บทแนะนำนี้จะสอนวิธีปกป้อง เอกสาร Microsoft Word ทั้งหมดหรือบางส่วน โดยใช้คุณลักษณะนี้ที่เรียกว่า' จำกัดการแก้ไข^{(Restrict Editing)}' คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายเอกสารเป็น' อ่านอย่างเดียว^{(Read Only)}'และยังอนุญาตให้แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงบางส่วนที่เลือกของเอกสาร

การ จำกัดการแก้ไข^{(Restrict Editing)}จะล็อกบางบรรทัดหรือประโยคในเอกสาร ซึ่งอาจมีความสำคัญหรือละเอียดอ่อน ดังนั้นจึงไม่สามารถแก้ไขได้โดยใครก็ตาม นี่คือวิธีป้องกันเนื้อหาที่มีอยู่ในเอกสารMS Word

ป้องกัน^{(Protect Word)}เอกสาร Word โดยใช้การจำกัดการแก้ไข^{(Restrict Editing)}

ส่วนที่ไม่ จำกัดในเอกสาร^{(parts in the document)}สามารถทำให้ทุกคนใช้งานได้ หรือคุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่จะแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงได้ คุณยังมีตัวเลือกในการป้องกันเอกสารทั้งหมดและทำให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว เรามาดูกันว่าสิ่งนี้สามารถทำได้อย่างไร

ในการเริ่มต้น ให้เปิด เอกสาร MS Wordและคลิกที่แท็บ'ตรวจสอบ'^{(‘Review’)}

การแก้ไขข้อ จำกัด MS Word

เลือกประโยคที่คุณไม่ต้องการใช้คุณลักษณะการแก้ไขแบบจำกัด ในกรณีนี้ ข้าพเจ้าได้เลือกเฉพาะประโยคที่ 1 และ 2 เท่านั้น ในแท็บรีวิว กลุ่ม ^(Review)'ป้องกัน'^{(‘Protect’)}คลิกที่'จำกัดการแก้ไข'^{(‘Restrict Editing’)}ตามที่แสดงในรูปภาพ

ปกป้อง MS Word โดยจำกัดการแก้ไข

กล่อง โต้ตอบ จำกัดการแก้ไข^{(Restrict Editing)}จะเปิดขึ้น คุณจะเห็นสิ่งต่อไปนี้:

ข้อจำกัดการจัดรูปแบบ
แก้ไขข้อ จำกัด
ข้อยกเว้น
เริ่มบังคับใช้

1] ข้อ จำกัด การจัดรูปแบบ

การตั้งค่านี้จำกัดการจัดรูปแบบเฉพาะบางรูปแบบหรือสไตล์ที่เลือก คุณสามารถเลือกสไตล์ที่คุณต้องการอนุญาตในเอกสารได้ หากต้องการใช้สิ่งนี้ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย

2] แก้ไขข้อ จำกัด

ภายใต้ การ แก้ไขข้อจำกัด^{(Editing Restrictions)}เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ระบุว่า – อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร^{(Allow only this type of editing in the document.)}

นอกจากนี้ ให้คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกตัวเลือก'ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว)' ^{(‘No changes (Read Only)’.)}เอกสารจะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ยกเว้นส่วนที่เลือก คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกอื่นๆ เช่น การเปลี่ยนแปลงที่ ติดตาม^(Tracked)ความคิดเห็น และการกรอกแบบฟอร์ม ขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการอนุญาต

ข้อยกเว้น (ไม่บังคับ)

ส่วนนี้ให้คุณเลือกผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขเอกสารได้อย่างอิสระ หากต้องการอนุญาตให้ทุกคนและทุกคนสามารถแก้ไขส่วนที่เลือกของเอกสารได้ ให้เลือกช่องกาเครื่องหมาย"ทุกคน" ^{(‘Everyone’)}คุณยังสามารถป้อนชื่อผู้ใช้แยกกัน โดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

3] เริ่มบังคับใช้

หากต้องการใช้การตั้งค่าทั้งหมดเหล่านี้กับ เอกสาร MS Word ของคุณ ให้คลิกที่'ใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน'^{(‘Yes, Start Enforcing Protection’.)}

ป้องกันเอกสาร Word โดยใช้การจำกัดการแก้ไข

กล่อง โต้ตอบ 'เริ่มบังคับใช้การป้องกัน'^{(‘Start Enforcing Protection’)}จะเปิดขึ้น คุณจะเห็น วิธี การป้องกัน^(Protection) สอง วิธี – รหัสผ่าน^(Password)และ การ ตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ ^{(User Authentication.)}เลือก วิธีการ ป้องกัน^(Protection)'รหัสผ่าน'^{(‘Password’)} และป้อนและป้อนรหัสผ่านที่สร้างขึ้นใหม่ในช่องที่กำหนด กดตกลง^(OK.)

ในการเข้ารหัส เอกสาร MS Wordเพื่อให้เฉพาะเจ้าของเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์แล้วเท่านั้นที่สามารถลบการป้องกันได้ ให้คลิก'การตรวจสอบผู้ใช้'^{(‘User Authentication’.)}

เคล็ดลับ:^(Tips:)

ใช้^(Use)รหัสผ่านที่รัดกุมซึ่งเกี่ยวข้องกับการผสมผสานระหว่างตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก ตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์
ตรวจสอบ ให้^(Make)แน่ใจว่าคุณบันทึกรหัสผ่านอย่างปลอดภัยในที่ที่ปลอดภัยบางแห่ง ในกรณีที่คุณลืมรหัสผ่าน คุณจะไม่สามารถเรียกคืนได้
การเข้ารหัสเอกสารจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทำงานในเอกสารพร้อมกัน

วิธีปลดล็อกเอกสาร Word ที่มีการป้องกัน^{(Protected Word Document)}

การแก้ไขข้อ จำกัด MS Word

หากต้องการลบการป้องกันทั้งหมดออกจากเอกสาร ให้คลิกที่ปุ่ม' หยุดการป้องกัน' ^{(‘Stop Protection’)}หากคุณได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่าน ให้พิมพ์รหัสผ่าน

หมายเหตุ:^(Note:)หากต้องการลบการป้องกันทั้งหมดออกจากเอกสาร คุณจะต้องทราบรหัสผ่านที่ใช้กับเอกสาร หรือคุณจะต้องถูกระบุว่าเป็นเจ้าของที่ได้รับการรับรองความถูกต้องสำหรับเอกสาร โดยclick on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถปกป้อง เอกสาร MS Word ของคุณ ได้โดยใช้คุณลักษณะ'จำกัดการแก้ไข'^{(‘Restrict Editing’)}จากแท็บการตรวจทาน

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

This tutorial will teach you how to protect thе entire or parts of your Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

MS Word Restrict Editing

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

Protect MS Word by Restrict Editing

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

Formatting Restrictions
Editing Restrictions
Exceptions
Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start Enforcing Protection’.

Protect Word document using Restrict Editing

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

MS Word Restrict Editing

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

ชมพูนุช วาทะศรัทธา

About the author

ฉันเป็นวิศวกรซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในการพัฒนาและบำรุงรักษาแอปพลิเคชัน Windows 11 หรือ 10 ฉันยังมีประสบการณ์ในการทำงานกับ Google Docs และ Microsoft Edge ทักษะของฉันในด้านเหล่านี้ทำให้ฉันเป็นผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมสำหรับบทบาทวิศวกรรมซอฟต์แวร์ในอนาคต

วิธีป้องกันเอกสาร Word ของคุณโดยใช้คุณสมบัติจำกัดการแก้ไข