบกับ Intel Core M CPU

• รีวิวหนังสือ - Windows 7 Inside Out

• รีวิวหนังสือ - Windows 7 Annoyances

• บทวิจารณ์หนังสือ - ควบคุมความเป็นส่วนตัวออนไลน์ของคุณ โดย Joe Kissell

• รีวิวหนังสือ: Office 365 for Dummies, Second Edition

• บทวิจารณ์หนังสือ - Windows 7, The Missing Manual

• รีวิวหนังสือ - Windows 8.1 Inside Out โดย Tony Northrup