Google ชีต^{(Google Sheets)}เป็นแอปพลิเคชันบนเว็บฟรีและเป็นทางเลือกยอดนิยมสำหรับMicrosoft Excel ^{(Microsoft Excel)}เครื่องมือนี้ช่วยให้สร้าง อัปเดต และแก้ไขสเปรดชีตได้อย่างง่ายดาย มันทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยม ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มผู้คนได้มากเท่าที่คุณต้องการและแก้ไขGoogle ชีต^{(Google Sheets)}ร่วมกับคนอื่นๆ ได้ในเวลาเดียวกัน เครื่องมือออนไลน์ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ในโครงการในสเปรดชีตเดียวกัน ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด หากต้องการทำงานร่วมกันบนGoogle ชีต^{(Google Sheets)}ผู้ใช้ต้องคลิก ปุ่ม แชร์^(Share) จาก นั้นให้เพื่อน เพื่อนร่วมงาน หรือครอบครัวแก้ไขสเปรดชีตของคุณได้

เมื่อทำงานกับGoogle Spreadsheet ที่แชร์ คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้รายอื่นป้อนเฉพาะข้อมูลที่ถูกจำกัดภายในเซลล์ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อื่นป้อนค่าที่ไม่ถูกต้องภายในเซลล์ คุณอาจต้องการเพิ่มองค์ประกอบการควบคุมแบบกราฟิก เช่นเมนูแบบเลื่อนลง^{(drop-down menu)}ซึ่งคล้ายกับกล่องรายการที่อนุญาตให้ผู้อื่นป้อนเฉพาะค่าที่มีอยู่จากรายการที่กำหนด นอกจากนั้น รายการแบบหล่นลงยังทำหน้าที่เป็นวิธีการป้อนข้อมูลที่ชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ดังที่กล่าวไปแล้ว รายการดรอปดาวน์หรือเมนูแบบเลื่อนลงเป็นวิธีที่มีความคล่องตัวเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนกรอกเฉพาะค่าในเซลล์ของคุณในลักษณะเดียวกับที่คุณคาดหวัง เช่นเดียวกับExcel Google ชีต^{(Google Sheets)}ช่วย  ให้คุณสร้างเมนูแบบเลื่อนลงในชีตของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงบางส่วนในรายการดรอปดาวน์ได้ ในกรณีที่คุณต้องการแก้ไขรายการส่วนที่เลือกในเซลล์ ในบทความนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีสร้างเมนูแบบเลื่อนลงในGoogle ชีต^{(Google Sheets)}และปรับเปลี่ยนเมนูแบบเดียวกันนี้โดยละเอียด

สร้างเมนูแบบเลื่อนลงในGoogleชีต

เปิด^(Launch) Google ชีต

เปิดสเปรดชีตใหม่หรือเปิดไฟล์สเปรดชีตที่มีอยู่

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการดรอปดาวน์ คุณยังสามารถเลือกกลุ่มเซลล์ ทั้งคอลัมน์ หรือแถวก็ได้

ไปที่ เมนู ชีต^(Sheets)และคลิกที่ตัวเลือกข้อมูล^(Data.)

เลือกData Validationจากเมนูที่ขยายลงมา หน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล^{(Data Validation)}จะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกต่างๆ ให้ปรับแต่งได้

ฟิลด์แรกใน หน้าต่าง Data Validationคือช่วง Cell^{(Cell range)}ซึ่งจะถูกเติมโดยอัตโนมัติตามเซลล์ที่เลือก คุณสามารถเปลี่ยนช่วงเป็นค่าใหม่ได้โดยคลิกที่ไอคอนตารางในฟิลด์Cell Range

ฟิลด์ที่สองใน หน้าต่าง Data ValidationคือCriteriaซึ่งมีรายการตัวเลือกต่างๆ ในเมนูดรอปดาวน์ของตัวเอง เกณฑ์ประกอบด้วย^(Criteria)ตัวเลือกต่างๆ เช่นรายการจากช่วง รายการของรายการ หมายเลข ข้อความ^{(List from a range, List of items, Number, Text, )}และวันที่ ^{( Date. )}

• รายการจากช่วง: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสร้างรายการค่าที่ดึงมาจากแผ่นงานต่างๆ หรือรายการค่าจากเซลล์ต่างๆ ในแผ่นงานเดียวกัน
• รายการ: สิ่งนี้ช่วยให้เราสร้างรายการค่าข้อความ พวกเขาถูกป้อนในฟิลด์แก้ไขโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
• ตัวเลข^(Number) : ตัวเลือก^(Option) นี้ จะไม่สร้างรายการดรอปดาวน์ แต่ทำให้แน่ใจว่ารายการในเมนูดรอปดาวน์อยู่ในช่วงตัวเลขที่ระบุ
• ข้อความ: ตัวเลือก^(Option) นี้ จะไม่สร้างรายการดรอปดาวน์ แต่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการอยู่ในรูปแบบข้อความที่ถูกต้อง
• วันที่: ตัวเลือก^(Option) นี้ จะไม่สร้างรายการดรอปดาวน์ แต่จะทำให้แน่ใจว่าวันที่ที่ป้อนถูกต้องหรือมาในช่วงที่กำหนด
• สูตรที่กำหนดเอง^{(Custom Formula)}คือ: ตัวเลือกนี้จะไม่สร้างรายการดรอปดาวน์ แต่จะทำให้แน่ใจว่าเซลล์ที่เลือกนั้นใช้สูตรที่ผู้ใช้กำหนด

เมื่อป้อนข้อมูลที่จะรวมอยู่ในรายการแล้วให้เลือกตัวเลือกแสดงรายการแบบเลื่อนลง^{(Show dropdown list)}ในเซลล์ การเลือกตัวเลือกนี้ช่วยให้แน่ใจว่าค่าต่างๆ จะปรากฏในเซลล์

คุณยังสามารถเลือกสิ่งที่ต้องทำเมื่อมีคนป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซึ่งไม่อยู่ในรายการโดยเลือกตัวเลือกด้วยปุ่มตัวเลือก คุณสามารถเลือกที่จะมี ตัวเลือก แสดงคำเตือน^{(Show warning)}หรือตัวเลือกปฏิเสธการป้อนข้อมูล^{(Reject input)}ในข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ตัว เลือก ปฏิเสธอินพุต^{(Reject Input)}ไม่อนุญาตให้คุณป้อนค่าใดๆ ที่ไม่มีอยู่ในรายการดรอปดาวน์ของคุณ ในทางกลับกัน  ตัวเลือก แสดงคำเตือน^{(Show warning)}ช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซึ่งไม่อยู่ในรายการของคุณ แต่จะแสดงข้อความเตือนในแผ่นงาน

ตัวเลือกสุดท้ายในหน้าต่างการตั้งค่าคือลักษณะที่ปรากฏ ^{(Appearance.)}ตัวเลือกนี้จะให้คำแนะนำแก่ผู้ใช้เกี่ยวกับค่าหรือข้อมูลที่พวกเขาสามารถใส่ลงในเซลล์ได้ ในการเปิดใช้งานตัวช่วยนี้ ให้เลือกตัวเลือกแสดงข้อความช่วยเหลือสำหรับการตรวจสอบความถูกต้อง^{(Show validation help text)}ข้างช่องลักษณะที่ปรากฏ ^(Appearance)หลังจากคุณเลือกตัวเลือกแล้ว ให้พิมพ์คำแนะนำที่ต้องการให้ผู้คนทราบเกี่ยวกับค่าที่สามารถเลือกได้ภายในช่วงเซลล์

คลิกบันทึก^(Save)เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

แก้ไขรายการดรอปดาวน์ในGoogleชีต

หากต้องการเพิ่มค่าลงในรายการหรือลบรายการออกจากเมนูแบบเลื่อนลง ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ไปที่ข้อมูล^{( Data)}และเลือกการตรวจสอบข้อมูล^{( Data validation)}จากเมนูแบบเลื่อนลง

เลือกเซลล์และเปลี่ยนรายการในรายการ

คลิกบันทึก^(Save)เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

นั่นคือทั้งหมดที่

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

Related posts

• วิธีการหมุนข้อความในแอปเว็บ Google Sheets

• วิธีการสร้าง Drop Cap ใน Google Docs ในไม่กี่นาที

• Fix Google Docs Spellcheck ทำงานไม่ถูกต้อง

• วิธีการใส่ Text Box ใน Google Docs

• วิธีทำ Google Slides loop โดยไม่ต้องเผยแพร่

• ที่ดีที่สุดของ Google Docs Add-ons สำหรับนักเขียนอิสระ

• วิธีการเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับใน Google Docs

• วิธีเพิ่ม Font ถึง Google Docs

• Best Invoice Templates สำหรับ Google Docs สำหรับ Freelancers, Small Business

• วิธีดาวน์โหลดและบันทึกภาพจาก Google Docs

• วิธีการติดตั้งและถอนการติดตั้ง Add-Ons ใน Google Docs

• วิธีใช้ Dark Mode ใน Google Docs, Sheets, และ Slides

• วิธีการแปลง Documents เป็น PDF ด้วย Google Docs โดยใช้เบราว์เซอร์

• วิธีการใส่ Table ของ Contents ใน Google Docs

• ข้อความที่เกิดขึ้น browser error - Google Docs บน Chrome

• วิธีการเปลี่ยน Page Orientation ใน Google Docs

• วิธีเพิ่ม Watermark ใน Google Docs

• วิธีการสองเท่าใน Google Docs

• วิธีสร้างแผนภูมิและ Graphs ในแผ่น Google โดยอัตโนมัติ

• วิธีเพิ่ม Google Keep หมายเหตุถึง Google Docs