Microsoft Office Wordนำเสนอคุณลักษณะการตรวจทาน^{(Review Feature)}ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลง^(Changes)ในเอกสารได้ ในคู่มือนี้ เรากำลังแชร์วิธีที่คุณสามารถใช้คุณลักษณะการ ตรวจทาน หรือคุณลักษณะ^{(Review Feature)}ติดตามการเปลี่ยนแปลง^{(Track Changes)}ใน Microsoft Word

ตรวจสอบคุณสมบัติ^{(Review Feature)}หรือติดตามการเปลี่ยนแปลง^{(Track Changes)}ในWord

ฉันได้แบ่งคุณลักษณะคุณลักษณะการตรวจสอบ^{(Review Feature)}ออกเป็นหลายส่วน และอธิบายว่าแต่ละส่วนมีประโยชน์อย่างไร:

1. เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง
2. ทบทวนและแสดงความคิดเห็น
3. ดูการเปลี่ยนแปลง
4. การยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
5. กำลังสรุปเอกสาร
6. ผสานความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลง^(Changes)เป็นเอกสารเดียว
7. เปรียบเทียบสอง^{(Compare two)}เอกสารโดยไม่ต้องติดตาม

การรวมและการเปรียบเทียบเอกสารเป็นคุณสมบัติเสริม และคุณจำเป็นต้องใช้ในสถานการณ์ต่างๆ

1] เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ก่อนที่คุณจะส่งเอกสารที่จะต้องผ่านการตรวจสอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานคุณลักษณะติดตามการเปลี่ยนแปลง ^{(Track Changes)}เมื่อเปิดใช้งานแล้ว การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ตรวจสอบจะถูกบันทึกพร้อมชื่อของพวกเขา การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธโดยบุคคลอื่น คุณลักษณะนี้ยังมีวิธีล็อคTrack Changesเพื่อไม่ให้ใครสามารถปิดการใช้งานได้ มาเรียนรู้กันทั้งคู่

• ตรวจสอบ ให้^(Make)แน่ใจว่าเอกสารพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
• เปิดเอกสาร จากนั้นไปที่Review section > click on Track Changes,จากนั้นคลิกที่เมนูติดตามการเปลี่ยนแปลง อีกครั้ง^{(Track Changes)}
• เมื่อเปิดใช้งานแล้ว คุณควรสังเกตว่าปุ่มมีพื้นหลังสีเทา
• ถัดไป คลิกที่Lock Tracking และป้อนรหัสผ่าน^{( Lock Tracking, and enter a password,)}ยืนยัน และคลิก ตกลง
• หลังจากนี้Track Changesจะถูกปิดการใช้งานสำหรับคุณหรือใครก็ตาม เว้นแต่จะถูกปิดการใช้งานโดยใช้รหัสผ่านเดิมอีกครั้ง

หมายเหตุ:^(Note:)หากคุณทำรหัสผ่านหายหรือลืมMicrosoftจะไม่สามารถกู้คืนให้คุณได้ อย่าลืมจดบันทึกไว้ที่ใดที่หนึ่งเกี่ยวกับเอกสาร

2] ทบทวนและแสดงความคิดเห็น

หลังจากนี้ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับเอกสารจะถูกบันทึกไม่ว่าจะแชร์และแก้ไขเอกสารที่ใด นี่คือวิธีบันทึกการเปลี่ยนแปลง:

• การลบจะมีเครื่องหมายขีดทับ
• การเพิ่มเติมจะแสดงด้วยขีดเส้นใต้
• ผู้เขียนทุกคนมีสีสันสำหรับการเปลี่ยนแปลง
• เลือกย่อหน้าหรือชุดคำ แล้วคลิกปุ่มแสดงความคิดเห็นเพื่อเพิ่มความคิดเห็น

เส้นแนวนอน สีแดง^{(red horizontal line)}จะปรากฏขึ้นข้างบรรทัดหรือย่อหน้า ทำให้ระบุได้ง่ายขึ้น คลิก^(Click)ที่มันและการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นทั้งหมดจะปรากฏขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถปรับแต่งสีเพิ่มเติมได้โดยคลิกที่ลูกศร^{(customize colors by clicking on the arrow)}ที่มุมล่างขวาของส่วน การ ติดตาม^(Tracking)

หมายเหตุ:^(Note:)แม้ว่าคุณจะปิดการติดตาม ขีดเส้นใต้ที่เป็นสีและขีดทับจะปรากฏในเอกสาร

3] ดูการเปลี่ยนแปลง

สมมติว่าเอกสารกลับมาหาคุณหลังจากตรวจทานแล้ว และคุณจำเป็นต้องค้นหาการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นทั้งหมด ไปที่รีวิว ^(Review ) >  การ ติดตาม ^(Tracking ) >  แสดงผลเพื่อตรวจ^{(Display for Review)}สอบ

• ไปที่Review >การติดตาม > เปลี่ยนจากSimple Markupเป็นAll Markup
• หากคุณเลือกNo Markupเอกสารจะแสดงเป็นเวอร์ชันสุดท้ายเท่านั้น
• หากคุณเลือกต้นฉบับ^(Original)คุณสามารถดูเอกสารต้นฉบับโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ

4] การยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

ถ้าคุณโอเคกับความแตกต่าง ให้คลิกที่ยอมรับ^(Accept)และก้าวต่อไป แต่ถ้าคุณไม่ชอบ ให้คลิกที่ปฏิเสธ^(Reject)และข้ามไปที่ถัดไป จะเลิกทำการเปลี่ยนแปลงการแก้ไขก่อนหน้านี้ คุณควรเห็นว่าความแตกต่างถูกทำเครื่องหมายด้วยขีดเส้น^{( marked with an underline)}ใต้ คุณยังมีตัวเลือกในการ

• ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร
• ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร

คุณยังมีส่วนความคิดเห็น ซึ่งสามารถช่วยคุณสำรวจความคิดเห็นทั้งหมดได้ คุณสามารถตอบกลับความคิดเห็น ทำเครื่องหมายว่าแก้ไขแล้ว เมื่อคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงหรือลบออก

5] การทำเอกสารให้เสร็จสิ้น

เมื่อคุณรู้ว่าทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อลบมาร์กอัปและความคิดเห็นที่มองเห็นได้

• ลบ^(Delete)ความคิดเห็นทั้งหมดโดยคลิกที่ ความคิดเห็น > Delete > Deleteความคิดเห็นทั้งหมด
• คลิก^(Click)ที่ยอมรับ^{(Accept All)}การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและหยุดการติดตาม
• คุณอาจถูกขอให้ป้อนรหัสผ่านหากการติดตามถูกล็อค

เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น ฟีเจอร์การตรวจทาน^(Review)ใน เอกสาร Office Wordจะเสร็จสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะเพิ่มเติมอีกสองอย่างที่เราได้เพิ่มไว้ในคู่มือนี้ มีประโยชน์ในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน

6] รวม^(Merge)ความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงจากเอกสารต่าง ๆ เข้าเป็นเอกสารเดียว

หากคุณให้เอกสารให้ผู้ใช้หลายคนตรวจทาน คุณสามารถรวมเอกสารเหล่านั้นเป็นเอกสารฉบับสุดท้ายเพื่อตรวจสอบได้

1. เปิดเอกสาร Microsoft^(Microsoft)เปล่าแล้วไปที่Review > Compare > Combine
2. เลือกเอกสารสองฉบับ ต้นฉบับทางด้านซ้าย และแก้ไขทางด้านขวา
3. คลิก^(Click)ตกลงและทำซ้ำสำหรับเอกสารทั้งหมดจนกว่าจะสิ้นสุด

การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้เขียนจะมองเห็นได้ในสีต่างๆ หากคุณต้องการกรองตามผู้เขียน คุณสามารถคลิกShow Markup > Specificบุคคล และลบผู้เขียนที่ไม่ต้องการ

เมื่อทำเช่นนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้คุณสมบัติการป้องกัน^{(Protect feature)}เพื่อล็อคผู้เขียนและตั้งค่าข้อจำกัดการแก้ไข มีประโยชน์เมื่อเอกสารพร้อมใช้งานในตำแหน่งที่ตั้งที่ใช้ร่วมกัน

7] เปรียบเทียบสอง^{(Compare two)}เอกสารโดยไม่ต้องติดตาม

สุดท้าย หากไม่มีการเปิดใช้งานการติดตามและมีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถใช้ เครื่องมือ เปรียบเทียบ^(Compare)เพื่อค้นหาความแตกต่างได้

1. เปิดเอกสารเปล่า แล้วไปที่ตรวจทาน^(Review) > คลิกที่ปุ่มเปรียบเทียบ^{( Compare button)}จากนั้นคลิกที่เปรียบเทียบ อีกครั้ง^{(Compare again.)}
2. มันจะแสดงกล่องโต้ตอบที่คล้ายกันซึ่งคุณสามารถเลือกเอกสารต้นฉบับ เอกสารที่แก้ไข ชื่อผู้แต่ง และอื่นๆ
3. คุณยังสามารถเลือกเปรียบเทียบความคิดเห็น ส่วนหัว ส่วนท้าย ตาราง และอื่นๆ ได้อีกด้วย

ซึ่งเป็นการสรุปคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้คุณลักษณะการตรวจทานเพื่อติดตาม แสดงความคิดเห็น เปรียบเทียบในMicrosoft Word ^{(Microsoft Word)}เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทที่มีการตรวจสอบเอกสารในระดับต่างๆ

ฉันหวังว่าคำแนะนำจะเข้าใจง่ายและปฏิบัติตาม

How to use Review Feature to track changes in Word documents

Microsoft Office Word offers a Review Feature, which allows one to Track Changes in a document. In this guide, we are sharing how you can use the Review Feature or Track Changes feature in Microsoft Word.

Review Feature or Track Changes feature in Word

I have broken down the Review Feature feature into multiple sections and explained how each of them is useful:

1. Enable Track Changes
2. Reviewing and Commenting
3. View Changes
4. Accepting and Rejecting Changes
5. Finalizing the document
6. Merging Comments and Changes into One Document
7. Compare two documents without Tracking

Merging and comparing documents are optional features, and you need to use it in different scenarios.

1] Enable Track Changes

Before you send a document that will go through a review, make sure to enable the Track Changes feature. Once it is turned on, changes made by any of the reviewers will be recorded with their name. Those changes can be approved or rejected by another person. The feature also offers a way to lock Track Changes so that nobody can disable it. Let’s learn both of them.

• Make sure the document is ready for review.
• Open the document, and then go to Review section > click on Track Changes, and then click on Track Changes menu again.
• Once enabled, you should notice that the button has a grey background.
• Next, click on Lock Tracking, and enter a password, confirm and click ok.
• After this, Track Changes will be disabled for you or anybody else unless disabled by using the same password again.

Note: If you lose or forget your password, Microsoft won’t be able to recover it for you. Make sure to note it somewhere regarding the document.

2]  Reviewing and Commenting

After this, whatever changes are made to the document will be recorded no matter where the document is shared and edited. Here is how the changes will be recorded:

• Deletions are marked with a strikethrough
• Additions are shown with an underline
• Every author gets its color for the changes
• Select a paragraph or set of words, and click on the comment button to add your comments

A red horizontal line will show up next to the line or paragraph, making it easier to identify. Click on it, and all changes and comments will be visible. Adding to this, you can further customize colors by clicking on the arrow on the right-bottom corner of the Tracking section.

Note: Even if you turn off tracking, the colored underlines and strikethrough will be visible in the document.

3] View Changes

Assuming a document has come back to you after review, and you need to find all the changes and comments. Go to Review > Tracking > Display for Review.

• Go to Review > tracking > change from Simple Markup to All Markup
• If you choose No Markup, then the document will display as the final version only
• If you select Original, you can view the original document without any changes

4] Accepting and Rejecting Changes

If you are ok with a difference, then click on Accept and move next, but if you do not like it, click on Reject and jump to next. It will undo the change to the previous revision. You should see that the difference is marked with an underline. You also have options to

• Accept All Changes in Document
• Reject All Changes in Document.

You also have the comments section, which can help you navigate through all the comments. You can reply to comments, mark it as resolved when you have made a change or delete it.

5] Finalizing the document

When you know everything is complete, follow these steps to remove any visible markups and comments.

• Delete all the comments by clicking on Comments > Delete > Delete all comments
• Click on Accept All changes and stop tracking
• You might be asked to enter the password if the tracking was locked.

Done this, the Review feature in Office Word document is complete. However, there are two more features that we have added to the guide. They can be handy in a different scenario.

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

If you have given a document to be reviewed by multiple users, then you can combine them into one final document for review.

1. Open a blank Microsoft document, and go to Review > Compare > Combine
2. Select two documents, original on the left side, and edited on the right.
3. Click ok and repeat for all documents until it is over.

Change made by the authors will be visible in different colors. If you want to filter by author, you can click on Show Markup > Specific people and remove authors you don’t need.

When doing so, make sure to use the Protect feature to lock authors and setup editing restrictions. It is useful when a document is available on a shared location.

7] Compare two documents without Tracking

Lastly, if there was no tracking enabled, and changes were made, you can use the Compare tool to find the differences.

1. Open a blank document, and then go to Review > click on the Compare button, and then click on the Compare again.
2. It will show a similar dialogue box where you can select the original document, revised document, author name, and more.
3. You can also choose to compare comments, headers, footers, tables, and more.

That concludes our guide on how you can use the review features to track, comment, compare in Microsoft Word. It’s a powerful tool for companies where the documents are reviewed at different levels.

I hope the guide was easy to understand and follow.

Related posts

• วิธีใช้ Rewrite Suggestions ใน Word สำหรับ Web application

• Excel, Word or PowerPoint เริ่มต้นไม่ได้ครั้งสุดท้าย

• วิธีการสร้าง Booklet or Book ด้วย Microsoft Word

• วิธีปิดเครื่องหมาย Paragraph ใน Microsoft Word

• Best Invoice Templates สำหรับ Word Online เพื่อสร้าง Business Invoices ฟรี

• วิธีการทำ page landscape ใน Word

• Word ไม่สามารถสร้าง work file ตรวจสอบอุณหภูมิ Environment Variable

• วิธีการรวม Word Documents

• Add, Change, Remove Author จาก Author Property ใน Office document

• วิธีการซ้อนทับรูปภาพใน Word

• วิธีการเปลี่ยน AutoSave and AutoRecover time ใน Word

• วิธีการเปลี่ยนค่าเริ่มต้น File Format สำหรับการบันทึกใน Word, Excel, PowerPoint

• Word เอกสารเปิดใน WordPad แทน Word

• Fix Error, Bookmark ไม่ได้กำหนดไว้ใน Microsoft Word

• วิธีการค้นหา Online Templates ใน Microsoft Word

• วิธีการแสดง Spelling and Grammar tool บน Quick Access Toolbar ใน Word

• วิธีการใส่ Text จาก Word file เป็น Publisher publication

• วิธีการเปรียบเทียบเอกสาร Word สองเอกสารและเน้นความแตกต่าง

• Word เปิดเอกสารในโหมดอ่านอย่างเดียวใน Windows 10

• วิธีใช้ Microsoft Editor เพื่อตรวจสอบ Grammar และการสะกดคำ