ในฐานะผู้ใช้ เมื่อสร้างเอกสารที่มีความยาวในMicrosoft Wordดัชนีเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับผู้มีโอกาสเป็นผู้อ่านของคุณ ปกติเราจะเห็นดัชนีอยู่หลังหนังสือ ช่วยให้ผู้อ่านค้นหาคำหรือวลีเพื่อค้นหาหน้าที่อ้างอิงหัวข้อนั้น

ในทำนองเดียวกัน ในสารบัญในMicrosoft Wordผู้ใช้สามารถแทรกดัชนีแล้วอัปเดตดัชนีโดยอัตโนมัติ การดำเนินการนี้ใช้แรงงานคนจำนวนมากในการสร้างแหล่งอ้างอิงที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้ ที่นี่ ผู้ใช้จะแสดงวิธีสร้างดัชนีและอัปเดตดัชนีในWord

วิธีสร้างดัชนีใน Word

ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนในการสร้างดัชนีในคำ

1. ทำเครื่องหมายรายการของคุณ
2. แก้ไขหรือลบรายการดัชนี
3. อัปเดตดัชนี
4. สร้าง^(Create)ดัชนีอัตโนมัติ^{(Index Automatically)}ในMicrosoft Word

ตอนนี้เราจะมาดูแต่ละขั้นตอนในขณะที่ดำเนินการด้านล่าง-

1] ทำเครื่องหมายรายการดัชนีของคุณ

Wordสามารถสร้างดัชนีของคุณโดยอัตโนมัติ แต่ฉลาดพอที่จะรู้ว่าคุณต้องการรายการใดบ้าง ดังนั้นสำหรับผู้ใช้ในการสร้างดัชนี พวกเขาจะต้องทำเครื่องหมายรายการ นี่เป็นงานส่วนใหญ่ที่คุณจะทำสำหรับดัชนี แต่เมื่อคุณเริ่มทำเครื่องหมายรายการ คุณจะสามารถซิปผ่านรายการเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว

เปิด เอกสาร Microsoft Wordและไปที่แท็บอ้างอิง ^(References)เลือกรายการดัชนีแรกของคุณโดยลากเคอร์เซอร์ผ่านรายการนั้น

ในริบบิ้น คุณจะเห็น ส่วน ดัชนี^(Index)ไปทางด้านขวา เลือก ปุ่มทำเครื่องหมายรายการ^{(Mark Entry)}

หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณอธิบายรายการของคุณ หน้าต่างนี้ยังคงเปิดอยู่ในขณะที่คุณเลือกรายการที่เหลือ ป้อน  รายการหลัก^{(Main entry)}  ที่ด้านบนและเลือก  รายการย่อย^(Subentry)

จากนั้นเลือกจากตัวเลือก^(Options)  สำหรับการอ้างอิงโยง หน้าปัจจุบัน หรือช่วงหน้า

หรือคุณสามารถจัดรูปแบบหมายเลขหน้าที่แสดงเป็นตัวหนาและ/หรือตัวเอียง

คลิกที่ทำเครื่องหมาย^(Mark)  สำหรับรายการเดียวหรือ  ทำเครื่องหมายทั้งหมด^{(Mark All)}  เพื่อทำเครื่องหมายข้อความเดียวกันทุกที่ในเอกสารของคุณ

เมื่อคุณทำกับ หน้าต่าง Mark Index Entryเสร็จแล้ว ให้คลิกที่Close

ในเอกสาร รายการดัชนีจะมีป้ายกำกับXE หากคุณเพิ่ม Subentry หรือการอ้างอิงโยง คุณจะสังเกตเห็นว่าภายใน แท็ก XEเช่นกัน

หากคุณไม่เห็น แท็ก XEแต่ต้องการดู ให้ไปที่ แท็บ หน้าแรก^(Home)  แล้วคลิกปุ่ม   แสดงShow/Hide Paragraph

2] แก้ไขหรือลบรายการดัชนี

หากผู้ใช้จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงรายการ เช่น ลบการอ้างอิงโยง พวกเขาจะดำเนินการภายในฟิลด์ XE นั้น ทำการเปลี่ยนแปลงภายในเครื่องหมายคำพูด อีกทางเลือกหนึ่งคือการลบรายการที่ทำเครื่องหมายแล้วทำเครื่องหมายอีกครั้ง

นอกจากนี้ หากต้องการลบรายการดัชนี ให้เลือกข้อความทั้งหมดภายในและรวมถึงเครื่องหมายปีกกา{  }แล้วกดDelete จากนั้น คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อทำเครื่องหมายรายการอีกครั้งด้วยการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ

3] สร้างดัชนีใน Word

เมื่อกำลังจะแทรกดัชนีของคุณ ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังจุดที่คุณต้องการให้อยู่ในเอกสาร จากนั้นเลือก แท็บ การอ้างอิง^(References)แล้ว คลิก  แทรกดัชนี^{(Insert Index)}

ก่อนสร้างดัชนี คุณมีการตั้งค่าบางอย่างที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้หากต้องการ ตัวอย่างก่อนพิมพ์^{(Print Preview,)} หัวหน้าแท็บ^{(Tab Leader,)} ประเภท^(Type)รูปแบบ^(Formats)   และคอลัมน์^(Columns.)

หลังจากที่คุณทำการปรับดัชนีแล้ว ให้  คลิกตกลง ^(OK)ดัชนีของคุณจะปรากฏในเอกสารของคุณพร้อมกับรายการของคุณ คุณจะเห็นทุกอย่างสวยงามและเรียบร้อยและเรียงตามตัวอักษร

4] อัปเดตดัชนี

ผู้ใช้สามารถทำเครื่องหมายรายการเพิ่มเติมต่อไปได้หลังจากสร้างดัชนีและอัปเดตดัชนี และหากคุณแก้ไขหรือลบรายการ คุณจะต้องอัปเดตดัชนีด้วย

คลิก^(Click)ภายในพื้นที่ดัชนีในเอกสารของคุณ ปุ่ม อัปเดตดัชนี^{(Update Index)}  ในริบบิ้นบน  แท็บ อ้างอิง^(References)จะมีชีวิตชีวาขึ้น หากปุ่มยังคงเป็นสีเทาตามที่แสดงในภาพด้านบน ให้ตรวจสอบว่าเคอร์เซอร์อยู่ในดัชนี

หากคุณต้องการลบดัชนีทั้งหมด ให้เลือกข้อความทั้งหมดแล้วแตะปุ่มDelete จากนั้นคุณอาจต้องการลบรายการดัชนี (ดังที่แสดงด้านบน) หากคุณไม่ได้วางแผนที่จะใช้ดัชนีเลย

5] สร้าง^(Create)ดัชนีโดยอัตโนมัติ^{(Index Automatically)}ในWord

อาจใช้เวลาสักครู่เพื่อทำเครื่องหมายรายการทั้งหมดที่คุณต้องการในดัชนีWord ของคุณ ^(Word)แต่ดัชนีสามารถเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับผู้อ่านของคุณ ดังนั้นให้พิจารณาเพิ่มหากผู้ชมของคุณสามารถได้รับประโยชน์จาก เอกสาร Wordหนังสือหรือเนื้อหาที่มีความยาวอื่นๆ

หากสิ่งนี้มีประโยชน์ คุณอาจชอบ – วิธีใช้ข้อความที่เชื่อมโยงใน Microsoft^{(How to use linked text in Microsoft Word)} Word

How to create an Index in Word

As a user, when creatіng a lеngthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

Related posts

• วิธีใช้ Rewrite Suggestions ใน Word สำหรับ Web application

• Excel, Word or PowerPoint เริ่มต้นไม่ได้ครั้งสุดท้าย

• วิธีการสร้าง Booklet or Book ด้วย Microsoft Word

• วิธีปิดเครื่องหมาย Paragraph ใน Microsoft Word

• Best Invoice Templates สำหรับ Word Online เพื่อสร้าง Business Invoices ฟรี

• วิธีการแยก Email Addresses จาก Word document

• Word เอกสารเปิดใน WordPad แทน Word

• ASD file ASD file และวิธีการเปิดใน Microsoft Word คืออะไร

• ไม่สามารถเปิดไฟล์ได้เนื่องจากมีปัญหากับเนื้อหา

• วิธีการใส่ Text เป็นรูปทรงใน Word

• เอกสาร Convert Word ไปยัง JPG โดยใช้ Batch Word ถึง JPG Converter

• วิธีใช้ Mail Merge สำหรับ Letters ใน Word

• วิธีการเปลี่ยนค่าเริ่มต้น File Format สำหรับการบันทึกใน Word, Excel, PowerPoint

• วิธีการเปรียบเทียบเอกสาร Word สองเอกสารและเน้นความแตกต่าง

• วิธีการลบการแบ่งส่วนทั้งหมดใน Word ในครั้งเดียว

• วิธีเชิญใครบางคนให้แก้ไข Word document บน iPad

• Fix Yellow Triangle กับ Exclamation Point ใน Excel or Word

• Word เปิดเอกสารในโหมดอ่านอย่างเดียวใน Windows 10

• Add, Change, Remove Author จาก Author Property ใน Office document

• วิธีเริ่มต้น Word, Excel, PowerPoint, Outlook ใน Outlook