10 สุดยอดเคล็ดลับ Trello เพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ
คุณ(Are)เป็นผู้เรียนด้วยภาพที่กำลังมองหาเครื่องมือการจัดการโครงการ(project management tool) ที่มีประสิทธิภาพ หรือไม่? อย่ามองข้ามTrello Trelloใช้งานง่าย เข้าใจง่าย ทำงานร่วมกันได้และเห็นภาพ ให้คะแนน ได้ดีเมื่อเทียบกับแอปพลิเคชันที่คล้ายคลึงกัน(rates well against similar applications)และช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบโครงการโดยใช้กระดาน การ์ด และรายการ ผู้ใช้สามารถเพิ่มสิ่งที่แนบมา ความคิดเห็น รายการตรวจสอบ และวันครบกำหนดในโครงการและงาน
กลยุทธ์ที่แยบยลที่สุดในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากTrelloได้แก่:
- แปลงสเปรดชีตเป็นการ์ด
- การสร้างเวิร์กโฟลว์
- การใช้ฉลากอย่างมีประสิทธิภาพ
- คุณสมบัติการเรียงลำดับการ์ด
- เพิ่มการ์ดใหม่
- การแปลงอีเมลเป็นงาน Trello
- แป้นพิมพ์ลัดที่ชาญฉลาด
- ไฮไลท์บอร์ดยอดนิยม
- การ์ดเชื่อมต่อ
- เทคนิค Drag-n-drop
สร้างการ์ดจากสเปรดชีต(Create Cards From Spreadsheets)
หากคุณเคยใช้สเปรดชีตเพื่อจัดระเบียบและติดตามโครงการของคุณ การย้ายไปยังTrelloนั้นเป็นเรื่องง่าย ไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากศูนย์
- คุณสามารถแปลงทั้งคอลัมน์สเปรดชีต(spreadsheet column)เป็นการ์ด Trello ได้(Trello card)ด้วยการ คัดลอก และวาง(copy and paste)
- เมื่อคุณวางรายการลงในการ์ด Trello(Trello card)คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการให้รายการในรายการอยู่ในการ์ดใบเดียวหรือการ์ดแยกกัน
ขณะที่คุณกำลังย้ายจากรายการในสเปรดชีต คุณจะต้องสร้างการ์ดที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละรายการ
สร้างเวิร์กโฟลว์(Create a Workflow)
เวิร์กโฟลว์คือกระบวนการทำงานให้เสร็จสิ้นสำหรับโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น
คุณอาจไม่ทราบว่าคุณใช้เวิร์กโฟลว์ในชีวิตประจำวันเมื่อใดก็ตามที่มีกระบวนการที่จำเป็นในการทำบางอย่างให้เสร็จ
ตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงการวางแผนอาหารค่ำวันขอบคุณพระเจ้า(Thanksgiving dinner)สำหรับครอบครัวขยายของคุณ หากคุณแยกย่อยทุกสิ่งที่คุณต้องทำเป็นงาน คุณจะรู้ว่าถ้าคุณพลาดขั้นตอนหนึ่ง อาหารเย็นของคุณจะหายไป
งานเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ของคุณ
ด้านล่างนี้(Below)คือตัวอย่างเวิร์กโฟลว์บางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจของคุณ
สิ่งที่ต้องทำ ทำ ทำเสร็จแล้ว(To-Do, Doing, Done)
นี่เป็นเวิร์กโฟลว์ตรงไปตรงมาที่ติดตามสิ่งที่คุณต้องทำ สิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่ และสิ่งที่เสร็จสิ้นแล้ว
การใช้เวิร์กโฟลว์เช่นนี้ทำให้ง่ายต่อการติดตามโครงการที่มีงานหลายอย่าง ง่ายกว่าที่จะทำตามในกระดานภาพมากกว่าในรายการกระดาษหรือในหัวของคุณ
คุณยังสามารถเพิ่มรายการสำหรับงานที่ไม่จำเป็นต้องทำให้เสร็จทันทีเพื่อติดตามและไม่ลืมสิ่งใดๆ
ใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อ:
- ติดตามความคืบหน้า
- รายการและมอบหมายงาน
- ร่วมมือกับสมาชิกในทีม
- จัดโครงการที่ซับซ้อนมาก
เวิร์กโฟลว์(Workflows)เก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวและเข้าถึงได้สำหรับทุกคนที่รับผิดชอบในท้ายที่สุดในการทำงานให้สำเร็จอย่างถูกต้องและตรงเวลา
คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณเพิ่มเติมได้โดยเชื่อมต่อการแชทของทีม Chanty(connecting Chanty team chat)เพื่อให้เมื่อมีการดำเนินการบางอย่างเกิดขึ้นในTrelloทั้งทีมของคุณจะได้รับการแจ้งเตือน การแจ้งเตือนเหล่านี้อาจรวมถึงกรณีที่:
- บัตรถูกย้าย
- มีความคิดเห็นใหม่
- การดำเนินการถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์และ
- การ์ดใหม่ถูกสร้างขึ้น
ใช้ฉลากอย่างมีประสิทธิภาพ (Use Labels Effectively )
การใช้ป้ายกำกับในTrelloจะเพิ่มเลเยอร์ของข้อมูลที่มีรหัสสีและภาพลงในการ์ดบนกระดานของคุณ หากคุณไม่ได้ใช้งาน แสดงว่าคุณไม่ได้ใช้ประโยชน์สูงสุดจากระบบTrello(Trello system)
ใช้ป้ายกำกับเพื่อ:
- จัดระเบียบการ์ดโดยทีม
- การ์ดแบ่งกลุ่ม
- เน้นและจัดลำดับความสำคัญของงาน
- เปิดใช้งานความสามารถในการค้นหาและการกรอง(search and filtering capabilities)
ตั้งชื่อแต่ละป้าย(Give Each Label a Name)
การตั้งชื่อแต่ละป้ายให้ง่ายต่อการระบุจะเป็นประโยชน์ เมื่อคุณคลิกที่การ์ด ใครก็ตามที่มีสิทธิ์เข้าถึงบอร์ด(board access)จะสามารถเห็นความหมายของแต่ละสีได้
อย่างไรก็ตาม จะง่ายกว่ามากที่จะสามารถเห็นชื่อป้ายกำกับจากมุมมองกระดาน(board view)โดยไม่ต้องวางเมาส์เหนือชื่อนั้น ที่ง่ายต่อการแก้ไข
คลิก(Click)ที่ป้ายกำกับใดก็ได้จากมุมมองบอร์ด(board view)แล้วชื่อจะแสดงสำหรับป้ายกำกับทั้งหมด
ใช้หรือลบฉลากสำหรับการ์ด(Apply or Remove Labels for a Card)
มีหลายวิธีในการแก้ไขป้ายกำกับบนการ์ด ได้แก่:
- เปิดการ์ด เลือกปุ่มป้ายกำกับ และทำการเปลี่ยนแปลง
- เลือกไอคอนแก้ไข ที่มองเห็นได้เมื่อวางเมาส์เหนือ (edit)การ์ด Trello(Trello card)และแก้ไขสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
- วางเมาส์เหนือการ์ดใดก็ได้แล้วคลิกปุ่มLบนคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อเปิดป้ายกำกับ
ทางลัดอื่นเกี่ยวข้องกับลำดับที่ป้ายกำกับปรากฏในเมนู ตำแหน่งแรกคือ1 ตำแหน่ง ที่สองคือ2และอื่นๆ ตามลำดับฉลาก
วิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มหรือลบป้ายกำกับบนกระดานของคุณคือการวางเมาส์เหนือการ์ดและคลิกปุ่มตัวเลข(number key)บนคีย์เวิร์ดของคุณที่ตรงกับตำแหน่งของป้ายกำกับในเมนู
เรียงไพ่ในรายการ(Sort The Cards On a List)
หากคุณต้องการดูงานที่ครบกำหนดก่อนหรืองานใดที่อาจหลุดจากรอยแตก คุณสามารถจัดเรียงไพ่ในรายการได้ คุณสามารถจัดเรียงตามเกณฑ์เฉพาะ เช่น วันที่ครบกำหนดและวันที่(date and date)สร้าง
- ค้นหาจุดแนวนอนสามจุดที่มุมบนขวา(right-hand corner)ของเมนู คลิก(Click)ที่Sortและเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการใช้
โปรดทราบว่าตัวเลือกเดียวที่มีคือเกณฑ์ที่ใช้กับการ์ด ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่มีวันครบกำหนด(due date)ในการ์ดใดๆ ของคุณ คุณจะไม่สามารถใช้เพื่อเรียงลำดับได้
เพิ่มการ์ดใหม่ได้ทุกที่ในรายการของคุณ(Add New Cards Anywhere On Your List)
ไม่จำเป็นต้องกังวลหากคุณต้องการเพิ่มการ์ดในรายการยาว คุณไม่จำเป็นต้องลากจากตำแหน่งด้านล่างไปด้านบน
คุณสามารถดับเบิลคลิกระหว่างการ์ดสองใบในรายการใดก็ได้เพื่อเพิ่มการ์ดใหม่ หรือคุณสามารถเพิ่มการ์ดที่ด้านล่างและใช้ ตัวเลือก ย้าย(Move)เพื่อเปลี่ยนตำแหน่ง
เปลี่ยนอีเมลเป็นการ์ด Trello(Turn Emails Into Trello Cards)
ประโยชน์มากมายของการใช้Trelloสำหรับการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกัน(project management and collaboration)คือการหลีกเลี่ยงอีเมลรายวันไปมาจำนวนมากจากสมาชิกในทีมหรือลูกค้า
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะคัดลอกจากGmailไปเป็น งาน Trelloคุณสามารถเปลี่ยนอีเมลเป็นการ์ดได้โดยตรงจากอีเมลหรือกล่องจดหมาย Gmail(email or Gmail inbox)ของคุณ
- กระดาน Trello(Trello)ทั้งหมด มีที่ อยู่อีเมล(email address)ที่ไม่ซ้ำกัน หากต้องการค้นหา ให้คลิกแสดงเมนู(Show Menu)จากมุมขวาบน(right-hand corner)ของกระดาน
- จากนั้นเลือกเพิ่มเติม(more)และคลิก การตั้ง ค่าEmail-to-board( Email-to-board Setting)
เมื่อคุณทราบที่ อยู่อีเมล(email address)เฉพาะของบอร์ดแล้ว คุณสามารถส่งต่ออีเมลใดก็ได้ Trelloจะสร้างการ์ดโดยอัตโนมัติจากเนื้อหาของอีเมล
เคล็ดลับอีกประการหนึ่งที่คุณอาจไม่ทราบก็คือ การ์ดยังมีที่อยู่อีเมล(email address) เฉพาะของตนเอง อีกด้วย คุณสามารถส่งต่ออีเมลใด ๆ ไปยังที่อยู่นั้นซึ่งจะถูกเปลี่ยนเป็นความคิดเห็นบนการ์ดโดยอัตโนมัติ
สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมของคุณส่งคำติชมจำนวนมากทางอีเมล
แป้นพิมพ์ลัด(Keyboard Shortcuts)
ตามที่เราแสดงให้คุณเห็นด้านบนด้วยป้ายกำกับ การใช้แป้นพิมพ์ลัดสามารถลดเวลาที่คุณใช้ไปและเพิ่มประสิทธิภาพเมื่อใช้Trello
- หากต้องการค้นหาทางลัด ให้คลิกที่รูปโปรไฟล์ของคุณที่มุมบนขวา(right-hand corner)ของกระดาน คลิก(Click)ที่ทางลัด(Shortcuts)
มีปุ่มลัดมากมายที่ช่วยคุณประหยัดเวลา เช่น:
- วันครบกำหนด
- การ์ดนำทาง
- โฟกัสช่องค้นหา
- เปิดการ์ด
- แก้ไขหัวข้อ
- ล้างตัวกรองทั้งหมด
ดูTrello Keyboard Shortcuts: Infographic Cheat Sheet( Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet)สำหรับรายการทั้งหมด
เน้นบอร์ดที่คุณเข้าถึงบ่อยที่สุด(Highlight The Boards You Access Most Often)
หากคุณทำงานกับหลายทีมและมีหลายบอร์ด การค้นหาบอร์ดที่คุณใช้บ่อยที่สุดอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก
ที่ง่ายต่อการแก้ไข เพียง(Simply)ไปที่กระดานและคลิก(board and click)ที่ปุ่มดาว (Star button)การดำเนินการนี้จะเพิ่มบอร์ดใน ส่วน บอร์ดที่ติดดาว(Starred Boards)ภายใต้บอร์ด(Boards) (มุมบนซ้าย)
กระดานที่คุณเลือกให้รวมเป็นดาวจะปรากฏขึ้นที่ด้านบนสุดของรายการกระดานที่ยาวมาก
เชื่อมต่อการ์ด(Connect Cards)
มีบางครั้งที่ทำงานกับTrelloที่คุณต้องการสร้างการเชื่อมต่อระหว่างการ์ดอย่างน้อยหนึ่งใบบนกระดานเดียวกัน หรือแม้แต่การ์ดจากบอร์ดอื่น
- คลิก(Click)ที่การ์ดที่คุณต้องการเชื่อมต่อ จากนั้นคลิกที่ไฟล์แนบ(Attachment)และดูตัวเลือกTrello
- จากนั้นคุณจะเห็นว่าคุณสามารถค้นหาการ์ดหรือบอร์ด(Card or Board)ที่คุณต้องการเชื่อมต่อได้
เมื่อคุณเลือกบอร์ดหรือการ์ด(board or card)ภายใต้พื้นที่แนบ คุณจะเห็นสแน็ปช็อตของการ์ดที่คุณแนบ ได้แก่:
- ชื่อเรื่อง
- วันครบกำหนด
- ไอคอนอื่นๆ ที่อยู่ด้านหน้าการ์ดที่แนบมา
- บอร์ดไหน(Which board)และรายชื่อการ์ดไหนอยู่
หากคุณคลิกที่ภาพTrelloจะนำคุณไปยังการ์ดอีกใบโดยตรง
สร้างการเชื่อมต่อระหว่างการ์ด(Make a Connection Between the Cards)
- หากคุณต้องการสร้างลิงค์จริงระหว่างการ์ดทั้งสอง ให้เลือกตัวเลือกเชื่อมต่อการ์ด (Connect cards)Trelloจะถามว่าคุณต้องการเชื่อมโยงไพ่ทั้งสองใบหรือไม่
- เมื่อคุณคลิกRelate Both Optionsคุณจะสร้างการเชื่อมโยงระหว่างการ์ดทั้งสอง จากนั้นคุณสามารถสลับไปมาระหว่างการ์ดที่เชื่อมต่อ
- ไอคอนใหม่จะปรากฏที่ด้านหน้าของการ์ดทั้งสอง ซึ่งบ่งชี้ว่ามีไฟล์แนบ Trello (Trello attachment)สิ่งที่แนบมาอื่น ๆ จะถูกระบุโดยไอคอนคลิปหนีบกระดาษ(paper clip icon)
- คุณยังสามารถแนบทั้งกระดานกับการ์ดใบเดียวบนกระดานอื่นได้อีกด้วย จำนวนสิ่งที่แนบมากับการ์ดแต่ละใบทั้งหมดจะถูกระบุที่ด้านหน้าของการ์ดตามจำนวน การ์ด Trelloหรือบอร์ดที่คุณแนบ
ลากและวาง(Drag & Drop)
ฟังก์ชันลากและวาง(drag and drop function)ของ Trello ทำให้ง่ายต่อการย้ายรายการไปรอบๆ กระดานของคุณ ย้ายการ์ดโดยคลิกที่การ์ดแล้วลากขึ้นหรือลงในรายการเดียวกันหรือไปที่รายการอื่น
รายการสามารถย้ายไปยังตำแหน่งอื่นบนกระดานได้ด้วยวิธีเดียวกันโดยการคลิกและลาก
- ตัวอย่างเช่น ลองดูกระดานตัวอย่าง(sample board)ด้านบน “สิ่งที่ต้องทำ ลงมือทำ(Doing)เสร็จสิ้น” เมื่อคุณเริ่ม " ทำ(Doing) " เป็น "สิ่งที่ต้องทำ" ให้ลากไปที่ "การทำ(Doing) "
- เมื่อคุณทำงานเสร็จแล้ว ให้ลากไปที่ " เสร็จสิ้น(Done) "
หากคุณยังไม่ได้ลองใช้Trelloคุณจะไม่รู้ว่าคุณพลาดอะไรไป เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและใช้งานง่ายสำหรับการจัดการโครงการและ(project and task management)งาน
Related posts
เคล็ดลับแอปไวยากรณ์ขั้นสูงในการเขียนอย่างมืออาชีพ
ทำให้เสียงของคุณเป็นมืออาชีพด้วยเคล็ดลับความกล้าด่วนเหล่านี้
4 ที่ดีที่สุดที่มีน้ำหนักเบาเบราว์เซอร์สำหรับ Windows and Mac
คืออะไร Discord Nitro และมันคุ้มค่าหรือไม่
6 Best Reddit Alternatives คุณสามารถใช้ฟรี
Intego Antivirus Review: ที่มีประสิทธิภาพ แต่คุณลักษณะที่ จำกัด
สุดยอด ebook Reader Software สำหรับ Mobile, Laptop or PC
Autohotkey Tutorial ถึง Automate Windows Tasks
4 Best Apps ถึง Remotely View A Webcam บน iOS and Android
คืออะไร BetterDiscord and How การติดตั้งมันได้หรือไม่
21 สุดยอด Time Management Tools and Apps คุณต้องลอง
Best Free Karaoke Software สำหรับ Windows
การกำหนดราคา IFTTT: Pro คุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายหรือไม่
Twitch Turbo คืออะไรและคุ้มค่าหรือไม่
Emby vs Plex: Better Media Server สำหรับคุณคืออะไร?
Google Tasks กับ Google Keep: ซึ่งเป็น Better?
Microsoft Teams กับ Zoom: ซึ่งเป็น Better?
Slack vs Discord: อันไหน Better?
SurveyMonkey กับ Google Forms: ซึ่งเป็น Better?
ToDoist Desktop App สำหรับ Windows: การ Full Review