เมื่อธุรกิจ องค์กร หรือบุคคลต้องการสร้างเอกสารที่สอดคล้องกัน เช่น แบบฟอร์ม จดหมาย หรือฉลากไปรษณีย์ที่เหมือนกัน ยกเว้นข้อมูลเฉพาะ เช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับ ^(Recipient)ในการดำเนินการนี้ คุณต้องดำเนินการตาม กระบวนการ Mail Mergeซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารที่กำหนดเองอย่างง่ายได้

วิธีใช้ Mail Merge ใน Word

เครื่องมือMail Mergeบนแท็บ Mailing ของMicrosoft Wordช่วยให้คุณสามารถดำเนินการMail Merger^{(Mail Merging)}ได้ เครื่องมือเหล่านี้คือ

• เริ่มจดหมายเวียน^{(Start Mail Merge)} : เริ่มจดหมายเวียน^{(Start Mail Merge)}สร้างเอกสารหนึ่งฉบับและส่งไปยังหลายคน คุณสามารถแทรกฟิลด์ต่างๆ เช่น ชื่อ และที่อยู่ ^(Address)Wordจะทำสำเนาสำหรับผู้รับ^(Recipient) แต่ละราย และแทนที่ฟิลด์เหล่านั้นด้วยข้อมูลของบุคคลนั้น
• Select Recipient : Select Recipientให้คุณเลือกรายชื่อคนที่คุณต้องการส่งเอกสารของคุณ
• แก้ไขรายชื่อผู้รับ^{(Edit Recipient List)} : การดำเนินการนี้จะเปลี่ยนรายชื่อผู้รับของคุณหรือเลือกเฉพาะบุคคลเพื่อรับจดหมาย ในเครื่องมือนี้ คุณสามารถจัดเรียง กรอง ค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกัน และตรวจสอบที่อยู่ของรายการได้

วิธีตั้งค่าMail Merge ด้วยตนเอง สำหรับตัวอักษร

• ในการตั้งค่าMail Merge ด้วยตนเอง ก่อนอื่นคุณต้องสร้างเอกสารเปล่า ไปที่ แท็ บMailing^{(Mailing tab)}
• เลือกเริ่มจดหมายเวียน^{(Start Mail Merge)}จากนั้นเลือกจดหมาย^(Letters)
• คลิกเลือกผู้รับ^{(Select Recipients)}
• เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกที่จะเลือกพิมพ์รายการใหม่^{(Type a New List)}ใช้ รายการ ที่มีอยู่^{(Use an Existing List)} เลือกจาก ที่ติดต่อ Outlook^{(choose from Outlook Contacts)}

เราจะใช้Type a New List^{(Type a New List)}

กล่องโต้ตอบชื่อNew Address Listจะปรากฏขึ้น ในกล่องโต้ตอบ คุณสามารถป้อนข้อความลงในแถวและคอลัมน์ได้ ทางด้านซ้ายของกล่องโต้ตอบรายการที่อยู่ใหม่ คำสั่งบางคำสั่งอนุญาตให้คุณแก้ไขรายการของคุณ ^{(New Address List)}สิ่งเหล่านี้เรียกว่ารายการใหม่^{(New Entry)}ลบรายการค้นหา^(Find)และ ปรับ แต่งคอลัมน์^{(Customize Columns)}

หากต้องการเพิ่มแถวใหม่ ให้คลิกรายการ^{(New Entry)}ใหม่ หากต้องการลบแถว ให้เลือกลบ^{(Delete Entry)}รายการ เมื่อต้องการเพิ่ม ลบ เปลี่ยนชื่อ ย้ายขึ้นและลงคอลัมน์เลือก^(Columns)กำหนด^(Select) คอลัมน์^{(Customize Columns)}เอง ป้อนข้อมูล^{(Enter Data)}ลงในรายการของคุณ เลือกตกลง^(OK)และบันทึก^(Save)ไฟล์ของคุณ หากคุณต้องการย้อนกลับและแก้ไขรายการของคุณ ให้คลิกแก้ไขรายชื่อผู้รับ^{(Edit Recipient List)}ตอนนี้แก้ไข

ตอนนี้คุณสามารถเขียนหรือคัดลอกจดหมายลงในเอกสารได้

วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกฟิลด์ และเลือกแทรกและผสานฟิลด์^{(Insert and Merge Fields)} ; เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการ คุณสามารถดูตัวอย่าง Fields ของคุณได้โดยคลิกABC Preview Results^{(ABC Preview Results)}

หากต้องการกลับไปที่เอกสารที่แสดงฟิลด์ ให้คลิกที่ผลการแสดงตัวอย่าง ABC^{(ABC Preview Results)}อีกครั้ง

ตอนนี้เลือก เสร็จ สิ้นและผสาน ^{(Finish and Merge)}คุณสามารถเลือกแก้ไขเอกสารส่วนบุคคล^{(Edit Individual Documents)}พิมพ์เอกสาร^{(Print Document)}และส่งข้อความ^{(Send Email Messages)}อีเมล เลือกตัวเลือกของคุณ; แล้วคุณจะเห็นผล

การใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน^{(Mail Merge Wizard)}สำหรับจดหมาย^(Letter)

ครั้งนี้ เราจะสร้างจดหมายเวียนโดยใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)}ซึ่งเป็นกระบวนการที่ง่ายที่สุดในการสร้างจดหมายเวียน^{(Mail Merge)}

1. ไปที่Start Mail Setupที่ด้านล่างของเมนูแบบเลื่อนลง^{(Drop-Down Menu)}และเลือกStep-By-Step Mail Merge Wizard
2. บาน หน้าต่างจดหมายเวียน^{(Mail Merge Pane)}จะปรากฏขึ้นทางด้านขวา เลือกประเภทเอกสาร^{(Document Type)} ; เราจะเลือกจดหมาย ^(Letter)ตอนนี้คลิกถัด^(Next)ไป
3. เราจะใช้เอกสาร^{(Current Document)}ปัจจุบัน
4. เลือกผู้รับ^(Recipients) : คุณสามารถเลือกที่จะพิมพ์รายการใหม่ เลือกจากผู้ติดต่อ Outlook และเขียนรายการใหม่ เราจะไปที่รายการที่มีอยู่
5. เรียกดู^(Browse)เพื่อเลือกไฟล์ จากนั้นคลิก^(Click) ถัดไป^(Next) จาก นั้นคลิกตกลง ^(OK)ผู้รับจดหมายเวียน^{(Mail Merge recipients)}จะปรากฏขึ้น
6. คุณสามารถเลือกที่จะเปิดหรือปิดการใช้งานผู้รับ^(Recipients)โดยทำเครื่องหมายและยกเลิกการเลือกกล่อง^(Box) ; เราจะคลิกตกลง^(OK)จากนั้น คลิก ถัด^(Next)ไป
7. เขียนจดหมายของ^{(Write Your Letter)}คุณ ตู้โชว์นี้เพิ่มข้อมูลผู้รับ^{(Add Recipient)}ในจดหมายของคุณ วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่เราต้องการให้ข้อมูลไป
8. เราจะใช้Address Block ; กล่องโต้ตอบ^{(Dialog Box)}แทรกที่อยู่^{(Insert Address)} จะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกรูปแบบที่คุณต้องการได้
9. มีปุ่มนำทาง^{(Navigation Button)}ที่ด้านขวาของ หน้าต่าง แทรกช่องที่อยู่^{(Insert Address Block)}ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลื่อนผ่านช่องที่อยู่ได้
10. เลือกที่อยู่ จากนั้นคลิกตกลง ^(OK)บนบาน หน้าต่างจดหมายเวียน^{(Mail Merge Pane)}คุณยังสามารถแทรกคำทักทายได้ด้วยการคลิกบรรทัดคำทักทาย^{(Greeting Line )}เลือกการเลือกของคุณตกลง^(OK)   แล้ว คลิก ถัด^(Next)ไป
11. ดูตัวอย่างจดหมายของ^{(Preview Your Letters)}คุณ ใต้การแสดงตัวอย่างย่อหน้าจดหมายของคุณ จะมีปุ่มนำทางที่(<< Recipient>>)ให้คุณนำทางในช่องที่อยู่ของคุณ จากนั้นถัด^(Next)ไป
12. การผสานสมบูรณ์ – คุณจะเห็นสองทางเลือกในการแก้ไขบุคคล^{(Edit Individual)}หรือ การ พิมพ์^(Prin) t เลือกแก้ไขบุคคล^{(Edit Individual.)}

ตอน นี้เรามีMail Merge

แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นหากคุณมีปัญหาใด ๆ และจะติดต่อกลับหาคุณ

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a businеѕs, organization, or individual wants to create a cоnsistent document such as forms, letters, or mailing labels that arе identical except for specific information, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• วิธีใช้ Mail Merge ใน Word ถึง Create Letters, Labels และซองจดหมาย

• วิธีสร้าง Mail Merge ใน Microsoft Word

• วิธีใช้ Rewrite Suggestions ใน Word สำหรับ Web application

• Excel, Word or PowerPoint เริ่มต้นไม่ได้ครั้งสุดท้าย

• วิธีการสร้าง Booklet or Book ด้วย Microsoft Word

• วิธีการทำ page landscape ใน Word

• Word ไม่สามารถสร้าง work file ตรวจสอบอุณหภูมิ Environment Variable

• วิธีการใส่ลายน้ำใน Word document

• วิธีปิดเครื่องหมาย Paragraph ใน Microsoft Word

• วิธีการเปลี่ยนค่าเริ่มต้น File Format สำหรับการบันทึกใน Word, Excel, PowerPoint

• วิธีการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Word

• วิธีการดาวน์โหลด Page Borders สำหรับ Microsoft Word ฟรี

• วิธีการใช้ Quick Parts Document Property feature ใน Word

• วิธีการแยก Email Addresses จาก Word document

• วิธีจัดการ Document Versions ใน Word

• วิธีการวาดใน Microsoft Word โดยใช้เครื่องมือ Draw Tab

• วิธีการลบการแบ่งส่วนทั้งหมดใน Word ในครั้งเดียว

• วิธีการแสดง Spelling and Grammar tool บน Quick Access Toolbar ใน Word

• วิธีการเปลี่ยน AutoSave and AutoRecover time ใน Word

• วิธีการรวม Word Documents