คุณสแกนเอกสารไปยังคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณได้อย่างไร

เราอาจใช้กระดาษมากขึ้นกว่าที่เคย แม้ว่าการจัดการเอกสารดิจิทัลจะง่ายกว่า เร็วกว่า และถูกกว่า ดังนั้นให้สแกนกระดาษเหล่านั้นลงใน คอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ และรีไซเคิลกระดาษ

ฉันควรใช้ไฟล์ประเภทใด(What File Type Should I Use?)

แอพสแกนส่วนใหญ่สามารถบันทึกไฟล์ในรูปแบบหนึ่งหรือหลายรูปแบบ: 

  • BMP:หรือที่เรียกว่าบิตแมป ซึ่งเป็นไฟล์รูปภาพรุ่นเก่าที่ไม่ค่อยได้ใช้
  • TIFF: ประเภทไฟล์ (TIFF:) TIFFและTIFจะดีที่สุดเมื่อคุณต้องการความละเอียดสูง ใช้ตัวเลือกนี้หากคุณต้องการพิมพ์งานสแกนคุณภาพสูง 
  • JPEG:หลายคนคุ้นเคยกับรูปแบบไฟล์JPEGหรือJPG ช่วยให้สามารถบันทึกการสแกนด้วยขนาดไฟล์ที่เล็กลง อย่างไรก็ตาม มีการสูญเสียคุณภาพอยู่บ้าง
  • PNG:ค่อนข้างใหม่เมื่อเทียบกับประเภทอื่น ประเภท ไฟล์ PNGส่งผลให้ไฟล์มีขนาดใหญ่กว่าJPG(JPGs) เล็กน้อย แต่คุณภาพเกือบจะเท่ากับไฟล์ต้นฉบับ หากมีข้อสงสัย ให้เลือกPNG
  • PDF:ประเภทไฟล์เอกสารแบบพกพาของ Adobe เหมาะที่สุดสำหรับข้อความที่สแกนที่ทุกคนต้องอ่านบนหน้าจอหรือกระดาษ การสแกนรูปภาพ(scanning pictures) เป็น ทางเลือกที่ไม่ดีเนื่องจากไฟล์จะมีขนาดใหญ่ และไม่สามารถแปลไปยังเว็บได้ดี

สแกนเอกสารลงใน Windows ด้วย Windows Scan App(Scan Documents into Windows with Windows Scan App)

ส่วนที่ดีที่สุดของเครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่เป็นเครื่องสแกน (scanner)นอกจากนี้ยังเป็นวิธีทั่วไปที่สุดในการสแกนเอกสารลงในWindows วิธีการทำงานนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยจากเครื่องสแกนไปยังเครื่องสแกน

เครื่องสแกน เช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์แบบ all-in-one มีแท่นหรือตัวป้อนเอกสาร (บางครั้งมีทั้งสองอย่าง)

  1. ในการเริ่มการสแกนใหม่ ให้วางเอกสารคว่ำหน้าลงบนแท่นหรือคว่ำหน้าในตัวป้อนเอกสาร การวางแนวที่แน่นอนขึ้นอยู่กับรุ่นเครื่องพิมพ์ของคุณ
  1. เปิด แอ ปMicrosoft Scan (Microsoft Scan App)เครื่องพิมพ์ all-in-one จะแสดงภายใต้Scanner ปล่อยให้Source เป็น(Source ) Auto -configured (Auto-configured)เลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการในรายการดรอปดาวน์  ประเภทไฟล์(File type )

  1. เลือกแสดงเพิ่มเติม(Show more)ภายใต้ดร็อปดาวน์  ประเภทไฟล์(File type )

คุณสามารถกำหนดตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ผลลัพธ์โดยการเลือกScans หากคุณปล่อยไว้ที่Scansเป็นไปได้ว่าจะไปที่โฟลเดอร์Pictures > Scans มันจะสร้าง โฟลเดอร์ Scansหากไม่มีอยู่

  1. เลือก ปุ่ม Scanเพื่อเริ่มการสแกน 

  1. มีหน้าต่างแสดงความคืบหน้าในการสแกน ขึ้นอยู่กับขนาดของรายการที่สแกน ซึ่งอาจใช้เวลาสองสามวินาทีถึงสองสามนาที

  1. เมื่อการสแกนเสร็จสิ้น จะแสดงชื่อไฟล์ดังที่แสดงในรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีเหลือง หากต้องการดูไฟล์ที่สแกนทันที ให้เลือกปุ่มดู (View )จะเปิดขึ้นในโปรแกรมดูรูปภาพเริ่มต้นสำหรับประเภทไฟล์ มิฉะนั้น เลือกปิด(Close)

สแกนไปยัง Windows ด้วย Windows Fax and Scan(Scan to Windows with Windows Fax and Scan)

ใช่Windows Fax and Scanยังคงใช้งานได้ แม้ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์ที่เก่ากว่า แต่ก็ช่วยให้สามารถควบคุมการสแกนได้มากขึ้น 

  1. ในการเริ่มการสแกนใหม่ ให้วางเอกสารคว่ำหน้าลงบนพื้นเรียบหรือคว่ำหน้าลงในอุปกรณ์ป้อนกระดาษ เลือกNew Scanเพื่อเริ่มดำเนินการ

  1. ในหน้าต่างการสแกนใหม่(New Scan )มีตัวเลือกการสแกนหลายแบบ คุณสามารถเปลี่ยนเป็นสแกนเนอร์อื่น สร้างโปรไฟล์การสแกน และเลือกระหว่างFlatbedและDocument Feederเป็นแหล่ง คุณยังสามารถตั้งค่ารูปแบบสีเป็นสี ขาวดำ หรือระดับสีเทาได้ จากนั้นเลือกประเภทไฟล์DPIและปรับความสว่างและความคมชัด เลือก ปุ่ม ดูตัวอย่าง(Preview )เพื่อดูว่าการสแกนจะเป็นอย่างไร จากนั้นเปลี่ยนการตั้งค่าตามต้องการ 

  1. เมื่อพร้อม แล้วให้คลิกสแกน (Scan)การสแกนอาจใช้เวลาเล็กน้อยทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า

  1. เอกสารที่สแกนจะแสดงในพื้นที่แสดงตัวอย่างขนาดใหญ่ ไฮไลต์(Highlight)การสแกนที่จะบันทึกโดยคลิกเพียงครั้งเดียว จากนั้นเลือกบันทึก(Save as)เป็น

  1. นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกการสแกนในWindows ขั้นตอนนี้ทำให้คุณสามารถเลือกรูปแบบไฟล์อื่นได้ เลือกจากTIFF , BMP , GIFหรือPNGจากนั้นเลือกบันทึก(Save)

สแกนเอกสารลงใน Windows ด้วย iPhone(Scan Documents into Windows with an iPhone)

คุณไม่จำเป็นต้องมีแอพพิเศษสำหรับApple iPhone เพื่อสแกนเอกสาร มันรวมอยู่ใน iOS โดยเป็นส่วนหนึ่งของแอพNotes ในการแชร์ไปยังWindowsคุณจะต้องมี บัญชี TeamsหรือOneDriveและลงทะเบียนบน iPhone หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถส่งอีเมลถึงตัวเองได้เช่นกัน

  1. เปิดแอพโน้ต(Notes)

  1. เลือกไอคอนบันทึกย่อใหม่

  1. เลือกไอคอนกล้องแล้วเลือกสแกนเอกสาร(Scan Documents)

  1. หันกล้องไปที่เอกสารเพื่อสแกนและรับภาพที่ชัดเจนที่สุด เมื่อพร้อมแล้ว ให้แตะวงกลมเพื่อทำการสแกน

  1. จะมีสี่เหลี่ยมล้อมรอบภาพที่สแกน แตะ(Tap)วงกลมที่แต่ละมุมค้างไว้เพื่อให้พอดีกับสี่เหลี่ยมผืนผ้ากับเอกสารที่จะสแกน เมื่อจับวงกลม มันจะขยายและให้มุมมองแบบขยายของมุมนั้นเพื่อการสแกนที่แม่นยำ เมื่อพร้อมแล้ว ให้เลือกKeep Scanเพื่อดำเนินการต่อ

  1. สามารถสแกนเอกสารอื่นและเพิ่มลงในบันทึกย่อเดียวกันได้โดยทำตามขั้นตอนที่ 4 และ 5 เมื่อสแกนเสร็จแล้ว ให้แตะบันทึก(Save)

  1. มีโอกาสอีกครั้งที่จะยืนยันว่าการสแกนดี หากดี ให้แตะเสร็จ(Done)สิ้น

  1. เลือกเมนูสามจุด

  1. ในเมนูแบบเลื่อนเข้า ให้เลือกแชร์โน้ต(Share Note)

  1. เลือกOneDriveหรือTeamsเพื่อแชร์การสแกนเป็นไฟล์PDF ตอนนี้เปิดOneDriveหรือTeamsบน อุปกรณ์ Windows ของคุณ และเรียกไฟล์ที่สแกน

สแกนเอกสารลงใน Windows ด้วย Google Drive(Scan Documents into Windows with Google Drive)

เวอร์ชัน Android(Android) ที่ เก่ากว่าสามารถสแกนเอกสารได้โดยตรงจากแอพกล้อง ในเวอร์ชันล่าสุด การสแกนถูกย้ายไปยังแอป  Google ไดรฟ์(Google Drive)

  1. เปิด แอป Google ไดรฟ์(Google Drive)และเลือกปุ่มบวก ( + ) ใกล้มุมล่างขวา

  1. ในเมนูเลื่อนเข้า ให้เลือกสแกน(Scan)

  1. วางตำแหน่งกล้องของโทรศัพท์เพื่อจับภาพเอกสารตามที่คุณต้องการ จากนั้นแตะปุ่มสแกนที่มีเครื่องหมายถูกเพื่อจับภาพ

  1. จะเลือกประเภทเอกสารPDF โดยอัตโนมัติ (PDF)หากต้องการสแกนหน้าเพิ่มเติม ให้เลือกไอคอนเครื่องหมายบวกที่ด้านล่างซ้าย ซึ่งแสดงที่นี่โดยมีสี่เหลี่ยมสีเหลืองล้อมรอบ เมื่อพร้อมแล้ว ให้เลือกบันทึก(Save)

  1. ใน หน้าจอ บันทึกไปที่ไดรฟ์(Save to Drive )คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเอกสาร ใช้บัญชีใด และโฟลเดอร์ใดที่จะบันทึกการสแกน มีค่าเริ่มต้นเป็นไดรฟ์ของ(My Drive)ฉัน 

หากต้องการบันทึกไปยังโฟลเดอร์อื่นภายในไดรฟ์(Drive)ให้แตะ"ไดรฟ์ของฉัน"(My Drive )แล้วไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วแตะ " เลือก(Select) " แอปจะกลับไปที่หน้าจอบันทึกไปที่ไดรฟ์ (Save to Drive )แตะบันทึก(Save) _

  1. หากคุณมี แอป Google ไดรฟ์(Google Drive)ใน คอมพิวเตอร์ Windows แอป จะซิงค์เกือบจะในทันที และคุณสามารถรับไฟล์ในWindows File Explorerได้ภายใต้โฟลเดอร์Google ไดรฟ์ (Google Drive )ในการส่งการสแกนไปยัง คอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ ให้เลือกเมนูสามจุดสำหรับเอกสาร

  1. เลือกแบ่งปัน(Share) _

  1. ส่งอีเมลผ่านOutlookหรือแชร์ไปยังOneDriveหรือOneNote จากนั้นจะสามารถเข้าถึงได้บน อุปกรณ์ Windows ของคุณ ผ่านหนึ่งในแอพเหล่านั้น

สแกนเอกสารลงใน Windows ด้วยแอป Office(Scan Documents into Windows with the Office App)

คุณสามารถใช้ แอป Microsoft Officeเป็นแอปสแกนบนอุปกรณ์ Android(Android)และ iOS Microsoftยังมี แอพ Lensที่ทำงานในลักษณะเดียวกัน หากคุณมีสิทธิ์การใช้งานMicrosoft 365ให้ไปที่ แอป Officeเพราะแอปนี้ทำได้มากกว่าแค่การสแกน

  1. เปิด แอป Officeแล้วเลือกปุ่มเครื่องหมายบวกเพื่อรับเมนูQuick Capture

  1. ในเมนูใหม่ ให้เลือกสแกน(Scan)

  1. วางตำแหน่งกล้องไว้เหนือเอกสาร Officeจะตรวจจับขอบของมันโดยอัตโนมัติ แตะวงกลมสีขาวเพื่อจับภาพ

  1. หากจำเป็น ให้ปรับเส้นขอบโดยจับนิ้วของคุณบนที่จับแล้วเลื่อนไปรอบๆ เลือกยืนยัน(Confirm) _

  1. เลือกเสร็จสิ้น(Done )เพื่อเริ่มบันทึกการสแกน

  1. ตัวเลือก(Options)ช่วยให้สามารถเลือกรูปแบบไฟล์ได้ อาจเป็นรูปภาพPDFหรือเอกสารWord คุณสามารถเปลี่ยนขนาดไฟล์(File Size)ได้ แต่โปรดทราบว่าคุณภาพจะเปลี่ยนไปด้วย หากต้องการบันทึกลงในWindowsให้เลือกOneDriveของ คุณ จะซิงค์กับ โฟลเดอร์ OneDrive > Documentsบนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ

โอนเอกสารที่สแกนไปยัง Windows ด้วยแอป Office(Transfer Scanned Documents into Windows with the Office App)

โปรแกรม สแกน Officeมีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งเมื่อคุณต้องการสแกนเอกสารและเข้าถึงเอกสารจากคอมพิวเตอร์ที่ไม่ใช่ของคุณ การ ดำเนินการ ถ่ายโอนไฟล์(Transfer Files )สามารถทำได้ และคุณไม่จำเป็นต้องมี พอร์ต USBหรือสายเคเบิลด้วยซ้ำ

  1. ในแอป Office ให้แตะปุ่ม การ ดำเนิน การ(Actions )

  1. เลื่อนลงไปที่ส่วนแชร์ไฟล์(Share files )และเลือกโอน(Transfer Files)ไฟล์

  1. ในเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ ให้ไปที่transfer.office.com ลงชื่อเข้า ใช้จากนั้นเลือกส่ง(Send)

  1. บนโทรศัพท์ ให้แตะพร้อมสแกน(Ready to Scan)

  1. เมื่อเว็บไซต์การโอนเปิดขึ้นจะแสดงรหัส QR 

  1. สแกนรหัส QR ด้วยโทรศัพท์

  1. โทรศัพท์ (ด้านซ้าย) และเว็บไซต์ (ด้านขวา) จะแสดงรหัส หากรหัสตรงกัน ให้เลือกจับคู่(Pair )บนโทรศัพท์และเว็บเบราว์เซอร์

  1. บนโทรศัพท์ ให้เลือกไฟล์หรือไฟล์ที่คุณต้องการโอน จากนั้นเลือกเครื่องหมายถูกบริเวณมุมขวาบนของหน้าจอ คุณจะเห็นว่าเว็บเบราว์เซอร์กำลังรออยู่

  1. เมื่อการถ่ายโอนเกิดขึ้น ไฟล์จะถูกดาวน์โหลดไปยังโฟลเดอร์ดาวน์โหลดเริ่มต้นของเบราว์เซอร์ คุณจะเห็นในเว็บเบราว์เซอร์ด้วย หากคุณต้องการดาวน์โหลดอีกครั้ง ให้วางเมาส์เหนือReceivedแล้วจะกลายเป็นปุ่มดาวน์โหลด หากคุณลืมบางอย่าง ให้กลับไปที่โทรศัพท์และเลือกส่งไฟล์(Send More Files)เพิ่มเติม

  1. อย่าลืม(Remember)ไปที่เบราว์เซอร์ของคอมพิวเตอร์และเลือกConnectedจากนั้นDisconnect Phoneเพื่อให้โทรศัพท์ของคุณปลอดภัย

มีโปรแกรมสแกนหลายโปรแกรมสำหรับWindows , iOS และAndroidแต่ทำไมไม่ใช้แอปสแกนในตัวที่เราพูดถึงล่ะ มีอยู่แล้ว และเรามั่นใจว่าคุณจะสนุกกับการใช้วิธีเหล่านี้เพื่อบันทึกไฟล์และเวลา



About the author

ฉันเป็นมืออาชีพด้านคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์การทำงานกับซอฟต์แวร์ Microsoft Office รวมถึง Excel และ PowerPoint ฉันยังมีประสบการณ์กับ Chrome ซึ่งเป็นเบราว์เซอร์ของ Google ทักษะของฉันรวมถึงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจา การแก้ปัญหา และการคิดอย่างมีวิจารณญาณ



Related posts